Doküman Kontrol İyi Dokümantasyonun Temelleri ve Doküman Kontrol Sistemleri

Hayatın gerçekleri... Hikayemiz, Herkes, Biri, Herhangibiri ve Hiçkimse adındaki dört kişi hakkında. Yapılması gereken çok önemli bir iş vardı ve Herkes, Birinin bunu yapacağından emindi. Aslında bu işi Herhangibiri de yapabilirdi. Fakat Hiçkimse yapmadı. Bunun üzerine Biri çok kızdı, çünkü bu Herkesin işiydi. Herkes, Herhangibirinin bu işi yapacağını düşünmüştü, fakat Hiçkimse, Herkesin yapmayacağını bilmiyordu. Sonuçta Herhangibirinin yapacağı bir işi Hiçkimse yapmadığı için Herkes, Birini suçladı.

ISO’nun 2000 Yılı Kalite Raporu Doküman kontrolü; Uygulanması ve Sürdürülmesi en güç olan maddedir.

Etkin Bir Sistem Oluşturmanın İlk Basamağı: İyi bir dokümantasyona sahip olmaktır!

İyi bir dokümantasyon: Açık Kısa Anlaşılır

Detaylara Boğulmaktan Kaçının….. “Bu prosedürün amacı yapılacak tüm faaliyetlerin dokümantasyon esaslarını belirlemektir. Dokümantasyon faaliyetin aksaksız yapılmasını sağlayacak ayrıntıda olmalıdır. Burada göz önüne alınacak iki temel faktör faaliyetin güçlüğü ve faaliyeti icra eden kişinin bilgi düzeyidir.”

Prosedürlerin kullanıcı odaklı olmasını sağlayın. İçinde bir eylem yer alan kısa cümleler kullanın. Edilgen cümlelerin kullanımından kaçının. İşi kimin yapacağını açıkça belirtin. Okunmayı kolaylaştıracak font büyüklüğü ve satır aralığını seçin.

Basamak İki: Doğru Miktarda Dokümantasyona Sahip Olun Fakat ne kadar dokümantasyona ihtiyacım var?

Çok fazla dokümantasyon: Her şey için mutlaka bir talimat oluşturma alışkanlığı... Tekrar ve uyumsuzluk – Bir işlemin birden fazla talimat içerisinde farklı şekillerde yer alması.

Ya da çok az: Prosesin ürün kalitesini etkilediği durumlarda iş talimatlarının bulunmaması. Çalışanların işleri kendi yöntemlerine göre yapmaları. İyi dokümante edilmedikleri için proseslerde değişkenlik olması.

Dokümantasyon: Doğru Miktar Buradaki amacın proseslerin tutarlılığı olduğunu hatırlayın. İki farklı çalışan belirli bir işi aynı şekilde yapabilirler mi? Eğer bu soruya vereceğiniz cevap “Belki” ise o işi dokümante etmeniz gerekir.

Basamak 3: Doküman Kontrol Sisteminizi Oluşturun El Kitabı Prosedürler İş Talimatları

Terminolojinizi açıklığa kavuşturun: Prosedür: Prosesleri tanımlar. İş Talimatları: Proseslerin nasıl uygulanacağını anlatır. Formlar: Kayıtların tutulmasını kolaylaştıran dokümanlar. Ekler: Prosedürlere anlaşılmayı kolaylaştırmak için eklenen bilgiler. Prosedür İş Talimatı Formlar Ekler

Neleri Kontrol Edeceksiniz? Prosedürler İş Talimatları Formlar Ekler Dış Dokümanlar Müşteri şartları Sözleşmeler Çizimler

Basamak 4: Dokümanları nerede muhafaza edeceksiniz?

Dokümantasyon Yapınızı Planlayın ISO bu konuda gereken esnekliği sağlamıştır Dokümantasyon yapısı ve şeklinin seçimi tamamen kuruluşa bırakılmıştır Bunun için: Basit bir işlem programını. Örnek, Word. Mevcut bir veri tabanı programını ya da Bir doküman kontrol yazılım paketini kullanabilirsiniz.

Şirketiniz İçin En İyisi Nedir? Aşağıdakilere dayalı olarak şirketinizin sistemini belirleyin. Şirket büyüklüğü Bilgisayar kurulumu ve elverişliliği Uygulanan farklı proseslerin sayısı Proses ve dokümanların değişim sıklığı

Şirketiniz tek tip sistemden daha fazlasına ihtiyaç duyabilir Örnek: Kalite sistem dokümanları ile Mühendislik dokümanlarını ayrı sistemler kullanarak muhafaza etmeniz gerekebilir. Bu dokümanlar iki ayrı sistemi gerekli kılacak kadar farklı olabilirler.

Örnek Sistemler

Basılı Sistem Mastır elektronik dokümanlar “Word” formunda muhafaza edilir. Master liste “Excel” de hazırlanır ve muhafaza edilir. Basılı kopyalar revizyonları kolaylaştırmak için halkalı ya da vidalı ciltlerde muhafaza edilir ve her bir sayfaya “KONTROLLÜ DOKÜMAN” damgası vurulur.

Basılı Sistem Basılı dokümanlar dağıtılır. Mastır liste her bir kitapta bulunması gereken prosedür ve iş talimatlarını belirtir. Dağıtım her bir alanda sadece o alanla ilgili dokümanların bulunmasını sağlayacak şekilde yapılır.

Basılı Sistem Bir personel Doküman Kontrol Koordinatörü olarak görevlendirilir. Bu personel Mastır listenin güncel olmasını sağlar Dokümanlarda revizyonlar yapar Revize edilmiş dokümanları dağıtır Güncelliğini yitiren dokümanları toplar

Basılı Sistem Dokümanlarda revizyon yapmak için kullanılabilecek “Değişiklik Talep Formları” tüm çalışanların kullanımına sunulur. Değişiklikler hayata geçirilmeden önce onaylanmalıdır. Revizyonların tarihi ve kapsamı kitapların başındaki listelere işlenmelidir. Tüm ilgili personel revizyonlardan haberdar edilmelidir.

Online Sistem Veritabanı prosedür ve iş talimatlarını tutacak şekilde kurulur. Lotus Notları Paket Sistem Bu her biri standardın bir maddesini içeren “Bölüm Sistemi” şeklinde tasarlanabilir.

Online System Prosedür ve İş Talimatları sisteme girilir ya da eğer mevcutsa basılı sistemin elektronik kopyasından yüklenebilir. “Yetkiler” Sistem yöneticisi - Admin Editör - Edit Temsilci - Rep Onay - App Yalnız okuma – Read only şeklinde dağıtılabilir.

Online System Editörler prosedür ya da iş talimatlarını yazarlar. Dokümanlar ağ üzerinden yönetim temsilcisi ve onay makamına onay için gönderilir. Onaylanan dokümanlar otomatik olarak “Kalite Dokümanları” içinde yerini alır ve tüm personelin kullanımına sunulur.

Online System Dokümanlar ekranda görülebilir ya da çıktıları alınabilir Çıktısı alınan dokümanlar “Gün Maddesi” ile kontrol edilirler. “Çıktısı alınan tüm dokümanlara o günün tarihi basılır. Dokümanlar sadece çıktı alındıkları gün boyunca geçerlidir.”

Online Sistem Bazı basılı kopyaların dağıtımı gerekli olabilir. Dağıtımı yapılan dokümanlar için bir mastır liste muhafaza edilmelidir. Kontrollü kopyalar tanımlanmalıdır.

Online Sistem Revizyonlar editör tarafından yapılmalı ve yönetim temsilcisi ve/ya da onay makamı tarafından onaylanmalıdır. Editör yapılan değişikliklerin etkin hale gelip gelmediğini kontrol etmelidir.

Mühendislik Çıktıları Her bir çıktının güncel revizyon durumunu belirten mastır liste oluşturulmalıdır. Bu genellikle bir imalat yazılımında yer alır.

Mühendislik Çıktıları Güncel çıktı revizyonlarının mastır dosyası muhafaza edilmelidir. Basit dosya muhafaza – klasör, raf sistemi Elektronik CAD sistemi

Mühendislik Çıktıları Eğer çıktılar belirli alanlara dağıtılıyorsa kontrol edilmelidir. Operatörler elektronik mastır listelere göre doğrulama yapmalıdırlar. Çıktılar iş numarası ile etiketlenmelidir.

Dış Kaynaklı Dokümanlar Bu dokümanlar doküman kontrol sisteminize dahil edilmelidir. Örneğin: Müşteriye Ait Dokümanlar Endüstri Mevzuatları ISO 9000 Standartları Dokümantasyonunuz için kullanılan referanslar.

Dış Kaynaklı Dokümanlar Bunları mastır listede dış kaynaklı dokümanlar için bir bölüm oluşturarak kontrol edebilirisiniz. Bunlar: Doküman Adı Revizyon Durumu Dokümanın Bulunduğu Yer/Yerler Dokuman Numarası şirketiniz tarafından verilen.

Doküman Kontrolü ile İlgili Genel Problemler

Genel Problemler Dokümanları yazan personel Prosedür ve İş Talimatı arasındaki farkı bilmemektedir. Terminoloji tanımlanmamış olup, tutarlı bir şekilde kullanılmamaktadır. Revizyonlar çok fazla zaman almakta, dokümanlar güncel olarak muhafaza edilmemektedir.

Genel Problemler Değişiklikleri ve değişikliklerle ilgili eğitimleri takip etmek için bir proses bulunmamaktadır. Dokümanların tutarsız kullanımı: formlar ekler çizimler dış kaynaklı dokümanlar

Genel Problemler Onay Dağıtım Dokümanların güncelliğinin sürdürülmesi

Genel Problemler Çok fazla doküman dağıtılmakta, sistem sürdürülememektedir. Dış kaynaklı dokümanların kontrolünde eksiklik İyi bir planlama yapamama...

Ve tüm taşlar yerine oturacaktır.