Tedarik Zinciri ve Lojistik Dış Kaynak Kullanımı Projeleri Top Management Program in Logistics & Supply Chain Management (TMPLSM) Tedarik Zinciri ve Lojistik Dış Kaynak Kullanımı Projeleri 6. Verimli bir uygulamanın yönetimi

Verimli bir uygulamanın yönetimi … Yöneticiler giderek daha çok artan bir şekilde yönetim projeleri ve süreçlerinin içinde rol alıyorlar. Bir çok yönetimsel problem bu projelerin fonksiyonel, maliyet ve zaman kıstlarını karşılamak için yapılan planlama, yönetme ve kaynakların kontrolü faaliyetlerinden kaynaklanıyor.

Bazı Hususlar … Organizasyonların % 60’ı strateji ve bütçelerle ilişkili değil. Yönetim ekiplerinin % 85’i stratejik konular için ayda 1 saatten az bir süre harcamaktadırlar. Organizasyonların % 92’si kritik göstergeleri raporlamamaktadır. Organizasyonların % 20’si bütçe hazırlamak için 16 haftadan fazla zaman harcamaktadırlar. Source: Robert Kaplan, Balanced Scorecard Collaborative; Linking Strategy and Budgeting

Proje Yönetiminin Tanımı Proje nedir? Aşağıdakilerin ortak özelliği nedir? Olimpiyatlar Kongreler Kitap yazmak Anıt oluşturmak BT Sistemi uygulaması Düğün planlama

Proje Yönetiminin Tanımı Proje nedir? (Devam) Karakteristikler Spesifik, tek, geçici, teslim edilebilir, zorluklar içeren, riskli, çevrim süresi olan ÜÇ Temel hedef (Proje başarı kısıtları) Performans (kapsam & Kalite), Zaman (takvim), Maliyet Müşteri tatmini ister Sample text

Proje vs. İş Süreçleri Organizasyonlarda iş yapmanın iki şekli Proje Geçici –Başlangıç ve son süregelen – aynı süreçler tekrar eder Çıktı veya teslim edien ürün tektir. Belirgindir. Çıktı aynıdır. Aynı süreç tekrar eder. Daha önce tanımlanmış iş atamaları yoktur. İş atamaları daha çnce yapılmıştır.

İş yapmak için kısıtlar … Her proje/iş süreci farklı yollarla sınırlandırılmıştır: Kapsam hedefleri: İş neyi başarmak istiyor? Zaman hedefleri: Tamamlanması ne kadar sürecek? Maliyet hedefleri: Ne kadara mal olacak? Esas zorluk üç hedefin dengelenmesidir?

Proje / Süreç Yönetimi nedir? Bu nedir?? Üç temel kısıtı tutturmak için gerekli yaklaşım Yönetimin planlama, organizasyon ve kadrolama, kontrol, yönetim yaklaşımı Üç temel fonksiyonu içerir: Planlama, Uygulama(veya izleme veya gerçekleştirme), Kontrol Kısıtlı kaynakların kullanımı: Çalışan, Para, Ekipman, Tesisler, Malzeme, IT

Bir Proje/Süreci yönetmenin kilit soruları Planlama Gerekçeleme Kim? İşten sorumlu olacak Projenin müşterisi kim? Ne? İşin amacı ne? İşin içinde(örn, kaynaklar) Ne zaman? Uygulamaya alınmalı İşin müşterisi tarafından ne zaman isteniyor Nerede? yapılacak Kaynaklar kullanılacak Niçin? yapılmalı Diğer bir projenin yerine yapılmalı Nasıl? Kontrol edilecek Bir başarı olduğunu bileceğiz!

Kilit Sorular (Devam) Kilit sorular: Projenin amacı ne? Kimin için yapıyoruz? Ne kadara mal olacak? Çıktısı ne olacak? Tamamlanma tarihi ne? Bu tarihin değişkenliği ne? Her aktivitenin başlangıç ve bitiş tarihleri ne? Kritik yol ne? Kritik olmayan aktivitelerin süresi ne? Zaman ve süreyi minimize etmek için kaynaklar nasıl dağıtılmalı? Hangi kontrol mekanizmaları uygulamaya alınmalı?

Formal bir proje yöneticisi kullanmanın avantajları Finansal, fiziksel ve insan kaynaklarının daha etkin kontrolü İyileştirilmiş müşteri ilişkileri Kısalan geliştirme süreleri Düşük maliyetler Yüksek kalite ve artan güvenilirlik Yüksek kar marjları Artan üretkenlik Daha iyi iç koordinasyon Yüksek çalışan morali

Proje / Süreç yönetiminin üç temel fonksiyonu Planlama – Hedeflerin tanımlanması, ekibin organizasyonu Takvimlendirme – Finansal, insan kaynakları ve diğer kaynakları spesifik aktiviteleri gerçekleştirmek için bir araya getirmek Kontrol – kaynakları, maliyetleri, kaliteyi, ve bütçeyi izlemek; planları revize etmek ve diğer kısıtları gerçekleştirmek için kaynakların kullanımını değiştirmek(zaman ve para)

Proje / Süreç yönetiminin üç temel fonksiyonu Planlama Hedefler Kaynaklar İş kırılımı ve takvim Organizasyon Uygulama / Takvimlendirme Proje aktiviteleri Başlangıç & bitiş süreleri Ağ yapısı Kontrol İzleme, karşılaştırma, gözden geçirme, aksiyon

Altı Planlama Adımı Bütçeleme Takvimlendirme Proje Durum Raporları Ön koordinasyon Proje hedefleri Neden başlatıldı kapsam İstenen sonuçlar Kimler bunu başaracak Çıktı Teknik Hedefler Performans sorumlulukları Tahmini bütçe ve takvim Detaylı Görev tanımları Bütçeleme Takvimlendirme Proje Durum Raporları NE zaman üretildi? Ne içerir Kim alır Proje Terminolojisi

Planlama Aşamaları Risk Analizi Network Planlama Organizasyonel Yapı Hedefler Sorumluluklar matrisi Zaman ve maliyet

Planlama, Takvimlendirme ve Kontrol (Devam)

Planlama, Takvimlendirme ve Kontrol (Devam) Proje Planlama 1. Hedef koyma 2. Proje tanımlama 3. Zamanlanmış proje aktivitelerinin bağlanma ihtiyaçları 4. Takımın organizasyonu Zaman/maliyet tahminleri Bütçeler Mühendislik diagramları Nakit akış tabloları Malzeme uygunluk detayları Proje Takvimlendirme 1. Kaynakların spesifik aktivitelere bağlanması 2. Aktiviteleri birbirine bağlama 3. Düzenli olarak güncelleme ve gözden geçirme CPM/PERT Gantt diyagramları Milestones Nakit akış takvimleri Proje Kontrol 1. Kaynakların izlenmesi, maliyetler, kalite, ve bütçe 2. Planların gözden geçirilmesi ve değiştirilmesi 3. Talepleri karşılamak için kaynakları değiştirmek Raporlar Bütçeler Geciken aktiviteler Serbest aktiviteler Projeden önce Proje süresince

Projelerin kontrolünde ne dahil olur? Kontrol aşağıdakilerin sürecidir İlerleyişi proje hedefleri doğrultusunda ölçme Plandan sapmaların izlenmesi Plana uyum için gerekli düzeltme faaliyetlerinin gerçekleştirilmesi Proje çevrim süresi boyunca hiyerarşiler kadar tüm faaliyetlere dahil olur.

İzleme ve Kontrol için uyarılar Bilgi uygunluğu Tarihi belirlenmiş, farklı hatalar, bulması zor Bir çok proje ve süreç planlama ve kontrol için yeteri kadar zaman ayırmaz. Uygulamaya odaklanırlar! Değişiklikleri topla (ilerideki referanslar için)! İzleme sistemleri bireyleri cezalandırmaz ya da ödüllendirmez Sapmalara dikkat edin.

Proje Yönetimi diğer disiplinlerle nasıl bir ilişki içindedir? Projeleri yönetmek için gerekli bir çok bilgi proje yönetimi için de gereklidir. Buna rağmen proje yöneticileri aynı zamanda aşağıdakilerle ilgili de bilgi sahibi olmalıdır: Genel yönetim Projenin uygulama alanı Proje yöneticileri, proje hedeflerine odaklanmalıdır. Proje yönetimi bilgi ve deneyimi Genel yönetim bilgi ve deneyimi Uygulama alanı bilgi ve deneyimi

SÜREÇLER Paydaşlar Kontrol Plan İzleme Girdiler ve Çıktılar Maliyet Zaman Paydaşlar Kapsam Girdiler ve Çıktılar Süreç Grupları başlangıçPlan Uygulama KontrolKapanış Proje Yönetimi Bilgi Alanı Metedolojiler SÜREÇLER Araç ve teknikler Genel yönetim Uygulama alanları Organizasyon Organizasyonel tasarım IT yapısı

Süreç Grupları Süreç grupları Başlangıç Plan Uygulama Kontrol Kapanış Proje ve aşamaların izlenmesi Projenin aşamasının veya tamamının formülizasyonu Projenin sona erdirilmesi Planı uygulamak için çalışanlar ve diğer kaynakların koordinasyonu Hedeflerin tanımlanması ve yeniden tanımlanması Hedeflerin elde edilmesi için gerekli en iyi alternatifin seçilmesi Proje hedeflerine ulaşılıp ulaşılmadığının sürekli takibi ve ölçülmesi ve bu yolla plan dışı durumlar için gerekli düzletici faaliyetlerin alınabilmesi

Fonksiyonel, Proje ve Matris Organizasyonel Yapılar

Hangisi daha iyi? Avantaj Dezavantaj Seçme için öneriler Fonksiyonel Tekrar yok Fonksiyonel mükemmellik Dar görüşlü Yavaş cevap süresi Müşteri odağının kaybolması Teknik performansla ilgili algılar Maliyet ve Takvim kritik değil Tek bir fonksiyonel alanda proje Koordinasyon ihtiyacı yok Büyük yatırım ihtiyacı Proje Kaynak kontrolü Müşteri Cevap süresi Maliyet verimsizliği Düşük bilgi transferi Firma bu yolla organize olmuştur. Belirli sayıda proje vardır. Matris Efektif kaynak kullanımı Tüm proje fonksiyonel mükemmellikten faydalanır. Artan öğrenme ve bilgi transferi Artan iletişim Müşteri odağı İkili raporlama Güç dengesi ihtiyacı Proje belirli alanlarda yarı zamanlı beceri kullanımını gerektirir.

Projelerin başarılı olmasında ne yardımcı olur? Üst yönetimin desteği Kullanıcıların katılımı Deneyimli proje yöneticisi Açık iş hedefleri Daraltılmış kapsam Firmanın temel ihtiyaçları Formal metodoloji Mantıklı tahminler

Niye Projeler başarısız olur? Başarılı bir proje nedir? Zamanında Bütçe içinde İstenen performans seviyesinde Kaynakların etkin ve verimli biçimde kullanılması Müşteri tatmini Projelerin engelleri nelerdir? Karmaşıklık Müşterilerin özel ihtiyaçları Organizasyonel yeniden yapılanma Proje riskleri Teknolojik değişimler İleriye dönük planlama ve fiyatlandırma

Uygulamayı etkileyen 8 faktör … Curt Swindoll, CEO, CoolStrategies Inc.

Öncelikleri ortadan kaldıran Aciliyet Kriz Aciliyet Tepkisel Önleyici Yayılan Odaklanmış Öncelikleri ortadan kaldıran Öncelik oluşturan Opsiyon yok Seçenekler Çok geç Zamanlı

Aciliyet öldürücüler Mesajlaşma kültürünü ortadan kaldır İnsan yapısı Çok fazla mutlu konuşma “Kriz” yok Çok fazla kaynak Düşük standartlar Fonksiyonel odaklanma Yanlış ölçümler Az geri besleme Statükonun memnuniyeti destekleyici güçlerinin etkisini hafife almayın. Source: Kotter, John. Leading Change, 1996. pg 38-42.

Liderlik vs. Yönetim Liderlik Yönetim Vizyon Stratejiler Planlar Makul ve çekici bir gelecek resmi Vizyonun nasıl gerçekleştirileceğine dair bir mantık çerçevesi Belirli adımlar ve stratejileri uygulamak için zaman planları Planların finansal projeksiyonlar ve hedeflere çevrilmesi Vizyon Stratejiler Planlar Bütçeler Liderlik Yönetim Source: Kotter, John. Leading Change, 1996. pg 71.

Öncelikler Yapmaktan hoşlandıklarını yap Yapmak istediklerimizi yap Tipik Tepkiler: Yapmaktan hoşlandıklarını yap Yapmak istediklerimizi yap Bilinenleri yap En hızlı yapabildiklerimizi yap Patronunhiç bir şeye katılmadan ve koordinasyonsuz olarak karar vermesini sağla Sonsuz tartışma

Karmaşa ve kafa karışıklığı Çalışanlar arasında anlaşmazlık Öncelikler Tipik Sonuçlar: İlerleyiş olmaz Karmaşa ve kafa karışıklığı Çalışanlar arasında anlaşmazlık Liderliğin sorgulanması Önceliklerimizi başarı tanımları çerçevesinde oluşturmalıyız!

Planlar Sorumlulukları görülebilir kılar! Amaç Fikirleri aksiyona çevirin; Stratejiyi operasyonlara çevirin; uyumlaştırın; kaynakları ve vazgeçilmez konuları tanımlayın İhtiyaçlar Geliştirme ve taahhütler Sorular Bu fikri gerçeğe nasıl dönüştüreceğimizi anladık mı? Bunu yazmak üzere anlaştık mı? Zaman ihtiyacı Plan bir kez hazırlandığında çok az. Sorumlulukları görülebilir kılar!

Aksiyon Projeleri görülebilir kılar! Amaç Başarı için gerekli kaynak desteğini ve planlamasını sağlayın İhtiyaçlar Zaman, beceri, sermaye Sorular Zamanımı en öncelikli projememi ayırıyorum? Fonksiyonel ve stratejik talepleri dengeleyebiliyor muyum? Zaman ihtiyacı Önemli miktarda ve iyi yönetilmeli… Covey illustration of mixing rocks and pebbles… Attending your child’s ballgame; a friend’s graduation; this convention Projeleri görülebilir kılar!

Sonuçları görülebilir kılar! Ölçülebilirlik Amaç Uygunsuzluklara cevap vermek İhtiyaçlar Süreç; cesaret Sorular Eğer geriye düşersek bu önemli mi? Bunu bulmak ne kadar sürecek?Ne kadar kaynağımız var? Hangi teşvikleri sağlayabiliyoruz? Zaman ihtiyacı Küçük – gözden geçirme toplantıları yeterli etkinlikte yapılabilirse. Illustration of my role at Home Savings of America Sonuçları görülebilir kılar!

Başarıyı görülebilir kılar! Tanıma Amaç Gelecek başarılar için adımları ortaya koyar, uygulamayı kültürün bir parçası olarak ortaya koyar İhtiyaçlar Kutlama, öncelik Sorular Bugün kutlama yaparak gelecek için yatırım yapmayı istiyor muyuz? Zaman ihtiyacı Çok az Illustration of my role at Home Savings of America Başarıyı görülebilir kılar!

Hangi durum doğru değil? Organizasyonumuz bizi sürekli aksiyone sevk eden bir stratejik aciliyetle yaşar. Organizasyonumuz verimli bir vizyon ile açık seçik bir fikir etrafında toplanmıştır. Organizasyonumuzun deklare ettiği vizyon ve kilit inisiyatifler ilk önceliğimizdir... ve bunun için fedakarlık yapmaya hazırdır. Organizasyonumuz vizyonumuzun nasıl gerçekleştirileceği ile ilgili yazılı bir plan geliştirmiştir.

Hangi durum doğru değil? Organizasyonumuz başarıyı ve gerçekleşmelerin plana göre durumunu ölçmek için gerekli ölçümleri tanımlamıştır. Organizasyonumuz faaliyetler için gerekli kaynakları etkin olarak yönetmektedir. Organizasyonumuz çalışanları sürekli ölçülebilir kılar ve sonuçların planların gerisinde kaldığını en kısa sürede farkeder. Organizasyonumuz övgüleri uygulama kültürünün bir parçası olarak görür.

Niye projeler başarısız olur? Belirsiz proje hedefleri Belirsiz ya da kayıp kabuller Kilit dinleyicilerin gözden kaçırılması Takım üyelerinin katılımının eksikliği İnsanları ölçülebilir olmasını sağlamada başarısızlık Yetersiz izleme Formal risk tanımı ve yönetimi eksiksizliği İstenen değişiklikleri gerçekleştirmek ve başlatmak için organize bir yaklaşım olmaması

Anlamlı proje hedefleri belirlemek için.... Aktivitelerden çok çıktılara odaklanın Açık bir dil kullanın Her bir hedefin en az bir ölçümü olması gerektiğini unutmayın. Her bir ölçümün en az bir hedefinin olmasını sağlayın Tüm hedeflerin zaman kısıtı olduğundan emin olun Her hedefin erişilebilir olduğundan emin olun Projeyi yönlendirecek unsurları kontrol edin. Yüksek riskli aktiviteler için olasılık planları geliştirin.