Strateji Geliştirme Başkanlığı 2020-2024 III Strateji Geliştirme Başkanlığı 2020-2024 III. STRATEJİK PLAN BİLGİLENDİRME TOPLANTISI 01.10.2018

5018 Sayılı Kamu Yönetimi ve Kontrol Kanunu’nun 9 5018 Sayılı Kamu Yönetimi ve Kontrol Kanunu’nun 9. Maddesi tüm kamu kurum ve kuruluşlarına 5 yıllık Stratejik Plan hazırlamalarını zorunlu kılmıştır.

Stratejik Plan Kamu idarelerinin orta ve uzun vadeli amaçlarını, temel ilke ve politikalarını, hedef ve önceliklerini, performans ölçütlerini, bunlara ulaşmak için izlenecek yöntemler ile kaynak dağılımlarını içeren planı,

Dayanak 5018 Sayılı Kamu Yönetimi Kontrol Kanun’unun 9. Maddesi. 26.02.2018 tarihinde Kamu İdareleri İçin Stratejik Planlamaya İlişkin Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmelik yayımlanmıştır.

Kalkınma Bakanlığı (mülga) tarafından Üniversiteler İçin Stratejik Planlama Rehberi yayımlanmıştır. Kalkınma Bakanlığı (mülga) tarafından yürütülen iş ve işlemler bundan sonra Cumhurbaşkanlığı Strateji ve Bütçe Başkanlığı tarafından yürütülecektir.

Sürecin Sahiplenilmesi Rehberde belirtilen hükümler çerçevesinde Rektör Prof.Dr.Yusuf ŞAHİN tarafından Stratejik Plan sürecinin başladığını ve tüm personel tarafından sahiplenilmesi gerektiğini içeren 2018/1 sayılı Genelge Yayımlanmıştır.

Strateji Geliştirme Kurulu Genelge ile aynı zamanda Strateji Geliştirme Kurulu oluşturulmuştur. Strateji Geliştirme Kurulu, Rektör başkanlığında, Yönetim Kurulu üyeleri, Genel Sekreter ve Strateji Geliştirme Daire Başkanı’ndan teşekkül ettirilmiştir.

Stratejik Planlama Ekibi Strateji Geliştirme Kurulu’nun 11.04.2018 tarih 2018/1 sayılı Kurul kararı ile 22 kişilik Stratejik Planlama Ekibi oluşturulmuştur. Ekibin görevleri, Hazırlık Programını oluşturmak, stratejik planlama sürecini hazırlık programına uygun olarak yürütmek, gerekli faaliyetleri koordine etmek ve Strateji Geliştirme Kurulu’nun uygun görüşüne ve rektör onayına sunulacak belgeleri hazırlamaktır.

Hazırlık Programı Stratejik Planlama Ekibi tarafından hazırlanan Hazırlık Programı, 25.04.2018 tarihi ve 2018/2 no’lu Strateji Geliştirme Kurulu kararı ile kabul edilmiştir.

Stratejik Planlama Ekibi ile 24. 04 Stratejik Planlama Ekibi ile 24.04.2018 tarihinde yapılan toplantıda ekip üyeleri arasında görev dağılımı yapılmış, öncelikle belirlenen takvim doğrultusunda Durum Analizlerinin bitirilmesine, bunu müteakip Haziran sonu itibariyle tekrar toplanılmaya karar verilmiştir.

Strateji Geliştirme: Amaç, Hedef ve Performans Göstergelerinin Belirlenmesi Üniversiteler İçin Stratejik Plan Hazırlama Rehberin’in 6. bölümünü kapsamaktadır. Bu bölümü çalışacak olan Çalışma Grubu 25.09.2018 tarihinde Prof. Dr. Özgül KELEŞ başkanlığında toplanarak, çalışmalara Harcama Birimlerinin de dahil edilmesi kararı almıştır.

Toplantıda, Üniversitenin amaçlarının aşağıda belirtilen 4 ana başlıktan oluşmasına karar verilmiştir. Eğitim Kalitesini Geliştirmek, Bilimsel Araştırmaların Kalitesini Arttırmak, Sürdürülebilirliğini Sağlamak, Paydaşlarla İletişimi ve Etkileşimi Geliştirmek, Üniversite’nin Kurumsal Yapısını Geliştirmek.

Çalışma Alt Grupları Yine aynı toplantıda, 2018/1 sayılı Genelge ile harcama birimlerinden isimleri istenen çalışma alt gruplarının revize edilmesi kararı alınmış ve 25.09.2018 tarihli ve 76957879-602.04/00000322864 sayılı yazımız ile harcama birimleri çalışma alt grupları revize edilmiştir.

Strateji Geliştirme (Rehberin 6.Bölümü) Amaçların tespiti, Hedeflerin tespiti, Performans göstergelerinin tespiti, Stratejilerin belirlenmesi, Hedef riskleri ve kontrol faaliyetleri, Maliyetlendirme

Amaçlar Üniversitenin hizmetlerine ilişkin politikaların uygulanmasıyla elde edilecek sonuçların kavramsal ifadesidir. Söz konusu sonuçlar, genellikle durum analizinde ortaya çıkan sorunların çözümü yada paydaşların ve üniversitenin ihtiyaçlarının karşılanması ile ilgilidir.

Stratejik Amaçlar Eğitim Kalitesini Geliştirmek, Bilimsel Araştırmaların Kalitesini Arttırmak, Sürdürülebilirliğini Sağlamak, Paydaşlarla İletişimi ve Etkileşimi Geliştirmek, Üniversite’nin Kurumsal Yapısını Geliştirmek.

Amaçlar Taslak amaçlar Stratejik Planlama Ekibi tarafından tespit edilir. Amaçların sayısının eğitim, araştırma, girişimcilik ve toplumsal katkıdan oluşan temel faaliyet alanlarını kapsayacak şekilde en az iki, en fazla beş olması ve bu amaçlardan bir tanesinin de kurumsal kapasitenin geliştirilmesine yönelik oluşturulması gerekir.

Hedef Hedefler, amaçların gerçekleşmesine yönelik öngörülen çıktı ve sonuçların tanımlanmış bir zaman dilimi içerisinde nitelik ve nicelik olarak ifadesidir. Hedeflerin miktar ve zaman olarak ifade edilebilir olması gerekmektedir.

Hedef Üniversiteler İçin Stratejik Planlama Rehberinde, hedeflerin Stratejik Planlama Ekibinin koordinasyonunda, harcama birimlerinin katılımıyla yürütülmesi gerektiği belirtilmektedir.

Hedefler; Üniversitenin misyon, vizyon, temel değerleri ile amaçlarıyla tutarlı olmalıdır, Üniversitenin farklılaşma tercihleriyle uyumlu olmalıdır, Durum analizinde ulaşılan tespitler ve ihtiyaçlarla uyumlu olmalıdır, Açık ve anlaşılabilir olmalıdır, Somut, ölçülebilir, iddialı ve gerçekçi, sonuç odaklı, zaman çerçevesi belirli olmalıdır.

Hedefler Oluşturulurken Dikkat Edilmesi Gereken Hususlar Hangi spesifik sonuçlara ulaşılmaya çalışıldığı belirlenmelidir, Sonucu etkileyen faktörler analiz edilmelidir, Dikkate alınması gereken hedef riskleri tespit edilmelidir, Ölçme için hangi verilerin, ne şekilde temin edileceği ortaya konmalıdır, Varsa hedefe ilişkin önceki plan dönemindeki gelişmeler dikkate alınmalıdır.

Hedef Kartı Amaç ve hedef ifadeleri ile performans göstergelerini, gösterge değerlerini, göstergelerin hedefe etkisini, sorumlu ve işbirliği yapılacak birimleri, riskleri, stratejileri, maliyetleri, tespit ve ihtiyaçları içeren karttır.

Harcama Birimlerinin Sorumlulukları Harcama birimleri, Üniversitenin belirlemiş olduğu 4 amaç doğrultusunda sorumlu oldukları her bir hedef için rehber ekinde yer alan Tablo-18 deki hedef kartlarını oluşturur. SGDB tarafından konsolide edilen taslak hedef kartları, Strateji Geliştirme Kurulunca nihai hale getirilir.

Harcama Birimlerinin Sorumlulukları Harcama birimleri, durum analizi sonucu tespit ettikleri ihtiyaçlar çerçevesinde hedeflerini belirlerler. Tespitler ve ihtiyaçlar tablosundan (Tablo-14) den faydalanırlar.

Stratejik planın etkin bir biçimde uygulanabilmesi, izlenebilmesi ve değerlendirilmesi açısından her bir amaca yönelik en az iki, en fazla beş hedef belirlenir.

Hedeflerden Sorumlu Birimler Hedeflerin izlenebilmesi, değerlendirilebilmesi açısından bir hedefin sorumluluğu tek bir harcama birimine verilir. Hedefe katkı sunacak olan diğer harcama birimleri de işbirliği yapılacak birimler olarak ifade edilir. Bu durum işbirliği yapılacak diğer birimlerin sorumluluğunu ortadan kaldırmaz.

Performans Göstergeleri Belirlenen hedeflere ne ölçüde ulaşıldığının ortaya konulmasında kullanılır. Performans göstergeleri, ölçülebilirliliğin sağlanması için miktar ve zaman boyutunu içerecek şekilde ifade edilir. Bu çerçevede performans göstergeleri girdi, çıktı, sonuç, kalite ve verimlilik göstergeleri olarak sınıflandırılır.

Girdi Göstergeleri Bir politika, ürün yada hizmetin üretimi veya sunulması için gerekli olan beşeri, mali ve fiziki kaynaklardır. Akademik personel sayısı, Kullanılan laboratuvar sayısı, Tanıtım materyal sayısı vs.

Çıktı Göstergeleri Üretilen ürün veya hizmetlerin miktarını ifade eder. Mezun öğrenci sayısı, Yayımlanan doktora tez sayısı, Özel sektörle yapılan işbirliği sayısı vs.

Sonuç Göstergeleri Üretilen ürün veya sunulan hizmetlerin sonucunda ortaya çıkan etkilerle ilgili dir. Faaliyetlerin ve üretilen çıktıların, amaca ulaşmada ne derece ve nasıl başarılı olduklarını gösterir. Mezunların aktif işgücüne katılım oranı, Atıf yapılan tez sayısı, Ticarileştirilen ürün sayısı vs.

Kalite Göstergeleri Ürün ve hizmetlerden yararlananların beklentilerinin karşılanma düzeyini gösterir. Eğitim hizmetlerinden memnuniyet oranı, Birim metrekare başına düşen genel yönetim giderleri (maliyet/çıktı)

Verimlilik Göstergeleri Çıktı ile bu çıktıyı elde etmek için kullanılan girdi arasındaki ilişki. Mevcut kaliteyi koruyarak öğrenci başına düşen maliyet (maliyet/çıktı) Birim metrekare başına düşen genel yönetim giderleri (maliyet/çıktı)

Performans Göstergeleri Belirlenirken Dikkat Edilecek Hususlar Hedefin başarı düzeyini ölçebilecek sayı ve nitelikte olmalıdır, Her bir hedef için kullanılacak gösterge sayısı en az bir, en fazla 5 olmalıdır. Kalkınma Planı ve diğer üst politika belgelerinde göstergeler bulunması halinde bu göstergeler belirlenmelidir. Mümkün olduğunca sonuç göstergeleri belirlenmelidir, Belirsizlikten uzak, açık ve kesin olmalıdır, Göstergeler için kullanılacak veri seti doğru, tutarlı ve zaman içerisinde karşılaştırmaya imkan verebilecek nitelikte olmalıdır. Aynı gösterge ifadesi içerisinde ölçülecek birden fazla unsur olmamalıdır, Göstergeler, Tespitler ve İhtiyaçlar Tablosunda yer alan hususları kapsamalıdır.

Stratejik plan hazırlık sürecinde kullanılmak üzere eğitim, araştırma, girişimcilik, toplumsal katkı ve kurumsal kapasiteye ilişkin oluşturulan performans göstergesi setine ve bu sete ilişkin açıklamalara Ek-E’de yer almaktadır. Ayrıca YÖK tarafından uygulamaya konulan kaliteye ilişkin bilgi sisteminde yer alan performans göstergeleri de kullanılabilecektir.

Stratejiler Üniversite’nin hedeflerine nasıl ulaşılacağını gösteren kararlar bütünüdür. İyi belirlenmiş stratejiler olmaksızın hedefleri etkili bir biçimde uygulamaya geçirmek mümkün değildir. Stratejiler hedeflere yönelik olmalıdır. Bir hedef için alternatif stratejiler değerlendirilerek bunlar arasından en fazla üç tanesine planda yer verilir. Stratejiler oluşturulurken üniversitenin kaynakları ve farklı alanlardaki yetkinliği göz önünde bulundurulur.

Stratejiler Oluşturulurken Cevaplandırılması Gereken Sorular Hedeflere ulaşmada karşılaşılabilecek sorunlar nelerdir? Hedeflere ulaşmak için izlenilebilecek alternatif yol ve yöntemler nelerdir? Alternatiflerin maliyetleri ile olumlu ve olumsuz yönleri nelerdir?

Hedef Riskleri ve Kontrol Faaliyetleri Hedefler belirlenirken bu hedeflere ilişkin riskler belirlenir. Hedefe ulaşmada karşılaşılabilecek riskler, açıklamaları ve kontrol faaliyetleriyle birlikte tanımlanır. Riskler ne kadar detaylı çalışılırsa alternatif stratejiler daha sağlıklı belirlenir. Hedeflerin gerçekleşmesinin önündeki engeller baştan tespit edilerek önlem alınır ve stratejik planın uygulama etkinliği artar.

Risk değerlendirmesi sonucunda; Hedef Performans göstergesi, Gösterge değerleri, Göstergenin hedefe etkisi, Stratejiler ve maliyette değişiklikler yapılabilir.

İletişim: Aksaray Üniversitesi, Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı Telefon:0 382 288 31 80 - 0 382 288 31 94