5.6 İKS Dokümantasyonu Her çiftçi için belli dokümanlar ve İKS seviyesinde tutulmalıdır. ( İKS Rehberi 5.6’da belirtildiği gibi) Bu kayıtlar hem iç hem dış denetim sürecinde denetlenirler. Mümkün olduğu sürece, çiftçiler kendi kayıtlarını tutmaktan sorumlu olmalıdırlar, ama yapamadıkları durumlarda, İKS operatörü gerekli desteği sağlamalıdır. (örn. alan görevlisi kayıtları tutar)

Her Çiftçi İçin Bulunması Gereken Belgeler/Dokümanlar Çiftçinin sözleşmesi veya standardı uygulayacağının taahhütnamesi Çiftçinin Temel Veri Formu (alan geçmişi dahil) Sağlaması yapılan yıllık alan kayıtları (girdilerin kullanımı, hasılat) - iç denetim listesine dahil edilebilir Çiftlik teftiş denetim listesi (her yıl için bir adet) Çiftçiye verilen tavsiye veya eğitim kayıtları Haritalar Bu dokümanlar genellikle her çiftöi için bir “çiftlik dosyası”nda saklanırlar. Bu dosyalar merkezde veya farklı merkezlerde tutulur Çiftçide en azından sözleşme ve organik standart bulunmalıdır

Hangi Formları Kullanmalı? İlgili her prosedür için (örn. yeni çiftçilerin kayıt olması), farklı dokümanlarla ilgili bazı asgari gereklilikler açıklanmıştı. Bir çok örnek form bulunmasına karşın sizin durumunuz için en uygun olanı bunlardan biri olmayabilir. Genellikle İKS operatörü örnek formları kendi ihtiyaçlarına adapte etmek zorundadır. Bunun için aşağıdakileri göz önünde bulundurmalıdır: İKS kadrosunun dokümantasyon becerisine ekin/çiftlik tiplerine (tek yıllık/rotasyonda veya çok yıllık) çiftlikte durum ne kadar sıklıkla değişiyor üretim sistemi ne kadar karmaşık iç organik standartta ne isteniyor risk (yüksek/orta seviyeli – daha çok ayrıntı beklenir) Bizim için uygun bir kayıt formu mu?

Belgeleri Kim Tutar : Çiftçiler ve İKS Aşağıda, çiftçilerin kendi dokümanlarının çoğunu tutmasını teşvik eden bir İKS operatörünün örneği verilmiştir Çiftçinin tuttuğu kayıtlar Sözleşme Günlük tarla kayıtları ve verim verileri; sağlaması yapılmış alan/tarla verileri Çiftlik haritaları İç teftiş raporu (bir önceki yıldan), yaptırım detaylarını da kapsar Satış faturaları İKS operatörünün tuttuğu kayıtlar Sözleşme Temel veri formu, çiftçinin, ekinlerin, alanın, verimin vb. ayrıntılarıyla birlikte Genel haritalar Üzerinde anlaşılan iyileştirmeler, ve tartışılan yaptırımlarla birlikte iç teftiş raporları Yaptırım ayrıntıları ve dış teftiş raporları

Belgeleri Kim Tutar : İKS Aşağıda, çiftçilerin dokümanlarının tamamından sorumlu bir İKS operatörünün örneği verilmiştir (örn. çiftçi okuma yazma bilmiyor ise) Çiftçinin tuttuğu kayıtlar İç standartla birlikte imzalanmış sözleşme (Alan günlüğü: alan görevlisi güncellenmesinde yardımcı olur) faturalar İKS operatörünün tuttuğu kayıtlar Sözleşme Haritalar Temel veri formu, çiftçinin, ekinlerin, alanın, verimin vb. ayrıntılarıyla Sağlaması yapılmış alan/tarla verileri Üzerinde anlaşılan iyileştirmeler, ve tartışılan yaptırımlarla birlikte iç teftiş raporları Yaptırım ayrıntıları ve dış teftiş raporları Alan danışmanlarının çiftçiyle ilgili notları

Çiftçi Listeleri = İç kontrolün özeti İç teftiş sonuçları İç teftiş tarihi Çiftliğin toplam yüzölçümü ÇİFTÇİ LİSTESİ kapsar: Yasak girdinin çiftlikte son kullanıldığı tarih Organik üretim alanı (yüzölçümü, tarla sayısı vb.) Çiftçinin İKS’ye kayıt tarihi Çiftçinin adı ve kodu Verim tahmini

Cezalı Çiftçilerin Listesi . Bir çiftçiye karşı uygulanan tüm yaptırımlar kaydedilmeli ve ayrıntıları İKS operatörü tarafından dosyada tutulmalıdır. Liste en azından aşağıdakileri göstermelidir: Çiftçinin adı Çiftçinin kod numarası Yaptırım tarihi (kararı) Yaptırımın nedenleri Yaptırımın ayrıntıları ve süresi