TRAKYA KALKINMA AJANSI 2018 Küçük Ölçekli Altyapı MDP « 2018 Küçük Ölçekli Altyapı MDP Proje Teklif Çağrısı Başlangıç Toplantısı

Gündem Mali Destek Yasal Çerçeve Program Desteği Süreci 5449 Sayılı Kanun ve 4 numaralı Cumhurbaşkanlığı Kararnamesi Proje ve Faaliyet Destekleme Yönetmeliği Destek Yönetim Kılavuzu ve Ekleri Proje Uygulama Rehberi ve Ekleri Sözleşme ve Ekleri Program Desteği Süreci Teklif Çağrısı Dönemi (Program Yönetimi) Uygulama Dönemi (İzleme ve Değerlendirme, Muhasebe ve Ödeme) İzleme ve Değerlendirme Uygulama Eğitimleri İzleme Ziyaretleri Raporlamalar Ödemeler İzleme ve Değerlendirme Faaliyetlerinin amacı; eksiklik ve hataları bulmak değil, etkin ve kurallara uygun uygulamayı sağlamaktır.

irl Yasal Çerçeve Proje Uygulama Rehberi ve Ekleri 25.01.2006 tarih ve 5449 Sayılı Kalkınma Ajanslarının Kuruluşu, Koordinasyonu ve Görevleri Hakkında Kanun ve 15 Temmuz 2018 ve 30479 sayılı Resmi Gazetede yayımlanan Cumhurbaşkanlığı Kararnamesi Kalkınma Ajansları Proje ve Faaliyet Destekleme Yönetmeliği Destek Yönetim Kılavuzu ve Ekleri Proje Uygulama Rehberi ve Ekleri (Satın Alma Rehberi & Görünürlük Rehberi) Sözleşme Özel ve Genel Koşullar https://www.trakyaka.org.tr/tr/33566/Uygulama-Dokumanlari irl

irl Proje Teklif Çağrısı – Uygulama Öncesi Süreç Adımları - Hazırlık - Teklif Çağrısı İlanı - Değerlendirme Ön İnceleme Teknik ve Mali Değerlendirme Bağımsız Değerlendiriciler Genel Sekreterlik - Ön İzleme Ziyaretleri - Bütçe Revizyonu Değerlendirme Komitesi - Yönetim Kurulu Onayı İlan Sözleşmelerin İmzalanması Neler inceleniyor? Ön inceleme Teknik & Mali İnceleme Risk Analizi Bütçe Uygunluğu irl

Destek Sözleşmesi Ek I: Başvuru Formu ve Ekleri Ek II: Destek Sözleşmeleri için Genel Koşullar Ek III: Proje Bütçesi Ek IV: Mülga) Ek V: Kalkınma Ajansları Mali Desteklerinden Yararlanan Kamu İdarelerine Tahsis Edilen Kaynakların Kullanımı, Muhasebeleştirilmesi ile Diğer Hususlara İlişkin Usul ve Esaslar (2018 yılı için Bütçe Kanunu Ekli E Cetveli md.74) Ek VI: Mali Kimlik Formu Ek VII: Gerçek veya Tüzel Kişilik Belgesi Örneği Ek VIII: Mülga Ek IX: Ara (Ek IX-A) ve Nihai (Ek IX-B) Rapor Formları Ek X: Proje Sonrası Değerlendirme Raporu Ek XI: Harcama Teyidi (Gerekli İse) Ek XII: Mali Kontrol Muvaffakatnamesi ve Taahhütnamesi Ek XIII: Destek Miktarının Ödenmesi İçin Teminat Belgesi (Gerekli İse) Ek XIV: Haciz Beyannamesi (Gerekli İse) Ek XV: Destek Alma Kurallarına Uygunluk Beyanı Ek XVI: KOBİ Vasfına Uygunluk Beyanı (Gerekli İse) Ek XVII: Çifte Finansman Olmadığına Dair Taahhütname - Destek Sözleşmesi “Özel Koşullar” (Sözleşme) ve eklerinden oluşmakta olup, Destek yararlanıcısına destek, sözleşmedeki hüküm ve koşullar uyarınca verilir. Destek yararlanıcısı ve ortakları, projenin uygulanması konusunda Ajansa karşı sorumludur. irl

irl Proje Teklif Çağrısı – Uygulama Dönemi Süreç Adımları - Başlangıç Toplantısı - Uygulama Eğitimleri İzleme Ziyaretleri - İlk İzleme Düzenli İzlemeler Fiziksel Kontroller Sorun Yönetimi Teknik ve Mali Raporlamalar Hakediş ve Ödemeler - Satın Alma - Mali Belgeler Neler yapılıyor? İlerlemenin takibi Risk Değerlendirmesi Uygulama Desteği Satın alma Kuralları Görünürlük Kuralları Bütçe ve Faaliyet Uyumu Performans Göstergeleri Belgelendirme ve Destekleyici Belgeler irl

“ Kamu kaynaklarının etkin kullanımı” İzleme & Değerlendirme Unsurları “ Kamu kaynaklarının etkin kullanımı” Denetim Dış Denetim (Harcama Teyidi Raporu) Sayıştay İç İşleri Bakanlığı (Düzenli Denetimler) Bölge Mahkemeleri (Usulsüzlükler) Yararlanıcı Ajans Gerekli önlemleri almak Risk tespitlerini yapmak ve tedbirler almak Revizyonları zamanında yapmak Satın almalarda yararlanıcılara destek olmak Düzenli veri toplama, raporlama ve dokümantasyon Yararlanıcı raporlarını incelemek Proje çıktıları ve performans göstergelerinin öngörülen tarih ve maliyette gerçekleştirilmesi Sorun ve eksikliklere çözüm önerileri geliştirmek, takibini yapmak Bilgilendirme toplantıları, eğitimler ve izleme ziyaretleri gerçekleştirmek

! Tebligat Her türlü iletişim yazılı yapılır. Tüm yazışma ve tebligatlarda sözleşme numarası belirtilir. Ajans, sözleşmede belirtilen adres ve e-posta adreslerini kullanır. Yararlanıcı, e-posta ile kendisine yapışacak bildirimlerin tebligat usulüne uygun olarak kendisine tebliğ edildiğini kabul eder. İletişim bilgileri değişikliği 10 gün içerisinde bildirilmelidir. ! Aksi halde süre ve hak kayıplarından yararlanıcı sorumludur

Teminat Teminat Tutar Destek miktarı* %10 Süre Proje süresi + 6 ay Yenileme/Uzatma Proje süresi uzatılırsa uzayan süre kadar Geri Verme PSDR tesliminden sonra

Proje Uygulama Süreci – Önemli Tarihler Raporlar Zaman Sözleşme İmzalama Yazılı bildirimden itibaren belge hazırlama 15 iş günü, sözleşme imzalama 10 iş günü içerisinde Proje Başlangıç Tarihi Ajans genel sekreterinin imzaladığı tarihin ertesi günü Proje Uygulama Eğitimleri İlk izleme ziyaretinden önce PROJE YÜRÜTÜCÜSÜ, SATIN ALMA SORUMLUSU, TEKNİK PERSONEL İlk İzleme Ziyareti Sözleşme imzalandıktan sonra makul bir süre içerisinde Düzenli İzleme Ziyaretleri Proje uygulama süresi içerisinde en az 2 defa Anlık İzleme Ziyaretleri Gerekli görüldüğü hallerde

Proje Uygulama Süreci- Önemli Tarihler Eksik varsa 1 defaya mahsus eksik evrak bildirimi Sunulmaması halinde ARA RAPOR (KAYS) Rapor dönemi(en fazla 6 ay) Rapor sunma süresi 7 gün Kabul edilebilir gerekçe varsa ek süre 7 gün Cezai uygulama İnceleme 10 gün Eksik evrak sunma dönemi 15 gün Ödeme 30 gün içerisinde NİHAİ RAPOR Proje süresi 30 gün İnceleme 30 gün

Proje Uygulama Süreci- Önemli Tarihler ! Aksi belirtilmediği sürece takvim günü Sunulmaması halinde Geliş tarihi ZEYİLNAME Ajans tebliği Sunma süresi 20 gün Kabul edilebilir gerekçe varsa ek süre 7 gün Cezai uygulama 15 gün içerisinde ajans cevabı Yararlanıcı ihtiyacı BM Sunma süresi 10 gün 15 gün cevap gelmediği takdirde kabul PSDR Sözleşme bitiş tarihinden 3 ay sonra verilebilir Ek süre yok Kabul

Sözleşme Değişiklikleri Proje amacını değiştirmemeli Gerekçeleri sağlam olmalı ve belgelerle desteklenmeli Sözleşmelerde değişiklik yapılmaması esastır! Destek kararını sorgulatmamalı ve eşit muamele ilkesine uygun olmalı Sözleşme süresi zarfında olmalı ve geriye dönük olmamalı

! ! Sözleşme Değişiklikleri Küçük Değişiklik Bildirim Şekli Zaman Faaliyetlerde bütçe ile ilgisi olmayan küçük değişiklikler Bildirim Mektubu/Ara ya da Nihai rapor(10 günlük zaman dilimine rastlıyor ise) Değişikliğin uygulanmasından sonra en geç 10 gün içerisinde Bütçe ile ilgili değişiklikler Bildirim Mektubu Değişikliğin yürürlüğe girmesinden önce Zeyilname Bildirim Şekli Zaman Tüm Zeyilname Talepleri Zeyilname Mektubu Değişikliğin yürürlüğe girmesinden makul bir süre önce ! Projenizde, zeyilname gerektirecek büyüklükte değişiklikler yapmamanız önerilir. ! Projeye yeni bir faaliyet ya da bütçe kaleminin eklenmesi durumunda, bunun proje amaçlarını gerçekleştirmek için zaruri olduğu gerekçelendirilmelidir.

Süre Uzatımı Gerekçe Süre Onay Makamı Yöntem Öngörülmeyen aksaklıklar 1 ay (en fazla 1 defa) Genel Sekreter Zeyilname Mücbir sebep, beklenmeyen hal, yargı süreci 6 ay (en fazla 1 defa) Yönetim Kurulu Süre uzatma talebi sözleşme bitiş tarihinden en az 30 gün önce verilmelidir.

Harcama usul ve esasları… Satın Alma Harcama usul ve esasları… 4734 sayılı kanunla belirlenen yararlanıcılar (Kamu Kurumu) 4734 sayılı kanun tarafından belirlenmemiş yararlanıcılar (KOBİ, TSO , OSB, Dernek vb.) Tabi oldukları satın alma mevzuatına göre Satın alma Rehberi’ne göre irl ! Ajans, tüm yararlanıcıların ihale süreçlerinde gözlemci olarak yer alabilir ve süreçle ilgili tüm belgeleri yararlanıcılardan talep edebilir.

GERÇEKLEŞEN HARCAMALAR Desteğin Hesaplanması BÜTÇE KALEMLERİ BÜTÇE GERÇEKLEŞEN HARCAMALAR UYGUN MALİYET UYGUN OLMAYAN MALİYET Giderler Birim Miktar Birim Maliyet (TL) Toplam Maliyet (TL)   Örnek 1 3.2 Bilgisayar adet 2 1.000 2.000 2 1.100 2.200 2 1.000 2.000 200 Örnek 2 3.2 Bilgisayar adet 2 1.000 2.000 3 1.000 3.000 2 1.000 2.000 Örnek 3 3.2 Bilgisayar adet 2 1.000 2.000 1 1.000 1 1.000 Örnek 4 3.2 Bilgisayar adet 2 1.000 2.000 1 1.100 1 1.000 100 Örnek 5 3.2 Bilgisayar adet 2 1.000 2.000 1 900 1 900

Hibe Ödemeleri Ön Ödeme % 0-40 Ara Ödeme % ??-?? Nihai Ödeme % 10-?? AJANS HESABI HİBE PROJE HESABI Risk değerlendirmesi ve ajans kaynaklarının durumuna göre değişir Ön Ödeme % 0-40 Ara Ödeme % ??-?? Nihai Ödeme % 10-?? Ödemeler, hak ediş esasına göre gerçekleştirilir ve Ajans, usulüne uygun olarak yapılmış harcamalara eş finansmanı oranında katılır. Tüm ödemeler Ajans Hesaplarından T.C. Halk Bank nezdinde açılan PROJE HESABINA aktarılır.

Ödemeler (Kamu Örnek Uygulama) Proje Bütçesi: 100.000 Beklenen Yararlanıcı Katkısı: (%25)=25.000 Beklenen Ajans Katkısı: (%75)=75.000 Ön Ödeme Oranı: %40 Ara Rapor: 80.000 Nakit Akışları Yararlanıcı Ön Ödeme Tutarı =25.000*(%40)=10.000 Para Yatırma Ön Ödeme Talebi (KAYS) 10.000 A Ajans Ön Ödeme Tutarı (1) =75.000*(%40)=30.000 Talepten sonra yaklaşık 10 gün içinde 30.000 B Yararlanıcı Ara Rapor: %80 = 80.000 TL 80.000 – 40.000= 40.000 40.000*(%25)=10.000 Yararlanıcı Harcaması Ara Rapor (Fatura, Dekont, Ödemeler ve İspatlayıcı Belgeler) C Ajans Katkısı (2) =40.000*%75=30.000 Yaklaşık 1 ay içerisinde D Nihai Rapor %100 = 100.000 100.000 – 80.000 = 20.000 20.000*(%25)=5.000 Yararlanıcı Ödeme 5.000 E Ajans Katkısı (3) 20.000*%75=15.000 1-2 ay içinde 15.000 F TOPLAM 25.000 + 75.000

Ödemeler Kamu Harici Kurumlar Ön Ödeme Öncesi : A hesaba yatırılır ve B talep edilir(A ve B harcanır) Ara Rapor Öncesi Gerekli Harcama: ( C+ D ) ödenir ve D talep edilir Nihai Rapor Öncesi Gerekli Harcama: ( E+ F) ödenir ve F talep edilir

Ara/Nihai Ödemeler Ara/Nihai ödeme alınabilmesi için RAPORLAMA yapılması esastır. Ara/Nihai ödeme tutarları raporlama standartlarına uygun harcama belgeleri ve proje hesabından yapılan ödemeler dikkate alınarak belirlenir. Zaruri hallerde (yüklenicinin banka hesabı olmaması vb.) bir ay içerisinde en fazla 2000 TL hesap dışı ödeme yapılabilir. AJANS BANKA HESABI HİBE Tüm ödemeler Ajans Hesaplarından PROJE HESABINA EFT/HAVALE yapmak sureti ile yapılır. PROJE HESABINDAN ALACAKLI (YÜKLENİCİ) HESAPLARINA da gene EFT/HAVALE yapmak sureti ile para aktarımı yapılır. YÜKLENİCİ (ALACAKLI) HESABI PROJE HESABI EFT/HAVALE EFT/HAVALE EŞ FİNANSMAN Proje Yaralanıcı Hesabı

Kurumların Tabi Oldukları Uygulamalar Valilik Kaymakamlık Belediyeler İl Özel İdare Üniversite Bakanlıklara Bağlı İdareler Araştırma Enstitüleri PROGRAM ÖDEME AŞAMASI KDV Kurum Vergi B SGK B Satın Alma N. Ödeme Damga Vergisi KÖA Ödenir Kamu Kurumları Aranmaz 4734 Fatura Muaf KHGB Kendi U KKNMK(Odalar, Borsalar vb) İstenir Ajans M. Tek. Gel. Bölgeleri Dekont OSB Müdürlükleri Sanayi Sitesi Yönetimleri ve/veya Kooperatifleri Kar Amacı Gütmeyen Koop. Üretici ve Yetiştirici Birlikleri Dernek Vakıf

Cezai Müeyyideler Ceza Unsuru KÖA -Ara ve nihai rapor -Ajans tarafından talep edilen zeyilname ve bildirim mektupları -Proje sonrası değerlendirme raporu Tamamen veya kısmen gerçekleştirilmeyen her bir durum için ayrı ayrı Günlük %0,1* Destek Tutarı -Performans göstergeleri, faaliyetler, -Çıktılar, beklenen sonuçlar -İstihdam, sertifika, patent/faydalı model -Eğitim Tanınan süreler geçtikten sonra teslimi halinde her bir husus için %0,1* Destek Tutarı -Görünürlük usul ve esaslarına uygun olarak gerçekleştirilmeyen her bir uygulama ve faaliyet için Uygun olmayan maliyet+ %0,1* Destek Tutarı -Erken uyarı raporu ile tespit edilmiş sorunlara 15 gün içerisinde düzeltici önlem alınmaması ve yazılı bilgilendirme yapılmaması halinde Bütçe revizyonunda çıkarılmış bir bütçe kaleminin faaliyetine doğrudan bağlı olan proje çıktıları için cezai şart aranmaz

! Fesihler Kendiliğinden fesih Yararlanıcı talebi ile fesih Ajansın uğradığı zararlar sebebi ile tazminat talep etme hakkı saklıdır Suç teşkil eden durumlarda savcılığa suç duyurusunda bulunulur Yapılan ödemeler + ilgili ödemelerin faizi Cezai uygulama %10*Destek Tutarı Yararlanıcı kusuru sebebi ile fesih Sözleşmenin yarı süresi içinde ajans tarafından herhangi bir ödeme yapılmaması halinde sözleşme fesih olur. ! Kendiliğinden fesih Yapılan ödemeler + ilgili ödemelerin faizi Suç teşkil eden, yararlanıcı kusuru sayılacak herhangi bir durum yoksa Yararlanıcı talebi ile fesih

irl Satınalma Süreçleri – Temel İlkeler Önceden belirlenen standartlarda ve yeterli şartnameler hazırlanmalıdır. (Örn. Teknik şartnameler, iş tanımları, keşif özetleri, iş sözleşmeleri vb.) Başvuru formu ekinde sunulmuş olan teknik şartname, keşif özeti gibi fiyat ve kaliteyi belirleyici özelliklerin bulunduğu belgeler esas alınmalı, değişiklik ihtiyaçları ajansa önceden bildirilmeli ve yazılı onay alınmalıdır. Satın alımlarda belirli bir marka, model, menşei, patente yönelik özellikler ve tanımlamalara yer verilmemelidir. Satın alma süreçleri adil rekabet şartlarına uygun gerçekleştirilmelidir. (Tarafsız, eşit muamele ve ihtiyaçlara uygun) Satın alıma konu olan işler, etkin duyuru ilkesine uygun biçimde potansiyel yüklenicilere bildirilmelidir. irl

Satınalma Süreçleri - Temel İlkeler Çıkar İlişkisi Projenin hazırlanmasına katılan herhangi bir firma veya uzman bu hazırlık çalışmasına dayalı ihalelere iştirak etmemelidir. Satın alma yapılan ve/veya teklif alınan kurum, yararlanıcı veya ortak kurum ile herhangi bir organik bağ içerisinde bulunmamalıdır.

! irl Satınalma Süreçleri – Temel İlkeler Satın alma süreçleri ile ilgili tüm belgeler kayıt altına alınmalı ve 10 yıl saklanmalıdır. Satın almalar ile ilgili maliyetler, yararlanıcının veya ortaklarının muhasebe hesaplarında kayıtlı olmalıdır ve destekleyici belgelerle kanıtlanabilir olmalıdır. Maliyetler, proje uygulama döneminde gerçekleşmiş olmalıdır. irl Lotlama: Benzer niteliklere sahip (aynı yüklenicinin sağlayabileceği mal ve hizmet alımı ya da yapım işlerinin gruplandırılması) işlemidir. Örn. Bilgisayar + Yazıcı + Tarayıcı !

Aksi halde ajanstan aldığı desteği yasal faizi ile birlikte geri öder. Çifte Finansman Yararlanıcı, ajans ile imzaladığı sözleşme çerçevesinde hibe desteğinden yararlandığı faaliyet unsurları ile ilgili olarak, aynı konuda başka bir Ulusal ve/veya Uluslararası hibe destekleri kapsamında (Ekonomi Bakanlığı, Avrupa Birliği, Büyükelçilik Hibeleri, Dünya Bankası, UNESCO, Gıda Tarım ve Hayvancılık Bakanlığı, Bilim Sanayi ve Teknoloji Bakanlığı, Tarım ve Kırsal Kalkınmayı Destekleme Kurumu (TKDK), KOSGEB, TÜBİTAK, vb.) teşvik, hibe kredi, vb. desteğinden yararlanmadığını ve ileride de ikinci bir destekten yararlanmayacağını taahhüt eder. ! Aksi halde ajanstan aldığı desteği yasal faizi ile birlikte geri öder.

Kısa Kısa… Sözleşmeden önce kanunla zorunlu kılınmış olan gerekli ruhsat ve izinler Sözleşme süresinin sonunda alınması kanunla zorunlu kılınmış izin süreçleri (sistem bağlantı anlaşması, anıtlar kurulu onayı, yapı ruhsatı vb.) Sözleşmeye ilişkin damga vergisinin tek nüsha üzerinden ödenmesi Denetim raporu bulunan projelerde denetim yapacak firmanın sözleşme imzasından sonra en geç 30 gün içerisinde bildirilmesi

Proje Sonrasında… Proje tamamlandıktan sonra Ajans tarafından denetim faaliyetleri gerçekleştirilebilecek olup, imzalanan sözleşme ile yararlanıcı; ▶ Belgelerin 10 yıl süre ile saklanacağını, ▶ Görünürlüğün 3 yıl süre sağlanacağını, ▶ Bina, makine ve ekipmanların projenin tamamlanmasından itibaren 3 yıl süre ile atıl durumda bırakılamayacağını, amacı dışında kullanılmayacağını, genel sekreterin yazılı ve gerekçeli izni olmaksızın üçüncü kişiler lehine ayni ya da şahsi hak tesis edilemeyeceğini, projede belirtilen işyeri dışında kullanılamayacağını taahhüt etmektedir. Proje kapsamında alımı desteklenen alet, teçhizat, yazılım, malzeme ve sistemler ile yapımı gerçekleştirilen tesislerin mülkiyeti destek yararlanıcısına aittir. Üç yıl boyunca Ajans Genel Sekreteri’nin yazılı ve gerekçeli izni olmadan mülkiyet devri, rehin ve teminat olarak gösterme, projede tanımlanan iş dışında başka işte kullanma söz konusu olamaz, bölge dışına çıkarılamaz. (Aksi takdirde üç katı tutarında tazminat) Atıl vaziyette tutamaz (yasal faiziyle birlikte geri ödeme)

İlk İzleme Ziyareti Öncesinde… Proje kilit personelinin (proje yöneticisi, satın alma ve raporlama sorumlusu ve teknik personelin, ortak ve iştirakçilerden en az birer temsilci) ziyaret esnasında hazır bulunması Faaliyet planının ve takviminin gözden geçirilmesi Satın alma planının (lotlama) oluşturulması Proje teklif dosyasında gerçekleşmesi taahhüt edilen hususların tekrar gözden geçirilmesi (faaliyetler, proje çıktıları, performans göstergeleri) Proje kapsamında alımı desteklenen alet, teçhizat, yazılım, malzeme ve sistemler ile yapımı gerçekleştirilen tesislerin mülkiyeti destek yararlanıcısına aittir. Üç yıl boyunca Ajans Genel Sekreteri’nin yazılı ve gerekçeli izni olmadan mülkiyet devri, rehin ve teminat olarak gösterme, projede tanımlanan iş dışında başka işte kullanma söz konusu olamaz, bölge dışına çıkarılamaz. (Aksi takdirde üç katı tutarında tazminat) Atıl vaziyette tutamaz (yasal faiziyle birlikte geri ödeme)

İyi dilekler… Açık iletişim Dürüstlük Paylaşım