Projenin sonlandırılması

Projenin Hayat Devri Projenin hayat devrinin 4 aşaması: Projenin seçilmesi Planlama Yürütme Sonlandırma

Her şeyin bir sonu vardır… Bir projenin sona ermesi kaçınılmazdır; ama onun nasıl ve ne zaman sonlandırılması örgütün ve çalışanlarının üzerinde derin ve uzun süreli etki oluşturabilir; Gelecekteki projelerde başarılı olmak yalnız geçmişteki başarılara bağlı değil, aynı zamanda başarısız projelerin örgüt ve proje paydaşları üzerinde etkisine bağlıdır

Projenin sonlanması Eğer proje üzerinde işler artık durmuşsa veya sonraki ilerlemeyi mümkünsüz yapacak seviyede yavaşlamışsa ,bu projenin sonlandığını söylemek mümkündür.

Projeler ne zaman sonlanır? Proje amacına ulaştıktan sonra (başarılı tamamlanma) Yetkili kurum, projenin şu anki durumunu ve beklenen sonuçlarını dikkate alarak, projenin tamamlanması için daha fazla zaman ve bütçe harcamak istemediği zaman (başarısız tamamlanma)

Projenin başarısız sonlanmasının esas nedenleri 1. teknik/ticari başarımın düşük olasılığı 2. Yatırım getirisinin (ROI) VE Pazar potansiyelinin düşük yararlılığı 3. Maliyet artışı 4. rekabet ortamının /Pazar ihtiyaçlarının değişmesi 5. Çözümlenemeyen teknik problemler 6. Yüksek öncelikli rekabetçi projeler 7. Zamanlamada gecikmeler Source: Dean, 1968

Proje sonlandırmanın 4 çeşidi 1. “projenin varlığının sona ermesi-(Termination by extinction) Proje başarılı olduğundan ve amaçlanan hedefe ulaştığından dolayı sonlana bilir Proje başarısız olmasından veya diğer bir proje ile değişmesinden dolayı sonlandırıla bilir

Proje sonlandırmanın 4 çeşidi 2. “Diğer birime aktarılma» Proje ekibi ve teçhizatı yeni birime aktarılır İnsanların, materyallerin, tesislerin geçişi 3. “Bütünleşme sonucu sonlandırma” Proje değerleri ana kuruluş tarafından dağıtılır veya yutulur

Sonlandırmanın 4 çeşidi 4. Yetersizlikten dolayı sonlandırma-(Termination by starvation) Projeye «yaşam desteğinin» çekilmesi Proje ekibinin veya yetkili kurumun projenin başarısız olabileceğini önceden sezmekle projeden çekilmesi (prestijini kaybetmemek için)

Tipik sonlandırma faaliyetleri Genel olarak, sonlandırma meseleleri 7 kategoriye bölünür: Faaliyet örnekleri: 1. Personel «sonlandırma travması» ile başa çıkmak Ekip için «yeni iş» aramak 2. İşlemler/Lojistik/İmalat Eğitim; bakım; yedek parçalar için ayırmalar

Sonlandırma Faaliyetleri 3. Muhasibe ve Maliye Hesapların kapatılması ve denetlenmesi Kaynakların aktarılması (iade edilmesi) 4. Mühendislik Cisimlerin (tasarıların) tamamlanması Değişim prosedürlerinin kesinleştirilmesi

Sonlandırma Faaliyetleri 5. Bilgi sistemleri Yapılandırma ve Belgelendirme Sistemin bütünleşmesi 6. Pazarlama Satış ve tanıtım çabaları 7. İdari Tüm kuruluşlar değişimin farkındadır

Proje Tarihi Projenin sonlandırılmasında önemli konulardan birisi gelecek projeler için «ders almaktır» Bunun yollarından birisi proje tarihçesinin öğrenilmesidir

Proje tarihçesinin içeriği 1. Projenin Başarımı Ne kazanıldı: başarılar, zorluklar, hatalar 2. İdari Başarım Raporlar, toplantılar, proje gözlemleri, mali süreçler 3. Örgüt Yapısı Yapı nasıl geliştirildi; ilerlemeye nasıl destek/ engel oldu

Proje Tarihçesinin içeriği 4. Proje ve İdari Ekipler Proje ekibinin başarımı, tavsiyeler 5. Proje Yöneticiliği Yöntemleri Planlama, bütçe oluşturma, zaman programlaması, risk yönetimi v.s. :

Proje tarihçesi ile bağlı sorunlar Proje tarihçesinin bu denli yararlı olmasına rağmen çoğu zaman o zayıf oluşturulur veya hiç oluşturulmuyor. Mümkün nedenler: Kimse proje tarihçesinin oluşturulmasına kendi işi gibi bakmaz (üstlenmez) Proje yöneticilerinin her zaman «çok daha başka öncelikleri bulunuyor» Uzun süreli projeler için kayıtların da boyutu çok büyük oluyor Proje yöneticileri geriye bakmaktansa ileriye dönük bakmağı tercih ederler