BİLGİNİN TASNİF EDİLMESİ VE SAKLANMASI Bilginin hem bilgi yönetimi çalışmaları, hem de organizasyon açısından değer ifade edebilmesi ancak onun tasnif edilmesi (sınıflandırılması), belli bir şekle sokulması ve saklanması ile mümkün olmaktadır. Bu şekilde bilgi-bilgi yönetiminin temel amaçlarından biri olan- doğru zamanda, doğru kişi tarafından ve doğru biçimde kullanılabilir.

Bilginin tasnif edilmesi ve saklanması bilginin kullanılması açısından önemli olduğu gibi ileride yeniden değerlendirilmesi açısından da gereklidir. Böylelikle bilgi bir ölçüde kişilerin mülkiyetinden çıkarak organizasyona mal olmuş olur. Bu bakımdan bilgi yönetiminin temel süreçlerinden biri bilginin türüne, kullanım amacına ve organizasyonun hedeflerine uygun olarak tasnif edilmesi ve çalışanların günümüzde ve gelecekte erişimine sunulacak biçimde saklanmasıdır.

BİLGİNİN TASNİF EDİLMESİ Bilginin tasnif edilmesi, bilginin toplanması, tanımlanması, içeriğinin, ne olduğunun ve ne işe yarayacağının açıklanması-, kullanılmasına ve saklanmaya uygun bir biçime sokulması anlamına gelmektedir. Bir diğer ifade ile bilginin tasnif edilmesi, bir organizasyonda bilgi stoğunun ticari anlamda daha başarılı ürün, hizmet ve süreçlere dönüştürülmesi ve bu sayede müşteriye daha fazla değer sunulmasıdır.

Bilginin tasnif edilmesi üç aşamada olur. Bu aşamalardan ilki bilginin elde edilmesidir. İkinci aşamada bilgi işe yarar bir biçime dönüştürülür. Üçüncü ve son aşamada ise söz konusu bilgi, kullanıcıların en kolay ve en kısa sürede ulaşabilecekleri şekilde sınıflandırılır ve organize edilir.

GENEL İLKELER Öncelikle bilginin amacına uygun olarak tasnif edilmesi oldukça zor ve uzmanlık gerektiren bir süreçtir. Bu durum bilginin kendine özgü yapısından kaynaklanmaktadır. Bilgi-veri ve enformasyondan farklı olarak-doğrudan insan zihninin bir ürünüdür ve ancak insan zihninde hayat bulur.

En basit ifadesiyle bilgi insanın bildiği şeydir En basit ifadesiyle bilgi insanın bildiği şeydir. Bu sebeple veri ve enformasyondan farklı olarak insanın bildiği her şeyin belirli bir biçime sokulması, belli şekillerle, rakamlarla veya sembollerle ifade edilmesi ve belli başlıklar altında sınıflandırılması mümkün değildir. Ancak özellikle son yıllarda yürütülen sistemli çalışmalar ve yeni teknolojilerin devreye sokulması zor da olsa bilginin tasnifi konusunda önemli mesafeler alınmasını sağlamıştır.

Bilginin tasnifi sırasında karşılaşılan bir başka önemli güçlük onun kendine has özelliklerini yitirerek bir enformasyon veya veri yığınına dönüşmesine yol açmadan nasıl tasnif edileceğidir. Zira bilgi bir organizasyon içerisinde farklı biçimlerde ve dağınık hallerde bulunur. Gerekli tedbirler alınmazsa, çoğu zaman çalışanlar organizasyon içerisinde dağınık halde bulunan bilginin varlığının dahi farkında olmayabilirler. Bu sebeple bilginin tasnif edilmesindeki esas amaç bilgiyi-kolay ve istenilen herkes tarafından-erişilebilir ve uygulanabilir bir biçime sokmaktır.

FARKLI TÜRLERİNE GÖRE BİLGİNİN TASNİF EDİLMESİ Bir organizasyonda bilgi farklı biçimlerde, farklı yerlerde ve farklı kişi, grup ve süreçler arasında dağınık halde bulunmaktadır. Bu bakımdan her organizasyon sahip olduğu bilgi tabanını tasnif etmeye ve yapılandırmaya çalışırken, söz konusu bilginin türüne, organizasyon için taşıdığı değere ve organizasyonun amaçlarına göre değişen yöntem, süreç ve teknolojilerden istifade etmelidir.

AÇIK BİLGİNİN TASNİF EDİLMESİ Açık bilgi daha objektiftir ve kelimelerle, rakamlarla veya grafiklerle ifade edilebilir, açıkça dile getirilebilir. Patentler, raporlar ve diğer biçimsel belgeler açık bilgiye örnek olarak verilebilir. Ancak patentler ve raporlar gibi belirli biçimlerde ifade edilebilen açık bilginin kullanılabilir hale geldiğini ve organizasyon açısından gerçekten değer ifade ettiğini söylemek mümkün değildir. Bilgi, ancak o bilgiyi kullanarak kuruluş yararına bir şeyler yapabilecek insanların erişimine açılmasıyla anlamlı hale gelir.

Açık bilginin saklanmasında muhtelif yöntem ve teknolojilerden yararlanılmaktadır. En yaygın olarak kullanılan yöntem, bilgi kaynaklarının fiziki olarak birbirinden ayrılmasıdır. Bilgisayar ortamı söz konusu olduğunda gelen enformasyon huzmeleri farklı dosyalara, farklı veri tabanlarına, farklı doküman yönetim sistemlerine veya gruplanmış bilgi depoları sistemlerine göre sınıflandırılabilir. Bu yöntem çalışanların aradıkları bilgiye daha kolay daha kolay ulaşmalarına yardımcı olsa da organizasyonun enformasyon teknolojisi mimarisine (IT architecture) yabancı olan çalışanlar açısından bazı sıkıntılar doğurabilmektedir.

Bilgiyi niteliğine göre tasnif etmede belli başlı üç yöntem vardır Bilgiyi niteliğine göre tasnif etmede belli başlı üç yöntem vardır. Bunlardan ilki süreçlere göre tasnif, ikincisi fonksiyonlara göre tasnif, üçüncüsü ise kavramlara göre tasniftir. Süreçlere göre bilgi tasnifi tedarik zinciri modelinde olduğu gibi bilgiyi çeşitli yönetim süreçlerine göre tasnif etmektir. Fonksiyonlara göre tasnifte bilginin çeşitli yönetim fonksiyonlarına veya bölümlere göre-pazarlama, finans, insan kaynakları yönetimi vs.- sınıflandırılması esas alınmaktadır. Kavramlara göre tasnif ise içlerinde en kullanışlı olanıdır.

ÖRTÜLÜ BİLGİNİN TASNİF EDİLMESİ Açık bilginin aksine örtülü bilginin tasnif edilmesi oldukça güçtür. Sahibi tarafından uzun bir öğrenme süreci neticesinde geliştirilen ve içselleştirilen tecrübe, birikim, uzmanlık, sezgi gibi suskun, karmaşık bilginin ifade edilmesi, tanımlanması, yazıya, şekle veya rakama dökülmesi hiç de kolay değildir. Şüphesiz böyle bir bilgiyi sahibinden çekip alarak tasnif etmek ve dosyalara, belgelere veya veri tabanlarına kaydetmek çoğu zaman imkansızdır.

Örtülü bilginin tasnifi konusunda bilgi haritaları da önemli bir katkı yapmaktadır. Bilindiği gibi söz konusu haritalar bilginin kendisini değil yerini ve kaynağını göstererek aranan bilgiye-veya bu bilgiye sahip kişiye-nasıl ulaşılacağı konusunda yardımcı olur.

BİLGİNİN DÖNÜŞTÜRÜLMESİ Bilginin dönüştürülmesinde ilk akla gelen açık ve örtülü bilginin birbirine dönüştürülmesidir.

BİLGİNİN SAKLANMASI Bilgi yönetimi ile ilgili gerek uygulamaya yönelik projelerin, gerek teorik modellerin hemen hepsinde bilginin saklanması üzerinde önemle durulmaktadır.

KURUM HAFIZASI Kurum hafızası bir organizasyonda bilginin saklanmasıyla ilgili en kapsamlı kavramlardan biridir. Kurum hafızası, kurum kültürü, kolektif şuur, tecrübe ve know-how gibi örtülü bilgi unsurlarını ihtiva ettiği gibi tasnif edilmiş, dosyalanmış veri ve enformasyona dayalı açık bilgi unsurlarını da kapsar.

AÇIK BİLGİNİN SAKLANMASI Bir organizasyonda bilgi iki şekilde saklanabilir. Birincisi kişilerin zihinlerinde saklı olan örtülü bilgi, ikincisi ise yazılı ve tasnif edilmiş biçimde dosyalarda, bilgisayarlarda veya çeşitli elektronik veri tabanlarında saklanan açık bilgidir. Bunlardan ikincisi olan açık bilginin-yapısı gereği-dosyalanması, tasnif edilmesi ve saklanması örtülü bilgiye oranla daha kolaydır. Bu yönüyle açık bilgi, örtülü bilginin aksine, bireye değil büyük ölçüde kuruma ait bir nitelik taşımaktadır.

ÖRTÜLÜ BİLGİNİN SAKLANMASI Bir organizasyonun bilgi stoğunun önemli bir bölümünü çalışanların zihninde saklı bulunan ve onlara ait düşünce, kavrayış, sezgi, birikim (know-how) ve tecrübe gibi unsurları içeren örtülü bilgi oluşturmaktadır. Şayet organizasyonun toplam bilgi stoğu bir buzdağına benzetilecek olursa, açık bilgi buzdağının suyun yüzeyinde kalan ve görünen küçük kesimini, örtülü bilgi ise suyun altında kalan ve görünmeyen büyük kesimini oluşturmaktadır.

Belirli bir biçime sokulması ve ifade edilmesi kolay olmayan örtülü bilginin saklanması da zordur. Örtülü bilgi iki şekilde saklanabilir. Birincisi örtülü bilgiyi açık bilgiye dönüştürerek saklamak, ikincisi de belirli bir süreçte söz konusu bilgi ve birikimi diğer çalışanlara aktarmak suretiyle organizasyona mal ederek saklamak.

ÖRTÜLÜ BİLGİNİN AÇIK BİLGİYE DÖNÜŞTÜRÜLEREK SAKLANMASI Örtülü bilginin ifade edilmesi, açıklanması ve belirli bir şekle sokulması her zaman mümkün olmamaktadır. Bu bakımdan örtülü bilginin açık bilgiye dönüştürülerek saklanmasında etkili yöntemlerden biri ’’hikayeleme’’dir. Hikayeleme kısaca geçmişte yaşanan olayların, -başarıların, başarısızlıkların vs.-sözlü, yazılı veya görsel biçimde anlatılarak saklanmasıdır.

ÖRTÜLÜ BİLGİNİN ÖRTÜLÜ BİLGİ OLARAK SAKLANMASI Daha önce de ifade edildiği gibi, yapısı gereği örtülü bilgiyi açık bilgiye dönüştürerek saklamak her zaman mümkün olmadığı gibi örtülü bilginin değerini büyük ölçüde yitirmesine sebep olmaktadır. Bu bakımdan örtülü bilgiyi saklamaya yönelik çabalar daha çok örtülü bilgiyi, açık bilgiye dönüştürmeden, örtülü bilgi olarak saklamaya ağırlık vermektedir.

Örtülü bilginin kişilerin zihinlerinde saklanması ancak kişiler arasındaki işbirliği ve iletişimin geliştirilmesiyle mümkün olur.Çıraklık, akıl hocalığı, önderlik, resmi ve gayri-resmi eğitim faaliyetleri özellikle ferdi örtülü bilginin; Ekip çalışması, resmi ve gayri-resmi toplantılar, seminerler ve iş rotasyonu ise daha ziyade sosyal örtülü bilginin zihinlerde saklanmasına ve organizasyona mal olmasına yardımcı olur. Ayrıca multi-medya sistemleri ve internet teknolojisi hem sosyal hem de ferdi örtülü bilginin saklanmasında önemli katkılar yapmaktadır.

Kaynakça Halil Zaim Bilginin Artan Önemi ve Bilgi Yönetimi