TÜRKİYE’DE EĞİTİMİN FİNANSMANI VE EĞİTİM HARCAMALARI BİLGİ YÖNETİM SİSTEMİ KULLANICI EĞİTİMİ (TEFBİS)

TÜRKİYE’DE EĞİTİMİN FİNANSMANI VE EĞİTİM HARCAMALARI BİLGİ YÖNETİM SİSTEMİ (TEFBİS) TEFBİS Sistemine Giriş https://mebbis.meb.gov.tr/

TEFBİS Portal

TEFBİS Portal TEFBİS projesi kapsamında öngörülen; Hayırseverlere, Milli Eğitim Bakanlığı Teşkilatı bünyesindeki kurum ve kuruluşlara yaptıkları bağışları sorgulama imkanı tanıyarak bağış işlemlerinde şeffaflığı sağlayan “Bağış Sorgulama” bölümüne erişmek için kullanılır. İlgili linke tıkladığınızda “Bağış Sorgulama” sayfası aynı sayfada açılır.

TEFBİS Portal TEFBİS Portal üzerinden TEFBİS Sistemi giriş sayfasına erişim için kullanılır. İlgili linkine tıkladığınızda aynı sayfa içinde “TEFBİS Sistemi Kullanıcı Girişi” ekranı karşınıza gelir.

Kullanıcı Girişi 1. Görüntülenen sayfada ilk alan 4 haneli güvenlik kodunu yazmanız gereken alandır. Üst kısımda size verilen güvenlik kodunun, büyük küçük harf özelliği de dikkate alınarak tekrar girişi yapılmalıdır. 2. T.C. Kimlik No : İlgili alana 11 haneli Türkiye Cumhuriyeti Vatandaşlık numaranızı giriniz. Bu alana yazacağınız değerler sol taraftan başlanarak ve sadece sayısal değerleri kabul edecek şekilde girişleri kabul etmektedir. 3. Şifre : İlgili alana sistem kullanıcınız tanımlandıktan sonra size bildirilen şifreyi kullanarak girebilirsiniz. Bu alan alfa-nümerik ve büyük küçük harf duyarlı olarak değerleri kabul etmektedir. Güvenlik kodu, TC Kimlik No ve Şifre bilgilerinizi girdikten sonra linkine tıkladığınızda TEFBİS Sistemine giriş işleminiz tamamlanır.

Okullar Modülü Ana Sayfa 1 2 3 5 TEFBİS Sistemine giriş yaptığınızda kullanıcınızın yetkili olduğu ilk açılış modülü olan Okullar Modülünün ana sayfasına yönlendirecektir. Karşınıza gelen sayfada 6 (altı) önemli alan bulunmaktadır. Alan 1 : TEFBİS Sistemi dahilindeki yetkili olduğunuz modüllere erişimi sağlayan menü öğesidir. İlgili menü öğesinde kullanıcınızın o anda yetkili olduğu diğer modüller görünmektedir. Menü öğesindeki diğer modül linklerine bastığınızda yetkili olduğunuz bu diğer modüllerin ana sayfaları aynı pencere içinde açılır. 6 4

Okullar Modülü Ana Sayfa Alan 2 : TEFBİS Sisteminde tanımlı olan kullanıcı bilgileriniz gösterilmektedir. Bu alan içerisinde gösterilen alanlar; 1. Tarih : İçinde bulunulan tarih ve saat bilgisi gösterilmektedir. 2. Kullanıcı Adı : Kullanıcının Ad – Soyad bilgisi gösterilmektedir. 3. Kurum Adı : İlgili modülün kullanımına yetkili olduğunuz kurum bilgisi gösterilmektedir. Alan 3 : Kullanmakta olduğunuz modülün ismi, sunucu adı ve sistemdeki kullanıcı sayısı görünmektedir. Alan 4 : TEFBİS Sistemi dahilinde o anda kullanmakta olduğunuz modülün genel durum bilgilerini görebildiğiniz alandır. Genel Bilgiler alanında o anda kullanmakta olduğunuz modülün ilgili kurumdaki Gelir - Gider Toplam Bilgileri, Haberler/Duyurular ve yapılan son üç işleme ait genel bilgiler görülmektedir. 1. Genel Toplam : Kullanmakta olduğunuz modülün sene başından, bulunduğunuz gün tarihine kadar olan toplam gelir ve gider miktarı bilgileri ile gelir ve gider toplamları arasındaki farkı göstermektedir. 2. Aylık Toplam : Kullanmakta olduğunuz modülün içinde bulunulan ay içerisindeki gelir ve gider toplamları ile gelir ve gider toplamları arasındaki farkı gösterilmektedir. Bu bölüm sayesinde ilgili modülün mali yıl içerisindeki ve aylık durumu ile modülde gerçekleştirilen son işlemler hakkında genel fikir edinebilirsiniz. Not : Gelir – Gider toplam bilgileri gece güncellendiği için güncel toplamları bir sonra ki gün görebilirsiniz. Alan 5 : Araç Çubuğu Modül içerisindeki işlemlerinizde kullanabileceğiniz kaydetme, listeleme, yazdırma, Excel (.xls) ve Adobe Acrobat (.pdf) formatlarında veri aktarma seçenekleri ile yardım alma, hata bildirme ve sistemden çıkma işlemlerini gerçekleştirebileceğiniz butonlar bu alanda bulunmaktadır.

Okullar Modülü Ana Sayfa “Kaydet” butonu gelir ve gider işlemlerinizde girmiş olduğunuz bilgileri kaydetmenizi, “Listele” butonu listeleme işlemlerinizde seçmiş olduğunuz bilgiler doğrultusunda listeyi görmenizi, “Excel Aktar” butonu listeleme işlemlerinde listenin (.xls) formatında bilgisayarınıza aktarılmasını, “Yazdır” butonu yazdırma işlemini gerçekleştirebileceğiniz ekranlarda aktif olarak görünüp, bilgileri yazdırmanızı, “PDF Aktar” butonu listeleme işlemlerinde listenin (.pdf) formatında bilgisayarınıza aktarılmasını, sağlar. “Yardım” butonu bastığınızda seçmiş olduğunuz aktif işlemin E-Öğrenme sistemi içerisinde bulunan ilgili yardım ve açıklama bilgileri ekranı yeni açılan pencerede karşınıza gelir. Bu açılan ekranı görebilmeniz için internet tarayıcınızın açılır pencerelere izin verme özelliğinin açık olması gerekmektedir. “Çıkış” butonu bastığınızda karşınıza “Sistemden çıkmak istediğinize emin misiniz?” yazan uyarı penceresi gelecektir. “Evet”e bastığınızda çıkışınız gerçekleşir, “Hayır”a bastığınızda çıkış işleminiz iptal edilir. “Hata Bildir” butonu TEFBİS Sistemi dâhilinde o anda kullanmakta olduğunuz modülün kullanımı sırasında karşılaştığınız sistem hatalarını ya da gerçek uygulama ile uyumsuz olan herhangi bir sistem bileşeni hakkında sistem yöneticilerine, sistem içi mesaj yollayabileceğiniz ekranın karşınıza gelmesini sağlar.

Okullar Modülü Ana Sayfa Alan 6 : Kullanmakta olduğunuz modülün akordion menüsü görünmektedir. Sistem dahilindeki yetkili olabileceğiniz tüm modüllerde sol tarafta oluşacak menü içeriğinde bulunan başlıklar Menü Seçimi‟de göründüğü gibi olacaktır. Bu başlıklara ek olarak “Okul Aile Birliği Modülü” ve “Milli Eğitim Müdürlükleri Modülü” dahilinde “Tahmini Bütçe”, “Devreden” ana menü başlığı olacaktır. Tüm modüllerde olan ortak başlıklar sırasıyla; “Ana sayfa”, “Gelir İşlemleri”, “Gider İşlemleri”, “Düzenleme”, “Listeleme”, “Raporlama”, “Ayarlar”, “Fihrist” ve “Çıkış” öğelerinden oluşmaktadır.

Okullar Modülü İlk olarak kullanmakta olduğunuz Okullar Modülünün ana ekran görüntüsünde, sol menüde yer alan “Ayarlar” işlemi seçilir. ve “Okul Bilgileri” kategorisi işaretlenir.

Okul Bilgileri Bu alan sisteme daha sonra veri girişini yapacağınız gelir ve gider kayıtlarında sistem tarafından otomatik olarak düzenlenecek olan faturalara imza atacak olan yetkililerinin ünvan ve isim bilgilerini gireceğiz alandır. Bu ekranda “ Detay Kayıt Ekle” linkine basarsanız alt kısımdaki bilgi giriş kısımları aktif hale gelecektir.

Okul Bilgileri 1.Ünvan: Listeden ünvan bilgisini seçebileceğiniz kısımdır. 2. İsim: Seçmiş olduğunuz ünvana ait ad- soyad bilgisini bu alana yazabilirsiniz. Bilgilerini girdiğiniz detay satırında; (Kaydet) butonu ile detay bilgileriniz kaydedilecek, (İptal) butonu ile detay kayıt ekleme işleminiz iptal edilecektir. Eklemiş olduğunuz detay kayıtlarını ilgili satırda bulunan (Silme) ve (Değiştir) butonlarını kullanarak silebilir ya da düzenleyebilirsiniz.

Banka Hesap Bilgileri Kullanmakta olduğunuz modülün ana ekran görüntüsünden “Ayarlar” işlemi seçilir ve “Banka Hesap Bilgileri” kategorisi işaretlenir. Bu alanda bulunan “Yeni Ekle” butonuna bastığınızda karşınıza “Banka Hesap Bilgileri Kaydı” gelecektir.

Banka Hesap Bilgileri Bu alanda 3 (üç) bölüm bulunmaktadır; 1. Banka Adı, Şube Adı, Şube Kodu Hesap Numarası, IBAN Numarası ve Hesap adı bilgilerini yazabileceğiniz kısımlar bulunmaktadır. 2. “Tamam” butonu ile yazdığımız bilgiler kaydedilecektir. 3. “Kapat” butonu ile ekleme işlemimiz iptal edilecektir.

Banka Hesap Bilgileri Bu alanda bulunan “Düzenleme” butonu ile “Hesap Bilgileri Güncelleme” ekranı gelecektir. Burada daha önce kaydettiğiniz bilgilerinizi değiştirebilirsiniz. Bu alanda bulunan “Sil” butonu ile aynı satırda kayıtlı olan bilgiler silebilirsiniz.

Kullanıcı Şifre Değiştirme Kullanmakta olduğunuz modülün ana ekran görüntüsünden “Ayarlar” işlemi seçilir ve “Kullanıcı Şifre Değiştirme” kategorisi işaretlenir. Şifreniz en az 6, en fazla 15 karakter olabilir. Harf ve rakam karışık kullanılabilir. Türkçe karakter kullanılamaz. Karşınıza gelecek olan ekranda “Eski Şifre” (sisteme giriş yapmak için hali hazırda kullandığınız şifre) “Yeni Şifre”(bu işlemden sonra sistem girişinde geçerli olmasını istediğiniz şifre) ve “Yeni Şifre Tekrar” (geçerli olmasını istediğiniz şifreyi tekrar yazdığınız kısım) bilgilerini girdikten sonra “Tamam” butonuna bastığınızda “Şifre Değiştirme” işleminiz tamamlanmış olacaktır. Artık sisteme yeni şifrenizle giriş yapabilirsiniz.

Kullanıcı Tanımlama Kullanmakta olduğunuz modülün ana ekran görüntüsünden “Ayarlar” işlemi seçilir ve “Kullanıcı Tanımlama” kategorisi işaretlenir. Modülün menüsünde Kullanıcı Tanımlama seçimi yapıldıktan sonra karşınıza gelecek olan ekranda kullanıcı tanımlama bilgilerinde , “TC Kimlik Numarası”, “Adı”, “Soyadı” ve “E-posta” bilgilerinin görüldüğü sütunlar ile “Kullanıcı Ekle” butonu bulunmaktadır.

Kullanıcı Tanımlama Yeni kullanıcı kaydı için “Kullanıcı Ekle” butonuna bastığınızda karşınıza gelen ekranda 4 (dört) alan bulunmaktadır. 1. Bu alanda kullanıcı bilgilerini girebileceğiniz satırlar bulunmaktadır. 2. Bu alanda bulunan Kurum Bilgileri seçili olarak görüntülenecektir. 3. Bu alanda modül bilgilerini girebilirisiniz. 1 2 3 4 (*) işareti ile belirtilen kısımlar girilmesi zorunlu alanlardır.

Kullanıcı Tanımlama Kullanıcının işlem yetkisinin olacağı alanları belirleyebilmeniz için; Modül seçiminizi yaptıktan sonra ilgili modülün “Yetkiler” alanı açılacaktır.

Kullanıcı Tanımlama Açılan “Yetkiler” alanı 2 (iki) bölümden oluşmaktadır. 1. Bu bölümde seçtiğiniz modüle ait işlemler (sol menü) bulunmaktadır. İşlemleri, yanında bulunan kutucukların üzerine basarak seçebilirsiniz. İşlem seçiminizi yaptıktan sonra “Hepsini Seç” butununa bastığınızda “Detay İşlem Tip Seçimi” bölümünde, seçtiğiniz işlem/işlemlere ait detaylı işlem tiplerinin hepsi işaretlenmiş olacaktır. “Hepsini Kaldır” butonuna bastığınızda ise “Detay İşlem Tip Seçimi” bölümünde, seçtiğiniz işlem/işlemlere ait detaylı işlem tiplerinin işaretleri kaldırılacaktır. 2. Birinci bölümde seçtiğiniz işlemlere ait detaylı işlem tip seçimlerini yapabileceğiniz bölümdür. Birinci bölümde seçtiğiniz işlemlerin, bu bölümde işlem adlarının üzerine basarak detaylı işlem tiplerini görebilirsiniz. Detaylı işlem tiplerinin yanında bulunan kutucukların üzerine basarak seçimlerinizi gerçekleştirebilirsiniz. 1 2

Kullanıcı Tanımlama 4. Son olarak yeni tanımlamış olduğunuz kullanıcıya ait girmiş olduğunuz kişisel bilgileri ve yetki alanlarına girdiğiniz bilgiler; sayfanın alt kısmında bulunan “Ekle” butonuna bastığınızda “Kullanıcı Ekleme İşleminiz” tamamlanacaktır. “İptal” butonuna bastığınızda ise kullanıcı ekleme işleminiz iptal edilecektir.

Kullanıcı Listeleme 1 Kullanmakta olduğunuz modülün ana ekran görüntüsünden “Ayarlar” işlemi seçilir ve “Kullanıcı Listesi” kategorisi işaretlenir. Modülün menüsünde Kullanıcı Listesi seçimi yapıldıktan sonra karşınıza gelecek olan ekranda 7 (yedi) alan bulunmaktadır. 2 3 4 5 6 7 “Kullanıcı Listeleme” kurumlar arası geçiş yapan kişi kullanıcılarının ayrıldığı kurumdan ilişiğinin kesilmesi ve yeni kurumuna geldiğinde o kurama kullanıcı olarak atanması işlemini gerçekleştirmek için tasarlanmış alandır.

Kullanıcı Listeleme Alan 1 : Bu alanda bulunan “Yeni Atanan Personel” butonuna bastığınızda karşınıza daha önce sistemi tanımlaması yapılmış “Varolan Kullanıcı Kurum Atama İşlemi” gelecektir. Açılan pencerede, daha önce sisteme herhangi bir kurumun kullanıcısı olarak tanımlanmış, ancak ilişiği kesilmiş olan kullanıcının T.C. Kimlik numarasını, kullanıcının şifresini ve işlemi gerçekleştirmeye yetkili olan kişinin şifresini girerek “Ara” butonuna bastığınızda yetki atama işlemini yapacağınız personel listelenecektir. (Halen bir kurumda aktif kullanıcı ise; “eski kurumu ile iletişime geçin” uyarı penceresi açılacaktır.) Personelin bilgilerinin yanında bulunan “Seç” butonuna bastığınızda yeni atanan personel kaydınız gerçekleşecektir.

Kullanıcı Listeleme Alan 2 : Bu alanda kullanıcı satırında bulunan “Kişi Bilgileri” butonuna bastığınızda karşınıza kullanıcıya ait “Kişi Bilgileri” ekranı gelecektir. Burada daha önce kullanıcıya ait kaydedilen bilgileri değiştirebilirsiniz. Açılan pencerede düzenleme yaptıktan sonra “Güncelle” butonuna bastığınızda değişiklikleriniz kaydedilecek, “İptal” butonuna bastığınızda düzenleme işleminiz iptal edilecektir.

Kullanıcı Listeleme Alan 3 : Bu alanda kullanıcı satırında bulunan “Modül Ata” butonuna bastığınızda “Kullanıcı Modül Atama” ekranı gelecektir.

Kullanıcı Listeleme Bu ekrandan modül seçiminizi yaptığınızda Yetkiler karşınıza gelecektir. İstediğiniz yetkileri seçerek “Ekle” butonuna bastığınızda işleminiz kaydedilecektir.

Kullanıcı Listeleme Alan 4 : Bu alanda kullanıcı satırında bulunan “Modül Değiştir” butonuna bastığınızda karşınıza “Kullanıcı Standart Modül Değiştir” ekranı gelecektir. Açılan pencerede, kullanıcının atanabileceği modüller görüntülenmektedir. İstediğiniz modülü işaretleyerek “Ata butonuna bastığınızda işleminiz kaydedilecektir.

Kullanıcı Listeleme Alan 5 : Bu alanda kullanıcı satırında bulunan “Modül Sil” butonuna bastığınızda “Kullanıcı Modül Silme” ekranı karşınıza gelecektir. Modülü seçiminizi yaptıktan sonra “Sil”e basarsanız silme işleminiz gerçekleşecek, “Kapat”a basarsanız silme işleminiz iptal edilecektir.

Kullanıcı Listeleme Alan 6 : Bu alanda kullanıcı satırında bulunan “Yetki Güncelle” butonuna bastığınızda “Kullanıcı Yetkileri Güncelleme” ekranı karşınıza gelecektir.

Kullanıcı Listeleme Karşınıza gelecek olan “Kullanıcı Yetkileri Güncelleme” ekranından modül seçimi yaptığınızda karşınıza kullanıcının yetkili olduğu kategoriler seçili olarak gelecektir. İstediğiniz yetki değişikliğini yaparak “Güncelle” butonuna bastığınızda yetki güncelleme işleminiz kaydedilecektir.

Kullanıcı Listeleme 7 Alan 7 : Bu alanda kullanıcı satırında bulunan “Sil” butonuna bastığınızda aynı satırda kayıtlı olan bilgiler silinecek ve kullanıcının İlgili kurumla ilişiği kesilmiş olacaktır.

Fihrist 1 2 3 4 5 Kullanmakta olduğunuz modülün ana ekran görüntüsünden “Fihrist” işlemi seçilir ve “Kişiler” kategorisi işaretlenir. Modülün menüsünde Kişiler seçimi yapıldıktan sonra karşınıza gelecek olan ekran “Tanımlı Kişi Bilgileri” kısmında görüldüğü gibi olacaktır. Kişi Listesi bu ekranda listeleme işlemi için 5 (beş) alan bulunmaktadır.

Kişiler 1. Bu alanda “Diğer Gerçek Kişiler” butonuna tıkladığınızda karşınıza “Diğer Gerçek Kişiler Listesi” gelecektir. “Yeni Ekle” butonu ile listenize yeni kişi (Kaynak Tipi) ekleyebilirsiniz. “Düzenleme” butonu ile listenizde var olan kişi bilgilerini güncelleyebilirsiniz. “Sil” butonu ile tanımlı kişi bilgilerini silebilirsiniz. Sil butonuna basmanız durumunda karşınıza onay ekranı gelecektir. İşlemi onayladıktan sonra “Diğer Gerçek Kişiler Listesinden kişiyi silme işleminiz gerçekleşmiş olacaktır.

Şirketler Kullanmakta olduğunuz modülün ana ekran görüntüsünden “Fihrist” işlemi seçilir ve “Şirketler” kategorisi işaretlenir. Modülün menüsünde Şirketler seçimi yapıldıktan sonra karşınıza gelecek olan ekran “Tanımlı Cari Bilgileri” kısmında görüldüğü gibi olacaktır.

Şirketler “Özel Kurum ve Kuruluşlar” butonuna bastığınızda ekran görüldüğü gibi olacaktır. Bu alanda yapabileceğiniz 3(üç) işlem bulunmaktadır. 1. Düzenleme : “Düzenleme” butonu ile listenizde var olan özel kurum ve kuruluşun bilgilerini güncelleyebilirsiniz. 2. Sil : Bu işlemde “Sil” butonu ile listenizde var olan özel kurum ve kuruluşun bilgilerini silebilirsiniz.

Şirketler 3. Yeni Ekle : “Yeni Ekle” butonu ile listenize yeni kaynak tipi ekleyebilirsiniz. “Yeni Ödeyen Cari Bilgileri” ekranında gerekli olan bilgilerin girişi yapıldıktan sonra “Tamam” butonu ile iş ve işlem yapacağınız “Şirket Bilgileri” (yeni kaynak tipiniz) listenize eklenmiş olur. “İptal” butonuna bastığınızda ise söz konusu bilgileri kaydetmemiş olursunuz.

Kamu Kurumları Kullanmakta olduğunuz modülün ana ekran görüntüsünden “Fihrist” işlemi seçilir ve “Kamu Kurumları” kategorisi işaretlenir. Modülün menüsünde Kamu Kurumları seçimi yapıldıktan sonra karşınıza gelecek olan ekran “Kamu Kurumları Listesi” kısmında görüldüğü gibi olacaktır. Bu ekranda yapabileceğiniz 2 (iki) işlem bulunmaktadır. 1. Yeni Ekle : “Yeni Ekle” butonu ile listenize kamu kurumu (yeni kaynak tipi) ekleyebilirsiniz. 2. Sil : Bu işlemde “Sil” butonu ile kayıtlı kamu kurumunu silebilirsiniz.

Kamu Kurumları “Yeni Ekle” llinkine bastığınızda listenize yeni kaynak tipi “Yeni Ödeyen Kurum Bilgileri” ekranında analatik bütçe sınıflandırmasına göre seviyeleri belirli kamu kurumunun gerekli olan bilgileri seçimi yapıldıktan sonra “Tamam” butonu ile kamu kurumu bilgileriniz (yeni kaynak tipiniz) listenize eklenmiş olur. “İptal” butonu ile söz konusu bilgileri kaydetmemiş olursunuz.

Diğer Kurumlar Birlikler Borsalar Dernekler Diğer Yerel Yönetim Birimleri Meslek Odaları Muhtarlıklar Sendikalar Uluslararası Özel Kurum ve Kuruluşlar Vakıflar Yurtdışı Kamu ve Kuruluşlar Özel Daireler Özerk Kurum ve Kuruluşlar İl Belediyeleri İlçe Belediyeleri vb. Diğer Kurumlar Kullanmakta olduğunuz modülün ana ekran görüntüsünden “Fihrist” işlemi seçilir ve “Diğer Kurumlar” kategorisi işaretlenir. Karşınıza gelecek olan ekran “Diğer Kurum Listesi” ekranıdır. Bu ekranda, tanımlı diğer kurumların alt başlıkları bulunmaktadır. Bu başlıkların bulunduğu butonlar;

Diğer Kurumlar Bu seçeneklerden birini seçtiğinizde karşınıza “Diğer Kurumlar” a benzer görüntü gelecektir. “Düzenleme” butonu ile listenizde varolan kurum bilgilerini güncelleyebilir. Bu işlemde “Sil” butonu ile kurum bilgilerini silebilirsiniz. Sil butonunu tıkladığınızda onay ekranı karşınıza gelecektir. “Tamam”a bastığınızda silme işleminiz gerçekleşecek, “iptal”e bastığınızda silme işleminiz iptal edilip Diğer Kurumlar Listesi ekranına geri dönülecektir.

Diğer Kurumlar “Yeni Ekle” linki ile listenize yeni kaynak tipi ekleyebilirsiniz. “Yeni Ekle” linkine bastığınızda listenize yeni kaynak tipi “Diğer Kurum Kaydı” ekranında gerekli olan bilgilerin girişi yapıldıktan sonra “Tamam”a basıldığında yeni kaynak tipiniz listenize eklenmiş olur. “İptal” seçimi ile de söz konusu bilgileri kaydetmemiş olursunuz. .

FATURA TAKİP Kullanmakta olduğunuz Okullar modülünün ana ekran görüntüsünden “Fatura Takip” işlemi seçilir ve “Fatura İşlemleri” kategorisi işaretlenir. Bu ekranda “Detay Kayıt Ekle” linkine basarsanız alt kısımdaki bilgi giriş bölümü aktif hale gelecektir.

Fatura Takip Bu ekranda “Detay Kayıt Ekle” linkine basarsanız alt kısımdaki bilgi giriş kısımları aktif hale gelen Fatura Adı, Tutarı, Fatura Son Ödeme Tarihi, Fatura Durumu (ödendi / ödenmedi), Ödeyen (okul, il özel idare, okul aile birliği, döner sermaye…) seçenekleri doldurularak “Kaydet” butonuna bastığınızda faturanızla ilgili bilgileri kaydetmiş olursunuz, “İptal” butonuna bastığınızda ise söz konu bilgiler silinir. Daha önce veri girişi yapılmış olan fatura bilgilerini değiştirmek isterseniz ilgili fatura satırının sağında bulunan “Değiştir” butonuna bastığınızda ilgili faturanın bilgileri aktif hale gelir, gerekli düzenleme yapıldıktan sonra “Kaydet” butonuna basıldığında istenen değişikliğin kaydı gerçekleştirilmiş olur. “Sil” butonuna basıldığında ise fatura bilgisi silinmiş olur.

Okullar Modülü Gelir / Gider İşlemleri GELİR İŞLEMLERİ Okullar Modülünde bulunan gelir işlemleri “Yurtiçi Fon Gelirleri” ve “Yurtdışı Fon Gelirleri” olarak 2 (iki) ana tipten oluşmaktadır. Bunun nedeni okulun resmi kurum olarak diğer kaynaklardan gelir kaydının olmamasıdır. “Yurtiçi Fon Gelirleri” Okulun dahil olduğu yurtiçi projeler kapsamında elde ettiği kaynakları, “Yurtdışı Fon Gelirleri” Okulun dahil olduğu yurtdışı projeler kapsamında elde ettiği kaynakları ifade etmektedir.

Okullar Modülü Gelir / Gider İşlemleri Örnek : Ana ekran görüntüsünden, gelir işlemleri kısmı işaretlendikten sonra Yuriçi/Yurdışı Gelirleri seçimi yapılır ve Yurtdışı Fon Geliri kategorisi işaretlenir. Karşınıza gelecek olan ekran “Yurtdışı Fon Gelirleri Kaydı – İşlem Genel Bilgileri” kısmında görüldüğü gibi olacaktır.

Okullar Modülü (Yurtiçi/Yurtdışı Fon Gelirleri Kaydı) 1 Alan 1 : İşlem Genel Bilgileri alanında menüden seçmiş olduğunuz işlemin adı görüntülenir. Alan 2 : Gelir Bilgileri alanında “Kaynak Tipi” (Ödeyen tipi ile ödenen tipi bilgileri) ve “Açıklama” kısımlarından oluşmaktadır. Kaynak Tipi Seçimi : Gelir işlemlerinde elde edilen gelirin kimden elde edildiğinin belirleneceği kısımdır. “Yurtiçi Fon Gelirleri” ve “Yurtdışı Fon Gelirleri” işlem kaydında sistemin bize sunduğu kaynaklar sınırlı olacaktır. “Açıklama” kısmı ise gider işlemiyle ilgili gerekli gördüğünüz açıklama bilgilerinizi kaydetmeye yaramaktadır. 3 2 4

Okullar Modülü (Yurtiçi/Yurtdışı Fon Gelirleri Kaydı) Alan 3 : Evrak bilgileri kısmı “Evrak No”, “Evrak Tarihi” ve “Faaliyet Kodu” kısımlarından oluşmaktadır. “Evrak No”, “Evrak Tarihi” ve “Faaliyet Kodu” bilgileri girişi vardır. Alan 4 : “Evrak Detay Bilgileri” alanında sol üst kısımda bulunan “Detay Kayıt Ekle” linkine basarsanız alt kısımdaki bilgi giriş kısımları aktif hale gelecektir. Evrak Detay Bilgileri 1. Modülünüzün menüsünden seçmiş olduğunuz “Yurtdışı Fon Gelirleri” işleminin kayıt detayını seçerek girmeniz için hazırlanmış kısımdır. 2. Seçmiş olduğunuz detay işlem bilgisinde yani işlem türü sınıflandırmasında elde ettiğiniz gelirin Tutar Bilgisinin girişini yaptığınız kısımdır. 3. Detay bilgisini girdiğiniz işlem türünün detay satırıyla ilgili eklemek istediğiniz açıklamaları girebileceğiniz kısımdır. 4. Bilgilerini girdiğiniz detay satırını kaydetmenize veya iptal etmenize yarayan butonlardan oluşan kısımdır. 6 5 4 4 1 2 3 5. (Detay Kayıt Ekle) linkini kullanarak işleminize detay bilgisi eklemeye devam edebilirsiniz. Detay Kayıt Ekle linkine tekrar bastığınızda var olan detay satırlarınızın altına ikinci yeni bir “Detay Bilgi Girişi Satırı” açılır. 6. Toplam Tutar : Detay bilgi girişi yapmış olduğunuz satırların toplamı sistem tarafından otomatik olarak bu alana yansır. Detay kaydı ekledikçe veya sildikçe toplam tutar alanı güncellenir.

Okullar Modülü (Yurtiçi/Yurtdışı Fon Gelirleri Kaydı) Gelir Bilgileri, Evrak Bilgileri ve Detay Bilgileri‟ni girdiğiniz gelir işleminizi sisteme kaydetmek için “Kaydet” butonuna basmayı unutmayınız!

Okullar Modülü (Yurtiçi/Yurtdışı Fon Gelirleri Kaydı) “Kaydet”e bastığınızda karşınıza, işlem kaydınıza ait oluşturulan formu imzalayan seçimi ekranı gelecektir. “İmzalayan Adı” kısmından, daha önce Okul Bilgileri kısmında sisteme kayıt ettiğiniz imza yetkilisi seçiminizi yapabilirsiniz. “Tamam”a bastığınızda, işlem kayıt çıktısı ekranından “Formu yazdır” kısmına basarak çıktınızı alabilecek, “İptal” butonuna bastığınızda yazdırma işleminiz iptal edilecektir. Kayıt Çıktısı

Okullar Modülü Gider İşlemleri Okullar Modülünün ana ekran görüntüsünde sol menüde, “Gider İşlemleri” kısmını seçmeniz durumunda karşınıza gelecek olan ekran görüldüğü gibi olacaktır. Sol menüde “Gider İşlemleri” listesinde “personel gider ve ödemeleri, kırtasiye ve büro malzemesi alımları, temizlik malzemesi alımı, enerji alımı ve demirbaş alımı vb.” gibi harcama kalemleri ve her birinin altında alt kırılımlarına ulaşılacaktır. Sisteme veri girişini yapacağınız gider kayıtlarınız Analatik bütçe kodlamasına göre dördüncü düzey harcama kaydı olarak gerçekleştirilecektir.

Okullar Modülü Gider İşlemleri Örnek : Ana ekran görüntüsünden, Sol menüden “Gider İşlemleri” kısmı işaretlendikten sonra “Kırtasiye ve Büro Malzemeleri Alımı” seçimi yapılır ve Kırtasiye Malzemeleri Alımı kategorisi işaretlenir. Alan 1 : Gider Bilgileri alanında “Kaynak Tipi” (Ödeyen tipi ile ödenen tipi bilgileri kaynak tipi olarak ele alınmıştır.) ve “Açıklama” kısımlarından oluşmaktadır. “Kaynak Tipi” gider işleminin kimden sağlandığını belirlemeye, “Açıklama” kısmı ise gider işlemiyle ilgili gerekli gördüğünüz açıklama bilgilerinizi kaydetmeye yaramaktadır. 2 1 3 Kaynak Tipi Seçimi : Gider işlemlerinde alım/hizmet karşılığı yapılan ödemenin kime yapıldığının belirleneceği kısımdır.

Okullar Modülü Ayni Gider İşlemleri 1 2 3 Ödenen Tipi solundaki açılır kutuya bastığınızda işleminize ait kaynak tipini belirleyeceğiniz kategori listesi gelecektir. Kaynak tipinizi seçtikten sonra “Kişi/Kurum Ekle” butonuna bastığınızda, seçmiş olduğunuz (Özel Kurum ve Kuruluşlar) kaynak tipi kategorisinde, daha önce “Fihrist” bölümünden bilgi girişlerini gerçekleştirmiş olduğunuz Kurum ve Kuruluşa ait “Vergi No” ve “Şirket Adı” ile arama veya daha önce bilgi girişi yapılmamış ise “Yeni Ekle” seçeneklerinin sunulacağı ekran gelecektir.

Okullar Modülü Ayni Gider İşlemleri Açıklama : bölümüne ise gerek görülen açıklama bilgisi yazılabilinir. “Yeni Ekle” butonuna bastığınızda; seçmiş olduğunuz kategoriye göre (Özel Kurum ve Kuruluşlar) kurum bilgi giriş sayfası görüntülenecektir. İlgili kurum/kuruluşun bilgi kaydı tamamlandıktan sonra Kişi/Kurum Ekle butonu ile ilgili kurum “Ödenen” bölümüne atanmış olur.

Okullar Modülü Gider İşlemleri Alan 2: Evrak bilgileri kısmı “Evrak No”, “Evrak Tarihi” ve “Faaliyet Kodu” kısımlarından oluşmaktadır. Bu alan bilgileri girişinde dikkat edilecek 4 kısım vardır. Evrak No : Kurumunuzda gider işlemleri karşılığında hazırladığınız evrakların veya gider kayıt defterlerinizde tuttuğunuz evrak numaralarını kaydedebileceğiniz alandır. Bu kısma alfa-nümerik değerler girebilirsiniz. (Örn. ABC-20/7-A) Eğer kurumunuzda gider işlemleri için evrak düzenlenmiyorsa veya defter tutulmuyorsa ya da herhangi bir kayıt numarası işlemi yapılmıyorsa, TEFBİS sistemi üzerinden kendi belirleyeceğiniz bir numaralandırma sistemi evrak numarası girdisi yapabilirsiniz. Evrak Tarihi : Kurumunuzda gider işlemleri karşılığında hazırladığınız evrakların veya gider kayıt defterlerinizde tuttuğunuz evrak kayıt tarihlerini kaydedebileceğiniz alandır. Tarih Seçme : “Evrak Tarihi” kısmının sağında bulunan butona bastığınızda “Takvim” alanı açılacaktır. Takvim : Açılan takvimde o günün tarihi turuncu renkte vurgulanmış olarak gelecektir. Seçmek istediğiniz tarih için ay değişikliği yapmak isterseniz takvim öğesinin sağ ve sol üst köşelerinde bulunan ok işaretlerine basarak ileri ya da geri gidebilirsiniz. Faaliyet Kodu : Stratejik planda belirttiğiniz faaliyetlerin kodunu kaydedebileceğiniz alandır.

Okullar Modülü Gider İşlemleri 10 9 1 2 3 4 5 6 7 8 Alan 3 : “Evrak Detay Bilgileri” alanında sol üst kısımda bulunan “ Detay Kayıt Ekle” linkine basarsanız alt kısımdaki bilgi giriş kısımları aktif hale gelecektir. Bilgi giriş kısmında 10 (on) öğe bulunmaktadır. 1. İşlem Türü : Modülünüze girip menüden seçmiş olduğunuz ilgili gider işleminin kayıt detaylarını seçerek girmeniz için hazırlanmış kısımdır. Bu kısım her işlem türüne göre değişmektedir. Bu kısımdaki liste TEFBİS proje geliştirme safhalarındaki saha çalışmaları ve yapılan detaylı araştırmalar sonucunda belirlenmiştir. Ayrıca bu detay işlem bilgileri Analitik Bütçe Sınıflandırması ile eşleştirilmiş ve tüm MEB teşkilatı için ortak bir standart sağlanmıştır. 2. Miktar : Seçmiş olduğunuz detay işlem bilgisinde yani işlem türü sınıflandırmasında elde ettiğiniz ayni giderin miktar bilgisinin bilgi girişini yaptığınız kısımdır. 3. Birim : Detay bilgisini girdiğiniz işleminizin ilgili ölçü birimi bilgisini seçeceğiniz açılır kutudur. Açılır kutuya bastığınızda karşınıza “Kg.”(Kilogram), “mt”(Metre), “lt.”(Litre), “m²”(Metrekare), “m³”(Metreküp), “Adet”, “Ton”, “Takım” seçenekleri gelmektedir.

Okullar Modülü Gider İşlemleri Birim Fiyat : Seçmiş olduğunuz işlem türü sınıflandırmasında seçtiğiniz kalemin birim fiyat bilgisini gireceğiniz kısımdır. KDV Oranı (%): Seçmiş olduğunuz işlem türü sınıflandırmasında seçtiğiniz kalemin birim fiyatına uygulanan KDV oranını gireceğiniz kısımdır. Satır Toplamı : Bilgisini girdiğiniz “Miktar” ve “Birim Fiyat” değerlerinin birbirleriyle çarpılarak elde edilen sonucunun sistem tarafından gösterildiği alandır. 7. Detay Açıklaması : Detay bilgisini girdiğiniz işlem türünün detay satırıyla ilgili eklemek istediğiniz açıklamaları girebileceğiniz kısımdır. 8. Kaydet ve İptal : Bilgilerini girdiğiniz detay satırını kaydetmenize veya iptal etmenize yarayan butonlardan oluşan kısımdır. “ ” (Kaydet) butonuna bastığınızda detay bilgileriniz kaydedilecek, “ ” (İptal) butonuna bastığınızda detay kayıt ekleme işleminiz iptal edilecektir. Bilgilerini girdiğiniz detay satırını kaydetmeyi onayladığınızda bilgi giriş kısmına girdiğiniz bilgileri gösterir şekilde pasif hale gider. Detay Kayıt Ekle : “ ” (Detay Kayıt Ekle) linkini kullanarak işleminize detay bilgisi eklemeye devam edebilirsiniz. Detay Kayıt Ekle linkine tekrar bastığınızda var olan detay satırlarınızın altına yeni bir “Detay Bilgi Girişi Satırı” aktif hale gelir. 10. Toplam Tutar : Detay bilgi girişi yapmış olduğunuz satırların “Satır Toplamı” alanlarının toplamı sistem tarafından otomatik olarak bu alana yansır. Detay kaydı ekledikçe, düzenledikçe ve/veya sildikçe toplam tutar alanı güncellenir.

Okullar Modülü Gider İşlemleri “ “ Gider Bilgileri, Evrak Bilgileri ve Detay ilgileri‟ni girdiğiniz gider işleminizi sisteme kaydetmek için “Kaydet” butonuna basmayı unutmayınız! “Kaydet” butonuna bastığınızda karşınıza, işlem kaydınıza ait oluşturulan formu imzalayan seçimi ekranı gelecektir. “İmzalayan Adı” kısmından, sisteme daha önce kayıt ettiğiniz imza yetkilisi seçiminizi yapabilirsiniz. “Tamam” butonuna bastığınızda, işlem kayıt çıktısı ekranından “Formu yazdır” kısmına basarak çıktınızı alabilirsiniz.

Gelir – Gider Düzenleme Listesi 1 2 3 4 5 TEFBİS sistemi dahilinde düzenleme listeleri “Gelir” ve “Gider” olarak 2 (iki) ana tipten oluşmaktadır. Örnek : Gider Düzenleme Listesi Kullanmakta olduğunuz modülün ana ekran görüntüsünden “Düzenleme” işlemi seçilir ve “Gider Düzenleme Listesi” kategorisi işaretlenir. Modülün menüsünde gider düzenleme listesi seçimi yapıldıktan sonra karşınıza gelecek olan ekran yukarıda görüldüğü gibi olacaktır. Gider düzenleme listesi ekranında bulunan listenin sütunları “Kullanıcı Adı”, “Ödenen”, “İşlem Tipi”, “Ödeme Miktarı (TL)” , “Ödeme Tarihi” , “Evrak No” ve “Kayıt Tarihi” olarak adlandırılmıştır. “Kullanıcı Adı” sütununda; kaydı yapan sistem kullanıcısının adı ve soyadı, “Ödenen” sütununda; giderin yapıldığı kaynağın adı, “İşlem Tipi” sütununda; gider işleminin türü gösterilmektedir.

Gelir – Gider Düzenleme Listesi 1 Alan 1 : Listeleme yaptıktan sonra çıkan bilgileri kendi içinde gruplamak isterseniz; sütun başlıklarını yukarıda "Sütun başlıklarını bu bölüme taşıyarak gruplama yapabilirisiniz." yazan bölüme sürükleyerek gruplayabilirsiniz. 2 Alan 2 : Bu alanda bulunan ok işaretine basarak işlem türüne ait detaylı bilgileri görebileceğiniz “İşlem Tipi Bilgileri” satırlar açılır.

Gelir – Gider Düzenleme Listesi 3 Açılan satırlarda “İşlem Tanım” işlem türünü, “Miktar” işlem türünün adedini, “Birim” işlem türünün birimini, “Birim Fiyat (TL)” toplam gelir miktarının kesintisiz tutarını, “Satır Toplam” her bir gelir işleminin miktarını, “Açıklama” gelir işlemi ile ilgili kayıt esnasında eklenen bilgileri belirtir. İşlem türüne ait detaylı bilgilerin bulunduğu satırları kapatmak isterseniz aynı yerde bulunan ok işaretine tekrar basmanız yeterli olacaktır. Alan 3: Bu alanda aynı satırda bulunan gider işlemini Sil butonuna basarak silebilirsiniz. Sil butonuna basmanız durumunda onay ekranı karşınıza gelecektir. Onayladığınızda silme işleminiz gerçekleşecek, “Vazgeç” butonuna bastığınızda silme işleminiz iptal edilip gider düzenleme listesi ekranına geri dönülecektir. (Silme Butonu 5 gün süre ile aktif halde kalacak, süre aşımında buton pasif hale gelecektir.)

Gelir – Gider Düzenleme Listesi 4 Alan 4: Bu alanda aynı satırda bulunan gider işlemine ait bilgileri “Düzenleme” butonuna basarak ilgili kayıtta düzenleme yapabilirsiniz. “Düzenleme” butonu ile; ilgili kaydın “İşlem Genel Bilgileri” sayfasına ulaşabilirsiniz ve bu alanda istenilen düzenleme yapılarak kaydedilebilsiniz. Ancak; sistem, kaydı yapılan gider işleminde 2 (iki) gün süre ile düzenleme yapabilmenize izin verir. Bu sürenin aşımında ise “Düzenleme” butonuna bastığınızda karşınıza gelecek olan ekran “Düzenleme Talebi” ekranı olacaktır.

Gelir – Gider Düzenleme Listesi Bu ekrandan “Formu Yazdır” butonuna bastığınızda düzenleme talep formunuz yazdırılacaktır. Çıktısı alınan bu form ile birlikte, İl/İlçe Milli Eğitim Müdürlüğü‟ne düzeltme başvurunuzu yapabilirsiniz. İl/İlçe Milli Eğitim Müdürlüğünce değerlendirmeye alınan düzeltme işlemi 400 (dörtyüz) gün süresi içinde gerçekleştirildiğinde, müdürlükçe ilgili düzeltmeye ait “Düzeltme Formu” verilecektir. Bir işlem kaydının 5 günlük düzeltme süresi geçirildiğinde, İl /İlçe MEM tarafından düzeltilmesi için toplamda 400 (dörtyüz) gün süre tanınmıştır. Bu süre aşımından sonraki düzenlemeler için İl MEM tarafından Bakanlık Strateji Geliştirme Başkanlığına başvuru yapılmalıdır. “Düzeltme Talebi” ekranında düzenleme talebinize ait iletinizi yazarak “Devam”a bastığınızda “Düzenleme Talep Formu” karşınıza gelecektir.

Gelir – Gider Düzenleme Listesi Alan 5: Bu alanda bulunan Yazdır butonuna basarak satırda bulunan gider işleminin bilgilerini yazdırabilirsiniz. Yazdır butonuna bastığınızda işlem kaydınıza ait oluşturulan formu imzalayan seçimi ekranı gelecektir. “İmzalayan Adı” kısmından, sisteme kayıtlı imza yetkilisi seçiminizi yapabilirsiniz. “Tamam” butonuna bastığınızda, işlem kayıt çıktısı ekranından “Formu yazdır” kısmına basarak çıktınızı alabilirsiniz.

Listeleme İşlemleri Listeleme TEFBİS sistemi Okullar Modülünde, Gelir-Gider Listeleme işlemleri; “Gelir Tüm Listesi” , “Gider Tüm Listesi” , “Aylık Gelir /Gider Listesi” , “Kaynak Tipine Göre Gelir – Gider Listesi” , “Tarih Aralığına Göre Gelir / Gider Listesi” , “İşlem Tipine Göre Gelir / Gider Listesi” , “Liste Alt Birim Toplam”, “OAB Gelir / Gider Listesi” , “DÖSE Gelir /Gider Listesi” , “Okul Öncesi Gelir / Gider Listesi”, “Faaliyet Koduna Göre Gelir Gider Listesi”, Anket Öğrenci Listesi”, “Okul Fatura Listesi” ve “Kesinleşmiş Bütçe Harcamaları Listesi” olarak sıralanmıştır. Örnek : Gider Tüm Listesi kullanmakta olduğunuz modülün ana ekran görüntüsünden “Listeleme” işlemi seçilir ve “Gider Tüm Listesi” kategorisi işaretlenir. Modülün menüsünde Gelir Tüm Listesi seçimi yapıldıktan sonra karşınıza gelecek olan ekran kısmında görüldüğü gibi olacaktır. Listeleme işlemini gerçekleştirmek istediğiniz yılın seçimini “Yıllar” alanından yapabilirsiniz. Yıl seçiminizi yaptıktan sonra “ ” (Listele) butonuna bastığınızda karşınıza “Tüm Gelir Listesi” ekranı gelecektir.

Listeleme İşlemleri Bu ekranda bulunan ok işaretine bastığınızda gider işlemin detaylı bilgilerini görebilirsiniz. İlgili kaydın satır sonunda yer alan “Yazdır” butonuna basarak “Gider Kayıt Çıktısı”nı yazdırabilirsiniz. Görüntülenen listeyi, “ ” (Excel Aktar) butonuna basarak Excel (.xls), “ ” (PDF Aktar) butonuna basarak Adobe Acrobat (.pdf) biçiminde doküman olarak alabilirsiniz. Açılan onay penceresindeki seçiminize göre dokümanı bilgisayarınıza kaydedebilir veya açabilirsiniz.

Raporlama İşlemleri Raporlama TEFBİS sistemi Okullar Modülünde, Gelir-Gider Raporlama işlemleri; “Aylık Raporlar”, “Aylık Gelir Raporları”, “Aylık Gider Raporları”, “Tarih Aralığına Göre Raporlar”, “Tarih Aralığına Göre Gelir Raporları”, “Tarih Aralığına Göre Gider Raporları”, “Kaynak Tipine Göre Raporlar”, “Kaynak Tipine Göre Gider Raporlar”, “Kaynak Tipine Göre Gelir Raporları”, “İşlem Tipine Göre Raporlar”, “Okul Aile Birlikleri Gelir / Gider Raporu”, “Döner Sermaye İşletmeleri Gelir / Gider Raporu”, “Okul Öncesi Birimleri Gelir Gider Raporu”, “Faaliyet Koduna Göre Gelir Gider Raporu”, “Okul Fatura Raporu” ve “ Kesinleşmiş Bütçe Harcamaları Raporu olarak sıralanmıştır.

Raporlama İşlemleri Örnek : Aylık Raporlar Kullanmakta olduğunuz modülün ana ekran görüntüsünden “Raporlama” işlemi seçilir ve “Aylık Raporlar” kategorisi işaretlenir. Modülün menüsünde Aylık Raporlar seçimi yapıldıktan sonra karşınıza gelecek olan ekran kısmında görüldüğü gibi olacaktır. Karşınıza gelen ekranda listeleme işlemini gerçekleştirmek istediğiniz “Ay” ve “Yıl” seçimlerini yapabilirsiniz. Seçiminizi yaptıktan sonra “ ” (Listele) butonuna bastığınızda karşınıza belirttiğiniz yıl ve aydaki “Aylık Gelir – Gider Listesi” ekranı gelecektir.

Raporlama İşlemleri 1 2 3 Bu ekranda “Aylık Gelir – Gider Raporu” tablosu düzenlenmiş olarak gelecektir.

Raporlama İşlemleri Tablonun üst kısmındaki bantta bulunan “ ” (bu raporu dışa aktar) işaretine bastığınızda karşınıza gelecek olan ekran raporu farklı formatlarda kaydetmenize olanak sağlayacaktır.

Raporlama İşlemleri Tablonun üst kısmındaki bantta bulunan “ ” (yazdır) butonuna bastığınızda karşınıza gelecek olan ekran, raporu yazdırmanıza olanak sağlayacaktır.

Raporlama İşlemleri Ana Rapor görüntüsünün hemen sol bantta bulunan “Grup Ağacı” bölümünde yer alan gelir/gider kalemi gruplarından birini seçtiğinizde raporunuzda yer alan bu grup başlığının bulunduğu sayfaya manuel tarama yapmadan pratik bir yoldan ulaşabilirsiniz.

Teşekkürler