Yönetimin Fonksiyonları-2 Yöneltme Denetleme 7. Hafta Yönetimin Fonksiyonları-2 Yöneltme Denetleme

Yönetim nedir? İşletme amaçlarına etkili ve verimli bir şekilde ulaşmak üzere planlama, örgütleme, yöneltme, koordinasyon ve denetimin yapılması sürecidir.

Yönetim Fonksiyonları nelerdir? Planlama Örgütleme Koordinasyon Yöneltme Denetim

a) Planlama

Planlama Fonksiyonu Plânlama; amaçların ve bu amaçlara ulaşmak için uygun yöntemlerin belirlendiği bir süreçtir. Plânlama, işletmenin erişmek veya ulaşmak istediği arzu edilen durumu gerçekleştirmeye yöneliktir. Erişilmek istenen durum, yönetim dilinde amaç veya hedef olarak ifade edilmektedir.

Planlama Süreci

b) Örgütleme

Örgütleme Örgütleme, en yalın anlamı ile “plânlarda belirtilen hedeflere ulaşmak için kararlaştırılan yollara uygun bir örgüt oluşturma süreci”dir. Örgütleme işlevi ile, yukarıda açıkladığımız plânlama işlevi arasında karşılıklı bir ilişki mevcuttur. Plânlama sürecinin etkinlikle uygulanması, örgütleme çalışmalarının başarısında önemli rol oynar.

Örgütleme Süreci Aşama-1: Plânların ve amaçların incelenmesi, (neler, nasıl ve kimlerce yapılmalı ) Aşama-2: Amaçlara ulaştıracak faaliyetlerin belirlenmesi, (Üretim, pazarlama satış, ARGE) Aşama-3: Faaliyetlerin gruplandırılması, Pazarlama, finansman, üretim vb departmanları oluştur) Aşama-4: Faaliyetleri gerçekleştirecek personelin belirlenmesi ve yetki ve sorumlulukların düzenlemesi Aşama-5: Çeşitli donanım ve fiziksel çalışma koşulları düzenlenmesi (iletişim aygıtları, bürolar ve benzeri donanım )

c) Yöneltme

YÖNELTME TANIMI ve İÇERİĞİ Yöneltme işlevini, yürütme ya da emir komuta olarak da ifade edebiliriz Yöneltme yöneticinin astlarının faaliyetlerini yönlendirmesi ve onlara ne yapmaları gerektiğini bildirmesiyle ilgili bir yönetsel süreçtir. Tüm hazırlıklar tamamlandıktan sonra, işgöreni çalıştırmaya yönlendirme süreci olarak kabul edilebilir.

YÖNELTME TANIMI ve İÇERİĞİ Yöneltme işlevi; Motivasyon (Güdüleme) Liderlik, İletişim gibi temel davranışsal süreçlerle ilgilidir.

1. Motivasyon (Güdüleme) Güdüleme, insanların faaliyetlerinin ve çabalarının devamını sağlayan ve onları harekete geçiren uygulamaların toplamıdır . Yöneticilerin başarısı, astlarının işletme hedefleri doğrultusunda çalışmasına, bilgi, yetenek ve becerilerini tam olarak bu yönde kullanmalarına bağlıdır. Dolayısıyla, güdüleme ile personelin performansı çok yakından ilgilidir

Güdüleme konusunda işletme yöneticileri için geliştirilen bazı teoriler Maslow'un İhtiyaçlar Hiyerarşisi Teorisi Herzberg'in Çift Faktör Teorisi McClelland'ın Başarı İhtiyacı Teorisi Vroom'un Beklenti Teorisi

Motivasyon Teorileri Maslow'un Gereksinimler Hiyerarşisi Kuramı

Motivasyon Teorileri Herzberg'in Çift Faktör Teorisi 1- Hijyen Etmenler 2- Motive Edici (Güdüleyici )Etmenler İşin Çevresi ile ilgili etmenlerdir İşin İçeriği ile ilgili etmenlerdir

Motivasyon Teorileri McClelland'ın Başarı İhtiyacı Teorisi İş görenin en büyük ihtiyacı başarılı olmaktır. Başarma güdüsü yanında güç kazanma, ilişki kurma güdülerinden söz edilebilir. İş gören diğer ihtiyaçlarından çok başarı ihtiyacıyla motive edilir. Para, makam ve benzeri diğer faktörler başarıya oranla ikinci sırada kalırlar.

Motivasyon Teorileri Vroom'un Beklenti Teorisi Bireyler sonuca ulaşma beklentisi yüksek olan ve arzulanan amaçlar için çaba harcarlar. Beklentisi kuvvetli olmayan ve önemsenmeyen amaçlar için, bireyler herhangi bir çaba harcamayacaktır.

Motivasyon Araçları ve Teknikleri Para ve maddi ödüller Kural ve düzenlemeler İş başarısı ve eşitlik duygusu Olumlu destekleme Kararlara katılma İş zenginleştirme İş genişletme Amaç birliğini sağlama

2. Liderlik Liderlik, amaçlara ulaşmak için başkalarının davranışlarını yönlendirme ve diğerlerini etkileme sürecidir. İletişim ve güdüleme çabalarında, bireyin yeteneklerinden daha çok kurulacak sistemler önemli olmakta iken, liderlik faaliyetleri lider yetenekleri ile yüksek başarılara ulaşabilmektedir.

Liderlik Davranışları Otoriter (otokratik) liderlik Demokratik (katılımcı) liderlik, Serbest bırakıcı (laissez faire) liderlik.

Liderlik Davranışları

Yöneticilik ve Liderlik Yönetir. Yönetirken yönlendirir. Mevcut düzeni sürdürür. (Gelenekçi-kuralcı-hiyerarşik-bürokratik yapıya sahiptir.) Farklılık yaratır, yenilikçi ve geliştiricidir. Sistem ve yapı merkezlidir. Birey merkezlidir. Denetim eğilimlidir. Güveni özendiricidir. Mevcut planlarla yetinir Bir satranç oyuncusu gibi birkaç hamle ilerisini görme alışkanlığına sahiptir. Nasıl ve ne zaman önemlidir. Ne ve niçin önemlidir. Belirlenmiş amaca hizmet eder. Amaçları kendisi belirler. Başkaları tarafından seçilir. İçinde bulunduğu toplumdan (gruptan) doğar. Gücünü yasal yetkilere dayandırır. Sorumluluğu üzerine alır. Kişiliğini ortaya koyar. Örgütün hiyerarşik yapısı içinde yer alır. Doğal yapı içerisinde yer alır. Hiyerarşik denge ile ilgilidir. Hareketlilik, canlılık ve karizma ile ilgilidir. Yönetimin verdiği kararları uygular. Sonuçları ağır, çoğu zaman telafisi olmayan, güç ve ani kararları tek başına verir. Mevcut durumu kabul eder Mevcut durumu sorgular, geliştirici çareler arar ve bulur. Belirlenmiş işi doğru yapandır. Doğru işi yapandır.

Yöneticilik ve Liderlik Arasındaki İlişki Güç, kişinin şahsında var olan potansiyel enerjiyi ifade eder. Güç bireyin, başkalarını istediği yönde davranışa yönlendirebilme yeteneğidir. Başarılı yöneticiler, yasal yetkisi yanında, liderlik yeteneği, başka bir ifadeyle güç sahibi olanlardır. (LİDER YÖNETİCİLER) Günümüzde giderek yaygınlaşan koç tipi yöneticiler, astlarını yöneten değil yönlendiren yöneticilerdir.

Liderlik Özellikleri Sürekli olarak öğrenirler, Hizmete adanmışlardır, Pozitif enerji yayarlar, Diğer insanlara inanırlar Dengeli bir yaşam sürdürürler, Yaşamı bir serüven olarak görürler, Sinerjiktirler.

3. İletişim iletişim sürecinde; bir kaynak, ileti ve İletişim; duygu, düşünce veya bilgilerin akla gelebilecek her türlü yolla başkalarına aktarılmasıdır. iletişim sürecinde; bir kaynak, ileti ve birden çok alıcı mevcuttur

İLETİŞİM SÜRECİ iletişim süreci, bir çevre veya toplumsal ortamda belirli bir amacı gerçekleştirmek için yapılır. - Kaynak: Dışarıdan gelen veya zihninde oluşan bir fikir, düşünce veya veriyi, semboller yardımıyla kodlayıp alıcıya ileten kişi ya da kurumdur. - İleti: Kaynaktan alıcıya gönderilen ve iki taraf arasında ortak bir anlayış zemini yaratmayı amaçlayan, bazen yalın bazen karmaşık simgelerden oluşan bir iletişim unsurudur. - Alıcı: Alıcı iletiyi alan taraftır. Alıcı tek bir birey olabileceği gibi, bir grup da olabilir.

İletişim Biçimleri Biçimsel İletişim Biçimsel Olmayan İletişim Dikey İletişim: Üst konumundaki yöneticilerle ast konumundaki işgörenler arasında iki yönlü olarak gerçekleşir Yatay İletişim: Aynı hiyerarşik düzeyde bulunan yönetici veya fonksiyonel bölümler arasındaki iletişim Çapraz İletişim: herhangi bir bölüm yöneticisinin kendi fonksiyon alanına giren konularda diğer bölümlerin astlarıyla bilgi alışverişi Biçimsel Olmayan İletişim Dedikodu: bireyin bir iletiyi işletme içinde ilişkide bulunduğu herkese ulaştırmasıdır Olasılık zinciri: A şans eseri F ve D ile iletişim kurar. Daha sonra F ve D çevrelerinde kime rast gelirlerse onlarla iletişim kurarlar

d) Denetim

DENETİM ne yapıldığının, Mevcut durumun izlenerek ve ölçülerek, ne yapıldığının, nereye ulaşıldığının ve nerede bulunulduğunun belirlenmesi, daha önceden belirlenen standartlarla karşılaştırılması ve değerlendirilmesidir.

DENETİM SÜRECİ Ulaşılmak istenen hedef sonuçların ya da standartların saptanmasıdır (Rantabilite, Pazar durumu, Verimlilik, Ürün liderliği, Personel geliştirme, İşgören tutumları vb.) Standartlarla ulaşılan sonuçların karşılaştırılmasını yapabilmek için zorunlu olan bir aşamadır. Burada sonuçların doğru ölçülmesi çok önemlidir. Önceden saptanan hedef sonuçlar ile gerçekleşen sonuçlar karşılaştırılır. Karşılaştırma, standartlardan sapmalar olup olmadığını ortaya koyar ve ulaşılan sonuçların “kabul edilebilir” veya “kabul edilemez” şeklinde değerlendirme yapılmasını sağlar Sonuçlar “kabul edilemez” olarak yorumlandığında düzeltici faaliyetlere başvurulur. Düzeltici faaliyetlerle ya tekniklerin değiştirilmesi ya da standartların gözden geçirilmesi yönüne gidilir

Denetim Sisteminin Yapısı ve Unsurları

Denetim Sürecinde Düzeltici Faaliyet Örneği “Toyota, Japonya’da en büyük, Dünya’da 3. büyük otomotiv üreticisidir. Şirket üst yönetimi, bir dönem uluslararası pazar paylarının azalmasına çözüm bulmaya çalışmıştır. Bu olumsuz durumun düzeltilmesi süreci, Yönetim Kurulu Başkanı Toyoda’nın istifası ile başlamıştır. Şirket yönetimi, pazar payı sorununun, yaklaşımı Toyoda’dan tümüyle farklı yeni bir başkanla çözümlenebileceği kararına varmıştır.”

Denetim işlevi ilkeleri Plân ve amaçlara yönelik olmalıdır. Değişen koşullara uyum sağlayabilecek esneklikte olmalıdır. En az maliyetle, gereksiz harcamalardan kaçınılarak gerçekleştirilmelidir. Denetimi istenen faaliyet kapsamında tutularak, o faaliyetin gereklerine yönelik olmalıdır. Tarafsız olmalıdır. Elde edilen sonuçlara göre düzeltici veya iyileştirici önlemler alınmalıdır. Yalın ve uygulanabilir olmalıdır.

Teşekkür ederim.