KALİTE YÖNETİMİ KOORDİNATÖRLÜĞÜ MERSİN ÜNİVERSİTESİ KALİTE YÖNETİMİ KOORDİNATÖRLÜĞÜ

MERSİN ÜNİVERSİTESİ KALİTE YÖNETİMİ KOORDİNATÖRLÜĞÜ İç Tetkikle İlgili Açıklamalar KALİTE Şartlara (Yasalar, Standarda ait koşullar, Paydaş Beklentileri) Uygunluktur Kalite Yönetim Sistemi Prensipleri Paydaş Odaklı (Öğrenci, Çalışan, Toplum) Proses (Süreç) Yaklaşımı (5N+1K) Çalışanların Katılımı Sürekli İyileştirme TS EN ISO 9001 Neyin yapılacağını söyler, nasıl yapılacağını değil (Yaptığını YAZ yazdığını YAP) www.mersin.edu.tr

MERSİN ÜNİVERSİTESİ KALİTE YÖNETİMİ KOORDİNATÖRLÜĞÜ İç tetkikle ilgili İç Tetkik Prosedürünü inceleyiniz. 1. İÇ TETKİK ÖNCESİ YAPILACAKLAR Üniversitenin güncel kalite hedefleri bilinmelidir (Stratejik Planlama 2013-2017 Web Sayfası) ADEK iyileştirme Eylem Planları Faaliyet Bilgi Sistemine yüklenen Birime ait Stratejik amaç ve hedefler Birime özgü eklenen hedefler MEÜ.KY.FR-037 no’lu Kalite Hedefleri Formuna Kaydedilir İç Tetkik gerçekleştirilmeden önce Kalite Yönetim Bilgi Sisteminden tetkik edilecek birimle ilgili süreçler (varsa), prosedürler, talimatlar, formlar vb. dokümanlar incelenmeli ve birimin işleyişi ile ilgili bilgi sahibi olunmalıdır. Örneğin Süreç Sorumluları Tablosu (MEÜ.KY.FR-041), süreç performans takip tablosu (MEÜ.KY.FR-040) incelenmelidir. Tetkik edilecek birim ile tetkik tarihi ve saati birlikte belirlenmeli, tetkik ekibi tetkik kapsamını belirleyerek tetkik edilecek birime bildirmeli. Kalite Yönetim Sisteminden tetkik edilecek birimle ilgili dokümanlar incelenmeli. İç tetkikçiler kalibrasyon, arşiv, staj, satın alma vb. konuları hususunda aralarında görev paylaşımı yapmalı. Tetkik edilecek birime uygun soru listesi (üst yönetim/akademik/idari) kullanılmalıdır. Birimler baş tetkikçiye bir önceki tetkik raporunu iletmelidir. İç tetkik raporları paylaşım metodolojisi anlatılacak. Raporlara tetkikçilerin ve katılımcıların E-posta adresleri eklenecek. www.mersin.edu.tr

MERSİN ÜNİVERSİTESİ KALİTE YÖNETİMİ KOORDİNATÖRLÜĞÜ İç tetkikle ilgili İç Tetkik Prosedürünü inceleyiniz. 2. İÇ TETKİK SIRASINDA YAPILACAKLAR Tetkik edilecek birim sorumlusu (Dekan/Müdür yardımcıları ve sekreterler), kalite temsilcileri, tetkikçilere rehberlik etmeli, Açılış Toplantısı yapılmalı, toplantı sırasında ayrıca “iç tetkikle ilgili açıklamalar” ve “KYK iç tetkik sorular ” isimli sunum dosyaları birime tanıtılmalıdır. İç Tetkik Soru Listesinde yer alan sorular (genel ve birimle ilgili) kullanılarak tetkik gerçekleştirilmeli (soru listesi ve raporun bilgisayar ortamında doldurularak bir çıktısı yazıcıdan alındıktan sonra tüm ilgililerce imzalanması yolunun tercih edilmesi uygun olur). “Bakılan Dokümanlar ve Değerlendirme” kısmına incelenen dokümanlarla ilgili bilgiler ( Dökümanın form numarası, tarihi, görüşülen kişiler vb.) yazılmalı, Soru listesindeki soruların dışında da tetkikçiler tarafından sisteme yönelik sorular eklenebilir, bu durumda eklenen sorular açık biçimde yazılmalı, Birimde görev yapan farklı kişilerle görüşülmeli ve görüşülen kişilerin e-posta adresleri güncel olmalıdır . Tetkikten sonra tetkik edilen birim ve tetkikçilere değerlendirme anketi uygulanacaktır. Görüşülen kişilerin isimleri iç tetkik soru listesinin ilgili kısmına yazılmalıdır. www.mersin.edu.tr

MERSİN ÜNİVERSİTESİ KALİTE YÖNETİMİ KOORDİNATÖRLÜĞÜ İç tetkikle ilgili İç Tetkik Prosedürünü inceleyiniz. 3. İÇ TETKİKLERDE İNCELENEBİLECEK KONULAR Kalite Yönetim Bilgi Sisteminin etkin olarak kullanılıp kullanılmadığı, Birim kalite hedefleri ve sonuçlara ulaşılıp ulaşılmadığı, İç ve dış yazışmalarla ilgili evrakların yazışma formatına uygunluğu, Düzeltici ve önleyici faaliyetlerle ilgili kayıtlar, Daha önceki iç tetkik raporları ve başlatılan düzeltici faaliyetlerin durumu, Eğitim kayıtları ve toplantı katılım formları, Arşiv kayıtları, arşiv yerleşim planı ve arşivin genel fiziki durumu, Cihaz kullanma talimatlarının kullanıcılara uygun yerlerde imzalı ve paraflı olarak bulunup bulunmadığı, Sınıf yoklama ve sınav kayıtları, Staj ile ilgili kayıtlar Akademik Soru Listesine göre örnek uygulama www.mersin.edu.tr

MERSİN ÜNİVERSİTESİ KALİTE YÖNETİMİ KOORDİNATÖRLÜĞÜ İç tetkikle ilgili İç Tetkik Prosedürünü inceleyiniz. 4. İÇ TETKİK SONRASINDA YAPILACAKLAR Rapora kalite yönetim sistemi ile ilgili genel sonuçlar yazılmalı, Varsa öneriler eklenmeli, Planlanan Düzeltici ve önleyici faaliyetler ilgili prosedüre göre başlatılmalıdır. İç Tetkik Raporu hazırlanarak birim sorumlusu ve tetkikçiler tarafından imzalanmalı, Raporun imzalı bir nüshası birim sorumlusuna verilmeli, İç Tetkik Raporu takip tetkiki planlanmış olsa da Kalite Yönetim Koordinatörlüğüne teslim edilmeli, Takip tetkikleri planlanan tarihte yapılmalı ve raporun ilgili kısmına sonuçları kaydedilerek Kalite Yönetim Koordinatörlüğüne teslim edilmeli, Birim kalite hedefleri oluşturulmamış ise Üniversite Kalite Hedefleri kapsamında oluşturulması talep edilmelidir. www.mersin.edu.tr

KALİTE YÖNETİMİ KOORDİNATÖRLÜĞÜ MERSİN ÜNİVERSİTESİ TEŞEKKÜRLER KALİTE YÖNETİMİ KOORDİNATÖRLÜĞÜ