FAALİYET RAPORUNUN DEĞERLENDİRİLMESİ Slaytlara başlamadan önce tartışma sorusu yöneltilecek. Soru örnekleri: Faaliyet raporları şeffaflık ve hesap verebilirlik ilkelerinin yerine getirilmesine hizmet ediyor mu? Faaliyet raporunda yer alan performans bilgisinin değerlendirilmesi nasıl yapılmalı? Sizce faaliyet raporunun değerlendirilmesinde dikkat edilmesi gereken en önemli hususlar nelerdir? Faaliyet raporu denilince aklınıza neler geliyor? Faaliyet raporunu değerlendirirken önce neye bakılabilir?

Faaliyet Raporlarının Değerlendirilmesi Faaliyet Raporu Değerlendirme Kriterleri Mevcudiyet: Faaliyet raporunun yayımlanmış olması Zamanlılık: Faaliyet raporunun yasal süreler içerisinde hazırlanması Sunum: Faaliyet raporunun şekil ve içeriğinin ilgili mevzuata uygun olarak hazırlanması Tutarlılık: Performans hedef ve göstergelerinin planlama ve raporlama dokümanlarında tutarlı olarak kullanılması Doğrulanabilirlik: Raporlanan performans bilgisinin kaynağına kadar izlenebiliyor olması Geçerlilik/ İkna edicilik: Planlanan ve raporlanan performans arasındaki her tür sapmanın denetlenen idare tarafından ele alınıyor olması ve sapmayı açıklayan nedenlerin inandırıcı ve ikna edici olması Faaliyet Raporlarının değerlendirmesinde 6 denetim kriteri kullanılır. Bu kriterlerden ilk üçü stratejik plan ile performans programının değerlendirilmesinde olduğu gibi mevcudiyet, zamanlılık ve sunum kriterleridir. Diğer denetim kriterleri ise, tutarlılık, doğrulanabilirlik ve geçerlilik/ikna edicilik kriterleridir. Mevcudiyet, zamanlılık ve sunum kriterlerine göre yapılacak değerlendirmede kullanılmak üzere Form 7 geliştirilmiştir. Tutarlılık, doğrulanabilirlik ve geçerlilik/ikna edicilik kriterlerine göre yapılacak değerlendirmede kullanılmak üzere de Form 8 geliştirilmiştir. Bu formlar denetime yardımcı olma ve denetim sürecinde yapılması gerekenlerin asgari düzeyde yerine getirilmesi amacıyla hazırlanmıştır.

Faaliyet Raporu- Mevcudiyet 5018 sayılı Kanunun 41 inci maddesi: ‘‘Üst yöneticiler ve bütçeyle ödenek tahsis edilen harcama yetkililerince, hesap verme sorumluluğu çerçevesinde, her yıl faaliyet raporu hazırlanır.’’ Yönetmelik 10. madde: Bütçelerinde kendisine ödenek tahsis edilen harcama yetkilileri tarafından Birim Faaliyet Raporu hazırlanır. Genel bütçe kapsamındaki kamu idareleri, özel bütçeli idareler ve sosyal güvenlik kurumlarının ilgili mali yıla ilişkin birim faaliyet raporları harcama yetkilileri tarafından izleyen mali yılın en geç (Değişik ibare:RG-22/11/2014-29183) Ocak ayı sonuna kadar üst yöneticiye sunulur. Mahalli idareler harcama yetkilileri tarafından hazırlanan birim faaliyet raporları ise izleyen mali yılın en geç Şubat ayı sonuna kadar üst yöneticiye sunulur. Üst yönetici, harcama birimlerinin faaliyetlerini ve performansını izleyebilmek amacıyla, harcama yetkililerinden üç veya altı aylık birim faaliyet raporları isteyebilir. Birim faaliyet raporu hazırlayan harcama yetkilileri, raporun içeriğinden ve raporda yer alan bilgilerin doğruluğundan üst yöneticiye karşı sorumludur. Faaliyet raporunun değerlendirilmesinde ilk önce kamu idaresinin faaliyet raporunu hazırlayıp hazırlamadığına bakılır. 5018 sayılı Kanunun 41. maddesi kamu idarelerine faaliyet raporu hazırlama zorunluluğu getirmiştir. Form 7’den yararlanarak değerlendirme ve bulgulara raporda yer verir.  

Faaliyet Raporu - Zamanlılık Kamu İdareleri Faaliyet Raporu Hazırlama Tarihi Genel Bütçe Kapsamındaki İdareleri İzleyen mali yılın en geç Şubat ayı sonuna kadar Özel Bütçeli İdareler Sosyal Güvenlik Kurumları İl Özel İdareleri İzleyen mali yılın en geç Mart ayı sonuna kadar Belediyeler ve Mahalli İdare Birlikleri İzleyen mali yılın en geç Nisan ayı sonuna kadar Kamu İdarelerince Hazırlanacak Faaliyet Raporları Hakkında Yönetmeliğin 11 inci maddesine göre genel bütçe kapsamındaki idareler, özel bütçeli idareler ve sosyal güvenlik kurumları izleyen yılın en geç şubat ayı sonuna kadar faaliyet raporlarını hazırlamak ve Sayıştaya sunmakla yükümlüler. İl özel idareleri izleyen yılın mart ayı sonuna, belediyeler ve mahalli idare birlikleri de izleyen yılın nisan ayı sonuna kadar faaliyet raporlarını hazırlamak ve Sayıştaya sunmakla yükümlüdürler. Kamu idaresinin faaliyet raporunu zamanında hazırlayıp hazırlamadığı tespit edilir ve Form 7’den yararlanılarak değerlendirme ve bulgulara yer verilir.

Faaliyet Raporu - Sunum İdare Faaliyet Raporunda; İlgili idare hakkındaki genel bilgiler, Kullanılan kaynaklar, Bütçe hedef ve gerçekleşmeleri ile meydana gelen sapmaların nedenleri, Varlık ve yükümlülükler, Yardım yapılan birlik, kurum ve kuruluşların faaliyetlerine ilişkin bilgileri de kapsayan malî bilgiler, Temel mali tablolar ve bunlara ilişkin açıklamalar, İç ve dış mali denetim sonuçları hakkındaki özet bilgiler, Stratejik plan ve performans programı uyarınca yürütülen faaliyetler ve performans bilgileri, yer almalıdır. Kamu İdarelerince Hazırlanacak Faaliyet Raporları Hakkında Yönetmelik, faaliyet raporlarında yer verilecek bilgilere yönelik ilkeleri ve bu raporların hazırlanmasında izlenecek süreçleri ortaya koymaktadır. Buna göre idare faaliyet raporlarında; -İlgili idare hakkındaki genel bilgiler, -Kullanılan kaynaklar, -Bütçe hedef ve gerçekleşmeleri ile meydana gelen sapmaların nedenleri, -Varlık ve yükümlülükler, -Yardım yapılan birlik, kurum ve kuruluşların faaliyetlerine ilişkin bilgileri de kapsayan malî bilgiler, -Temel mali tablolar ve bunlara ilişkin açıklamalar, -İç ve dış mali denetim sonuçları hakkındaki özet bilgiler, -Stratejik plan ve performans programı uyarınca yürütülen faaliyetler ve performans bilgileri, yer almalıdır.   Denetim ekibi, faaliyet raporundaki bilgilerin sunum kriterlerini ve süreç gerekliliklerini karşılayıp karşılamadığını değerlendirir ve Form 7’den yararlanarak değerlendirme ve bulgularına raporda yer verir.

Faaliyet Raporu - Tutarlılık “Faaliyet sonuçlarının gösterilmesi ve değerlendirilmesinde aynı yöntemler kullanılır. Yöntem değişiklikleri olması durumunda, bu değişiklikler raporda açıklanır.” Stratejik plan ve performans programı değerlendirmesi sonucu ilgili ve ölçülebilir olduğu kanaatine varılan hedef, performans hedefi ve göstergeler (iyi tanımlanma kriterini sağlayıp sağlamadığına bakılmaksızın) tutarlılık kriteri değerlendirmesine tabi tutulur.   Kamu İdarelerince Hazırlanacak Faaliyet Raporları Hakkında Yönetmelik kurumların Faaliyet sonuçlarının gösterilmesi ve değerlendirilmesinde aynı yöntemleri kullanacağını, yöntem değişiklikleri olması durumunda bunu raporda açıklayacağını düzenlemiştir. Tutarlılık kriteri değerlendirmesi, performans programlarında ve faaliyet raporlarında sunulan performans hedefleri ve göstergeler arasındaki tutarlılığın gözden geçirilmesi vasıtasıyla gerçekleştirilir. Performans programında gerçekleştirilmesi planlanan performans hedeflerinin gerçekleşme sonuçlarının faaliyet raporunda gösterilmesi gerekmektedir. Kamu idarelerinin, performans programlarındaki göstergeleri kullanarak faaliyet raporlarında başarılarını raporlaması beklenmektedir. Denetim ekibi, faaliyet raporunda yer alan performans hedef ve göstergelerini tutarlılık kriterine göre değerlendirdikten sonra Form 8’den yararlanarak değerlendirme ve bulgularına raporda yer verir.

Tutarlılık Değerlendirmesi Örneği; Performans Programı Faaliyet Raporu Performans Hedefi Kurum için gerekli yazılım ve donanım alt yapılarının oluşturulması, var olanların sistematik olarak güçlendirilmesi sağlanacaktır. Performans Göstergeleri 1.Kurumsal sistemlerin kesilme, hata verme sayısı 1.Kurumsal sistemlerin kesilme, hata verme oranı 2.On-line olarak gerçekleştirilen uygulama sayısı 3.Doküman Yönetim Sistemini uygulamaya geçen birim sayısının toplam birim sayısına oranı ----- Slaytta tutarlılık kriteri kapsamında yapılan değerlendirmeye ilişkin örnek yer almaktadır. Kamu idaresi performans programında yer alan performans hedefine faaliyet raporunda yer vermekle birlikte performans hedefine ilişkin belirlediği 3 adet performans göstergesine aynı şekilde yer vermemiştir. Görüldüğü üzere, kurumsal sistemlerin kesilme, hata verme sayısı şeklinde belirlenen performans göstergesi, kurumsal sistemlerin kesilme, hata verme oranı olarak değiştirilmiştir. Doküman yönetim sistemini uygulamaya geçen birim sayısının toplam birim sayısına oranı şeklinde belirlenen göstergeye ise faaliyet raporunda yer verilmemiş, bunun yerine performans programında bulunmayan Doküman yönetim sistemi kapsamında elektronik ortamda gerçekleştirilen işlem sayısı göstergesine yer verilmiştir. Sonuç olarak, sözkonusu performans hedefine ilişkin belirlenen göstergeler biri dışında tutarlı bir şekilde faaliyet raporunda gösterilmemiştir.  

Faaliyet Raporu - Doğrulanabilirlik Doğrulanabilirlik, faaliyet raporunda yer alan performans bilgisinin veri kayıt sistemlerinden elde edilen son verilerle uyumlu olmasını ifade eder. Stratejik plan ve performans programı değerlendirmesinde ilgili ve ölçülebilir olduğu kanaatine varılan hedef, performans hedefi ve göstergeler (iyi tanımlanma kriterini sağlayıp sağlamadığına bakılmaksızın) doğrulanabilirlik kriteri değerlendirmesine tabi tutulur.   Doğrulanabilirlik, faaliyet raporunda yer alan performans bilgisinin veri kayıt sistemlerinden elde edilen son verilerle uyumlu olmasını ifade eder. Bu kriteri değerlendirmek için denetim ekibi, veri kayıt sistemlerinden elde edilen son verilerin faaliyet raporuna doğru biçimde aktarılıp aktarılmadığını kontrol eder. Örneğin, birim faaliyet raporunda yer alan verilerin idare faaliyet raporuna doğru aktarılıp aktarılmadığı dikkate alınır. Denetim ekibi, faaliyet raporunda yer alan performans hedef ve göstergelerini doğrulanabilirlik kriterine göre değerlendirdikten sonra Form 8’den yararlanarak değerlendirme ve bulgularına raporda yer verir.

Faaliyet Raporu – Geçerlilik/İkna edicilik Geçerlilik/İkna edicilik kriteri, planlanan ve gerçekleşen performans arasındaki sapmanın nedenlerinin inandırıcı ve geçerli olup olmadığını değerlendirmek için kullanılır. Bütçe ve performans hedeflerinin gerçekleşme durumu ile meydana gelen sapmalara ilişkin gerekçeler geçerlilik/ikna edicilik kriterine göre değerlendirilir. Bütçe ve performans hedeflerinin gerçekleşmelerinde sapmalar olması durumunda denetlenen idare, hedef ve gerçekleşme arasındaki sapmanın nedenleri hakkında açıklama getirmelidir. 5018 sayılı Kanunun 41. maddesi ile Kamu İdarelerince Hazırlanacak Faaliyet Raporları Hakkında Yönetmeliğin 18. maddesine göre idareler faaliyet raporlarında bütçe hedef ve gerçekleşmeleri ile meydana gelen sapmaların nedenlerini açıklamakla yükümlüdür.   Geçerlilik/İkna edicilik kriteri, planlanan ve gerçekleşen performans arasındaki veya hedefe ilişkin bütçedeki sapmanın nedenlerinin inandırıcı ve geçerli olup olmadığını değerlendirmek için kullanılır. Bütçe ve performans hedeflerinin gerçekleşme durumu ile meydana gelen sapmalara ilişkin gerekçeler geçerlilik/ikna edicilik kriterine göre değerlendirilir. İdare hedefler ile gerçekleşme arasındaki sapmaya ilişkin bir açıklama yapmamışsa, bu hususa idarenin hedefine ulaşamadığı ve buna ilişkin bir açıklama yapmadığı ifade edilerek raporda yer verilir. İdarenin sapmaya ilişkin açıklaması geçerli/ikna edici bulunmamış ise yine bu husus raporlanır.

Slaytta Geçerlilik/İkna edicilik kriterine göre yapılacak değerlendirmeye ilişkin örnek yer almaktadır. İdarenin performans hedefinde oluşan sapmalar için açıklama yaptığı durumlarda denetim ekibi, bu nedenlerin geçerliliğini değerlendirir. Bu nedenlerin geçerliliğini değerlendirmek için, kamu idaresinden destekleyici kanıtlar talep edilebilir. Sapmalara ilişkin kamu idaresinin gösterdiği nedenlerin ikna edici olmaması halinde denetim ekibi, bu bulgusunu raporlar. Örnekte idare üç göstergede meydana gelen sapmaya ilişkin aynı açıklamaları yapmıştır. Bu açıklamaların geçerliliği kanıtlayıcı belgelerle desteklenmelidir. Aksi takdirde sapmaya ilişkin açıklamaların ikna edici olmadığı raporlanır.   Hedef ve gerçekleşme arasında meydana gelen sapmanın pozitif olması yani gerçeklemenin hedeflenenden fazla olması halinde de idarenin sapma nedenlerini açıklaması gerekir. Aksi halde, bu durum, idarenin sapma nedenini açıklamadığı ifade edilerek raporlanır. Denetim ekibi, faaliyet raporunda yer alan performans hedef ve göstergelerini geçerlilik / ikna edicilik kriterine göre değerlendirirken Form 8’den yararlanabilir.

Faaliyet genel değerlendirme raporu 6085 sayılı Kanun madde 39; Kamu idareleri tarafından gönderilen; İdare faaliyet raporları, İçişleri Bakanlığı tarafından hazırlanan mahallî idareler genel faaliyet raporu ve Maliye Bakanlığınca hazırlanan genel faaliyet raporu denetim grup başkanlıklarınca denetim sonuçları da dikkate alınarak değerlendirilir. Performans Denetimi kapsamında faaliyet raporunun değerlendirilmesinin yanı sıra 6085 sayılı Kanunun 39. Maddesine göre Sayıştayın Faaliyet Genel Değerlendirme Raporu hazırlaması gerekmektedir. Faaliyet Genel Değerlendirme Raporu; kamu idareleri tarafından gönderilen idare faaliyet raporları, İçişleri Bakanlığı tarafından hazırlanan mahalli idareler genel faaliyet raporu ve Maliye Bakanlığınca hazırlanan genel faaliyet raporu denetim grup başkanlıklarınca denetim sonuçları da dikkate alınarak değerlendirilir.  

Faaliyet genel değerlendirme raporu Denetim grup başkanlıklarınca bu konuda hazırlanan değerlendirme raporları esas alınarak faaliyet genel değerlendirme raporu hazırlanır. Faaliyet Genel Değerlendirme Raporu ilgili destek grubu tarafından, denetim grup başkanlıklarınca hazırlanan değerlendirme raporlarının konsolide edilmesi suretiyle hazırlanacaktır.  

İdare Faaliyet Raporlarının Değerlendirilmesi Denetim Ekipleri Yapılacak İş Sorumlu Birim Bitirme Tarihi İdare Faaliyet Raporlarının Değerlendirilmesi Denetim Ekipleri 15 Haziran Genel Faaliyet Raporunun Değerlendirilmesi Maliye Bakanlığı Denetim Grubu 15 Ağustos Mahalli İdareler Genel Faaliyet Raporunun Değerlendirilmesi İçişleri Bakanlığı Denetim Grubu Faaliyet Genel Değerlendirme Raporunun hazırlanması İlgili destek grubu 31 Ağustos Slaytta Faaliyet Genel Değerlendirme Raporunun hazırlanması süreci gösterilmiştir. Buna göre, denetim ekipleri, kamu idarelerince gönderilen faaliyet raporlarını değerlendirerek 15 Haziran’a kadar başkanlığa sunacaklardır. Maliye Bakanlığı denetim grubu Genel Faaliyet Raporunun değerlendirmesini, İçişleri Bakanlığı denetim grubu da Mahalli idareler Genel Faaliyet Raporunun değerlendirmesini 15 Ağustosa kadar hazırlayacaklardır. İlgili destek grubu da denetim gruplarından gelen değerlendirme raporlarını konsolide ederek 31 Ağustosa kadar başkanlığa sunacaktır.  

İdare Faaliyet Raporu Değerlendirme Raporu A- Değerlendirmenin Dayanağı, Amacı, Yöntemi ve Kapsamı B- Değerlendirme Sonucu 1. Genel Değerlendirme (Mevcudiyet, Zamanlılık Sunum) 2. Mali Bilginin Değerlendirilmesi (Tamlık, Gerçekleşme, Dönemsellik, Sınıflandırma) 3. Performans Bilgisinin Değerlendirilmesi (Tutarlılık, Doğrulanabilirlik, Geçerlilik/İkna Edicilik 4. Diğer Bilgilerin Değerlendirilmesi Denetim ekiplerince yapılacak değerlendirmede düzenlilik denetimi sonuçları ile performans denetimi sonuçları birlikte ele alınacaktır. Buna göre, faaliyet raporunda yer alan mali bilgi; tamlık, gerçekleşme, dönemsellik ve sınıflandırma kriterlerine göre düzenlilik denetimi sonuçları da dikkate alınarak değerlendirilecektir. Performans bilgisi ise, tutarlılık, Doğrulanabilirlik ve geçerlilik/ikna edicilik kriterlerine göre değerlendirilecektir. Bir başka deyişle, performans denetiminde bu kriterlere yönelik denetim sonuçları raporlanacaktır. Mevcudiyet zamanlılık ve sunum kriterlerine göre elde edilen denetim sonuçları ise genel değerlendirme başlığı altında raporlanacaktır.Rapor formatında yer alan diğer bilgilerin değerlendirilmesi başlığı altında ise, denetim ekibi gerek görmesi halinde mali bilgi veya performans bilgisi dışında faaliyet raporunda yer alan diğer bilgilere ilişkin değerlendirmelerine yer verir. Denetim ekipleri Form 1’de yer alan soruları cevaplamak suretiyle sonuçları raporlayabilir.