DOSYA YÖNETİMİ MUSTAFA TEZCAN MART, 2017

DOSYA YÖNETİMİ NEDEN GEREKLİDİR? Bir öğretmen düşünün. Her yıl 10 farklı sınıfta derse giriyor. Her girdiği sınıfta yılda 6 yazılı yapıyor. Her sınıfın 30 öğrencisi olduğunu farz edelim. Ve bu öğretmen yazılı kağıtlarını 5 yıl saklıyor. Bu durumda bu öğretmenin arşivinde Sınıf başına 5 yılda 5x6=30 yazılı 10 sınıf için 5 yılda 30x10=300 yazılı Her yazılıya giren 30 öğrenci için toplamda 5 yılda 300x30=9000 yazılı kağıdı demektir.

DOSYA YÖNETİMİ NEDEN GEREKLİDİR? Bu öğretmenin bütün yazılı kağıtlarının bir arada bulunduğunu farz edersek: Bir müfettiş 4 yıl önceki bir öğrencinin 2.dönem 2.yazılı kağıdını görmek istedi. Bu öğretmen o yazılı kağıdını nasıl bulabilecek?

DOSYA YÖNETİMİ NEDEN GEREKLİDİR? Ya da öğretmen bu yazılı kağıtlarını her biri bir yıl olacak şekilde 5 farklı koli, Her koli içinde her yazılı için bir poşet olacak şekilde 6 poşet, Her poşetin içinde her sınıf için bir dosya olacak şekilde 10 dosya, Şeklinde arşivlerse istediği yazılı kağıdını bulması ne kadar kolay olur?

DOSYA YÖNETİMİ NEDEN GEREKLİDİR? Dosya yönetimi bütün kağıtların bir arada olduğu örnekte olduğu gibi zaman ve emek israfını önlemek için oldukça gereklidir. Ayrıca evrak kaybını engellemek adına da önemlidir.

TEMEL KAVRAMLAR Dosya: Bilgisayardaki en küçük veri birimidir. (Bellek kapasite birimlerinin en küçüğü olan Bit ile karıştırmayınız.)

TEMEL KAVRAMLAR Klasör (Dizin): Bir ve ya bir çok dosyayı barındırabilen veri birimleridir. Yeni bir klasör eklemek için, eklemek istediğiniz yere farenin sağ tuşuna tıklayarak Yeni – Yeni Klasör komutunu kullanabilirsiniz. Ctrl + Shift + N Kısa yolu ile de klasör oluşturabilirsiniz.

TEMEL KAVRAMLAR Sürücü (Ana Dizin): Fiziksel bir belleğin sanal görüntüsüdür. Dosya ve klasörler bu birimlerin içinde bulunur. Örneğin aşağıdaki şekilde görülen Yerel Disk (C) ve Depo (D) birer sürücüdür. Aynı sabit diskin (Harddisk) 2 sanal parçası veya 2 farklı sabit diskin (Harddisk) sanal görünümleridir.

TEMEL KAVRAMLAR Kopyalama: Olan bir dosya veya klasörden bir tane daha oluşturmaktır. Klasörler kopyalandığında içerdiği dosyalar da kopyalanır. Ctrl + C (Kopyala), Ctrl + V (Yapıştır) Kısa yolu ile uygulanabilir. Veya seçilen dosya(lar) ve klasör(ler)e farenin sağ tuşu ile tıklanarak “Kopyala” komutu ve dosya(lar) ve klasör(ler)i oluşturmak istediğiniz yere farenin sağ tuşu tıklayarak “Yapıştır” komutunu kullanabilirsiniz.

TEMEL KAVRAMLAR Taşıma: Olan dosya ve ya klasörü tekrar oluşturmaksızın yer değiştirmektir. Ctrl + X (Kes), Ctrl + V (Yapıştır) Kısa yolu ile uygulanabilir. Veya seçilen dosya(lar) ve klasör(ler)e farenin sağ tuşu ile tıklanarak “Kes” komutu ve dosya(lar) ve klasör(ler)i oluşturmak istediğiniz yere farenin sağ tuşu tıklayarak “Yapıştır” komutunu kullanabilirsiniz.

TEMEL KAVRAMLAR Silme: Silme 2 türlüdür. Geri Dönüşüm Kutusuna gönderme (3 Yolu vardır.) Dosya ve ya klasörü farenin sol tuşuna basılı tutarak sürükleyip geri dönüşüm kutusu simgesinin üzerine bırakmak Dosya veya klasörün üzerine farenin sağ tuşuyla tıklayıp sil komutunu seçmek Dosya veya klasörü seçerek klavyenin delete (Del) tuşuna basmak Kalıcı olarak silme Geri dönüşüm kutusuna attığınız dosya veya klasörü geri dönüşüm kutusu içinden de silerseniz kalıcı olarak silinir. Dosya veya klasörü seçerek Shift + delete tuşlarına basarak kalıcı olarak silersiniz.

TEMEL KAVRAMLAR Yeniden adlandırma: Seçilen dosya veya klasörün ismini yeniden düzenlemektir. 1.Yol: Dosya veya klasörün simgesine bir kez tıklayarak 1 saniye bekledikten sonra ismine bir kez tıklanınca düzenlenebilir. 2.Yol: Dosya veya klasörün simgesine farenin sağ tuşuyla tıklayarak Yeniden adlandır komutunu seçmek 3.Yol: Dosya veya klasöre tıklayarak klavyenin F2 tuşuna basmak.

DOSYA UZANTISI

BAŞLICA DOSYA UZANTILARI

KURAL Aynı klasör içinde aynı isim ve uzantıya sahip birden fazla dosya bulunamaz.