ZAMAN YÖNETİMİ Yrd. Doç. Dr. Özlem BALABAN

Zaman nedir? Zaman, kullanılmayan kısmı yok olup giden önemli bir sermayedir. Arka arkaya dizilmiş olayların ve olguların algılanmasıdır. Olayların geçmişten bugüne gelip geleceğe doğru birbirini izlediği kesintisiz süreçtir. İş yapabilmek için gereksinim duyulan süredir. Zaman asla tutulamayan, yavaşlatılamayan, baştan başlatılamayan ve herkes için eşit olan tek kaynaktır. Zamanı iyi kullanmak hayatı doğru kullanmak ve verimli sonuçlar alabilmektir. Nesnel zaman: Doğal olaylar ya da saat gibi araçlar yardımıyla ölçülebilen zamandır. Öznel zaman: Bireyin psikolojik durum ve niteliğe bağlı olarak hissedilen ya da algılanan zamandır.

Zaman Yönetimi Zaman yönetimi; zamanı etkili ve verimli olarak kullanma ve denetleme yeterliliği olarak tanımlanmaktadır. Zaman yönetimi, günümüzde özellikle yönetici yetiştirme ve yöneticilik yeterliklerinin geliştirilmesine yönelik programlarda oldukça önemli bir yere sahiptir. “Zaman yönetimi”, amaçlara ve hedeflere ulaşmak için kıt bir kaynak olan zamanı verimli kullanma çabasıdır. Zaman yönetimi için temelde gerekli olan iş ortamı değil, bireyin zihinsel olarak bu konuda kendisini hazır hissetmesidir. Bu durumda zaman yönetiminin bir öz yetenek olduğunu söylemek mümkündür .

Zamanın kendine özgü yönleri Zaman herkese eşit dağıtılmış kıt bir kaynaktır, Zaman geri döndürülemez, Zaman biriktirilemez, Zaman alınıp satılan bir meta değildir, Zaman çoğaltılamaz, Zaman yönetimi karar ve planlama ile ilgilidir.

Zaman Yönetiminin Önemi Zaman yönetimi modern iş yaşamında önemli bir konu haline gelmiştir. Gelişen teknoloji, karmaşıklaşan örgüt ve toplum yapısı, bireylere daha fazla ve çeşitli işler yüklediğinden bu işlerin zamanında yapılması, işlere ilişkin yapılacak eylemlerin zamana göre planlanmasını zorunlu kılmaktadır. Zaman yetersizliği giderek çağımız insanının önemi artan bir sorunu ve zaman yönetimi, yönetim biliminin ilgi çeken bir alanı haline gelmektedir.

Zaman Yönetimi Yaklaşımları 1. Düzenli Yaşam Yaklaşımı Bu yaklaşım, genellikle üç alandaki düzenleme üzerinde odaklanır: a) Nesneleri düzenlemek: Anahtarlardan bilgisayar ekranlarına, dosyalama sistemlerinden evrak dolaplarına, büro alanından mutfak alanına kadar her şeye çekidüzen vermek. b) Görevleri düzenlemek: Basit listelerden karmaşık planlama tablolarına ve proje yönetimi yazılımlarına kadar çeşitli araçlar kullanarak, “yapılacak işleri” bir düzene ve sıraya sokmak. c) İnsanları düzenlemek: Gerek kendinizin gerekse başkalarının yapabileceği işleri tanımlamak, yetki devretmek, olup bitenlere hâkim olmak için izleme sistemleri oluşturmak

Zaman Yönetimi Yaklaşımları-2 2. Savaşçı Yaklaşım: Bazen yapılacak işler, üstesinden gelebileceğimizden çok daha fazla olur. Bu işleri bitirmek için savaşmamız gereken birçok zaman tuzağı vardır. Bu yaklaşım, tuzaklarla savaşma yollarını bize gösterir ve yaratıcı işlere girişmeden önce sakin, rahatsız edilmeden kullanabileceğimiz şu teknikleri içerir : Kendini Yalıtmak: Sekreterini devreye sokmak, kapıları kapatmak telesekreter kullanmak ve anlamsız iletişimleri reddetmek, Yalnız Kalmak: Rahatsız edilmemek için yalnız kalınabilecek bir yere çekilmek, Yetki Devretmek: Önemli işlere zaman ayırabilmek için başkalarına görev vermek.

Zaman Yönetimi Yaklaşımları-3 3. Hedef Belirleme Yaklaşımı Bu yaklaşım temelde, kısa, orta ve uzun vadeli hedefler doğrultusunda motive etmek esasına dayanır. Kişilerin gündelik ve haftalık yapacağı işleri düzenlemesi ve plan yapması zaman yönetiminde önemlidir. 4. ABC Yaklaşımı Bu yaklaşım, “istediğinizi yapabilirsiniz ama her şeyi yapamazsınız” diyen bir yaklaşımdır. Öncelikle çabaların en önemli işler üzerinde yoğunlaştırılması gerektiğini vurgular. ABC yaklaşımının sağladığı kolaylıklar; Kayıpları en aza indirger, Her gün etkin bir şekilde planlanır, Bir işin önemine göre ona vakit ayrılır. ABC yaklaşımı, hedef yaklaşımından esinlenir ve çabaların öncelikle, en önemli işler üzerinde yoğunlaştırılmasını hedefler. Bu yaklaşımın güçlü ve zayıf yanları aşağıdaki gibidir: Güçlü Yanları: Bu, “önemli işlere öncelik” yaklaşımıdır. Düzen ve ardışıklık sağlar. Bu yaklaşım yapılacak işlerle, öncelikli görevler arasındaki farkı anlamamızı sağlar

Zaman Yönetimi Yaklaşımları-4 5. Sihirli Araç Yaklaşımı Sihirli araç yaklaşımı, zaman yönetimi yaparken doğru araç ve gereçlerin kullanılmasını gerekliliğini savunur. Doğru planlamanın, doğru takvimin, doğru bilgisayar programının, doğru masa üstü ya da diz üstü bilgisayarın bize yaşam kalitesi oluşturma gücünü vereceği varsayımına dayalı bir yaklaşımdır. Doğru araçların kullanımı, ev kurmaktan yaşam kurmaya kadar hayatımızda ciddi farklar ortaya çıkarabilir.

Zaman Yönetimi Yaklaşımları-5 6. Beceri Yaklaşımı Beceri yaklaşımı, zaman yönetiminin temelde, belli tekniklerin kullanılarak gerçekleştirildiği bir aktivite olduğuna vurgu yapar. Planlamaya önem vermek, yetki devretmek, hayır demek gibi belli tekniklerin kullanılarak başarılı bir zaman yönetiminin mümkün olduğunu savunur. Bu yaklaşımla, kuruluşun değer verdiği mesleki beceriler açısından ilerleme kaydetmek mümkündür.

Zaman Yönetimi Yaklaşımları-6 7. İyileştirme (Rehabilitasyon) Yaklaşımı Davranış tarzımızı belirleyen çevre, kalıtım ve diğer etkilerin sonucunda ruh dünyasında temel eksiklikler oluşabilmektedir. Çocuklukta ya da çevre baskısıyla benimsenen “insanların hoşuna gitme” güdüsüyle birey mükemmeliyetçi haline gelebilir. Bu kişiler aşırı iş üstlenme, yetki devretmekten korkma eğilimlidir. İyileştirme yaklaşımı, davranış tarzımızdaki sorunun kökleri üzerinde odaklanmakta ve çözüm önermektedir. Önerilen çözüm, zaman yönetimi sorunlarını yaratan psikolojik ve sosyolojik yetersizliği iyileştirmektir

Zaman Yönetimi Yaklaşımları-7 8. Kendini Akıntıya Bırakma Yaklaşımı Bu yaklaşım zaman yönetimi ile ters düşen hatta karşı çıkan bir yaklaşımdır. Bu yaklaşıma göre, asıl olanın kişinin zamanını yönetmesi değil, zaman içinde kendini doğal akışla bütünleştirmesidir ki bu açıdan kişisel zaman yönetimine herhangi bir katkı sağlamaz. Çünkü , bireysel sorumluluk, insanın kendini zamanın akışına bırakmayı değil, zamanını ve dolayısıyla yaşamı yönlendirmeyi gerektirir.