AFTER NOMINATION INFO SESSION 2017-2018

YAPILACAKLAR Öğrenci Karşı Kurum Başvuru Yurt/Konaklama Ders seçimi / Öğrenim Anlaşması Pasaport/Vize/Oturum İzni Sağlık Sigortası Seyahat & Finansal Planlama

YAPILACAKLAR IRO Karşı Kurum Başvuru sürecine destek ÖA, SÜ FYK onayları Hibe Sözleşmesi & Hibe Ödemeleri IRO Seyahat Destek Bursu Ödemeleri C1 Dil Belgesi&Vize için Yazı

Değişim Akademik Danışmanı YAPILACAKLAR Değişim Akademik Danışmanı Karşı kurumda öğrencinin almak istediği dersleri incelenmesi Derslerin SU kredi karşılıklarını ve SU’da sayılacak ders cinsini belirlenmesi Öğrenci değişimdeyken yaşayabileceği akademik sorunlarda öğrenciye destek olunması

İLETİŞİM IRO http://iro.sabanciuniv.edu suoutgoing@sabanciuniv.edu https://suoutgoing.youcanbook.me/ Gülin Karahüseyinoğlu (9367) Selen Karacanoğlu (9644)

ÖĞRENCİ KARŞI KURUM BAŞVURU SÜRECİ Başvuru Başvuru sırasında -Karşı kurumdan gelen emailleri IRO’yla paylaşmak -IRO’yla iletişim halinde kalmak Başvuru sırasında -Bilgilendirme emaili aldım/almadım -Başvurumu yapıyorum -Başvurumu tamamladım Başvuru belgeleri -Email ekinde scan kopya -Online olarak upload -Posta (DHL ile ücretsiz gönderi-IRO) -Departmental Coordinator: SU Exchange Danışmanınız Institutional Coordinator: Evrim Güngör Devecioğlu KARŞI KURUM BAŞVURU SÜRECİ

Başvuru tamamlandIktan sonra Karşı kurumdan “başvurunu aldık” onayı alınması Karşı kurumdan onay gelmediyse email atarak teyit isteme

Dİkkat etmenİz gerekenler YURT Karşı kurum yurt garantisi veremeyebilir. Yurt seçeneği yoksa/çıkmama ihtimali varsa diğer opsiyonları inceleyin. Yurt/Konaklama ile ilgili bilgileri dikkatlice okuyun, imzaladığınız/kabul ettiğiniz koşulları anladığınızdan emin olun!

Dİkkat etmenİz gerekenler VİZE- Öğrenci Sorumluluğundadır Gideceğiniz ülkenin vize süreci başvuru bilgilerine konsolosluk/büyükelçilik vasıtasıyla en doğru/güncel bilgiye ulaşın. Bütün süreçte olduğu gibi vize sürecinizde de bilgilerimizi sizlerle paylaşıyoruz ancak IRO ofisi vize sürecinden sorumlu değildir. Vize süreciyle ilgili profesyonel yardım almak istiyorsanız danışmanlık acentalarına başvurabilirsiniz. Vize süreci uzun sürebilmektedir. Çok erken başvurulmalı !!! Yeşil Pasaport sahipleri de gidecekleri ülkede 90 günün üzerinde kalacakları için Öğrenci Vizesi almalıdırlar Yanlış vize türü ile ülkeye giriş yapmaya çalışanlar geri gönderilirler Karşı kurumdan gelecek kabul mektubunu takip ediniz. Bu evrak vize başvurusu için gerekli! Vize ücretleri ülkeden ülkeye değişmekte!

DİKKAT/ONEMLİ Çek Cumhuriyeti Hollanda Hong Kong Slovenya İsveç Belgeler Çek dilinde isteniyor, çeviri Zaman alabiliyor Hollanda Karşı kurum vize başvurusunu yapıyor 3 aya kadar sürebiliyor Hong Kong Karşı kurum vize başvurusunu yapıyor. Karşı kurumdan cevap gelince burdan vize “label”ınızı alabiliyorsunuz. Slovenya Öğrenci vizesi başvurusunu sadece Ankara’dan kabul ediyorlar. İsveç Oturum izni başvuru yapmak gerekiyor. *En güncel bilgileri lütfen konsoloslukların resmi websitelerinden veya konsolosluk/elçiliği telefonla arayarak öğreniniz.

PASAPORT Pasaport Harç Muafiyeti İmzalı ve kaşeli- öğrenci belgesinin aslı yeterli Pasaport başvurusu yapacağı (nereden/hangi Emniyet Müdürlüğünden randevu almışsa) yere bu belgeyi diğer istenilen evraklarla birlikte teslim etmesi gerekiyor. 25 yaşın altı öğrenciler için geçerli ve 1 yıllık

Seyahat&fİnansal planlama Uçak Bileti Uçak biletinizi vizeniz çıkmadan önce almanızı tavsiye etmiyoruz. Bu karar kendi sorumluluğunuzdadır! Yaşam Koşulları&Masraflar Gideceğiniz ülkeyle ilgili genel yaşam masrafları&standartlarıyla ilgili bilgi sahibi olmanızda fayda var. Karşılaşacağınız başlıca masraflar Bilet masrafları, vize başvuru ücretleri, sigorta ve konaklama masrafları

Zorunlu sağLIK sİGORTASI Sağlık Sigortası Seyahat sağlık sigortası yerine tam kapsamlı özel sağlık sigortası yaptırılmalı Yaptıracağınız sigortanın bir kopyasını da bizimle paylaşmanız gerekmektedir. SGK’nın anlaşmalı olduğu ve sağlık sigortası uygulamalı ülkeler: İngiltere,Almanya, Hollanda, Belçika, Avusturya, Fransa, Çek Cumhuriyeti , Romanya Anlaşmaların içerikleri ülkeden ülkeye farklılık göstermekte. Anlaşmaların içerikleri ve izlenecek prosedürleri bağlı bulunduğunuz SGK şubesinden öğreniniz. http://www.sgk.gov.tr/wps/wcm/connect/SGK+Internet/emeklilik/yurtdisi_islemler/yurtdisi_saglik_islemleri/ * Not: Fransa’daki okullar SGK sigorta uygulamasını kabul etmemekte! Sağlık sigortasının gidiş ve dönüş tarihlerini kapsadığından emin olunuz

Erasmuslar için OLS (ONLINE LINGUISTIC SUPPORT)- zorunlu Erasmus programına katılan tüm öğrenciler, AB komisyonunun dil seviye tespit sınavını gitmeden önce ve döndükten sonra olmak üzere 2 kez almak zorundadırlar. Sınav online olarak düzenlenmektedir. Sınavdan geçme-kalma söz konusu değildir, sadece dil seviyesini tespit etmeye yöneliktir. Dileyenler online kurs da alabilir. Tüm Erasmus öğrencilerine süreç kapsamında OLS hakkında detaylı bilgi verilecektir.

ÖĞRENİM ANLAŞMASI / LEARNING AGREEMENT ÖĞRENİM ANLAŞMASI = DEĞİŞİM DÖNEMİ DERS KAYIT & DENKLİK BELGESİ SU öğrenim anlaşması ders kayıt belgesi niteliğinde olduğundan, yapılan yönlendirmelere uyunuz ve verilen son tarihlere kadar belge işlemlerinizi tamamlayınız. Danışmanlarınıza sistem üzerinden gönderdiğiniz eşlenik talepleri verilen son tarihler sonrasına sarkamaz!! Derslerinde değişiklik yapmayan öğrenciler için öğrenim anlaşması ilk sayfanın onayının tamamlanması, değişiklik yapan öğrenciler için ise öğrenim anlaşmasının her iki sayfasının (ilk sayfa ve add/drop sayfası) doldurup onaylanması gerekmektedir Değişim döneminde hem SU hem de partner kurum öğrenim anlaşmalarının takibini yapmanız gerekebilir, bu konuya özellikle dikkat etmeniz gerekmektedir Son tarihlerden sonra iletilen öğrenim anlaşmaları hiç bir şekilde kabul edilmeyecektir! Lütfen websitemizde bulunan öğrenim anlaşması klavuzunu dikkatlice okuyunuz ÖNEMLİ NOT Karşı kurum LA SU LA

ÖĞRENİM ANLAŞMASI / LEARNING AGREEMENT ÖĞRENİM ANLAŞMASI = DEĞİŞİM DÖNEMİ DERS KAYIT & DENKLİK BELGESİ En az 20 ECTS En fazla 40 ECTS ders alınmalı Değişim danışmanları, alınan derslerin ECTS kredilerini SU kredisine çevirirken 2 ECTS=1 SU Kredisi şekliden çevirir. 0.5 ve üzeri buçuklu krediler bir üste yuvarlanır ( Örn: 2.7 Sü kredisi yerine 3 SÜ kredisi…) ÖA’da dersleri mutlaka kodları ile yazın, aksi takdirde not girişlerinde sorunlar yaşanmaktadır! ÖA’da imzalanması gerekli hiçbir alan boş kalmamalıdır!

ÖĞRENİM ANLAŞMASI / LEARNING AGREEMENT Dikkat Mezuniyet kriterlerinize dikkat! Sorumluluk öğrenciye aittir! Mezuniyet takibi için sistem: http://mysu.sabanciuniv.edu/sr/en/degree-evaluation 4.Sınıfta değişime giden MDBF öğrencileri: ENS 491 dersinin değişim döneminde alınmasına izin verilmiyor! ENS 492 gibi bitirme derslerini değişim döneminde devam ettirecek olan öğrenciler, ilgili öğretim üyesi ve Fakülte ile iletişime geçmeli! ÖA’da bu dersler yer almaz.

ONLINE ÖA/LA Learning Agreement Geçmişteki karşılıklar değişebilir, bu karşılıklar danışmana öneri niteliğindedir Geçmişte alınan derslerin program bazında karşılıklarının olduğu veritabanı Karşı kurumda açılan dersler, ÖA/LA veritabanı havuzunda varsa, belgenizi oluşturmak için eşleşen dersleri seçin. Dikkat: Veritabanında gördüğünüz dersler partnerda açılan dersler anlamına gelmiyor. Havuzda karşı kurumda açılıp da almayı istediğiniz tüm dersler olduğunda, bu dersleri seçip, ÖA/LA formunuza ekleyip, ÖA/LA formunuzu danışmanınıza onay gönderin. Karşı kurumda açılan dersler, ÖA/LA veritabanı havuzunda yoksa, almayı istediğiniz yeni dersleri new course request olarak danışmanınıza sistem üzerinden onay gönderin. Danışmanınız, dersin SU karşılığı ve kredisini belirleyerek, bu yeni dersi havuza tanımlayacak.

ÖA Akademİk danIşmanlarI FASS Cultural Studies: Ateş Altınordu Economy: İnci Gümüş Political Sciences: Ayşe Betül Çelik Visual Arts and Visual Communication Design: Erdağ Aksel International Studies: Kerim Can Kavaklı Conflict Analysis and Resolution: Emre Hatipoğlu Psychology: Achille Pasqualotto  Art Theory and Criticism:  Bratislav Pantelic SOM Management : Remzi Gözübüyük-Ronan Jouan de Kervenoael MBA : Tevhide Altekin-Burçin Bozkaya FENS Computer Science : Yücel Saygın Electric Engineering  : İlker Hamzaoğlu Manufacturing Systems/Industrial Engineering : Kemal Kılıç-Barış Balcıoğlu Material Science : Mehmet Ali Gülgün Mechatronics : Kürşat Şendur Biology : Levent Öztürk

KREDİ/NOT TRANSFERİ Partner kurumda alınan notlar, akademik kurulca onaylanmış dönüşüm tablolarına göre transfer edilecektir Tablo için: http://iro.sabanciuniv.edu/en/students/exchange/outgoing/credit-and-grade-transfer Aldığınız derslerin mutlaka harf notları olmalıdır. Pass/Fail notlu dersleri almayın veya bu dersleri veren öğretim üyelerinden not vermesini isteyin. Almayı düşündüğünüz tüm dersler için not durumunu mutlaka partner kurum ile görüşün!

DEĞİŞİM DÖNEMİ TRANSCRIPT Transcriptin not girişinin yapılabilmesi için IRO’dan Selen Karacanoğlu’na teslim edilmesi gerekmektedir. Notlar mutlaka zamanında SU’ya ulaşmalıdır. Transcriptin orijinali olmadan not girişi yapılamadığından orijinal transcriptinizin SU’ya ulaştığından emin olunuz. Değişim dönemine ait transcript takibinden tamamen öğrenci sorumludur! Transcriptinizin mümkünse İngilizce olarak gönderilmesini isteyin. Mümkün değilse, ders isimlerini İngilizce’ye çeviren bilgi notunu ÖK’ya iletin. Öğrenim anlaşmanızdaki ve transcriptinizdeki dersler & kodlar birebir eşleşmelidir. Öğrenim anlaşmanız ders kayıt belgeniz olduğu için, öğrenim anlaşmasında olup, transcriptte görünmeyen dersler sisteme F olarak işlenir. Transcirptte görünüp, öğrenim anlaşması ilk veya ikinci sayfasında bulunmayan dersler sisteme işlenmez. Notlar SU sisteme girildikten sonra öğrenim anlaşmasında geriye dönük işlem yapılmaz. SÜ Burs hakkından yararlanmak isteyen öğrenciler, Burs Komitesi’nin toplanma tarihine dikkat etmelidir. Transcriptlerini en geç Haziran’da bize teslim etmeleri gerekmektedir ve bunun sorumluluğu öğrenciye aittir. Mezuniyet durumu olan öğrenciler karşı kurumun akademik takvimini dikkatle incelemeli ve transcript takibini bu şekilde yapmalıdır. Her okulun transcript gönderme tarihi farklıdır ve bu takibi yapmak öğrencinin sorumluluğundadır

HİBE&BURS ÖDEMELERİ BURS HİBE ÖNEMLİ NOT: Hibe ödemeniz kendi adınıza açtırdığınız Akbank Euro hesabınıza yapılır! Başka bankalara ödeme yapılmaz! Hibe ödemesi yapılması için, öğrenci hareketliliği hibe sözleşmesinin tam olarak doldurulup, IRO’ya teslim edilmesi gerekmektedir. SU’da yurt bursu olan öğrencilerin 1 dönemlik yurt bursu tutarlarının YÖK kuralı gereği 2/3’lük kısmı öğrencilere Öğrenci Kaynakları tarafından dönem başlangıcı sonrası ödenir. Öğrencilerin planlanan toplam hibe miktarının %70’i öğrenci değişime gitmeden önce ödenmektedir.

HİBE&BURS ÖDEMELERİ Hibe Planlanan kalış süresinden daha az süre programa dahil olan öğrenciler, kaldıkları süreye denk gelen hibe tutarını alırlar. Öğrencilerimize en fazla 4.5 aylık olmak üzere kalış tarihine denk gelen ödemeler yapılacaktır. Lisans öğrencilerinin SU’dan aylık veya dönemlik olarak aldığı nakit bursu varsa bu ödeme kesilmez ve SU’daki burs ödemeleri ile ilgili yönerge ve prosedürler çerçevesinde devam eder. ÖNEMLİ NOT: Yüksek lisans ve doktora öğrencilerinin çalışma karşılığı aldıkları burslar değişim döneminde çalışmayacakları için devam etmez; dondurulur. Burs Komitesi Temmuz ayında toplanmaktadır. Exchange döneminde aldığınız derslerin başarı bursu için ortalamanıza eklenmesini istiyorsanız en geç Haziran’a kadar transcriptlerinizin bize ulaşması gerekmektedir.

BELGELER ERASMUS GLOBAL EXCHANGE Gitmeden Önce 1. Kabul mektubunun kopyası 2. Sigorta belgesinin kopyası 3. Öğrenim Anlaşması Sf 1 4. Sözleşme 5. OLS 1 Sınavı 6. UIO Değerlendirme Anketi Gitmeden Önce 1. Sigorta belgesinin kopyası 2. Öğrenim Anlaşması Sf 1 3. UIO Değerlendirme Anketi 4. Ucak Bilet Faturası ve Yol beyan Formu (Yol destek hibesi alanlar için) Değişimde İken 1. Öğrenim Anlaşması Sf 2 (Değişecek ise) Döndükten Sonra 1. Katılım Sertifikası 2. TOR (Transkript) (Orijinal) 3. OLS 2 Sınavı 4. Erasmus Bireysel Katılımcı Anketi (Online) 3. Değişim Dönemi Final Rapor Anketi (Online) 4. Uçak Biniş Kartları (Yol destek alanlar için)

Daha önce değişime giden diğer öğrenciler ile iletişime geçin. OlasI problemler Akademik problemler için öncelikle mutlaka gittiğiniz kurumdaki akademik danışmanınız ile iletişime geçiniz. İkinci adım olarak ise SU değişim danışmanınız ile iletişime geçebilirsiniz. Öğrenim anlaşmasında belirtilen bir dersin açılmaması veya her hangi bir sebeple bahsi geçen dersi alamamanız durumunda panik olmayın! Bahsi geçen ders yerine geçebilecek alternatifleri inceleyin, SU değişim danışmanınızdan destek isteyiniz. Daha önce değişime giden diğer öğrenciler ile iletişime geçin. Herhangi bir kaza veya polisiye durumda derhal şehrinizde bulunan (ya da yakın şehirlerdeki) Türk Konsolosluğunu ve IRO’yu bilgilendirin. Olası problemler: Yurt ile ilgili problemler, maddi sorunlar, önyargı & ayrımcılık.

Öğrenim anlaşması ile ilgili önemli tarihler ve süreçler için la@sabanciuniv.edu adresinden gelecek maillere dikkat etmenizi önemle rica ederiz! Değişim programları ile ilgili diğer süreçler için ise suoutgoing@sabanciuniv.edu adresinden gelecek maillere dikkat etminizi önemle rica ederiz!

Erasmus+ Öğrencİ Beyannamesİ Bu beyanname Erasmus+ hak ve yükümlüklerinizi belirtir, Erasmus + deneyiminizin her adımında gönderen ve ev sahibi kurum/ kuruluşlarınızdan beklentilerinizin neler olabileceği konusunda size bilgi vermektedir Link: http://www.ua.gov.tr/docs/default-source/erasmus-program%C4%B1- dosyalar%C4%B1/erasmus-student-charter-print_tk.pdf?sfvrsn=0