AFTER NOMINATION INFO SESSION

... konulu sunumlar: "AFTER NOMINATION INFO SESSION"— Sunum transkripti:

1 AFTER NOMINATION INFO SESSION 2018-2019

2 1- Gitmeden önceki süreçler/yapılması gerekenler
2- Değişim esnasında 3- Döndükten sonraki süreçler/yapılması gerekenler 4- Önemli bilgiler 5- Öğrenim Anlaşması Süreci 6- Belgeler

3 GİTMEDEN ÖNCE….

4 ÖĞRENCİ 1- Karşı Kurum Nominasyon ve Başvuru Süreci 1. BAŞVURU
Karşı kurumdan gelen leri IRO’yla paylaşmak 2. BAŞVURU SIRASINDA - IRO’yla iletişim halinde kalmak - Bilgilendirme i aldım/almadım - Başvurumu yapıyorum -Başvurumu tamamladım 3. BAŞVURU BELGELERİ - Genellikle ekinde scan kopya - Online olarak upload - Posta (DHL ile ücretsiz gönderi-IRO) Departmental Coordinator: SU Exchange Danışmanınız Institutional Coordinator: Evrim Güngör Devecioğlu 4. BAŞVURU TAMAMLANDIKTAN SONRA Karşı kurumdan “başvurunu aldık” onayı alınması Karşı kurumdan onay gelmediyse atarak teyit isteme ÖĞRENCİ

5 2- Pasaport/Vize/Oturum İzni Dikkat etmeniz gerekenler !!!
Vize işlemlerine başlamadan önce –varsa- pasaportunuz geçerlilik tarihlerini kontrol ediniz Vize başvurusu öğrencilerimizin SORUMLULUĞUNDADIR ! Kişisel olarak yapılır ! Gideceğiniz ülkenin vize süreci başvuru bilgilerine konsolosluk/büyükelçilik vasıtasıyla en doğru/güncel bilgiye ulaşın. IRO ofisi vize sürecinden sorumlu değildir. Vize süreciyle ilgili profesyonel yardım almak istiyorsanız danışmanlık acentalarına başvurabilirsiniz. Vize süreci uzun sürebilmektedir. Çok erken başvurulmalı !!! Yeşil Pasaport sahipleri de gidecekleri ülkede 90 günün üzerinde kalacakları için Öğrenci Vizesi almalıdırlar. Yanlış vize türü ile ülkeye giriş yapmaya çalışanlar geri gönderilirler. Karşı kurumdan gelecek kabul mektubunu takip ediniz. Bu evrak vize başvurusu için gerekli! Vize ücretleri ülkeden ülkeye değişmekte!

6 ÇEKYA Belgeler Çek dilinde isteniyor, çeviri ! Zaman alabiliyor.
ÖNEMLİ !!! HONG KONG Karşı kurum vize başvurusunu yapıyor Karşı kurumdan cevap gelince burdan vize “label”ınızı alabiliyorsunuz. HOLLANDA Karşı kurum vize başvurusunu yapıyor. 3 aya kadar sürebiliyor. ÇEKYA Belgeler Çek dilinde isteniyor, çeviri ! Zaman alabiliyor. İSVEÇ Zaman alabiliyor. Oturum izni başvuru yapmak gerekiyor. ALMANYA Vize başvurusnun erken yapılması gerek. Kabul mektubu gelir gelmez yapılmalı. SLOVENYA Öğrenci vizesi başvurusunu sadece Ankara’dan kabul ediyorlar. En güncel bilgileri lütfen konsoloslukların resmi websitelerinden veya konsolosluk/elçiliği telefonla arayarak öğrenebilisiniz.

7 3-Pasaport Harç Muafiyeti - İmzalı ve kaşeli- öğrenci belgesinin aslı yeterli - Pasaport başvurusu yapacağı (nereden/hangi Emniyet Müdürlüğünden randevu almışsa) yere bu belgeyi diğer istenilen evraklarla birlikte teslim etmesi gerekiyor yaşın altı öğrenciler için geçerli ve 1 yıllık Not: Pasaport geçerlilik tarihlerinizi exchange gitmeden önce kontrol ediniz.

8 4- Zorunlu Seyahat Sağlık Sigortası - Değişime katılacak olan Erasmus+ Programı öğrencileri, tam kapsamlı “Öğrenci Seyahat Sağlık Sigortası” ya da “Yurtdışı Eğitim Seyahat Sağlık Sigortası” yaptırarak poliçelerinin bir kopyasını exchange.sabanciuniv.edu sistemine yüklemelidir. - Seyahat sağlık sigortası yerine tam kapsamlı özel sağlık sigortası yaptırılmalı. - Sağlık sigortasının gidiş ve dönüş tarihlerini kapsadığından emin olunuz. - SGK’nın anlaşmalı olduğu ve sağlık sigortası uygulamalı ülkeler: İNGİLTERE,ALMANYA, HOLLANDA, BELÇİKA, AVUSTURYA, FRANSA, ÇEK CUMHURİYETİ , ROMANYA. Anlaşmaların içerikleri ülkeden ülkeye farklılık göstermekte. Anlaşmaların içerikleri ve izlenecek prosedürleri bağlı bulunduğunuz SGK şubesinden öğreniniz. - Fransa’daki okullar SGK sigorta uygulamasını kabul etmiyor! - Almanya’ya gidecek olan öğrenciler AT11 ve Çek Cumhuriyeti’ne gidecek olan öğrenciler CZ111 belgelerini teslim edebilirler. Öğrencilerimiz, bu belgeyi almak için Sigorta Kurumu’na iletilmesi gereken Erasmus katılımını gösteren belgeyi ofisimizden temin edebilirler. - Sigorta yaptırılmadan önce partner üniversite ile iletişime geçerek, sigortanın partner üniversite tarafından kabul edilip edilmeyeceğine dair teyit alınmalıdır. - Yaptıracağınız sigortanın bir kopyasını da bizimle paylaşmanız gerekmektedir.

9 5-Seyahat&Finansal planlama
Uçak Bileti Uçak biletinizi vizeniz çıkmadan önce almanızı tavsiye etmiyoruz. Bu karar kendi sorumluluğunuzdadır! Yaşam Koşulları&Masraflar Gideceğiniz ülkeyle ilgili genel yaşam masrafları&standartlarıyla ilgili bilgi sahibi olmanızda fayda var. Karşılaşacağınız başlıca masraflar Bilet masrafları, vize başvuru ücretleri, sigorta ve konaklama masrafları

10 6- Erasmus Programları için OLS (ONLINE LINGUISTIC SUPPORT)- zorunlu !!!
Erasmus programına katılan tüm öğrenciler, AB komisyonunun dil seviye tespit sınavını gitmeden önce ve döndükten sonra olmak üzere 2 kez almak zorundadırlar. Sınav online olarak düzenlenmektedir. Sınavdan geçme-kalma söz konusu değildir, sadece dil seviyesini tespit etmeye yöneliktir. Dileyenler online kurs da alabilir. Gitmeden önce OLS 1 döndükten sonra OLS 2 testi yapılacaktır. Tüm Erasmus öğrencilerine süreç kapsamında OLS hakkında detaylı bilgi verilecektir.

11 OLS SCREEN

12 Karşı Kurum- YURT Başvurusu yaparken !!!
- Karşı kurum yurt garantisi veremeyebilir. - Yurt seçeneği yoksa/çıkmama ihtimali varsa diğer opsiyonları inceleyin. - Yurt/Konaklama ile ilgili bilgileri dikkatlice okuyun, imzaladığınız/kabul ettiğiniz koşulları anladığınızdan emin olun! - Karşı kurum online başvuru sırasında yurt başvuru linki paylaşılabilir. - Son başvuru tarihlerine lütfen dikkat edin !!!

13 ÖĞRENİM ANLAŞMASI / LEARNING AGREEMENT-1
ÖĞRENİM ANLAŞMASI = DEĞİŞİM DÖNEMİ DERS KAYIT & DENKLİK BELGESİ SU öğrenim anlaşması ders kayıt belgesi niteliğinde olduğundan, yapılan yönlendirmelere uyunuz ve verilen son tarihlere kadar belge işlemlerinizi tamamlayınız. Danışmanlarınıza sistem üzerinden gönderdiğiniz eşlenik talepleri verilen son tarihler sonrasına sarkamaz!! Derslerinde değişiklik yapmayan öğrenciler için öğrenim anlaşması ilk sayfanın onayının tamamlanması, değişiklik yapan öğrenciler için ise öğrenim anlaşmasının her iki sayfasının (ilk sayfa ve add/drop sayfası) doldurup onaylanması gerekmektedir Karşı kurum LA SU LA Değişim döneminde hem SU hem de partner kurum öğrenim anlaşmalarının takibini yapmanız gerekebilir, bu konuya özellikle dikkat etmeniz gerekmektedir ÖNEMLİ NOT Son tarihlerden sonra iletilen öğrenim anlaşmaları hiç bir şekilde kabul edilmeyecektir! Lütfen websitemizde bulunan öğrenim anlaşması klavuzunu dikkatlice okuyunuz

14 ÖĞRENİM ANLAŞMASI / LEARNING AGREEMENT-2
ÖĞRENİM ANLAŞMASI = DEĞİŞİM DÖNEMİ DERS KAYIT & DENKLİK BELGESİ En az 20 ECTS En fazla 40 ECTS ders alınmalı Değişim danışmanları, alınan derslerin ECTS kredilerini SU kredisine çevirirken 2 ECTS=1 SU Kredisi şekliden çevirir. 0.5 ve üzeri buçuklu krediler bir üste yuvarlanır ( Örn: 2.7 Sü kredisi yerine 3 SÜ kredisi…) ÖA’da dersleri mutlaka kodları ile yazın, aksi takdirde not girişlerinde sorunlar yaşanmaktadır! ÖA’da imzalanması gerekli hiçbir alan boş kalmamalıdır!

15 ÖĞRENİM ANLAŞMASI / LEARNING AGREEMENT-3

16 ONLINE ÖA/LA

17 ÖA Akademik danışmanları
FASS Cultural Studies: Ateş Altınordu Economy: İnci Gümüş Political Sciences: Ayşe Betül Çelik Visual Arts and Visual Communication Design: Murat Germen International Studies: Kerim Can Kavaklı Conflict Analysis and Resolution: Emre Hatipoğlu Psychology: Achille Pasqualotto  Art Theory and Criticism:  Bratislav Pantelic SOM Management : Remzi Gözübüyük Finance: Yiğit Atılgan MBA : Cenk Koçaş FENS Computer Science : Yücel Saygın – Öznur Taştan Okan Electric Engineering  : İlker Hamzaoğlu Manufacturing Systems/Industrial Engineering : Kemal Kılıç-Barış Balcıoğlu Material Science : Mehmet Ali Gülgün Mechatronics : Kürşat Şendur Biology : Deniz Sezer Energy: Tuğçe Yüksel Mathematics: Nihat Gökhan Göğüş Physics: Emrah Kalemci

18 DÖNDÜKTEN ÖNCE/ SONRA….

19 1-Katılım sertifikasının (COP) IRO’ya iletilmesi 2- OLS 2 testinin yapılması 3- MT Final Raporunun online tamamlanması 4- Transcript takibinin yapılması

20 KREDİ/NOT TRANSFERİ - Partner kurumda alınan notlar, akademik kurulca onaylanmış dönüşüm tablolarına göre transfer edilecektir. Tablo için: and-grade-transfer - Aldığınız derslerin mutlaka harf notları olmalıdır. Transcriptinizde sayısal not varsa, lütfen gelmeden önce Exchange Office ile görüşünüz. - Pass/Fail notlu dersleri almayın veya bu dersleri veren öğretim üyelerinden not vermesini isteyin. - Almayı düşündüğünüz tüm dersler için not durumunu mutlaka partner kurum ile görüşün!

21 DEĞİŞİM DÖNEMİ TRANSCRIPT - Transcriptin not girişinin yapılabilmesi için IRO’ya teslim edilmesi gerekmektedir. - Notlar mutlaka zamanında SU’ya ulaşmalıdır. Transcriptin orijinali olmadan not girişi yapılamadığından orijinal transcriptinizin SU’ya ulaştığından emin olunuz. - Değişim dönemine ait transcript takibinden tamamen öğrenci sorumludur! - Transcriptinizin mümkünse İngilizce olarak gönderilmesini isteyin. Mümkün değilse, ders isimlerini İngilizce’ye çeviren bilgi notunu ÖK’ya iletin. - Öğrenim anlaşmanızdaki ve transcriptinizdeki dersler & kodlar birebir eşleşmelidir. - Öğrenim anlaşmanız ders kayıt belgeniz olduğu için, öğrenim anlaşmasında olup, transcriptte görünmeyen dersler sisteme F olarak işlenir. - Transcirptte görünüp, öğrenim anlaşması ilk veya ikinci sayfasında bulunmayan dersler sisteme işlenmez. - Notlar SU sisteme girildikten sonra öğrenim anlaşmasında geriye dönük işlem yapılmaz. - SÜ Burs hakkından yararlanmak isteyen öğrenciler, Burs Komitesi’nin toplanma tarihine dikkat etmelidir. Transcriptlerini en geç Haziran’da bize teslim etmeleri gerekmektedir ve bunun sorumluluğu öğrenciye aittir. - Mezuniyet durumu olan öğrenciler karşı kurumun akademik takvimini dikkatle incelemeli ve transcript takibini bu şekilde yapmalıdır. Her okulun transcript gönderme tarihi farklıdır ve bu takibi yapmak öğrencinin sorumluluğundadır !!!

22 HİBE&BURS ÖDEMELERİ-1 Hibe ödemesi yapılması için, öğrenci hareketliliği hibe sözleşmesinin tam olarak doldurulup, IRO’ya teslim edilmesi gerekmektedir. ÖNEMLİ NOT: Hibe ödemeniz kendi adınıza açtırdığınız Akbank Euro hesabınıza yapılır! Başka bankalara ödeme yapılmaz! Hesap bilgileri IRO’ya iletilmeli ve exchange sisteme girilmelidir. Öğrencilerin planlanan toplam hibe miktarının %70’i öğrenci değişime gitmeden önce ödenmektedir. SU’da yurt bursu olan öğrencilerin 1 dönemlik yurt bursu tutarlarının YÖK kuralı gereği 2/3’lük kısmı öğrencilere Öğrenci Kaynakları tarafından dönem başlangıcı sonrası ödenir.

23 HİBE&BURS ÖDEMELERİ-2 Öğrencilerimize en fazla 4.5 aylık olmak üzere kalış tarihine denk gelen ödemeler yapılacaktır. Planlanan kalış süresinden daha az süre programa dahil olan öğrenciler, kaldıkları süreye denk gelen hibe tutarını alırlar. Lisans öğrencilerinin SU’dan aylık veya dönemlik olarak aldığı nakit bursu varsa bu ödeme kesilmez ve SU’daki burs ödemeleri ile ilgili yönerge ve prosedürler çerçevesinde devam eder. Burs Komitesi Temmuz ayında toplanmaktadır. Exchange döneminde aldığınız derslerin başarı bursu için ortalamanıza eklenmesini istiyorsanız en geç Haziran’a kadar transcriptlerinizin bize ulaşması gerekmektedir. ÖNEMLİ NOT: Yüksek lisans ve doktora öğrencilerinin çalışma karşılığı aldıkları burslar değişim döneminde çalışmayacakları için devam etmez; dondurulur.

24 Gidilen Ülkelere Göre Aylık Hibe Miktarları
Ülke Grupları Hareketlilikte Misafir Olunan Ülkeler Aylık Hibe Öğrenim (Avro) Aylık Hibe Staj (Avro) 1. ve 2. Grup Program Ülkeleri Birleşik Krallık, Danimarka, Finlandiya, İrlanda, İsveç, İzlanda, Lihtenştayn, Lüksemburg, Norveç, Almanya, Avusturya, Belçika, Fransa, Güney Kıbrıs, Hollanda, İspanya, İtalya, Malta, Portekiz, Yunanistan, 500 600 3. Grup Program Ülkeleri Bulgaristan, Çek Cumhuriyeti, Estonya, Hırvatistan, Letonya, Litvanya, Macaristan, Makedonya, Polonya, Romanya, Slovakya, Slovenya, Türkiye 300 400

25 Önemli Bilgiler - Erasmus+ Öğrenim Hareketliliği asgari 3 ay olacak şekilde gerçekleşmelidir. - Mücbir sebeplerle 3 ay altında kalan hareketliliklere ilişkin gerekçe raporlanmalıdır. Aksi takdirde öğrencinin Erasmus+ hareketliliği geçerli sayılmayacaktır. - Hareketlilik sonrası gerekli belgeleri  ofisimize tam teslim etmeyen öğrencilerin hibelerinde kesinti yapılabilir. - Kalınan süre karşılığı için hesaplanan hibeden fazla ödeme yapılmışsa, fazla miktarın iadesi istenir. - Öğrenciler yurtdışında eğitim dönemleri boyunca bulundukları ülkenin kanunları ve ortak üniversitenin kural ve yönetmeliklerine tabidirler

26 BELGELER ERASMUS GLOBAL EXCHANGE
Gitmeden Önce 1. KABUL MEKTUBUNUN KOPYASI * 2. SİGORTA BELGESİNİN KOPYASI * 3. Öğrenim Anlaşması Sf 1 4. ERASMUS SÖZLEŞMESI * 5. OLS 1 SINAVI * 6. UIO Değerlendirme Anketi * Hibe ödemesinin ilk taksidi yapılır. Gitmeden Önce 1. Sigorta belgesinin kopyası 2. Öğrenim Anlaşması Sf 1 3. UIO Değerlendirme Anketi 4. Ucak Bilet Faturası ve Yol beyan Formu (Yol destek hibesi alanlar için) Değişimde İken 1. Öğrenim Anlaşması Sf 2 (Değişecek ise) Döndükten Sonra 1. Katılım Sertifikası ** 2. TOR (Transkript) (Orijinal) 3. OLS 2 Sınavı ** 4. Erasmus Bireysel Katılımcı Anketi (Online) ** ** Hibe ödemesinin 2.ödemesi yapılır. 1. Katılım Sertifikası 3. Değişim Dönemi Final Rapor Anketi (Online) 4. Uçak Biniş Kartları (Yol destek alanlar için)

27 Yurt ile ilgili problemler, maddi sorunlar, önyargı & ayrımcılık.
Olası problemler !!! Akademik problemler için öncelikle mutlaka gittiğiniz kurumdaki akademik danışmanınız ile iletişime geçiniz. İkinci adım olarak ise SU değişim danışmanınız ile iletişime geçebilirsiniz. Ö Öğrenim anlaşmasında belirtilen bir dersin açılmaması veya her hangi bir sebeple bahsi geçen dersi alamamanız durumunda panik olmayın! Bahsi geçen ders yerine geçebilecek alternatifleri inceleyin, SU değişim danışmanınızdan destek isteyiniz. Daha önce değişime giden diğer öğrenciler ile iletişime geçebilirsiniz. Yurt ile ilgili problemler, maddi sorunlar, önyargı & ayrımcılık. Herhangi bir kaza veya polisiye durumda derhal şehrinizde bulunan (ya da yakın şehirlerdeki) Türk Konsolosluğunu ve IRO’yu bilgilendirin.

28 Erasmus+ Öğrenci Beyannamesi
Bu beyanname Erasmus+ hak ve yükümlüklerinizi belirtir, Erasmus + deneyiminizin her adımında gönderen ve ev sahibi kurum/ kuruluşlarınızdan beklentilerinizin neler olabileceği konusunda size bilgi vermektedir Link: program%C4%B1-dosyalar%C4%B1/erasmus-student-charter- print_tk.pdf?sfvrsn=0

29 İletişim Öğrenim anlaşması ile ilgili önemli tarihler ve süreçler için adresinden gelecek maillere dikkat etmenizi önemle rica ederiz! Değişim programları ile ilgili diğer süreçler için ise adresinden gelecek maillere dikkat etminizi önemle rica ederiz!

30 IRO Web: http://iro.sabanciuniv.edu E-mail: suoutgoing@sabanciuniv.edu
Randevu: Office: YBF 1162 Contact: Gülin Karahüseyinoğlu Thank you….