2017/2018 AKADEMİK YILI ERASMUS PROGRAMI GÜZ DÖNEMİ

SÜREÇ After Placement (Başvuru-Kabul-Vize) Before You Go (Ofis-Bölüm-Fakülte) At the Host Institution When you come back (Dönüş Belgeleri)

After Placement-Genel Aday Gösterilme (Nomination) Partner Okullara Başvuru (Bireysel) Kabul mektubunun gelmesi Vize (Doğrudan Konsolosluk ya da aracı kurum) Gidiş öncesi Belgelerini tamamlama

OLS (OnlIne LInguIstIc Support) OLS sistemi, Erasmus+ döneminde desteklenecek hareketlilik faaliyetlerinin kalitesini arttırmak üzere Komisyon Yürütme Ajansı tarafından hazırlatılan ve yükseköğretim öğrencilerinin faydalanabileceği online dil sınavları ile dil kursu modüllerinden oluşan bir sistemdir. Öğrencilerin öğrenim görecekleri dilde Online Dil Sınavı’na girmesi zorunludur. Dil sınavları ve dil kursları ilk aşamada 6 dilde (İngilizce, Almanca, Fransızca, İspanyolca, İtalyanca ve Hollanda dillerinde) hazırlanmıştır. Faaliyet öncesi ve sonrası değerlendirme şeklinde Gidilen kurumun eğitim dilinde

After Placement Aday gösterilme Gerekli bilgilerinizin partner üniversitelere bildirilmesi işlemleridir. Aday gösterildiğiniz üniversitenin başvuru konusunda sizi bilgilendirmesi Kimi üniversiteler aday gösterilmenize takiben bilgilendirici e-posta atmaz. Erasmus öğrencileri için websitelerinde yayınladıkları bilgiler ışığında başvuru yapmanızı bekler.

Partner okullara başvuru Karşı kurumdan kabulunuz gelmediği müddetçe Erasmus Öğrencisi adayı sayılırsınız. Üniversitelerin başvuru için talep edebileceği ortak belgeler : Application form, Güncel Transkript, CV, letter of recommendation, LEARNING AGREEMENT. Dil yeterliliğini gösterir belge (Anlaşmada TOEFL, IELTS istenmemişse YADYOK’tan denklik belgesi) Başvuru işlemleri tamamen online olabilir. Başvuru belgeleri nasıl gönderilecek? Posta/e-mail Son başvuru tarihi! Kabul mektubunun gönderilmesi

Learning Agreement registrationdan yapılacak. www.registration.boun.edu.tr E-petition Exchange E-petititon

LEARNING AGREEMENT Karşı kurumda alacağınız dersleri gösteren belge Bölüm Erasmus Koordinatörü ve/veya akademik danışmanı ile iletişim Karşı kuruma başvuru sırasında hazırlamış olabilirsiniz. Fakat onun bir geçerliliği olmayacak 3 kopya 30 ECTS yükümlülüğü ve 1/3 (10 ECTS) başarı oranı Gitmeden önce: Before the Mobility Oradayken: During the Mobility(olası değişiklikler) Exchange add-rop e-petition! Değişikliklerden sonra nihai kredi sayısı 30 ECTS olmalıdır.

LEARNING AGREEMENT’IMI HAZIRLARKEN… Diğer bölümlerden ders alabilir miyim? Verilen derslerin ECTS’leri yok? Kredi transferi/ders saydırmak tam olarak nedir? Learning Agreement öylesine bir belge mi?

BAŞVURUMU TAMAMLADIM! Kabul mektubum ne zaman gelir? Göndermiş olduğum e-maile cevap almak için muhatabına tanımam gereken süre nedir? E-postayı doğru kişiye göndermek Telefon!

KABUL MEKTUBU/PASAPORT/VİZE Kabul mektubunuz gelmeden pasaport/vize işlemlerine başlayamazsınız. Posta adresi olarak karşı kuruma ofisin adresini veriniz. Kabul mektuplarınız ofise ulaşınca bizden e-mail alıyorsunuz. Kabul mektubunun orijinali (hard copy)vize başvurusu için gereklidir. Konsolosluktan teyit etmekte fayda var. Kabul mektubu kendi adresinize gönderildiyse mutlaka bir kopyasını ofise bırakmalısınız. (Teslim etmeniz gereken diğer belgelerle birlikte)

OFİSİN VERDİĞİ BELGELER: ERASMUS ÖĞRENCİ BELGESİ / ERASMUS STUDENT CERTIFICATE Boğaziçi Üniversitesi tarafından Erasmus Programına seçildiğinize ve hibeli öğrenciyseniz hibelendirildiğinize dair belge: (Complementary to Letter Of Acceptance) Erasmus Student Certificate sadece bir defaya mahsus verilir. Pek çok durumda ihtiyacınız olabileceği için çoğaltıp her zaman yanınızda bulundurun. Hatta taratıp bilgisayarınızda muhafaza edin.

ERASMUS STUDENT CERTIFICATE / ERASMUS ÖĞRENCİ BELGESİ NE İŞİME YARAYACAK? Vize ve oturma işlemleri dahilinde finansal teminatınızı belgelerken hibeli öğrenci olduğunuzun ispatı için, Burs aldığınız kuruma (özellikle vakıf bursları) Boğaziçi öğrencisi olarak Erasmus programına katılacağınızı bildirip bursunuzun devamını sağlamak için, Yurtdışında iken Boğaziçi Üniversitesi öğrencisi olduğunuzu belgelemek için…

Vize Vize ve oturma izniyle ilgili en doğru ve güncel bilgi konsolosluktan, ilgili websitesinden ve danışma hatlarından alınır. Kabul mektubu gelir gelmez vize işlemlerinize başlayınız. (1-9 hafta) İstanbul Başkonsolosluğu işlemlerin nispeten hızlı yürümesi açısından tercih sebebidir. Bir ülkenin konsolosluğunun iç işlerine müdahale etme şansımız yok. Doğru vize türüyle gitmek öğrencinin sorumluluğundadır.

Yeşil pasaportum var; vize başvurusu yapmama gerek var mı? Lütfen gideceğiniz ülkenin konsolosluğuna danışınız.

ÇEŞİTLİ: İngiltere (Hatırlatma: Bahar döneminde İngiltere’ye gidecek öğrenciler Spring+Summer dönemlerine kaydolmalıdır, zira bu okulların bir dönemi 3 aydan kısadır.) Student Visitor Visa (6 aydan az) Tier 4 (6 aydan fazla) Hollanda: Vize ve oturma işlemleri karşı kurum aracılığı ile yapılır. 300 Euro civarı vize ücreti. Çek Cumhuriyeti: Erasmus Student Certificate Çekçe olmalıdır. Fransa: Campus France (CEF) sistemine üyelik: www.turquie.campusfrance.org İsveç: migrationsverket.se online başvuru

Sigorta Sağlık Sigortası zorunlu mu? Almanya’ya gidecekler: SSK’lı iseniz (25 yaş altı için) AT 11 belgesi. SGK müdürlüğü ile görüşmelisiniz. Bu işlemleri hallederken Erasmus Öğrenci Belgesi’ne ihtiyacınız olacak.

İPTAL Çeşitli nedenlerle gitmekten vazgeçen öğrenciler ofise iptal dilekçesi teslim etmeyi ihmal etmemelidir. İptaliniz yazılı olarak bildirilmedikçe işleme alınamaz. İptal eden öğrenci hibeli ise dilekçesinde iptal nedenlerini etraflıca açıklamalıdır. Aksi takdirde Erasmus/Değişim programlarına başvuru hakkını kaybeder. Dilekçe sonucu (başvuru hakkı) iki hafta sonra teyit edilebilir. Hibesiz öğrencinin iptal etmesi durumunda bir yaptırım uygulanmaz. Erasmus/Değişim programlarına tekrar başvurabilir. Gitmekten vazgeçen öğrenci karşı kuruma gelemeyeceğini bildiren bir e-mail atmalıdır.

BEFORE YOU GO Gidiş öncesi ofise teslim edilmesi gerekenler Kabul mektubu kopyası Learning Agreement Fakülte onayı çıktıktan sonra Öğrenci Bilgi Formu Sigorta Poliçe Fotokopisi Hibe Bilgi Notu (Hibe ödeme koşullarıyla ilgilidir, dikkatlice okuyunuz) Öğrenim Hareketliliği Sözleşmesi (Hibesiz öğrenciler de yapacak!) gitmeden 2 hafta önce! Bölüm ile Yapılması Gereken İşlemler Bölümünüz sizlerden farklı belgeler talep edebilir! Yurtta kalan öğrenciler : Yurdunuz sizden Erasmus’a gideceğinize dair bir belge isteyebilir.

AT THE HOST INSTITUTION Learning Agreement Değişikliği (Exchange Add-drop e- petition) Learning Agreement’ınızın ilk hali onaylandıktan sonra otomatik olarak «add-drop e-petition» seçeneği açılacaktır. Ders değişikliklerinizi yapmadan önce mutlaka bölüm koordinatörü ve/veya akademik danışmanınıza danışmalısınız.

Erasmus sırasında Ofisle İletişimin Önemi -Erken Dönüş (Hastalık vs. tatsız durumlar) Misafir olduğunuz ülkeden 7 günden fazla süreyle ayrılmışsanız ülke dışında geçirdiğiniz tarih aralığının karşı kurumun akademik takviminde resmi tatil olduğunu belgelemelisiniz. Aksi takdirde bu süre için hibe ödenmez. Ödenmiş olsa bile dönüşte iadesi istenir. (2. taksitten kesilir)

WHEN YOU COME BACK Ofise: Bölüme: Learning Agreement orijinali ve add-drop sayfası imzalı hali Letter of Confirmation Transkript kopyası Pasaport giriş/çıkış damgaları (TC tarafından vurulan damgalar) OLS (Bir belgesi yok, sistemden kontrol ediyoruz.) Bölüme: Ders saydırma için bölümün istediği tüm belgeler

Kredi transferi/ ders saydırma Ders saydırma/ Kredi Transferi işlemleri ile hibe işlemleri birbirinden bağımsızdır. İlki fakültede, diğeri ofiste gerçekleşir. Hibe işlemleriniz için transkriptinizin fotokopisi / taranmış hali yeterli iken ders saydırma işlemleriniz için orijinali gereklidir. Transkriptinizin orijinali ev ya da yurt adresinize değil, ofise gelmelidir. Fakülteler orijinal transkriptlerin ofisimiz aracılığı ile kendilerine ulaştırılmalarını beklemektedir. Aksi halde derslerinizi saydıramazsınız. Gelmeden önce transkriptinizin ofisimize gönderileceğinden emin olun ve ofisin adresini bir kez daha karşı kuruma bildirin.

Ders saydırma-devam Ofisten transkriptinizin geldiğine ve e-dilekçe oluşturulduğuna dair e-mail aldıktan sonra e-petition üzerinden dilekçenizi başlatarak ve akademik danışmanızla görüşerek ders saydırma işlemlerine başlayabilirsiniz. Erasmus dönemini takip eden akademik dönemin add-drop dönemi bitmeden önce ders saydırma işlemlerinizi başlatmış olmanız beklenir. Hibenizin ikinci taksidini almak için ofise teslim etmeniz gereken evraklar arasında transkriptiniz de bulunmakta. Ancak diğer dönüş belgelerini getirmek için transkriptinizin gelmesini beklemenize gerek yok. Lütfen belgelerinizi döndükten sonra en kısa sürede ofise teslim edin, transkriptiniz ofise ulaşınca da ödeme işlemlerine başlanır.

Ders saydırma- devam Dönüşte nihai kalış sürenize tekabül eden toplam hibenizin %20’sini alabilmek için derslerinizin üçte birinden başarılı olmanız gerekir. Kayıtlı olduğunuz derslerin üçte birinden ‘geçer not’ almış olmanız yeterlidir. Lakin bir dersten geçer not almış olmanız o dersi saydırabileceğiniz anlamına gelmez.

27.06.2012 TARİHLİ SENATO KARARI: CC VE ÜSTÜ ŞARTI LİSANS ÖĞRENCİLERİ İÇİN: ECTS Grade Equivalent Boğaziçi Grade Grade on Boğaziçi transcript A AA P B BA C BB D CC E DD (not transferred) FX F

YÜKSEK LİSANS/DOKTORA İÇİN: ECTS Grade Equivalent Boğaziçi Grade Grade on Boğaziçi transcript A AA P B BA C BB D CC (not transferred) E DD FX F

DERS SAYDIRMA - DEVAM Saydırdığınız dersler BU transkriptinizde P notuyla gözükecektir. BU GNO’nuzu etkilemez. Diploma Eki: Başarılı olduğunuz derslerin yerel (gittiğiniz kurumca belirlenmiş) kredisinin, ECTS kredisinin, yerel notlandırma sistemine göre notu ve ECTS notlandırma sistemindeki karşılıklarının bulunduğu belgeyi almak için kayıt işleriyle görüşebilirsiniz.

erasmus-outgoing@boun.edu.tr Uluslararası İlişkiler Ofisi

Güle güle Gitmeden önce tüm adımları tamamladığınızdan ve gitmeden iki hafta evvel belgeleri ofise teslim ettiğinizden emin olunuz.