BBY352 İ ÇER İ K YÖNET İ M İ

İ çerik Yönetimi (Content Management) Kaynak, Boiko

İ çerik Yönetim Sistemi ( İ YS)(CMS) Yapısal ve yapısal olmayan içeri ğ in yaratılmasını, incelenmesini, dosyalanmasını, güncellenmesini ve depolanmasını yönetmek için bir platform sa ğ layan sistem/yazılım Seçenekler Geliştir Satın al Uyarla

CMS’lerin İ şlevleri  İ çerik bölümleme  Üst veri  Erişim kontrol  Sürüm kontrol  Güncellemeler  Giriş-çıkış (düzenlenen içeri ğ in kilitlenmesi)  Arama ve erişim  Arşivleme  Çeviri

CMS Türleri  Web CMS’leri (web sitesi yaratmak, yayınlamak ve yönetmek için; yetenekleri sınırlı)  İ şlemsel CMS’ler (e-ticaret için –B2B, B2C-, ödeme, fiyatlandırma, gönderme vs. işlemlerini yerine getirir; bir kurumdaki tüm içerik yönetimi ihtiyacını karşılayamaz)  Belge yönetim sistemleri (yazışmalar, raporlar ve yayınlar için; içerik yaşam döngüsünün tümünü kapsamıyor)

CMS Türleri  Bileşen CMS’ler (daha granüler, adanmış, web bileşeni, yayıncılık, kurumsal)  Ö ğ renim CMS’ler (metin, slayt, sınavlar, vs.)  Kurumsal CMS’ler (di ğ er tür ihtiyaçları da karşılıyor)  Veri tabanı mı İ YS mi?

Düzenleme Sistemi Türleri ve Belge Türü İ zgesi 7 Kaynak: Glushko,

Bilgi Erişim Modelleri ve Belge Türü İ zgesi 8 Kaynak: Glushko,

9 İçeriğin formattan ayrılması: Format önemli Kaynak: Glushko, 2013

İ çerik bileşenleri  Ayrı bir varlık olarak adreslenebilen, manipüle edilebilen  Tekil adı ve tanımlayıcısı olan  Tek başına anlamlı bilgi parçası

İ çeri ğ in Sunumdan Ayrılması İ çerik olarak ya da kavramsal olarak bilgi ile bilginin kayıtlı oldu ğ u ortamı, formatı, teknolojiyi birbirinden ayrı tutma İ çeri ğ i yapısından ve sunumundan ayırma Bilgi Mimarisinin en önemli ilkesi

Üç farklı bilgi türü İ çerik - “Ne demek / ne anlama geliyor" bilgisi Yapı - “nerede" ya da “nasıl düzenlendi/bir araya getirildi “ bilgisi Sunum - “nasıl gözüküyor" ya da “nasıl gösteriliyor" bilgisi

İ çerik - Sunum Web sayfası Cep telefonu

Bütünleşik İ çerik Stratejisi Nedir? Tüm içerik gerekirliklerinin başlangıçta saptanması için kullanılan yinelenebilir yöntem: Yeniden kullanım için tutarlı yapısal içeri ğ in yaratılması; Bu içeri ğ in kusursuz yönetimi; Müşteri gereksinimlerini karşılamak için istek üzerine içeri ğ in toplanması. Bütünleşik içerik stratejisi birden çok araç için çeşitli bilgi ürünleriyle etkin bir biçimde üretilebilen modüler yeniden kullanılabilir içeri ğ in tasarlanmasını mümkün kılar Kaynak: Rockley ve Cooper, s. 324

Coca-Cola Örne ğ i  Coca Cola müşterileri kendine sosyal medya aracılı ğ ı ile ba ğ lama konusunda en yetenekli 20 şirketten birisi  Coca Colanın kurumsal web sistesi artık bir dijital dergi şeklinde yayınlanıyor.

Coca-Cola Örne ğ i

Bütünleşik İ çerik Stratejisi Geliştirme Aşamaları 1. Analiz 2. Bütünleşik içerik stratejisi geliştirme 3. Araç ve teknolojilerin seçimi 4. Geliştirme 5. Deneme ve sistemde de ğ işiklikler yapılması 6. Pilot uygulama 7. Kurulum 8. Kurulum sonrası Kaynak: Rockley ve Cooper, Appendix

1. Analiz  Başarılı bir bütünleşik içerik stratejisi geliştirmek için kapsamlı bir analiz şart  Kapsamlı analiz örgütün spesifik gereksinimlerini ve amaçlarını dikkate almalı Kaynak: Rockley ve Cooper, Appendix

1. Analiz AşamalarGörevlerRaporlar Müşteri gereksinimlerinin saptanması Satış, pazarlama, müşteri destek birimleriyle görüşmeler Analiz raporu Mevcut müşteri bilgilerinin analizi Web anketleri, odak grupları, kullanılabilirlik testi ve sosyal medya aracılığıyla yeni bilgi toplanması Başlıca müşteri karegorileri için "karakter" (persona) yaratılması Örgütteki sorunun tanımlanması Amaçlara ulaşılmazsa örgütün karşı karşıya kalacağı üç büyük tehlike nedir? Analiz raporu Yararlanılabilecek üç büyük fırsat hangileridir? Örgütün en büyük güçleri nelerdir? Gelecek yıl için örgütün amaçları nelerdir? Örgütün hedeflerini tutturmak için aşması gereken meydan okumalar nelerdir? İçerik yaratma yaşam döngüsünü analiz et Mevcut içerik yaşam döngüsünü saptayın Analiz raporu Bu yaşam döngüsünde kimin ne yaptığını saptayın; sorunları nelerdir öğrenin İçerik denetlemesi yapın Nasıl kullanıldığını ve yeniden nasıl kullanılabileceğini saptamak için örgütün içeriğini inceleyin Analiz raporu Denetlemenin kapsamını belirleyin İçeriği temsil eden örnekleri seçin Örneklerin üst düzey analizini yapın, daha fazla analiz yapılması gerektiğini gösteren yapısal benzerliklere bakın Seçilen örneklere yakından bakın, içeriğin nasıl kullanıldığı ve nasıl kullanılabileceği hakkında gözlem yapın Yeni, bütünleşik içerik stratejisi vizyonunuzu formüle edin Yeni içerik yaşam döngüsü ilk üç aşamada -sorunun saptanması, yaşam döngüsünün analizi ve içerik denetleme çalışması- saptadığınız konulara dayanır ve bütünleşik içerik stratejisi kuruumunun temelini oluşturur Öneriler raporu Bu sorunları nasıl çözeceğinizi saptayın İçerik yaratma, inceleme, yönetme ve sunma gibi her aşamayı adresleyerek yeni yaşam döngüsünü belgeleyin Kaynak: Rockley ve Cooper, Appendix

Burberry Örne ğ i

2. Bütünleşik içerik stratejisi geliştirme  Birleşik içerik stratejisi kurulumdaki en kritik aşama tasarım aşaması  Tasarım aşamasında analiz sırasında keşfedilen sorunlar nasıl adreslenecek ve yeni içerik yaşam döngüsü vizyonu nasıl gerçekleştirilecek  Bilgin nasıl kullanılaca ğ ı, yeniden kullanılaca ğ ı konusunda bilgi modelleri tasarlanır  İ çeri ğ in izlenmesini, erişilmesini ve yeniden kullanımını garantileyen üst veriler tanımlanır;  Kullanıcıların tekil ihtiyaçlarını karşılayan kişiselleştirilmiş içerik tasarlanır;  İ çeri ğ in içerik yaşam döngüsünde hareketini sa ğ layan iş akışı tasarlanır;  De ğ işim yönetim süreçleri tasarlanır Kaynak: Rockley ve Cooper, Appendix

2. Bütünleşik içerik stratejisi geliştirme (devamla) AşamalarGörevlerRaporlar Uyarlanabilir içerik modelleri yarat Her bilgi ürünü ve üründeki her bileşen için uyarlanabilir modeller kur İçerik stratejisi Uyarlanabilir içerik modelleri Bilginin mümkün olan bütün kullanımlarını sapta Gereken yeniden kullanım düzeyini sapta Bilginin çözünürlüğüne karar ver Üst verilerin tanımlanması Endüstri üst veri stanndartlarını sapta ve değerlendir İçerik stratejisi Üst veri spesifikasyonu Taksonomiyi ve denetimli söz dağarcığını tanımla Tanımlayıcı üst verileri tanımla Bileşen üst verilerini tanımla İş akışını tasarla İçerik yaşam döngüsündeki görevlerin başlangıç ve bitiş noktalarını seç İçerik stratejisi İstenen iş akışını resmeden Kulvar diyagramları Bu noktalar arasında olması gereken her şeyi kararlaştır ve rollere görevleri ata Tüm etkileşimleri, bağımlılıkları, uyarıları ve onayları sapta Ya şöyle orsa (what ifs) sorularını adresle Kulvar diyagramlarıyla iş akışını belgele, uygun kulvarlarda oyuncuların rollerini göster Mümkünse basitleştirmek için iş akış belgesini incele Örgütsel değişim yönetimi planı geliştir Tasarımın bir parçası değilse de bu aşamada değişim yönetimini planla İçerik stratejisi Örgütsel değişim yönetimi planı Değişim yönetimi çabalarının odaklanacağı alanları belirle Etkin değişimin önündeki engelleri analiz et Değişim başarı faktörlerini belirle Paydaşların rollerini belirle Değişim yönetim stratejisi seç Değişim yönetimi takım üyelerini belirle İletişim stratejisi belirle Değişim yönetimi planı yarat Kaynak: Rockley ve Cooper, Appendix

Heineken Örne ğ i

3. Araç ve teknolojilerin seçimi  Bütünleşik içerik stratejisi kurulumunun önemli bir parçası  Örgütün gereksinimlerini karşılayan araçların, yazarların becerilerinin ve bilgiyle ne yapılaca ğ ının seçimi  Analiz ve tasarım aşamalarında ö ğ rendi ğ iniz her şeyi yeni içerik yaşam döngüsüyle ilişkilendirerek araç ve teknolojileri de ğ erlendir Kaynak: Rockley ve Cooper, Appendix

3. Araç ve teknolojilerin seçimi (devamla) AşamalarGörevlerRaporlar Araç ve teknolojileri değerlendirme Seçim ölçütlerini belirle Araç seçim ölçütleri Bilgi İsteği, İhale İsteği (uygunsa) Yazarlık, içerik yönetimi, iş akışı ve sunım gereksinimlerini destekleyen araçlar Ölçütler için ağırlıklandırma sistemi geliştir Araştırılacak satıcı listesi geliştir İlgilendiğiniz şirketlerden demo isteyin Ayrıntılı ölçütleri içeren ihale belgesini gönderin ve sorularınıza yanıt vermelerini isteyin Yanıtları ölçütlerinizle karşılaştırarak değerlendirin Ölçütleri en iyi sağlayan üç şirketi seçin Şirketlerden sizin içeriğinizi kullanarak özel demolar yapmalarını isteyin Sayıyı bire veya ikiye indirin İstenen işlevselliği test etmek için kavram ıspatı gerçekleştirin ve ürünün ihtiyaçlarınızı karşılayıp karşılamadığını saptayın Kavram ıspatında iyi performans gösteren ürünü satın alın Kaynak: Rockley ve Cooper, Appendix

4. Geliştirme  Kavram ıspatı ve pilot uygulamayı geliştir  İ çeri ğ in nasıl yazılaca ğ ı ve yapılandırılaca ğ ı hakkında ilkeler ve e ğ itim malzemeleri hazırla  De ğ işim yönetimi planını hazırla  Modelleri kur  Yazılım ve donanımı kur Kaynak: Rockley ve Cooper, Appendix

4. Geliştirme (devamla) AşamalarGörevlerRaporlar Ortaklaşa yazarlık sistemi kur İçerik yaratmadan sorumlu herkesi ve rollerini belirle; proje başlangıç toplantıları yap Proje planları ve başlangıç toplantıları İçerik gerekirliklerine dayanan bütçeler Bilgi modelleri Yazarların "kazanılması" İçerik analizi, modelleme, tasarım, ve yapısal yazma eğitimi Yazarlık ve işbirliği araçları İş akışına işbirliğini ekle Bölüm bazında bütçeler yerine tüm örgütün içerik gereksinimlerine dayanan kaynak odaklı bütçeler geliştir Modelleri örgütte içerik yaratan herkese tanıt, modelleri zaman zaman gözden geçir Modellerde, yazarlık süreçlerinde ve standartlarda (demokratik oylamaya değil) konsensusa dayanan değişiklikler yap, yazarları çatışma yönetim teknikleri konusunda eğit Yazarları sahip oldukları içerikleri serbest bırakmaları için cesaretlendir; farkedilebilir bir stile sahip içerik yeniden kullanılmayabilir Yazarları bilgi analizi, modelleme, tasarım ve yazma konusunda eğit, böylece herkes içeriğin nasıl yaratılacağı ve bilgi modellerine nasıl yazılacağı konusunda aynı anlayışa sahip olur İşbirliği süreçlerini destekleyen kullanılabilir araçlar sağla Kaynak: Rockley ve Cooper, Appendix

4. Geliştirme Yapısal yazma kurulumuBiçim yerine anlama odaklanan yazma standartlarını tanımlaYapısal yazma standartları Bilgi modelleri Her çıktı için format stil şablonları Yazarlık araçlaroı Yapısal yazma dokümantasyonu ve eğitimi Her bileşen için standartlar yarat, böylece bileşen nerede ortaya çıkarsa tutarlı olur ve böylece bilgi ürünündeki diğer bileşenlerle de tutarlılık sağlanır Yazarları yapısal yazma konusunda eğit ve araçlarla ve izlenecek kapsamlı modellerle destekle İçeriğin çeşitli formatlarda yayınlanması için stil şablonları yarat Örgütsel değişim Sürekli iletişim Örgütsel değişim planı Değişim niçin gerekli Değişim, gerçekleştirme planı, değişimin statüsü İlk kurulumlardaki başarılar Karşılaşılan sorunlar, bu sorunların nasıl çözüldüğü ve gelecekte bu sorunlardan nasıl kaçınılacağı hakkında plan Değişimi gerçeklşetimek için değişim ajanlarından yararlan Herkesin değişimi anlamasına ve herkesi kendi tarafınıza çekmek için bir şampiyonun belirlenmesi Tasarımın kurulumu Şablonlar yaratŞablonlar Web formları yarat (kullanılacaksa)Formlar Şemalar, belge türü tanımları (DTD) yaratStil şablonları Stil şablonları geliştir Yazılım/donanımı kur ve konfigüre et Konfigürasyon spesifikasyonunu yaz Sistem spesifikasyonu Kurulmuş ve konfigüre edilmiş sistem Araçları konfigüre et Kodları yaz İçerik yönetim sisteminde iş akışları yaratİçerik yönetim sistemi işlevselliğini kullanarak iş akışları yarat İçerik yönetim sisteminde yaratılan iş akışları Prototip geliştir Prototip testi için kısa bir örnek seç Çalışan prototip Prototip boşluk analizi raporu Yeni modelelre göre içeriği dönüştür/yapılandır Sistemi kullanarak içeriği yayınla Boşlukları analiz et (gerekirliklere karşı prototip nasıl işliyor) Prototip raporu yarat Kaynak: Rockley ve Cooper, Appendix

5. Deneme ve sistemde de ğ işiklikler yapılması  Bu aşamada sistemin işlevselli ğ ini, bilgi modellerini, iş süreçlerini ve iş akışları test etmek için prototip kullanılır  Bu görevler ço ğ u proje kurulumlarında gereklidir Kaynak: Rockley ve Cooper, Appendix

5. Deneme ve sistemde de ğ işiklikler yapılması AşamalarGörevlerRaporlar Kullanılabilirlik testi yap Testin amaçlarını (ve öğrenilmek istenenleri) tanımla Kullanılabilirlik testi planı Kullanılabilirlik testi anketleri Kullanılabilirlik testi katılımcıları Kullanılabilirlik testi Test raporu Muhtemelen değişiklik yapılmış sistem Başarı ölçütleirini tanımla Test sorularını tanımla Katılımcıların görevleri anlamalarını destekleyen gerekli bilgileri/eğitimi hazırla Kullanılabilirlik testi katılımcılarını belirle Ön ve son test anketlerini geliştir ve zamanları ayarla Kullanılabilirlik testini yap Test sonuçlarını özetle Sonuç ve önerileri içeren kullanılabilirlik testi raporu hazılra Gerekirse kullanıcı arayüzünü ve süreçleri gözden geçir Doğrulama testi yapDoğrulama testi planı hazırlaDoğrulama testi planı Sorun raporları Mühendislik değişim uyarıları İşlevselliği test et Sorunlu alanları belirle Sorunları (bugs) belgeler Uygun değişiklikleri sapta ve sistem değişiklikleri için mühendislik değişim uyarıları yarat Sepsifikasyonu gözden geçir Spesifikasyonu güncelle Gözden geçirilmiş spesifikasyon Gözden geçir Sistem değişikliklerini gerçekleştir Bilgi çerçevelerini gözden geçir Gözden geçirilmiş stil şablonları, toptan işler ve kodlar Stil şablonlarını gözden geçir Tüm toptan işleri ve kodları gözden geçir Süreç değişikliklerini gerçekleştir Süreçlerdeki değişiklikleri sapta Gözden geçirilmiş süreç tanımları ve haritalar Süreç tanımlarını güncelle Süreç haritalarını güncelle Değişiklikleri yazarlara bildir İş akış değişikliklerini gerçekleştirİş akış diyagramlarını güncelle Gözden geçirilmiş iş akış diyagramları Gözden geçirilmiş sistem iş akışları Kaynak: Rockley ve Cooper, Appendix

6. Pilot uygulama  Yeni araçları ve süreçleri test etmek için gerekli  Bir grup, bölüm veya alan seçip bütünleşik içerik stratejisi daha küçük ölçekte süreçler ve alt yapı test edilir  Pilot uygulama tamamlandıktan sonra kurulum için sürecin geri kalan kısmı önceliklendirilir Kaynak: Rockley ve Cooper, Appendix

6. Pilot uygulama AşamalarGörevlerRaporlar Pilot uygulama planı yarat Pilot uygulama planı Pilot izleme planı Pilot zaman çizelgesi Pilot katılımcı anlaşması Pilot izleme planı yarat Pilot zaman planı yarat Pilot katılımcı anlşması yarat Katılımcıları seç ve bilgilendir Pilot seçim ölçütleri yaratPilot seçim ölçütleri Seçilen belgeler İmzalanmış pilot katılım anlaşması Planları ölçütlerle karşılaştırarak değerlendir Pilot süreci için bir yada daha fazla belge seç Vizyonu ve pilot planı iletmek için takımlarla tanış Tüm katılımcıların imzalarını al Pilot uygulamayı pilot uygulama sunucusunda ve katılımcıların makinalarında kur Pilot uygulama sunucuusunu konfigüre et Konfigüre edilmiş pilot sunucu ve yazar arayüzü Araçları kur Araçları konfigüre et İlk eğitim planı ve materyallerini geliştir Görev analizi yap Eğitim planı İlk eğitim materyalleri Eğitilecek rolleri belirle Öğrenim stillerini belirle Öğrenim amaçlarını belirle Sunuş mekanizmasını sapta Eğitim planını yaz Eğitim materyallerini yaz Pilot eğitimi yap Personeli eğit Eğitilmiş personel Geribildirim raporu Geribildirim topla Geribildirim raporu hazırla Kaynak: Rockley ve Cooper, Appendix

Pilot kullanıcı dokümantasyonu geliştir Kullanıcı dokümantasyon gereklerini ve teslim edilmesi gerekenleri sapta Kullanıcı dokümantasyonu teslimat raporu, Kullanıcı dokümantasyonu bilgi ürünümodelleri, Kullanıcı dokümantasyonu ilk taslağı Her teslimat için bilgi ürün modelleri yarat Modellere dayanan ilk kullanıcı dokümantasyonunu geliştir Pilot izlemePilot ilk toplantısı yapPilot ilk toplantısı Pilotu izlePilot özet raporu Pilotu özetle Pilot özet raporu hazırla Değişikliklerin kurulumu İş süreçlerini güncelle Güncellenmiş sistem, süreçler ve iş akışları Bilgilendirilmiş paydaşlar Sistem iş akışlarını, şablonları, arayüzü, sistem konfigürasyonunu güncelle Değişiklikleri paydaşlara ilet 6. Pilot uygulama Kaynak: Rockley ve Cooper, Appendix

AşamalarGörevlerRaporlar Kurulum planı geliştir Tüm kullanıcıları belirle Kurulum planı Yazılım/donanım gerekirliklerini belirle Eğitim ihtiyaçlarını belirle Kurulum zaman çizelgesini geliştir Kurulum planı hazırla Son eğitim planı ve materyallerini geliştir Görev analizi yapEğitim planı Eğitim materyalleri Eğitilecek rolleri belirle Öğrenim stillerini belirle Öğrenim amaçlarını belirle Sunuş mekanizmasını sapta Eğitim planını yaz Eğitim materyallerini yaz Eğitimi yap Personeli eğit Eğitilmiş personel Geribildirim raporu Geribildirim topla Geribildirim raporu hazırla Teknik destek planı geliştir Gerekne teknik kaynakları belirle Teknik destek planı Araçların kaynağını belirle Süreç kaynaklarını belirle Teknik destek planını yaz Kullanıcı dokümantasyonuna son halini verKullanıcı dokümantasyonunu gözden geçir ve edit et Kullanıcı dokümantasyonunun son hali Kullanıcı dokümantasyonuna son halini ver Çözümü gerçekleştir Kurulum planında belirtildiği gibi Kurulu sistem 7. Kurulum Kaynak: Rockley ve Cooper, Appendix

 Sistemin işlemesini denetle  En son gelişmeleri ve teknolojileri izle  Gelecekteki projeler için kaldıraç olarak nasıl kullanılaca ğ ına karar ver 8. Kurulum sonrası AşamalarGörevlerRaporlar Göç/terfi planı geliştir Göç/terfi ölçütlerini sapta Gçö/terfi planı Satıcı şirketlerle yeni ürün işlevsellikleri ve planları hakkında bağlantı kur Proje sonrası denetleme yap İnceleme konularını belirle:Proje sonrası denetleme toplantısı Proje sonrası denetleme raporu Son ürün proje planındakiyle uyuşuyor mu? Projenin kapsammı aynı kaldı mı? Proje bağımlılıkları ilk takmin edildiği gibi kaldı mı? Neler yolunda gitti? Neler yanlış gitti? Başarıya götüren eylemler üzerine nasıl inşa edebilirsin? Sorun yaratan ya da başarısızlığa yol açan eylemleri nasıl değiştirebilirsin? Proje sonrası denetleme toplantısı yap Proje sonrası denetleme raporu hazırla Kaynak: Rockley ve Cooper, Appendix

Kaynaklar  Glushko, R.J. (ed.) (2013). The discipline of organizing. MIT Press.  Glushko, R.J. ve McGrath, T. Document engineering. Cambridge, MA: MIT Press. (2. Bölüm). PDF kopyası ilgili haftaya yüklendi.  Handley, A. ve Chapman, C.C. (2013). Dijital ça ğ da içerik yönetiminin kuralları. (2. baskı). İ stanbul: MediaCat Kitapları.  Lavoie, B. (2004). The Open Archival Information System Reference Model: Introductory Guide.  Rockley, A. ve Cooper, C. (2012). Managing Enterprise Content: A Unified Content Strategy. 2d ed. Berkeley, CA: New Riders.