TAPU VE KADASTRO GENEL MÜDÜRLÜĞÜ Kadastro Dairesi Başkanlığı ~ Sürekli Kurumsal Gelişim Projesi ~ ~ Sürekli Kurumsal Gelişim Projesi ~ “ Yalnızca Çözüm Üretir “

KADASTRO DAİRESİ BAŞKANLIĞI Takım Lideri Cengiz COŞKUN Takım Raportörü Esra Keskin OCAK Takım Üyeleri Nur Kemalettin TOKER - Adil İNCEOĞLU Ali Askar ŞAHİN - Elife Gülriz SAYGI Demet Aydoğan UĞURLU - Asım İŞLER "ÇÖZÜM" İyileştirme Takımı Çalışma Raporu

KADASTRO DAİRESİ BAŞKANLIĞI 25/11/2009 tarihindeki ilk toplantıda öncelikli olarak grup başkanı seçimi yapılarak Cengiz COŞKUN, ardından raportör seçimi yapılarak Esra KESKİN OCAK görevlendirildi. Grup adının ÇÖZÜM olarak belirlenmesinden sonra Başkanlığımızın sorunları, görülen eksiklikler ve talepler “beyin fırtınası” yöntemi ile tespit edildikten sonra oylamaya geçildi. Başkanlığımızın problemi olarak 55 puanla ‘yetişmiş personel istihdamı planlamasının yapılmaması (özellikle arşiv memuru-evrak memuru-sekreter dağıtıcı vb.) ’ konusu belirlendi. "ÇÖZÜM" İyileştirme Takımı Çalışma Raporu

PROBLEM HAVUZU ELİFE GÜLRİZ SAYGI ESRA KESKİN OCAK Demet AYDOĞAN UĞURLU Adil İNCEOĞLU Ali Askar ŞAHİN Asım İŞLER Cengiz COŞKUN TOPLAM 1 GÖREV TANIMLARININ NET OLARAK BELLİ OLMAMASI (PERSONEL BAZINDA) FARKLI HİZ. VERENLERİN AYNI ORTAMDA ÇALIŞMASI PERSONELİN ÖDÜLLENDİRİLME EKSİKLİĞİ* 7 7 4PERSONELİN GÖREV ALMADAN ÇEKİNMESİ SOSYAL ETKİNLİK EKSİKLİĞİ OFİSLERİN AYNI ZAMANDA ARŞİV OLARAK KULLANILMASI OFİS ORTAMININ KURUMSAL KİMLİK STANDARTLARINA UYGUN OLMAMASI* 0 8 DAİ.BAŞKANININ PERSONELİ İLE İLİŞKİLERİNDEKİ KOPUKLUK PERSONELİN MESLEĞİ İLGİLİ İŞLERDE ÇALIŞTIRILMASI KADASTRO DAİRESİ BAŞKANLIĞI

"ÇÖZÜM" İyileştirme Takımı Çalışma Raporu PROBLEM HAVUZU ELİFE GÜLRİZ SAYGI ESRA KESKİN OCAK Demet AYDOĞAN UĞURLU Adil İNCEOĞLU Ali Askar ŞAHİN Asım İŞLER Cengiz COŞKUN TOPLAM 10 DİNLENME ZAMANI VE ORTAMI OLMAMASI (8,30- 12,30VE 13,30-17,30 SAATLERİ ARASINDA) DONANIM EKSİKLİĞİ (TEL-BİLGİSAYAR VS.) TOPLANTI ODASI OLMAMASI PERSONELİN MESLEKİ EĞİTİM EKSİKLİĞİ MOTİVASYON EKSİKLİĞİ YETİŞMİŞ PERSONEL İSTİHDAMI PLANLAMASININ YAPILMAMASI (ÖZELLİKLE ARŞİV MEMURU-EVRAK MEMURU-SEKRETER-DAĞITICI VB.) MALİ İŞLERDE (İHALELİ İŞLER KAPSAMINDA HACİZ- HAKEDİŞ-VERGİ CEZALARI VB.) TAKİBİNDE KOORDİNASYON EKSİKLİĞİNİN OLMASI BAŞKANLIK BÜTÇESİNİN PLANLAMA EKSİKLİĞİ KADASTRO DAİRESİ BAŞKANLIĞI

17/12/2009 tarihli toplantıda, 25/11/2009 tarihinde belirlenen problem üzerinde duruldu. 24/12/2009 tarihli toplantıda ise “Balık Kılçığı” yöntemi ile problem; İDARİ MEVZUAT PERSONEL EĞİTİM olmak üzere 4 ana madde başlığında toplandı. "ÇÖZÜM" İyileştirme Takımı Çalışma Raporu

KADASTRO DAİRESİ BAŞKANLIĞI Bu tarihten sonra yapılan haftalık rutin toplantılarda; Önceki toplantılarda belirlenen 17 Maddelik problem nedenleri bu başlıklara göre tasnif edildi. Nedenlerin nedenleri tartışılarak alt maddelere indirgendi. Çözüm önerileri görüşüldü. "ÇÖZÜM" İyileştirme Takımı Çalışma Raporu

NEDEN ANALİZİ - ÇÖZÜM ÖNERİLERİ Problemin NedenleriÇözümleri 1 EĞİTİM 1.1EĞİTİM PROGRAMININ OLMAMASI. Gerekli uyum eğitiminin verilmesi sağlanmalı. (Birimlerin işleyişine özgü eğitim programlarının ilgili müdürlüklerce oluşturulması ve bu programın personel işe başladığında uygulanması. Bu bağlamda her şube müdürlüğü eğitim programını oluşturmak üzere görevlendirilmeli) 1.1.1İHTİYAÇ OLARAK GÖRÜLMEMESİ "ÇÖZÜM" İyileştirme Takımı Çalışma Raporu

NEDEN ANALİZİ - ÇÖZÜM ÖNERİLERİ Problemin NedenleriÇözümleri 2PERSONEL -Birim bazındaki görev tanımlarını netleştirmek suretiyle işin ve işe uygun personelin bu kapsamda birimlere dağıtılması konusunda düzenleme yapılması. -Objektif kriter ve personelin yetilerine göre hareket edilmesi. -Hizmet süresini tamamlamış personelin her an ayrılabileceği öngörülerek yerine geçecek personelin zamanında yetiştirilmesinin sağlanması. -Personelin motivasyonunun sağlanması ve teşkilattan beklentisine cevap verecek düzenlemenin yapılması ( Gönüllülük esasına dayanarak personelin kısmi rotasyonla çalışması. Sınav yönetmeliğinin uygulamaya geçirilmesi. ) 2.1 VASIFLI (İŞE UYGUN) PERSONEL EKSİKLİĞİ İDARECİNİN EKSİKLİK OLARAK GÖRMEMESİ İŞİN AKSATILMADAN YÜRÜYOR OLMASI PERSONELİN VASIFLARINA GÖRE İSTİHDAM EDİLMEMESİ. 2.2 PERSONELİN KENDİNİ YETİŞTİRMESİNE ÖZEN VE GEREKLİ ÇABAYI GÖSTERMEMESİ BİR KISIM PERSONELİN BEKLENTİSİNİN OLMAMASI HİZMET SÜRESİNİN TAMAMLANMIŞ OLMASI PERSONELİN KENDİSİNİ YETİŞTİRMESİ HALİNDE BİLE YETERLİ İMKÂNIN VE SORUMLULUĞUN VERİLMEYECEĞİNİ DÜŞÜNMESİ. 2.3 İHALE, PROJE, PLANLAMA VB KONULARDA UZMANLAŞMIŞ PERSONEL İSTİHDAMI EKSİKLİĞİ "ÇÖZÜM" İyileştirme Takımı Çalışma Raporu

NEDEN ANALİZİ - ÇÖZÜM ÖNERİLERİ Problemin NedenleriÇözümleri 3MEVZUAT Görev tanımları yapılırken “ Daire Başkanının verdiği diğer görevleri” yapmak ibaresi konulmaksızın yeni görevin hangi şube veya kişiye verileceği görev tanımlarına revize edilerek eklenmesi uygun görülmüştür.(yasa değişikliğinden sonra değerlendirilmesi uygun mütalaa edildi) 3.1 MEVZUAATTA YENİ DÜZENLEMENİN YÜRÜRLÜĞE GİRMEMİŞ OLMASI ( Yeni öngörülen mevzuatın personelin haklarında kayıp meydana getireceği kaygısı) 3.2GÖREV TANIMLARININ YAPILMAMIŞ OLMASI 3.3 NORM KADRO ÇALIŞMASININ MERKEZ TEŞKİLATI İÇİNDE YAPILMAMASI 3.3.1SİYASİ NEDENLER KİŞİSEL KAYGILAR "ÇÖZÜM" İyileştirme Takımı Çalışma Raporu

NEDEN ANALİZİ - ÇÖZÜM ÖNERİLERİ Problemin NedenleriÇözümleri 4 İDARİ - Kadastro Dairesi Başkanlığı bünyesinde bir iyileştirme “TEMSİL HEYETİ” kurulup periyodik olarak Başkanlık problemleri üzerine çalışarak, bu problemleri direk Başkan Bey’ e iletecek. Bu bağlamda zamanla değiştirilebilir olacak şekilde mevcut iyileştirme takımı tarafından ilk temsil heyetinin oluşturulması. -Başkanlık bünyesinde periyodik aralıklarla kopuklukların giderilmesi amaçlı sosyal faaliyetlerde dâhil olmak üzere tüm personelle birlikte toplantılar düzenlenmesi. -Ödül sistemi tüm fonksiyonları ile (maaş, takdirname ve benzeri özendirici tedbirler) faaliyete geçirilmeli. 4.1 DENGELERİN BOZULMASINA MÜSAADE EDİLMEDEN, PERSONELİN GÖRÜŞ, FİKİR VE EKSİKLİKLERİN DİNLENEREK BU YÖNDE ÇÖZÜM YOLUNA GİDİLMEMESİ 4.1.1İŞLERDE AKSAKLIK OLMAMASI PERSONELİN ÖZVERİLİ ÇALIŞMASI ÇALIŞANLARIN AİDİYET VE SORUMLULUK ANLAYIŞININ MAKSİMUM SEVİYEDE OLMASI İDARECİNİN OLUMLU BAKIŞININ PERSONELDE OLUMSUZ YÖNDE ALGILANMASI İLETİŞİM EKSİKLİĞİ 4.2 PERSONELİN GELECEĞİNİ GÖREVDE YÜKSELME ANLAMINDA GÖREMEMESİ (MERKEZ TEŞKİLATI) MEVZUAT MÜSAADE ETMEKLE BİRLİKTE SINAVLARIN AÇILMAMASI SİYASİ İRADE VE KİŞİSEL İNSİYATİF 4.3 ATIL PERSONELİN KULLANILAMAMASI "ÇÖZÜM" İyileştirme Takımı Çalışma Raporu

TEŞEKKÜR EDERİZ … "ÇÖZÜM" İyileştirme Takımı Çalışma Raporu