Bölüm 6: KKP Sistemleri, Üretim ve Stok Yönetimi Kurumsal Kaynak Planlaması Prof. Mary Sumner Çeviren Sinan Berkdemir Şubat 20131

 KKP’de üretim ve stok yönetim sistemlerinin anlaşılması,  Satış ve Pazarlama, Üretim ve Stok Yönetimi, Muhasebe ve Finansman ile İnsan Kaynaklarını destekleyen iş süreçleri arasındaki karşılıklı ilişkilerin anlaşılması.

STOKLAR VE ÜRETİM  Atlantik firmasındaki Stok ve Üretim bölümü çalışanları, sürekli eksiklikler, kapasite problemleri ve tedarikçi problemleri ile uğraşmaktadır. Bir kapasite problemi onları, bir müşterinin siparişini söz verilen dağıtım gününde karşılamak için çok daha büyük maliyetler üstlenerek havayolu ile göndermeye zorlamaktadır.  Sipariş monte edilip sevk edilmeden önce atölyede teknik özelliklerde son anda bir değişiklik yapılması başarısızlıklara yol açmaktadır. Bu sorun, doğru malların teslimini geciktirmektedir.  Ürün tasarım süreci genelde ardışık olarak bir sıra takip eder, bu yüzden kavramsal tasarımdan üretime kadar 9-12 ay arasında bir sure geçer. Rakipler daha kısa surede urunleri tasarlayıp üretebilirmektedirler.  Mühendislik bölümü bir ürünü tasarlamaya başladığında genellikle, pazarlama bölümünde var olan müşterinin istediği detaylara sahip değildir.  Problemlerden birisi de stok fazlasıdır.

SATIN ALMA  Satın alma talepleri onay surecinde kaybolmaktadır, çünkü evrak işleri tamamen elle yapılmaktadır. Bazı belgeleri takip etmek oldukça zor olmaktadır, bu yüzden alıcılar bazen birden fazla satın alma talepleri oluşturmaktadır.

Geleneksel sistemlerle ilgili problemlerin çoğu üretim planlama, satış, satın alma ve muhasebe arasındaki bütünleşme eksikliğinden meydana gelir. Üretim planları beklenen satış seviyesine bağlı değilse, o zaman talebi karşılamak için yeterli stok olmayabilir. Satışı az olan ürünler olabilir, çünkü müşteriler bu ürünlerden fazla talep etmezler. Bu durum özellikle giyim, elektronik tüketim ve bilgisayar gibi alıcı tercihleri değişen sektörlerde geçerlidir.

 1960, 1970 ve 1980’li yıllarda imalat sistemlerinin gelişimi ile yüksek hacimli üretim ve üretim planlama başlamıştır  1980’lerden sonra müşteriler tedarikçilerden yeni hizmetler ve ürünler beklemeye başladı ve imalatın kuralları değişti. Daha esnek ve değişken üretim çizelgeleri geliştirildi  1990’lardan sonra KKP üretim süreçlerini bütünleştiren bir araç oldu. KKP ile tedarik zinciri bütünleşik bir hal aldı ve çoğu imalatçı doğrudan müşteriye satış yapar hale geldi. Böylelikle imalatçılar müşteri ihtiyaçları daha iyi takip etme ve anlama imkanı buldu

 Geleneksel sistemlerle ilgili problemlerin çoğu üretim planlama, satış, satın alma ve muhasebe arasındaki bütünleşme eksiğinden meydana gelir  Hatalı üretim tahminleri yanlış stok teminine neden olabilir. Stok fazlası nakit akışını ve işletmenin karlılığını etkiler 

 Üretim planlama ve imalat süreçleri üretimi sağlamak için gerekli tüm faaliyetleri içerir ve bunlar genel olarak ◦ Üretim planını hazırlama ◦ Hammadde temini ◦ Ekipman, tesis ve malzemeleri işlemek için işgücü planlaması ◦ Ürünlerin ve hizmetlerin tasarlanması ◦ İhtiyaç duyulan kalide, yer ve miktarda üretim yapmak  KK hammaddeden, yarı mamule ve oradan mamul envanterine kadar üretilen malların kalitesini izlemeye devam eder. Toplam Kalite Yönetimi (TKY) kapsamında, kusurları önceden görmek ve önlemek önemlidir. Sürekli geri bildirim kalite yönetiminde kritik önem taşır.  Maliyet Muhasebesi (MM) sistemleri personel, malzeme, ekipman ve tesis maliyetlerinin dahil olduğu doğru üretim maliyetlerini hesaplamak için, üretim süreçlerinde kullanılan kaynaklar hakkında bilgi toplar ve raporlar. (MM bazı yazılımlarda muhasebede değil, üretim içinde gösterilmektedir)

Malzeme İhtiyaç Planlaması (MİP) şu süreçleri destekler: Planlanan üretimin gerektirdiği stokların belirlenmesi Tedarikçilerden stokların alınması için tedarik suresinin belirlenmesi Güvenli stok seviyesinin hesaplanması Etkin maliyet sipariş miktarının hesaplanması Gerekli stok kalemleri için gerekli miktarda satın alma siparişlerinin oluşturulması

 İdeal üretim ve imalat ortamı, gereksinimleri karşılamak için yeterli stokların elde olduğu bir Tam Zamanlı Sistem (JIT)’dir. Tam Zamanlı Sistem çalışması yapmak için, tedarikçiler üretim çizelgesini yerine getirecek yeterli malzeme dağıtımına ihtiyaç duyar.  Şirket, JIT için tedarikçilerle yakın iş birliği içinde olmalıdır. Tedarikçiler imalatçıların envanter seviyelerini izlemek için interneti veya Elektronik Veri Değişimi (Electronic Data Interchange) sistemini kullanabilirler. Böylece, tam zamanlı üretim (JIT) temelinde, üreticinin stoklarını yenileyebilirler.  JIT, sadece bir veya birkaç tedarikçi değil, bütün tedarikçileri içine alan bir süreçtir ve çok ciddi bir süreç gerektirir. Bunun en önemli aşamalarından birisi tedarikçi şirketlerin ilgili şirketin stoklarını eş zamanlı olarak kontrol etmesidir. Yani üretim şirketinin stoklarını tedarikçi firmalar kontrol eder ve gerekli durumlarda tedarikçi firmalara otomatik bir satın alma emri gönderir. Bir üretici firmanın JIT sürecini yönetebilmesi için YBS sistemlerini çok iyi bir şekilde geliştirmesi gerekir. Genelde stok yükü ve maliyetleri tedarikçi firmanın üzerinde kalır. Bu nedenle oldukça zor bir süreçtir

 KP’nin amacı, üretim hedeflerini karşılamak için personel, üretim alanı, makine ve diğer üretim imkanları acısından yeterli üretim kapasitesinin olup olmadığını tespit etmektir.  KP, insan kaynakları, urun ağacı (BOM), yarı mamul stokları, mamul stokları, parti büyüklüğü, hammaddelerin durumu, üretimdeki siparişler ve satış siparişleri için teslimat sureleri hakkında detaylı bilgi gerektirir.  KP’nin sonucu, her bir urun ve üretim çalışma alanı için zaman temelli planlamadır.  Ayrıca personel kapasite planlaması, ana üretim planını gerçekleştirebilmek için gereken işçi, şef ve yöneticilerin sayısını ve turunu tahmin eder.  Kapasite Planlaması veya Üretim Planlaması esasen makinelerin veya programların yaptığı bir iş süreci değildir, ilgili bütün bölümlerde çalışan bireylerin birbirleriyle iletişim halinde olması ve ne yaptıklarını bilmesi sürecidir. Bu süreç kısa vadede gerçekleşmez, gerçek bir insan ilişkisi gerektirir. Üretim kültürü denen bu aşama esasen tüm işletmeyi kapsayan bir KKP kültürü sürecine doğru kişilerin yönlendirilmesidir. Bireyler arasındaki gerçek iletişim sağlanırsa KKP sistemleri işletmeniz için “yardımcı” bir işlem yürütür, asıl olan insanlar arası ilişkilerdir.

 KKP’ye geçiş, üretim bilişim sistemini finansmana, pazarlamaya, İK yönetimine ve diğer fonksiyonlara yönlendirir. KKP modülleri üretim planlama ve imalat için, MİP (Malzeme İhtiyaç Planlaması), üretim kontrol, stok yönetimi ve kapasite planlamasını kapsar. KKP sistemi, genel muhasebe sistemi ile bütünleşerek maliyet muhasebesi verilerini oluşturur.  Bilgisayar destekli imalat sistemi, imalat bilgilerini birleştirerek, imalatta kullanılan tüm yazılım ve donanımları bütünleştirir. Bu kavram, bütünleşmemiş verilerle ilgili darboğazları ve kırtasiyeciliği (evrak işlerini) ortadan kaldırır. Amaç, tasarım maliyetlerini, tedarik surecini, yarı mamul stoklarını ve personel maliyetlerini azaltmak, mühendislik ve tasarım süreçlerinin verimliliğini artırmaktır.

 Satış tahminleri bir KKP sisteminde üretim seviyelerini belirlemek ve bir üretim planı geliştirmek için kullanılır. Satış tahminleri, üretim için kaynak gereksinimlerini belirleyen Satış ve Operasyon Planının bir girdisidir. Yani ne kadar satacağınızı bilirseniz o kadar üretmeniz gerekir.  Talep Yönetimi, gereken mamuller için miktar ve tarih belirleyen bir Ana Üretim Çizelgesi (AUC) oluşturur. MİP bileşenleri, satın alınmış veya depodan transfer edilmiş malzemeler için planlanmış siparişler bütünü olarak detaylı Malzeme Planı geliştirir (bkz. Tablo 6-4).

 MİP modülü, AÜÇ’nin gereksinimlerinin yerine getirilmesi için ne zaman, hangi malzemelerin sipariş edilmesi gerektiğini belirler. Her sipariş için gerekli madde ve malzemeler toplanarak satın alma sürecini başlatır. ( Her bir sipariş veya üretim emri için tek tek sipariş verilmez. Çok özel durumlarda yani sipariş büyükse, müşteri özelse, örnek üretim yapılıyorsa ihtiyaç duyulan hammaddelerin ve/veya alt grup bileşenlerin satın alınması ayrıca yapılabilir).  MİP fonksiyonu, (istenirse*) planlı siparişler geliştirir ve bu siparişler iş emri olarak üretime aktarılır.Her iş emri, Ürün Ağacından (BOM) ihtiyaç duyulan malzemelerin bir listesini ve yapılması gereken üretim operasyonlarını içerir. Stoklar, imalat surecinde bu iş emirlerine verilir.

(AÜÇ) (Malzeme İhtiyaç Planlaması) Amaç “istenilen miktarda, istenilen kalitede, istenilen maliyetle” üretimdir.

 Satış tahminlerini desteklemek için gereken imalat kaynaklarının ne olduğunu belirleyen Satış ve Operasyon Planı; Talep Yönetimi için bir girdidir (bkz. Şekil 6-2). Talep Yönetimi, tahminleri AÜÇ ve MİP’e ulaştırır.  MİP, hangi malzemelerin ne miktarda ve ne zaman gerekli olduğunu belirler ve ardından satın alma sürecinde gerekli emirleri oluşturur.  Satın almalar, planlanan siparişleri bir satın alma talebine dönüştürür veya üretim planlama, planlanan siparişi bir üretim emrine dönüştürür.  AÜÇ ve MİP, üretim emirlerini oluşturan Üretim Uygulaması girdileridir. Üretim emirleri, üretim hedefleri, malzemeler, kaynaklar ve maliyetler hakkında veriler içerir.  Üretim Uygulaması, üretim miktarları, sureleri ve bitiş tarihleri hakkında veri toplayan Sipariş Yerleştirme için bir girdidir.

Soru: TR-230’daki sapmanın nedeni ne olabilir? TR-230 olmasaydı % 97,12 olan hedef yüzdesi ne olurdu? TR-230’un satın almaya, üretime ve satışlara etkisi nedir?

 Satın alma sureci, ihtiyaçları belirler, muhtemel tedarik kaynaklarını tanımlar, alternatif teklifleri karşılaştırır, satın alma emri oluşturur, satın alma emrinin durumunu takip eder, malları aldıktan sonra faturaları kontrol eder (bkz. Tablo 6-6).  Bir KKP sistemi, Stok Yönetim Altsistemi ve diğer altsistemler arasındaki bütünleşmeyi sağlar (bkz. Tablo 6-7). Bütün satın alma siparişleri Muhasebe modülündeki maliyet merkezine gönderilir. Üretim planlamada, envanter fonksiyonu, Üretim Emirlerini doldurmak için gereken bileşenleri tayin eder. Satın alma ve Muhasebe “satıcı” verilerini paylaşır.

EylemTanım Gereksinimleri belirleme Yeni sipariş noktasına, düzenli stok kontrolüne ve kullanım tahminlerine dayalı ihtiyaçların belirlenmesi Kaynak belirlenmesiPotansiyel tedarik kaynaklarının tanımlanması Tedarikçi secimiMevcut alım kaynaklarının karşılaştırılması Satın alma sureciSatın alma siparişi oluşturmak için satın alma talebi bilgilerinin kullanılması Satın alma takibiSatın alma sipariş durumunu gosterir Mal kabulu ve stok yonetimi Mal alımının onaylanması Fatura doğrulamaAlınan mallardaki bilgilerin faturalarla eşleştirilmesi

EylemTanım Yönetim MuhasebesiSipariş emirleri Maliyet Merkezine atanır Genel MuhasebeSatın alma, Genel Muhasebe ile birlikte oluşturulan satıcı verilerini tutar Satış ve DağıtımSatın alma Talebi oluşturulduğunda bir sipariş talebi atanır Üretim PlanlamaEnvanter Yönetimi üretim emirleri için gerekli bileşenleri bildirir

 İmalat Uygulama Sistemleri (İUS- MES) üretim alanından gerçek zamanlı geri besleme sağlar ve veri toplama, detaylı çizelgeleme, işgücü yönetimi, kalite yönetimi, bakım yönetimi, ürün izleme ve performans (başarım) analizlerini destekler.

 İPÇİ sistemleri, iş analizi ve karar destek yetenekleri sağlayarak KKP Sistemleriyle birlikte çalışır. KKP sistemlerinin çoğu işlem odaklı ve sınırlı karar destek özelliklerine sahiptir. Bir İPÇİ sistemi; üretim planlama, talep planlama ve taşıma planlamada karar destek sağlamak için şirketin KKP sisteminde tutulan veriyi güçlendirir.

 Geçmişte üretim verileri, çizgileme (barkod) okuyucu ağını kullanarak toplanıyordu. Eldeki stokları ve işlem maliyetlerini azaltmak icin günümüzde gerçek zamanlı veriler, gezici (mobil) ve internet tabanlı araçlar, çizgileme yetenekleri ve kolay arayüzler kullanarak, üretim alanından direkt elde edilmektedir. Gezici arayüzleri ile kalıplaşmış veri toplamayı otomatikleştirme, bilgi akışını üç kat daha uygun hale getirir. Güçlü bir KKP paketi ile sıkıca bütünleşen bir veri toplama sistemini seçmek şirketlere rekabet üstünlüğü sağlar.

 İş dünyası, daha az stokla daha fazla kişisel ürünler aramaktadır. İmalat, tam zamanında (JIT) üretime doğru gitmektedir. Sanal ticaret, tedarik zincirindeki halkaları kaldırarak stokları azaltır.  İşletmeden işletmeye (İ2İ) sanal ticaret, 1998’deki 43 milyar dolarlık işlem hacminden, 2003 yılında 1,3 trilyon dolara ulaşmıştı. Bu artış, işletmeden tüketiciye (İ2T) sanal ticaretin değerinin on katıydı Yılında ise yaklaşık 1,3 katrilyon ile 1000 kat büyüme sağlaması hedefleniyor!

*

 İ2İ uygulamaları, daha rekabetçi bir teklif oluşturan çok sayıda tedarikçi ile etkileşim içindedir. Teknoloji, alıcıların kendi malzeme ihtiyaçlarını bulmasında tedarikçilere yardım eder ve bu bilgiyi kullanan tedarikçiler, işletmenin özel ihtiyaçlarını karşılamak için teklif verebilir.  Müşteriler, Sanal Pazarın büyümesinden kar sağlarlar. Sanal pazarlar geleneksel pazarları daha verimli hale getirerek, alıcıları, satıcıları, içeriği ve işletme hizmetlerini birleştirir. Sanal ticaret, kağıda dayalı tedarik zincirlerinin parçası olan verimsiz süreçleri ortadan kaldırıp iş maliyetlerini azaltır. Sanal Pazarlar, arama maliyetlerini azaltarak alıcılara alternatif tedarik kaynaklarını değerlendirme fırsatı tanır.

 Sanal ticaretteki daha düşük fiyatlar, daha düşük işlem maliyetleri, geliştirilmiş elektronik iletişim ve tartışma forumları gibi toplu özellikler içeren çeşitli avantajlar sunar. Sanal pazarlar, alıcılar üzerinden satıcıları kayırmak yada bir satıcıya yönlendirmek yerine tarafsız olmayı tercih eder.  Son olarak, sanal pazarlar satın alma temsilcisi rolünü üstlenmiştir. Sanal pazarların ortaya çıkmasından önce, satın alma temsilcileri zamanlarının çoğunu satın alma siparişlerini işlemeye ve sevkiyatı hızlandırmaya harcarlardı. Satın alma temsilcileri, günümüzde zamanlarını daha stratejik faaliyetlere ayırabilmektedirler.

 Üretim ve Stok Yönetimi tartışması, üretim planlamanın satış tahminlerine nasıl dayandığını göstermektedir. Satış planlama geliştirildiği zaman, Talep Yönetimi fonksiyonu nihai ürünler için gereken miktarları ve sureleri belirler. AUC, Talep Yönetiminin gereksinimlerini karşılar ve MİP sistemi AÜÇ’nin gereksinimlerinin yerine getirilmesi için neye ihtiyaç olduğunu, ne kadar gerektiğini ve ne surede gerektiğini belirler. Bir sonraki adımda, satın alma veya tedarik, üretim sureci için gerekli olan malzemeler veya alt grup malzemeler için satın alma emirlerini oluşturur. Bütün bu Üretim Yönetimi ve Stok Yönetimi süreçleri, KKP’ye temel teşkil eder.