Tam Ekonomik Maliyet (TEM) Projesi İTÜ – Kocaeli Üniversitesi – Ankara Üniversitesi – Kadir Has Üniversitesi İTÜ Adına Proje Koordinatörü: Prof. Dr. Dilek BOYACIOĞLU İTÜ AB Merkezi Araştırma Ofisi Başkanı 29 Haziran 2011 Akademik Personelin Zamanının Maliyetlendirilmesi ve Muhasebeleştirilmesi

Tam Ekonomik Maliyet Nedir? «Tam Ekonomik Maliyet» bir faaliyetin gerçekleştirilmesi için gereken doğrudan ve dolaylı maliyetlerin hesaplanmasıdır. Tam Ekonomik Maliyet için üniversiteler öncelikle tüm faaliyetlerini belirlemeli, sınıflandırmalı ve gerçekleştirilecek iş için gerekli tüm doğrudan ve dolaylı masrafları hesaplamaktadırlar. – İngiltere başta olmak üzere İrlanda, Finlandiya,, Norveç, Hollanda, Danimarka gibi Avrupa ülkelerinde ve ABD’de uygulanmaktadır. 2

İtici Güçler Araştırmalara fon sağlayan kuruluşların maliyet talepleri – AB 7. Çerçeve Programları (tüm doğrudan maliyetlerinin %60 sabit oranı) Üniversite aktivitelerinde artan çeşitlilik ve üniversitelerin değişen koşullara cevap verebilmek için yeni araçlara ihtiyaç duyması Avrupa üniversitelerinin özerklik talepleri 3

FaydalarıFaydaları Üniversitelerin mali yapılarını şeffaflaştırması, Üniversitenin finansal durumu hakkında güncel ve tutarlı bilgi sağlaması, Stratejik hedefler doğrultusunda ön görüler yerine güncel ve tutarlı bilgiye dayanarak kaynakların kullanımına destek olması, Tam maliyetleme analizlerinden elde edilen finansal verilerin stratejik karar oluşturmada kullanılması ve üniversitelerin kaynaklarını daha etkin dağıtması, Üniversitelerin eğitim ve araştırma faaliyetlerine daha fazla kaynak ayırmalarına yardımcı olması 4

FaydalarıFaydaları Bütçe tahsisi müzakerelerini kolaylaştırması, Destek sağlayan kuruluşlara fonların üniversite tarafından etkin bir şekilde kullanıldığını kanıtlaması, Araştırmaya fon sağlayan kurumlara aslında gerçek maliyetlerin bu desteklerin altında olduğunu gösterilmesi, Kaynakların verimli yönetimi ile akademisyenler için sürdürülebilir teşvik ve ödül mekanizmaları kurulması. 5

TEM PROJESİ İTÜ-KOCAELI UNIVERSITESI-ANKARA UNIVERSITESI-KADIR HAS UNIVERSITESI 6

Projenin Başlangıcı Avrupa Üniversiteler Birliği (EUA)’nın «Ülke Çalıştayı» çağrısına başvuran 3 Üniversite olmuş ve sorumluluk YÖK’na verilerek, YÖK’ün koordinatörlüğünde ilk çalıştay 2010 yılında Ankara’da gerçekleştirilmiştir. Projenin Türkiye’de YÖK adına koordinatörü Üniversitemiz dönemi Rektörü ve EUA’nın önceki Yönetim Kurulu Üyesi Prof.Dr. Gülsün Sağlamer’dir. Çalıştayı takiben her 3 üniversite pilot uygulamayı gerçekleştirecek üniversiteler olarak YÖK tarafından seçilmiştir. – Bu üniversitelere 2011 yılında Kadir Has Üniversitesi dahil olmuştur. 7

Makro Düzeyde Beklentiler Stratejik planlarına uygun yönetilen, paydaşlarına hesap verebilir, kaynaklarını etkin şekilde kullanan ve finansal olarak sürdürülebilir ve özerkliği olan bir Üniversite Yönetim Sistemi için bir yol haritası oluşturmak. Dünyada günümüz koşullarında rekabet edebilecek ve gelecekte ön görülen gelişmelere ayak uyduran bir yüksek öğretim sektörü için bir araç olarak geliştirmek. – Bu şekilde eğitime, araştırmaya, topluma hizmet fonksiyonlarına yönelik ne düzeyde kaynak ayrıldığı ve bu kaynağın kurum içi ve kurum dışı kaynaklarla ne düzeyde finanse edildiğini karşılaştıran; gerçek maliyet ile faaliyet ve projeler sonucunda elde edilen fayda ilişkisi kuran; ileriye yönelik etkin karar alarak ve tüm faaliyetlerini finansal olarak sürdürülebilirliğini izleyen bir ÜNİVERSİTE modelini uygulamak. 8

HedeflerHedefler Tam maliyetleme modelinin ilk adımda üniversitelerin araştırma faaliyetlerine uygulanması, ancak eğitim ve topluma hizmet faaliyetleri için de mutlaka planlanmasının yapılması – Mevcut yasal düzenlemelerin bu hedeflere ulaşmak için revize edilmesi gerekliliğinin dikkate alınması. – Mevcut yasal düzenlemelerin uygulanmasına imkan verecek şekilde bir yapılanma düzeni oluşturması benimsenmesi 9

Tam Ekonomik Maliyetleme için Yasal Çerçeve 5018 Kamu Mali Yönetim ve Kontrol kanunu (10/12/2003); 4691 Teknoloji Geliştirme Bölgeleri kanunu (26/6/2001); 5746 Araştırma-Geliştirme Faaliyetlerinin Desteklenmesi hakkında kanun (12/4/2008) Stratejik Planlama, Performans Programı ve Yıllık Finansal Raporlama - Mali saydamlık ilkelerinin benimsendiği mevcut yasal alt yapı bu uygulamanın temelidir. – MADDE 1- Bu Kanunun amacı, kalkınma planları ve programlarda yer alan politika ve hedefler doğrultusunda kamu kaynaklarının etkili, ekonomik ve verimli bir şekilde elde edilmesi ve kullanılmasını, hesap verebilirliği ve mali saydamlığı sağlamak üzere, kamu mali yönetiminin yapısını ve işleyişini, kamu bütçelerinin hazırlanmasını, uygulanmasını, tüm mali işlemlerin muhasebeleştirilmesini, raporlanmasını ve mali kontrolü düzenlemektir. 10

PaylaşımlarPaylaşımlar 11 Grup YöneticisiÇalışma Alanı Ankara ÜniversitesiÜniversitelerdeki Mevcut Mali Sistemin İncelenmesi İTÜAkademik Personelin Zamanının Maliyetlendirilmesi ve Muhasebeleştirilmesi Kocaeli ÜniversitesiDoğrudan ve Dolaylı Masraf Kalemlerinin Sınıflandırılması ve Belirlenmesi Kadir Has ÜniversitesiYazılım Sistemleri

FaaliyetlerFaaliyetler Haziran 2010 tarihleri arasında Hırvatistan’da düzenlenen ülke çalıştayına katılım 6 Eylül 2010 tarihinde Avrupa Üniversiteler Birliği (EUA) ile ön hazırlık toplantısı 27 Eylül 2010 tarihinde - «Ülke Çalıştayı» Ankara Üniversitesi 12

Grup Toplantıları 23 Mart 2011 ve 25 Nisan 2011 – İTÜ 18 Nisan Kadir Has Üniversitesi 31 Mayıs Ankara Üniversitesi 1 Temmuz Kocaeli Üniversitesi 13

Proje Faaliyetleri Projenin isimlendirilmesi – Üniversitelerde Mali Saydamlık ve Finansal Sürdürülebilirlik: Tam Ekonomik Maliyetleme Projesi (TEM Projesi) Çalışma ekibi oluşturulması Üniversitede sorumlu birimlerin tayin edilmesi Projenin Tanıtımı: – Projenin genel amacı hakkında akademik personele bilgilendirme yapılması – yazılı ( /rektörlük/WEB sayfası) ve sözlü 14

Proje Faaliyetleri Konunun üniversite yönetimi tarafından benimsenmesi ve üniversitenin diğer birimlerine/bölümlerine aktarılması – Projenin üniversite yönetim kurulunda sunumu – Fakülte bazında toplantı talepleri – akademik personele – Yazılı materyal dağıtımı – Web sayfasından aktif duyurular Konuyla ilgili yönetmelikler ile ilgili altyapının oluşturulması Verilerin toplanması ve toplanan verilerin değerlendirilmesi için yazılım oluşturulması Uygulama – Değerlendirme- YÖK’e öneri sunumu 15

AKADEMİK PERSONELİN ZAMANININ MALİYETLENDİRİLMESİ VE MUHASEBELEŞTİRİLMESİ İTÜ’de Yol Haritası 16

Akademik Personelin Çalışma ZamanınınTahsisi Akademisyenin gerçekleştireceği faaliyet türüne göre zamanını belirlemesi – Zaman tahsisi verileri kurumun dolaylı masrafları için maliyet faktörü olarak kullanılabilir. – Araştırmacıların çalışma zamanlarını nasıl kullandıklarına ilişkin gerçek bilgi sağlar. 17

YöntemlerYöntemler Akademik Faaliyetlerin Sınıflandırılması Personel Anketleri Personel Mülakatları Zaman Çizelgeleri Profil Oluşturma 18

Yol Haritası Akademik personelin faaliyetlerinin sınıflandırılması Her fakültenin her bölümünden tesadüfi örnekleme yapılması – Profesör, Doçent, Yardımcı Doçent, Öğretim Görevlisi, Ar.Gör. – Her bölüm bazında oluşturulan gruplar ile görüşmeler yapılması Yapılan görüşmelerden hareketle bir anket formu hazırlanması (İki aşamalı) Anketin test edilmesi Oluşturulan anket formunun web-portal vasıtasıyla akademik personele dağıtımı (seçilen örneklere) Elde edilen verilerin analizi 19

Akademik Faaliyetlerin Sınıflandırılması Eğitim – Temel Faaliyetler – Destek Faaliyetleri Araştırma – Temel Faaliyetler – Destek Faaliyetleri İdari – Temel Faaliyetler – Destek Faaliyetleri Diğer – Temel Faaliyetler – Destek Faaliyetleri 20

Akademik Faaliyetlerin Sınıflandırılması Eğitim Temel Faaliyetleri: - Ders ve seminer verilmesi, atölye ve laboratuar çalışması yapılması, - Dersin ön hazırlığı kapsamında gerekli materyallerin, kitapların ve yayınların hazırlanması, - Lisans, lisansüstü ve doktora öğrencileri için danışmanlık ve görüşme saatleri, - Yüksek lisans ve doktora mülakatlarına girilmesi, - Sınavların, tezlerin ve projelerin okunarak değerlendirilmesi, - Saha çalışmalarının ve teknik gezilerin organize edilmesi, - Akademik personelin kendi üniversitesi dışındaki kamu kurumlarında ve özel kurumlarda ders vermesi, - Diğer 21

Akademik Faaliyetlerin Sınıflandırılması Eğitim Destek Faaliyetleri: - Sekretarya işleri, - Meslek içi eğitimler, - Kişisel gelişim faaliyetleri, - Toplumsal sorumluluk / mesleki gelişime katkı sağlama faaliyetleri, - Diğer 22

Akademik Faaliyetlerin Sınıflandırılması Araştırma Faaliyetleri: -Proje yürütücüsü olarak yapılan faaliyetler, -Proje araştırmacısı olarak yapılan faaliyetler, -Araştırma projeleri için başvuruların hazırlanması, -Sözleşmelerin müzakere edilmesi, -Araştırma ile ilgili bilgi ve becerilerin arttırılması ve araştırma personeline aktarımı, -Konferanslara katılım, -Kongre ve sempozyum düzenlemek, -Araştırma için kullanılacak ekipmanın kurulması ve kullanılması, -Araştırma ile ilgili idari işler, 23

Akademik Faaliyetlerin Sınıflandırılması Araştırma Faaliyetleri: -Araştırma ile ilgili fakülte işleri, -Kütüphanede/e-kütüphanede/arşivde araştırma için harcanan zaman, -Laboratuarda araştırma için harcanan zaman, -Sahada araştırma için harcanan zaman, -Temel araştırma faaliyetleri konusunda ilgili kurum ve kişilerle işbirliği içinde olmak, -Makale yazmak, -Proje raporu yazmak, -Proje hakemliği yapmak, -Makale hakemliği yapmak, -Diğer 24

Akademik Faaliyetlerin Sınıflandırılması İdari Faaliyetler: -Dekanlık faaliyetleri, -Bölüm Başkanlığı faaliyetleri, -ECTS Bölüm Koordinatörlüğü faaliyetleri, -Rektörlük, fakülte veya bölüm düzeyinde komisyon görevleri, -Yürütme Kurulu'nda yer almak, -Jürilik faaliyetleri, -Sınavlarda gözetmenlik, -Diğer 25

Akademik Faaliyetlerin Sınıflandırılması Diğer Faaliyetler: - Danışmanlık, endüstri hizmeti, - Bilirkişilikler, - Teknoloji Transferi Faaliyetleri (patent başvuruları, lisans başvuruları, Teknokent'de danışmanlık hizmeti, start-up şirket kurmak, vb...) -Diğer 26

Anket Taslağı Anketin adresi: 27