BÜTÇELERİN OLUŞTURULMASI 1

İşletme bütçeleri 2 ana safhadan oluşmaktadır. Bütçelerin hazırlanması Bütçelerin kontrolü Bütçe hazırlama çalışmaları da 10 alt safhadan oluşmaktadır. 2

B ÜTÇE HAZıRLAMA SAFHALARı 1. Ön hazırlık çalışmaları, 2. Bütçe takviminin hazırlanması, 3. Senaryo analizleri, 4. Satış bütçesi, 5. Üretim bütçesi, 6. Satın alma bütçesi, 7. Masraf bütçeleri, 8. Yatırım bütçesi, 9. Nakit bütçesi, 10. Proforma sonuç tablolarının hazırlanması. 3

Bütçeler, amaç ve hedeflerin üzerine kurulmuş programların yansımasıdır, dolayısıyla belli bir altyapı ve ön hazırlık çalışması yapılmak zorundadır. 4

Bütçe organizasyonu Bütçe komitesi Bütçe yöneticisi Kadro tespiti Bütçe komitesi: Bütçe komitesi üst yöneticilerden oluşan bir organizasyondur. 5

B ÜTÇE KOMITESI Genel müdür,genel müdür yardımcısı,bütçe müdürü ve fonksiyonel müdürler. Komitenin başkanı genel müdürdür. satış, pazarlama, üretim, insan kaynakları gider faaliyet bütçelerinde sorumlu olan kişilerden oluşur. Bu kişiler kendi sorumluluk alanları dahilinde bütçeye temel olacak teknik verileri ve öngörü verilerini sağlarlar. 6

B ÜTÇE KOMITESININ GÖREVLERI Ana ilke ve amaçları belirlemek, Bütçe politikaları ve süreçleri ile ilgili önerilerde bulunmak, Hazırlanan bütçeleri gözden geçirerek tavsiyelerde bulunmak, Bütçe revizyonuna karar vermek, Denetim raporlarını incelemek ve önerilerde bulunmak. 7

B ÜTÇE YÖNETICISININ BAŞKANLıĞıNDAKI TEKNIK GRUBUN GÖREVLERI : tahmin ve yorumlarda bulunmak. Ana hedeflerle bölüm ve departmanların hedeflerini uyumlu hale getirmek, yönetimin politikalarının gelecekteki faaliyetler üzerindeki mali etkilerini yorumlamak, Bütçe tahminlerine esas teşkil alınacak formları, tabloları ve diğer belgeleri hazırlayıp bölüm ve departmanlara dağıtmak, Bütçe takvimine göre ve el kitabındaki ilkeler çerçevesinde her bölümle, departmanın bütçesinin hazırlamasını istemek, 8

Departmanların talep ettikleri istatistiki bilgileri ve teknik analizleri sağlamak; gerekli ise her departmandan bütçesini revize etmesini isteyip denetlemek, bütçe tahminlerini koordine etmek yönetimin onayı ile kesinleştirmek ve uygulamaya koymak, Başarı raporlarının hazırlanması için gerekli formları, tabloları ve diğer belgeleri hazırlamak, bölüm ve departmanlara dağıtıp doldurtdukdan sonra toplamak, Başarı raporlarının hazırlamak; sapmaları hesaplamak; nedenlerini yorumlayarak başarı konusunda tepe yönetimini bilgilendirmek, Gelecek yılın bütçesinin hazırlanmasında yol gösterecek ana hedeflerin gerçekçi bir biçimde saptanmasına yardımcı olmak üzere tepe yönetimine temel beklentilerle ilgili bilgi vermek, 9

B ÜTÇE EL KITABıNıN HAZıRLANMASıNıN SEBEBLERI ; Bütçe organizasyonu için bütçe el kitabının da hazırlanması gerekir. Her bölüm ve her departmanın standart bir prosedür uygulaması için, Bütçe politikalarının resmi olarak açıklanması, Yol gösterici olması için. 10

B ÜTÇE EL KITABıNDA YER ALMASı GEREKEN BILGILER Programın amaçları Bütçe organizasyonu Masraf kalemlerinin açıklanması Bütçe oluşturma, kontrol formları ve açıklaması. 11

B ÜTÇE TAKVIMI Bütçe takvimi, bütçenin hazırlanması için tamamlanması gereken aktiviteleri içeren bir programdır. Bütçe takvimi aşağıdaki bilgileri içermelidir. I. Bütçe faaliyetleri II. Faaliyetlerin başlangıç ve bitiş tarihleri III. Faaliyet sorumluları 12

Bütçe Takvimi EkimKasımAralık Bütçe Adımı Sorum lu Onaylayan Başlangıç Tarihi Bitiş Tarihi1.hafta2.hafta3.hafta4.hafta 1.haf ta 2.haf ta 3.haf ta 4.haf ta 1.haf ta 2.haf ta 3.haf ta 4.haf ta Bütçe Varsayımları Satış Bütçesi Stok Bütçesi İlk Madde Malzeme Bütçesi Üretim Kaynak Planlaması Reçeteler ve Üretim Sarfları Satın Alma Yatırım Bütçeleri Genel Yönetim Yatırım Bütçesi Satış Pazarlama Yatırım Bütçesi Üretim Yatırım Bütçesi Gider Bütçeleri Genel Yönetim Gider Bütçesi Satış Pazarlama Gider Bütçesi Üretim Gider Bütçesi Üretim Maliyeti Genel Üretim Giderleri Dağıtım Anahtarları Üretim Maliyeti Satılan Malın Maliyeti Bütçesi KDV Bütçesi Mali Tabloların Oluşturulması Nakit Akım Tablosu Proforma Gelir Tablosu Proforma Bilanço Yönetim Kuruluna Sunulması Revizyonlar Yapılması Yönetim Kurulunca Onay 13

14

B ÜTÇE YıLı ÇALıŞMA GÜNLERI TAKVIMI Bütçesi yapılacak yıl içerisinde çalışma ve tatil günlerini göstermektedir.(brüt günlerden resmi tatiller ve Pazar günleri düşürülüp net çelışma günleri gösterilir.) Bu takvimler her ay için hazırlanır, o ayın net çalışma haftası ve saatleri hesaplanır. 15

16

S ENARYO ANALIZLERI Senaryolar vizyon alanını genişletir. kararların aceleye gelmesini önler. oluşabilecek dalgalanmalara karşı şirket refleksini güçlendirir. Stratejik planlamalar yaratıcılığı teşvik eder. Benimsenen hedeflerin gelecek senaryolar karşısındaki esneklik ve dayanıklılıklarını test edilmesini sağlar. 17

Senaryo analizi, vurgulanmak istenilen belirli bir fikir ve konumun; çevresel, sosyal, politik, teknolojik ve ekonomik faktörlerle etkileşimi de dikkate alınarak portrenin çizilmesidir. Senaryo analizi nedir? 18

S ENARYO OLUŞUM SÜREÇLERI NELERDIR ? Genel sistemin tanımı, içsel ve dışsal kısıtların belirlendiği alt sistemlerin tespiti, Alt sistemlerin hiyerarşik olarak yapılandırılması ve düzenleyici öğelerin belirlenmesi, Sistem durumlarının tanımlanması ve geçmişteki gelişimlerinin modellenmesi, Gelişim süreci ve işsel dinamiği ile toplumun temel karakteristikleri üzerine etkilerinin değerlendirilmesi, Dengeyi bozabilecek, anahtar konumundaki yapısal değişkenlerin belirlenmesi, Tüm bu bilgiler ışığında senaryoların oluşturulması, Yapılan irdelemenin; kısıtlar çelişkiler, zorlayıcı baskı unsurları, düzenleyici kuralların müdahalesi, dengeden sapma gibi durumları da göz önüne alınarak senaryoların iyileştirilmesi, 19

D ıŞ ÇEVRE VE IŞLETME ANALIZIYLE ILGILI FAKTÖRLER Senaryo analizlerinde genel de dış çevre ele alınır. Dış çevreden kasıt işletmenin kendisiyle ilgili fakat kendi dışındaki faktörlerden oluşmaktadır. Sosyo – kültürel yapı, Ekonomik koşullar, Hukuki – politik koşullar, Teknolojik koşullar, 20

Bu faktörlerle ilgili analiz etmemiz gereken konular. Sosyo – kültürel yapı, Ülke nüfusunun demografik özellikleri Toplumun eğitim ve kültür seviyesi Nüfus artış hızı oranı Şehirleşme yapısı ve artış hızı oranı Toplumun genel problemleri 21

Ekonomik koşullar, Milli gelir İşsizlik Üretim GSYİH İstihdam Enflasyon Büyüme hızı Dış ticaret ve ödeme dengesi Döviz kurları 22

Hukuki – politik koşullar, İş kanunu Asgari ücret Kıdem tazminatları Devlet yatırımları Teknolojik koşullar, Sahip olunan teknolojinin yapısı, Özellikleri Ar – Ge için ayrılan fon miktarı 23

S ATıŞ B ÜTÇESI 24

Satış bütçesi bir işletmenin bütçe döneminde mamul miktarı, birim satış fiyatı ve toplam fatura tutarını ayrı ayrı tablolar ve cetveller biçiminde gösteren ve işletme yöneticilerince hedef olarak benimsenmiş ve onaylanmış resmi bir belgedir. satış bütçesi ilk düzenlenmesi gereken bütçedir. Tüm bütçe çalışmalarının referans noktasıdır. Satış bütçesi gerçekçi ve doğru olduğu ölçüde tüm işletme bütçeleri de doğru olur. 25

Ana Satış Bütçesi; dönemler, mamuller, satış bölgeleri, alıcılar, dağıtım kanalları gibi çeşitli maddelerden oluşmuş ayrıntılı satış bütçelerinden yararlınılarak düzenlenir. Satış bütçeleri; uzun dönemli kısa dönemli satış bütçeleri olarak ikiye ayrılır. Fakat birbirlerinden tamamen ayrılmasına olanak yoktur. 26

S ÜRELERINE GÖRE S ATıŞ B ÜTÇELERI Uzun Dönemli Satış Bütçeleri; 5 veya 10 yıllık bir dönem için yıllık olarak hazırlanır. Gelecekteki piyasa potansiyelini belirleyen analizlere dayanır. Kısa Dönemli Satış Bütçeleri; Uzun dönemli satış bütçelerinin sadece 1 yıllık cari kısmını kapsar. Örgütsel sorumluluk,ürün ve zamanla ilgili ayrıntılı olarak düzenlenir. 27

Satış Bütçesi Satış Politikası Ürünlerin Kodlanması Bütçelenecek Ürünlerin Tespiti Satış Kanallarının Tespiti Statik Tahminler Yeni Dönem Ürün Fiyatları Dinamik Tahminler Fiyat Artış oranları 28

Satış bütçesinin şekillendirilmesi satış miktarının ve fiyatının tespiti ile gerçekleşir bunun için de 2 tür analiz yapılır. Bunlar; Trend Analizi ve Regresyon analizi dir. Trend Analizi :satışların geçmiş değerlerinin gösterdiği eğilimin ne yapıda olduğunu inceleyerek gelecektede devam edeceğini varsayarak tahmin yapmaktır. Satışlarımızda artan bır trend olabileceği gibi dalgalanmalar da olabilir, eğer bu dalgalanmalar mevsimsellik arz ediyorsa bu yöntem kulanılabilir, fakat düzensiz dalgalanmalr mevcut ise ve bir dayanağı yoksa bu yöntemi kullanmamız sağlıklı olmayacaktır. 29

30

Regresyon Analizi: Satışlar ve satışlara etki eden faktörler arasındaki ilişkinin bir model yardımıyla gösterilmesidir. Bu modelde satışlar bağımlı (yani etkilenen) değişken, satışları etkileyen etmenler ise bağımsız (yani etkileyen) değişkenlerdir. Satışı etkileyen değişkenler nelerdir? Satış fiyatları, Bir önceki yılın satış değerleri, Reklam giderleri, Milli gelir, Nüfus Bu değişkenler belirlendikten sonra etkilerinin hangi yönde ve hangi oranda olduğu ortaya çıkarılır. Bu aşamadan sonra gelecek dönemin reklam harcamaları ve milli gelir modelde yerlerine konularak gelecek dönem satış miktarını öngörmüş oluruz. 31

İşletmenin temel amacı kar elde etmektir dolayısıyla bunun için satış yapması gerekmektedir. Ne kadar çok satış o kadar çok kar demektir. Dolayısıyla satışların artırılması amaçlanmaktadır.Bu amaç doğrultusunda satış bütçeleri oluşturulurken cevplandırması gereken sorular çıkar nedir bu sorular? Ne satılacak? Ne kadar satılacak? Nereye satılacak? Kim satacak? Maliyeti ne olacak? Kazanç ne kadar olacak? Satış stratejisi ne olacak? 32

Satış bütçesinin şekillendirilmesinde (satış miktarının tahmininde)göz önünde bulundurulması gereken etmenler. Geçmişteki satışların incelenmesi Geçmiş satışların mamul, mamul grupları, bölgeler, alıcı gruplar, satış yöntemleri gibi açılardan incelenip sonuçlar doğrultusunda öngörülerin yapılmasıdır. İşletme içi etmenler İşletmenin kapasitesi, sermaye durumu, personel durumu, ilk madde ve malzeme temini gibi işletme içi etmenler dir. İşletme dışı etmenler Genel ekonomik durum,mevsimlik dalgalanmalar,nüfus yapısı,gelir düzeyi,tüketici alışkanlıkları,enflasyon,rekabet şartları ve diğer işletme dışı etmenlerdir. Satış gücünün görüşleri Satış bütçesi ve gelecekteki talebin tespiti yapılırken satış temsilcileri, distribütörler, satış bölge sorumluları, ve diğer satış sorumlularının da görüş ve fikirleri alınmalıdır. Pazar analizleri Tüm bu etmenlerle birlikte mamul analizi yaparak pazara hangi tür mamullerin sürüleceği, ne fiyattan satılacağı, ne tür bir ambalaj ve gramajda satılacağı gibi konularda da Pazar analizlerinin yapılması gerekmektedir. 33

İşletme amacı olan kar’ ı elde edebilmesi için Kar planması yapması gerekir bunun içinde kar’ ı belirleyen etmenlerin göz önünde bulundurulması ve bunların arasındaki uyumun sağlanması gerekir. Peki karı belirleyen etmenler nelerdir.? a) Birim satış fiatı b) Satış miktarı c) Birim değişken maliyet d) Toplam sabit maliyet 34

35

Satış miktarının fonksiyonu kar=(satış fiyatı-birim değişken maliyet)xsatış miktarı-toplam sabit maliyet ( satış fiyatı-birim değişken maliyet)arasındaki fark satılan her birimin, o birime ait değişken maliyeti karşıladıktan sonra geriye bıraktığı payı gösterir. Sabit maliyeti karşılayan ve kara kakıda bulunan bu kısıma ‘’Katkı Payı’’ denir. Dönem karı=(katkı payı x satış miktarı)-toplam sabit maliyet Toplam Katkı Payı 36

Örnek: mix gıda işletmesinin mamul birim satış fiyatı 5 Tl Mamulun Birim başına değişken gideri 2 Tl İşletme 2014 yılında adet satış yapmayı düşünmektedir. Toplam sabit maliyet Tl dir. Mix gıda ‘ nın yıllık kar fonksiyonu hesaplayalım. Kar=(satış fiyatı- birim değişken maliyet)x satış miktarı- toplam sabit maliyet Kar=(5-2)x =3x = =

Toplam katkı payı <Toplam sabit maliyet= Zarar Toplam katkı payı > Toplam sabit maliyet= Kar > olduğuna göre? Satılan her birimin sağladığı katkı payını birim satış fiyatına bölerek Katkı oranı bulunur. Katkı oranı=(satış fiyatı-birim değişken maliyet)/satış fiyatı Toplam katkı oranı=(toplam net satışlar-toplam değişken maliyet)/toplam net satışlar 38

Örnek2:mix gıda işletmesinin Mamul birim satış fiyatı 5 Tl Birim başına değişken gider 2 Tl Toplam sabit maliyet tl Mix gıda’ nın katkı oranı nedir? Katkı oranı=(satış fiyatı-birim değişken maliyet)/satış fiyatı Katkı oranı=(5-2)/5=0,60(%60) Yani mix gıda satışlardan elde edilen her 100 tl de değişken maliyeti karşıladıktan sonra geriye 60 Tl lik pay bırakmaktadır. Eğer işletmenin 2014 yılında adet satış yapmayı düşündüğünü varsayarsak yıllık kar fonsiyonu ne olur? K=( X 0.6) K= K=

A RZULANAN KARı SAĞLAYAN SATıŞ MIKTARıNıN BULUNMASı Satış miktarının fonksiyonu olarak kar: K=katkı payı x satış miktarı- toplam sabit maliyet Arzulanan kar + toplam sabit maliyet=katkı payı x gerekli satış miktarı Gerekli satış miktarı=(beklenen kar + toplam sabit maliyet)/katkı payı Mix gıda’ nın gelecek yıl içerisinde Tl kar sağlayabilmesi için gerekli satış miktarını bulalım? Gerekli satış miktarı=( )/3= adet 40

A RZULANAN KARı SAĞLAYAN SATıŞ TUTARıNıN BULUNMASı : K=katkı oranı x satış tutarı- sabit maliyet Kar + toplam sabit maliyet=katkı oranı x satış tutarı Gerekli satış tutarı=(beklenen kar + toplam sabit maliyet)/katkı oranı Örnek4:mix gıda’ nın gelecek yıl için Tl kar sağlayabilmesi için gerekli satış tutarını hesaplayalım. Gerekli satış tutarı=( )/0,6= Tl 41

Mix gıda gelecek yıl Tl adet Tl ‘lik satış yaptığı takdirde Tl kar sağlayacaktır. Toplam satışlar( adet x 5 Tl) Tl Toplam Değ.Maliyet( adet x 2 Tl) Tl Toplam katkı payı Tl Toplam sabit maliyet Tl Toplam Kar Tl 42

E NFLASYONUN SATıŞ BÜTÇESINE ETKILERI Enflasyonist ortamlarda fiyatlandırma yapılırken dikkat edilmesi gereken noktalar. Farklı satış fiyatlarından mamulun arzı halinde talep egrisinin ne şekilde etkileneceğini tahmin etmek. Üretim hacmindeki değişikliklerin birim maliyete olan etkisini tahmin etmek Enflasyonu dikkate almadan satış bütçesi yapmak ciro sapmalarına sebeb olur bu da işletmenin performans ölçümlerinde yanıltıcı olur. 43

44

45

SATIŞ BÜTÇESİNİN UYGULANMASI KC işletmesinin fabrikasında üretimini yaptığı P1 ve P2 mamullerinin satışlarını yapmaktadır. İşletmenin 2013 yılı satışları ile ilgili öngörüleri şöyledir. Mamul 1. Üç ay 2. Üç ay 3. Üç ay 4. Üç ay Toplam (birim) (birim) (birim) (birim) (birim) P1 200,000 50,000 50, , ,000 P2 40, , ,000 60, ,000 İşletmenin her iki mamulü de mevsimlik mamuller olup P1 mamulü kış aylarında; P2 mamulü ise yaz aylarında daha iyi satmaktadır. İşletmede 2013 yılı süresince tek fiyat uygulanacaktır ve satış fiyatı, P1 mamulü için birimi 200,000- TL., P2 mamulü için birimi 350,000- TL. olarak bütçelenmiştir. İşletme bütçe döneminde brüt satışlar üzerinden ortalama % 3 satış komisyonu vermeyi bütçelemiştir. Ayrıca önceki yıllardan edinilen deneyimlere göre brüt satış gelirlerinin ortalama % 2’ si tahsil edilememektedir. Yukarıdaki verilerden faydalanarak işletmenin 2013 yılı brüt ve net satış gelirleri bütçesini düzenleyelim. 46

BRÜT SATIŞ GELİRLERİ BÜTÇESİ Mamul 1. Üç ay 2. Üç ay 3. Üç ay 4. Üç ay Toplam (birim) (birim) (birim) (birim) (birim) P1 40,000,000 10,000,000 10,000,000 60,000, ,000,000 P2 14,000,000 70,000,000 35,000,000 21,000, ,000,000 54,000,000 80,000,000 45,000,000 81,000, ,000,000 47

NET SATIŞ GELİRLERİ BÜTÇESİ 1. Üç ay 2. Üç ay 3. Üç ay 4. Üç ay Toplam Brüt Satışlar 54,000,000 80,000,000 45,000,000 81,000, ,000,000 Komisyonlar %3 1,620,000 2,400,000 1,350,000 2,430,000 7,800,000 Tahsil Olunamayan %2 1,080,000 1,600, ,000 1,620,000 5,200,000 Toplam indirim 2,700,000 4,000,000 2,250,000 4,050,000 13,000,000 Net Satışlar 51,300,000 76,000,000 42,750,000 75,950, ,000,000 48