TIBBİ DOKÜMANTASYON VİZE KONULARI

Bilginin Tanımı Bilgi, insanların gözlemleri ve çabaları ile edindikleri ya da öğrendikleri her şeydir. Yine bilgi; bir konu hakkında bir fikre sahip olmak, onu anlayabilmektir. Herhangi bir şeyin ya da olayın belirli bir özelliğini tanımlayan malumattır.

Bilginin Tanımı Günlük hayatımızın vazgeçilmez unsuru bilginin bir takım özellikleri vardır. Bilgi: Anlamlı olmalıdır, Doğru ve güvenilir olmalıdır, Ölçülebilir olmalıdır, Elde edilirken geçirmiş olduğu aşamaları ve standartları belirli olmalıdır, İfade edilirken kolay anlaşılabilmesi için bir takım şekil, simge, kodlar vb. kullanılmalıdır, Kendi içinde bir bütünlüğü olmalı, zaman içinde değerini kaybetmemelidir, Yeni bilgi elde etmek için kullanılabilir nitelikte olmalıdır.

Bilgi Kaynaklarının Tanımı İnanılmaz boyutlara ulaşan bilginin en önemli kayıt edildiği materyal kâğıt olmakla birlikte teknolojilerin getirdiği kolaylıklardan yararlanılarak kâğıt dışında da değişik kayıt ortamları kullanılması zorunlu hale gelmiştir. Yani teknolojinin gelişmesine paralel olarak daha fazla bilgi kaynağı ortaya çıkmıştır. Bu kayıt ortamları şunlardır;

Dokümanın Tanımı ve Önemi İnsanların her alanda yapmış oldukları çalışmalar sonucunda elde ettikleri her çeşit bilgiyi kaydettikleri görsel, işitsel, görsel-işitsel, basılı, yazılı, çizili kısaca elle tutulup gözle görülebilen kayıtlara genel anlamda doküman denilmektedir. Örnek: Otobiyografi, biyografi, öğrenci notları, herhangi bir konuda hazırlanmış bir PowerPoint sunusu CD‟leri,

Dokümanın Tanımı ve Önemi Uluslararası Dokümantasyon Federasyonu tarafından yapılan tanıma göre: Dokümantasyon; doküman ya da dokümanda kayıtlı bilgilerin toplanması, derlenmesi, analiz edilmesi, düzenlenmesi, işlenmesi, saklanması ve gereği halinde tekrar kullanıma sunulması işlemlerinin tümüdür.

Tıbbı Dokümanın Tanımı ve Önemi Birey ve toplum sağlığı ile ilgili çalışmalar sonucunda elde edilmiş bilgilerin, uygun kayıt ortamlarına aktarılarak oluşturulan materyallere, tıbbi doküman denir. Sağlıkla ilgili yazılmış bir makale tıbbi doküman olabildiği gibi, hasta dosyasının tamamı ya da içinden bir form da tıbbi doküman olabilir.

Tıbbı Dokümanın Tanımı ve Önemi Tıbbi dokümanların; toplanması, saklanması, analiz edilmesi, düzenlenmesi, işlenmesi, değerlendirilmesi ve gereği halinde tekrar kullanıma sunulması işlemlerinin tümüne birden tıbbi dokümantasyon denir.

Evrağın Tanımı Evrak Kâğıt yaprakları, kitap sayfaları, resmî kurumlarda işlem gören belgeler, yazılmış kitaplar, mektuplar veya yazılar evrak olarak tanımlanır. Bilgi kayıt dokümanlarının, yani evrakın kuruma girmesiyle evrak işlem süreci başlar. Evrak işlem süreci aşağıdaki gibidir:

Evrağın Süreci Gelen evrak mutlaka bir birim ( evrak kayıt departmanı, evrak kabul, gelen evrak vb. birimler ) tarafından teslim alınmalıdır. Evrak teslim alındıktan sonra gizlilik derecesine, kıymetli ya da normal evrak oluşuna ve ivedilik derecesine göre gruplandırılmalıdır. Gizli ve kişiye özel yazılar dışındaki tüm zarflar açılır.

Evrağın Süreci Dışarıdan gelen evraklar gelen evrak kayıt defterine; giden evraklar ise giden evrak defterine ( kişiye özel evraklar hariç ) kaydedilir. Evrak, kişiye ya da ilgili birime teslim edilmek üzere havale edilir. Evrak teslimi sırasında zimmet defterine, evrak ile ilgili gerekli kayıtlar yapılır. Evrak ile ilgili gerekli işlemler yapıldıktan sonra yazıya cevap verilir; işi biten evraklar ilgili dosya ve klasöre yerleştirilir.

Klasör Aynı konuda birden fazla sayıdaki dosyaları bir arada tutmak için kullanılan kalın kartondan, mukavvadan ya da benzeri dayanıklı malzemeden yapılan dosyalama aracıdır.

Klasör Sırtlığı Klasörde, klasör etiketinin yerleştirildiği yer klasörün dış orta kısmıdır. Klasör etiketi üzerine; “kurum ve birim kodu”, “ klasör ( kutu/ klasör ) sıra numarası”, “ klasör içindeki dosyaların ilk ve son tarihleri”, “ yıl veya yıl grupları” kaydedilir. Klasör etiketlemedeki amaç, evraklara ve ilgili dosyalara ulaşmada kolaylık sağlamaktır.

Klasör Sırtlığı

Dosya Kurumlarda kurum içi, kurum dışı faaliyetleri sonucunda bir takım evraklar oluşur. Belli bir düzen içerisinde, aynı konudaki evrakları bir araya getirmek ve kullanım kolaylığı sağlamak amacıyla kullanılan, ikiye katlanmış, kartondan ya da plastikten yapılmış materyallere dosya denir. Bir dosya en fazla 100 evrak alabilir. Düz, telli ve kapaklı dosya türleri vardır.

Hasta Dosyası Herhangi bir sağlık kurumuna sağlık hizmeti almak için başvuran kişilere uygulanan, tüm tıbbi işlemlerle ilgili bilgileri, kurumun işleyişine uygun olarak doğru ve düzenli bir şekilde doldurulan tıbbi dokümanların oluşturduğu belge topluluğuna, hasta dosyası denir.

Hasta Dosyası Yataklı Tedavi Kurumları Tıbbi Kayıt ve Arşiv Hizmetleri Yönergesine göre hasta dosyası, yataklı tedavi kurumlarına müracaat eden hastaların, muayene, teşhis ve tedavi evrakının muhafaza edildiği, A4 kâğıdı boyutlarında, kenarlarında yönetmelikle belirtilen renkli şeritler bulunan kartondan imal edilmiş ve iki kapaktan oluşan telli, saklama aracı olarak tanımlanmaktadır.

Hasta Dosyasının Hasta Yönünden Önemi Hasta dosyaları doğru, zamanında ve tam olarak doldurulduğunda, hasta kendisi ile ilgili hiçbir bilginin atlanmayacağını düşünecek, hastane personeline güveni artacak, psikolojik olarak rahatlayacaktır. Hastalığı ile ilgili daha önce uygulanan klinik tanı ve tedavi metotları kullanılmayacak, hasta ve hekim zaman kazanacaktır. Doktor kısa zamanda kesin tanı koyacak, etkili bir tedavi uygulayacak ve gereksiz harcamalar yapılmayacaktır.

Hasta Dosyasının Kurum Yönünden Önemi Doktorların hastalara kısa zamanda teşhis koyup tedaviye başlamaları, hasta ve sağlık kurumuna zaman kazandıracak, böylelikle daha fazla hastaya kısa zamanda etkili hizmet verilmesi sağlanacaktır. Tedavisi yapılamayan ya da hastanede tedavisi sürerken vefat den hastaların kayıtları incelenerek sorunun nereden kaynaklandığı hastane yöneticileri tarafından tespit edilip gerekli önlemler alınır.

Hasta Dosyasinin Doktor Yönünden Önemi Sağlık kurumuna başvuran kişilerin bilgileri, hasta ve yakınları kadar onları tedavi etmekle sorumlu hekimler yönünden de önemlidir. Gün içerisinde birçok hastayla ilgilenmek zorunda kalan hekimlerin her hastaya ait teşhis ve tedaviye ilişkin bilgileri ayrıntılı olarak hatırlaması olanaksızdır.

Hasta Dosyasinin Doktor Yönünden Önemi Hasta dosyalarına, hastanın her tedaviye gelişiyle ilgili bilgilerin ve ilgilenen tüm sağlık çalışanlarının yaptığı işlemlerle ilgili bilgilerin, doğru ve eksiksiz olarak doldurulması, hekimin kısa sürede hastaya kesin tanı koymasına ve zaman kaybetmeden etkili tedaviye başlamasına yardımcı olur.

Hasta Dosyasının Adli Tıp Yönünden Önemi Hasta dosyaları, sağlık kuruluşu ve çalışanları başta olmak üzere hasta ve yakınlarının adli konularda birer savunma aracı ve delil olarak kullanabilir. Hasta veya hasta yakınları verilen sağlık hizmetlerinden memnun kalmadıkları durumlarda ya da yanlış tedavi edilerek mağdur oldukları gerekçesi ile hastane veya çalışanlarını dava açabilmektedir

Hasta Dosyasının Adli Tıp Yönünden Önemi Bu gibi durumlarda hasta dosyaları, davacıların haklarını korumada delil olarak kullanılabildiği gibi hastane ve çalışanlarının da kendilerini korumak için kullandıkları birer savunma aracıdır. Trafik kazası, öldürme, yaralama, şahısların akli dengesinin sorgulandığı birçok davalarda Cumhuriyet Savcılıkları bu dosyalara başvurmaktadır.

Hasta Dosyasının Halk Sağlığı Yönünden Önemi Her bölgenin coğrafi özelliklerine özgü bölgesel sağlık problemleri vardır. Bir bölgede çok görülen hastalık diğer bölgelerde az ya da hiç görülmeyebilir. Hasta dosyaları bireysel olduğu kadar bölgesel hastalıkların tespitlerinin yapılıp, koruyucu sağlık hizmetlerinin uygulanması ve verilecek sağlık hizmeti ile ilgili eğitimlerin planlanabilmesi için son derece önemlidir.

Hasta Dosyalarının Kullanıcıları ve Kullanım Alanları Hasta dosyalarının kullanıcıları ve kullanım alanları şunlardır: Devlet hizmetlerinde, sağlık ve eğitim kurumlarına ödenecek bütçeyi belirlemede, Mahkemelerde, adli vakalarla ilgili hüküm verileceği zamanlarda, Emniyet soruşturmalarında, adli vaka olaylarının aydınlatılmasında,

Hasta Dosyalarının Kullanıcıları ve Kullanım Alanları Sigorta kurumlarında, verilen hizmetlerin kalite ve eşitliğinin araştırılması ile hizmet maliyetlerini kontrol etmede, Kredi kurumlarında, sağlık kurumunun kredi talebi doğrultusunda ödeme gücü tespit etmede, Akreditasyon kurumlarında, sağlık kurumunun hizmet kalitesi, personel yeterliliği, personel eğitimlerinin denetim ve kontrolünde,

Hasta Dosyalarının Kullanıcıları ve Kullanım Alanları Halk sağlığı birimlerinde, bölgesel hastalıkların dokusunun çıkarılarak verilecek hizmet ve eğitimlerin planlanmasında, Eğitim kurumlarında, var olan programların gözden geçirilip yeni programların geliştirilmesinde, Hekimler, hastanın tanı ve tedavisini planlamada, eğitim ve araştırmalarda ve diğer sağlık çalışanları ile iletişimlerinde

Hasta Dosyasının Kapsamı ve Düzenlenmesi Hasta dosyası üç bölümden oluşur. Kimlik bilgisi bölümü Hemşire ile ilgili bölümü Tıbbi işlemler bölümü

Hasta Dosyasının Kimlik Bilgisi Bölümü Hasta dosyasını tıbbi sekreter hazırlar ve kimlik bilgileri ile ilgili bölümleri doldurur. Aynı hastaya birden fazla dosya çıkartmamak için hasta dosyasının olmadığından emin olduğunda, resmi kimlik belgesinden yararlanarak yeni bir hasta dosyası çıkartılır. Eğer daha önceden çıkartılmış bir hasta dosyası var ise dosya istem fişi düzenlenerek hasta dosyası arşivden istenir.

HASTA DOSYASININ HEMŞİRE İLE İLGİLİ BÖLÜMÜ Kliniklerde, hasta bakımı ile ilgilenecek olan hemşireler tarafından hastaya verilen bakım ve tedavilerin kaydedildiği hemşire gözlem formu ve hasta izlem çizelgesi çıkartılır. Bu çizelge hastanelere göre farklılık gösterebilmektedir. Günlük olarak hastanın vital bulguları ( tansiyon, nabız, ateş, solum gibi ) ile hastaya ve tedaviye ait bilgiler ( ağırlık, boy, kusma, dışkı, idrar, diyet, verilen ilaçlar vb. ) hemşireler tarafından bu form ve çizelgeye işlenir.

HASTA DOSYASININ TIBBİ İŞLEMLER BÖLÜMÜ Hasta dosyasının tıbbi işlemler bölümü doktorlar tarafından doldurulur ve imzalanır. Bu bölüm; hastaya ait kimlik bilgilerini, soy geçmişini, öz geçmişini, mevcut hastalığı ile ilgili yakınmalarını, doktor tarafından yapılan muayene bulgularını, ön tanısını, yapılan tıbbi ve cerrahi müdahaleleri, sonuç raporlarını, doktor gözlem ve isteklerini, çıkış tarihi ve son durumunu, kontrollerini ve kesin tanısı ile var ise otopsi bilgilerini içerir.

HASTA GİRİŞ KÂĞIDI ( FORM: 60 ) Sağlık Bakanlığına bağlı hastanelere başvuran hastaların yatarak tedavi edilmelerine karar verilmesi durumunda, ilgili poliklinik hekimi tarafından bu form doldurulur. Bu formda; hastaya ait kimlik bilgileri, gereği halinde ulaşılabilecek hasta yakınının adresi ve telefon numarası, hastanın yatacağı klinik bilgileri, öyküsü, fizik bulguları, tanı, hastayı yatıran doktorun adı, soyadı ve imza yeri bulunmaktadır.

HASTA GİRİŞ KÂĞIDI ( FORM: 60 ) Ayrıca hastanın yattığı süre boyunca hastane kurallarına uyacağını kabul ettiğine dair hasta veya yakınlarının imzaladığı bir bölüm bulunmaktadır. Formun arka yüzünde ise hastanın emanete bıraktığı eşyaları ile ilgili bilgilerin kaydedildiği bölüm bulunmaktadır.

TIBBİ MÜŞAHADE VE MUAYENE KÂĞIDI ( FORM: 62 ) Formun ön yüzünde hastanın kimlik bilgileri, hastaneye giriş/çıkış tarihleri, yattığı bölüm, dosya no, sonuç ve kaçıncı girişi olduğunu gösteren bölümler yer alır. Ayrıca hastanın esas yakınması, öz ve soy geçmişine ait bilgiler, sistemlerin sorgulanması ve öyküsü bölümleri vardır. Bu bölümler yatıran doktor tarafından doldurulur.

TIBBİ MÜŞAHADE VE MUAYENE KÂĞIDI ( FORM: 62 ) Formun arka yüzüne ise hastanın fiziki inceleme bulguları ( ateş, nabız, kan basıncı, solunum vb. ) ve ön tanısı yazılır. Hastada gözlenen değişiklikler sırası ile ilgili bölüme ayrıntılı bir şekilde yazılır.

DERCE KÂĞIDI (FORM: 61) Kliniğe yatan hastanın; ateş, solunum, nabız, kan basıncı, dışkı, idrar, kusma, ağırlık, aldığı sıvı miktarı gibi hayati bulguların hemşireler tarafından gözlemlenip günlük ve sırası ile ilgili alanlara bulguların kaydedildiği bir formdur. Formun üst kısmında; hastaya ait kimlik bilgisi, klinik bilgi, oda ve yatak numarası ile tedavi eden doktor isminin bulunduğu bölüm vardır.

Hasta Tabelası (Form: 51) Hastanede yatarak tedavi edilen hastaların; hastane eczanesinden veya dışarıdan getirttirilen tüm ilaçlar ve tedavilerle, günlük iaşe ( geçindirme, besleme ) maddelerinin kaydedildiği formdur. Bu formda; hasta kimlik bilgileri, tedaviye ilişkin bilgiler, hastaya verilen ilaçlar, tedavi ile ilgili öneriler, müdahaleler ve yapılan hazırlıklar ile yemeklerin kaydedildiği bölümler bulunmaktadır.

Hasta Tabelası (Form: 51) Forma; kesin tanı, hastalık kodu, ameliyat edilmiş ise ameliyatın durumu, hastalığın durumu, hastanın ücretli olup olmadığına dair bilgiler hastanın yattığı klinik doktoru tarafından doldurulur. Ayrıca hastanın alerji durumu varsa form üzerinde mutlaka belirtilir.

Hasta Tabelası (Form: 51) Kesin tanısı konulan hastanın hastalık kodu hekim tarafından ICD -10 ( Hastalıkların Uluslar Arası Sınıflandırılması )‟a göre hasta tabelasının ilgili bölümüne işlenir. Hasta Tabelasına teşhis, çıkış tarihi, ICD -10 kodu ve çıkışına ilişkin açıklamalar not düşürülerek ilgili hekim tarafından imzalanarak idareye gönderilir. Hasta Tabelası, bünyesinde bulundurduğu bilgiler nedeniyle istatistiksel işlemlere temel olan bir formdur.

Röntgen İstek Kağıdı ve Raporları (Form: 64) Poliklinik ve klinik doktorları teşhis ve kontrol amacıyla hastalardan röntgen tetkikleri isteyebilir. Bu durumda doktor, hastanın kimlik bilgileri, tanı, istenilen inceleme ve istekte bulunan hekimin adı soyadı ve imzasının bulunduğu röntgen istek fişini doldurur. Formun altında veya arkasında inceleme sonrası röntgen sonucunun yazılacağı bir bölüm vardır.

LABORATUVAR İSTEK KÂĞIDI VE TETKİK RAPORLARI (FORM: 65) Hastaya biyokimya, hematoloji, patoloji, bakteriyoloji vb. laboratuarlarda tetkik yaptırmak için kullanılan fiştir. Laboratuvara gönderilecek muayene materyalleri, ilgili poliklinik veya klinik doktorları tarafından usulüne uygun olarak doldurulan Laboratuar İstek Fişi ile birlikte uygun laboratuara gönderilir.

Ameliyat Kağıdı (Form: 63) Doktor tarafından ameliyat edilmesine karar verilen hastalar için doldurulur. Bu form, hastanın adı, soyadı, yaşı, ameliyat öncesi tanı, hasta kabul numarası, yapılan ameliyat, ameliyat ekibinin adı - soyadı, ameliyat ile ilgili bilgiler, ameliyat sonrası tanı, ameliyatı yapan doktor ve narkoz ile ilgili bilgilerin yazıldığı bölümlerden oluşur.

Çıkış Özeti/Epikriz (Form: 66) Yatarak tedavi olan hastalar; taburcu olduklarında veya bir kurumdan diğer kuruma sevk edildiklerinde; hastaya konulan teşhisin, yapılan tedavinin, çıkıştan itibaren yapılması gerekenlerin, uygulanan tedavi şeklinin ve diğer bilgilerin kaydedildiği çıkış özeti /epikriz formunun aslı dosyada kalmak şartı ile bir örneği hastaya verilir.

HASTA KABUL KÂĞIDI Hastanın ilk başvurusunda, muayene olacağı poliklinik tıbbi sekreteri tarafından doldurulan bir formdur. Hastanın, kimlik bilgileri, adres ve telefon bilgisi, hastaneye giriş çıkış tarihi, bölümü, tanı ve ameliyat bilgileri, ICD (Hastalıkların Uluslararası Sınıflandırılması) kodu, , sonuç, doktoru ve ayaktan ya da yatarak tedavi olduğunu gösteren bölümler bulunur.

Hasta Yatırma Kağıdı Hastaneye yatışına karar verilen hastalar için doktor tarafından doldurulan bir formdur. Bu formda; hastanın kimlik bilgileri, tanısı, yatışa karar veren doktorun ismi, yatırılacağı servis, hastane kurallarına uyacağına dair kendisinin veya yakının imzası bulunur. Ayrıca, hastaların hastaneden kendi isteği ile ayrılmak istediği durumlarda imzalayacağı bir bölüm de vardır.

Doktor Gözlem Formu Hastayı tedavi eden hekimin, hasta kliniğe yattığı andan itibaren taburcu olana kadar yaptığı günlük gözlemlerini ve hastaya ait gelişimleri kaydettiği formdur.

Doktor İstem Formu Doktorun hastaya uygulanmasını istediği tedavilerin belirtildiği bir formdur. Bu formda; istenilen tedavinin tarih ve saati, istemi yapan doktorun adının belirtildiği ve tedaviyi yapan hemşirenin adının ve tedaviyi yaptığı saati kaydettiği bölümler bulunur.

Laboratuvar Bulguları Formu Doktor tarafından, hastadan istenilen laboratuvar tetkiklerini belirtmek ve sonuçlarını kaydetmek için kullanılan formlardır.

Sıvı Denge Çizelgesi Hastaların aldığı ( damar yolu ve ağızdan ) sıvı ve çıkardığı ( idrar, kusmuk, drenaj vb.) sıvı miktarlarının, günlük olarak saatiyle birlikte kaydedildiği, hemşirelerin doldurduğu bir formdur.

HEMŞİRE GÖZLEM KÂĞIDI Hastanın kliniğe yattığı andan, taburcu olduğu zamana kadar, hemşire tarafından hastaya yapılan işlemlerin ve hemşire gözlemlerinin kaydedildiği bir formdur.

Çıkış Özeti/Epikriz Hastanın; hastaneye yatış nedeni, öz ve soy geçmişi, tanı ve tedavileri, sonuç ve önerilerin kısaca anlatıldığı, doktor tarafından yazılan hastalık özetidir. Hastanın tedavisi için gerekli araç ve gerecin olmayışı yada yetersizliği, hastanenin ilgili kliniğinin yataklarının dolu olması gibi nedenlerle hastanın farklı bir üniversite hastanesine sevki söz konusu olduğunda hasta ve hastalığının gidişatını anlatan hasta çıkış özeti/epikriz kağıdı doktor tarafından doldurulur ve hasta ile birlikte ilgili hastane hekimine gönderilir.

Hasta Dosyalarının Mülkiyeti ve Gizliliği Sağlık kurumları, kendilerine başvuran bireyleri kabul etmekle onların tedavileri için gerekli her türlü uygulamayı yerine getirmeyi kabul etmiş olur. Bu yükümlülük düzenli ve doğru bilgilerle hasta dosyası tutmayı zorunlu kılar.

Hasta Dosyalarının Mülkiyeti ve Gizliliği Bir sağlık kurumu, hastaya ait bilgilerin özetini, hastanın muayene olduğu başka bir sağlık kurumu ya da hekime göndermekle yükümlüdür. Hasta dosyaları her ne kadar hastaya özel bilgileri içerse de doğrudan sağlık kurumunun malıdır.

Hasta Dosyalarının Mülkiyeti ve Gizliliği Hasta dosyalarının her ne sebeple olursa olsun hastane dışına çıkarılamayacağı, hasta, hekim ve tüm sağlık çalışanları tarafından bilinmeli ve izin verilmemelidir.

Hasta Dosyalarının Gizliliği Hasta dosyaları kişiye özeldir. İçindeki bilgiler gizli tutulmalı, hasta izin vermedikçe yakınlarına bile bilgi verilmemelidir. Hastanın yazılı izni ile sigorta şirketi ya da hastanın avukatına hasta dosyası gösterilebilir. Eğitim ve araştırmalar dışında izinsiz kullanılmamalıdır.

Hasta Dosyalarının Gizliliği Dosyaları tamamlamak, eğitim ve araştırmalarda kullanmak için bile hastane dışına çıkarılması, gizliliği ve kişiye özelliği ihlal edileceği için izin verilmemelidir. Bu kurala hastane yönetimi, arşiv komitesi ve arşiv yöneticisinin mutlaka uyması gerekir.

Hasta Dosyalarının Gizliliği Yasal bir takım işlemler için hasta dosyasının bir kısmı ya da tamamı fotokopisi hastanede kalmak şartı ile gizli evrak olarak ilgili mahkeme ve Cumhuriyet Savcılıklarına özel kurye ile gönderilebilir. Hastane dışına zorunlu olarak çıkarılan hasta dosyalarında hastayı mağdur etmemek esas olmalıdır.

Özlük Dosyası ve İçeriği Kamu Kurumlarına memur olarak atananlar, kurumlarca tutulan memur kütüklerine kaydedilir. Her memura ayrı bir numara verilir. Kütüğün her memura ait bölümüne memurun; adı, soyadı, cinsiyeti, doğum tarihi ve yeri, öğrenimi, kadrosu, işe başlama ve işten ayrılma tarihi ve sebebi kaydedilir. Memur Kütükleri özlük işleri birimlerince tutulur.

Özlük Dosyası ve İçeriği

Özlük Dosyası ve İçeriği Kurumlarca her memura kimlik belgesi verilir. Memur kimlik belgesinde memurun; adı, soyadı, doğum yeri, doğum tarihi ve görevi belirtilir. Herhangi bir sebeple kurumdan ayrılanların kimlik belgeleri geri alınır.

Özlük Dosyası ve İçeriği Her kurum ve kuruluş bünyesinde, özlük işleri ile ilgili görevli birimler bulunur. Böyle bir birimin bulunmaması halinde bu işle, görevlendirilen memurlar sorumludur. Özlük dosyaları, birim ve kurum arşivlerinde 101 yıl süreyle saklanmalıdır.

Özlük Dosyası ve İçeriği Özlük Dosyasının Tanımı Özlük dosyası; personele ait tüm bilgi ve belgelerin toplandığı kişisel dosyalardır. Her çalışan için kurumlarınca bir özlük dosyası düzenlenmek zorundadır. Bu dosyada;

Özlük Dosyası ve İçeriği Memurun; adı ve soyadı, kütük sıra numarası, doğum yeri ve tarihi, cinsiyeti, medeni hali, nüfus hüviyeti cüzdanı ile öğrenim belgesinin dairece tasdik edilmiş suretleri, Bakmakla yükümlü olduğu kimselerin belgesi, Öğrenim durumu, bildiği yabancı diller ve derecesi, yaptığı eğitim belgeleri

Özlük Dosyası ve İçeriği Staj ve incelemeleri, sınıfı, derece ve kademesi, mecburi hizmetleri, askerlik durumu, adaylık ve asli memurluğa atanma ve işe başlama tarihi, derece ve kademe ilerlemeleri, imtihan başarı dereceleri, sınıf ve yer değişiklikleri, hizmet içi eğitim durumu gösterir belgeler, Siciline işaretlenmek üzere kendisi tarafından verilen yayın ve eserleri, aldığı takdirname ve ödül belgeleri,

Özlük Dosyası ve İçeriği Hakkında yapılan disiplin soruşturmalarına dair evrak ve verilen disiplin cezaları, herhangi bir suçtan dolayı hakkında dava açılmış ise hükümlülük (affedilmiş olsalar bile) men'i muhakeme veya beraat kararı; Sağlık durumuna ait belgeler, Görevden uzaklaştırma belgeleri, Yaptığı fahri hizmetler ile ilgili belgeler, Aldığı izinlere ait bilgi ve belgeler, Memurluğa alınırken istenen diğer belgeler bulunur.

Özlük Dosyası ve İçeriği Özlük dosyaları, memurların sicillerinin bir parçası sayılır; gizli sicil raporlarının doldurulması esnasında ilgili sicil amirlerince incelenebilir.

Özlük Dosyasının Amacı Devlet Memurlarının ve sigortalı çalışanlarının, iş yeterliğinin tespitinde, kademe ilerlemelerinde, derece yükselmelerinde, emekliye çıkarma/ayrılma veya hizmetle ilişkilerinin kesilmesinde özlük dosyaları başlıca dayanaktır. Kurum değiştiren memurların özlük ve sicil dosyaları, yeni kurumlarına eksiksiz olarak gönderilmelidir.

Özlük Dosyasına Konulan Başlıca Fihristler Sağlık Bakanlığında bulunan memurların asıl dosyasında kısa süreli hastalık raporları ve yıllık izinleri dışındaki tüm evrakları bulunur. Ayrıca, terfi ve intibak (uyum) işlemlerinden, memura verilen her terfi (üç yılda bir alınır) asıl dosyasında bulunur. Memurun il Sağlık Müdürlüğünde bulunan yedek dosyası başka bir ile (şehre) tayininde, tayin olduğu ile (şehre), Dizi Pusulası (özlük dosyasında bulunan tüm evrakların isim ve sayılarının belirtildiği bir form) ile birlikte gönderilir.

Sağlık Bakanlığı Standart Dosyalama Sistemi Dosya, aynı konuyu içeren yazılar grubu ya da aynı konudaki evrakların bir araya getirmek ve kullanım kolaylığı sağlamak amacıyla oluşturulan evrak topluluğudur. Dosya Planı; kurum ve kuruluşların iş, işlem ve hizmetleri sonucunda oluşan belgelerin, sistemli bir şekilde dosyalanmasını sağlamak amacıyla önceden hazırlanmış konu ve konu numaraları envanteri/dökümü ya da resmî yazıların hangi dosyaya konulacağını gösteren kodlara ait listeyi ifade eder.

Sağlık Bakanlığı Standart Dosyalama Sistemi T. C. Sağlık Bakanlığı’nda kullanılmakta olan Standart Dosya Planı, 2002 tarihinde Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü koordinesinde oluşturulmuştur. Standart Dosya Planına göre; 000- 099 sayısal aralığı, her birimde var olması olası (muhtemel) dosyalar (mevzuat, faaliyet raporları, istatistikler vb.) için kullanılmıştır.

Sağlık Bakanlığı Standart Dosyalama Sistemi 100-599 sayısal aralığı; kurumların teşkilat kanunlarında "ana hizmet birimi" olarak adlandırılan birimlere ait faaliyetler ve bu faaliyetlerle ilgili açılması gereken dosyalar için kullanılmıştır. Birimlerin adı veya ana faaliyet adı ile ifade edilir. 600-999 sayısal aralığı; yardımcı hizmet, danışma ve denetim birimi olarak nitelendirilen birimlere, (Teftiş, Hukuk, Personel, Eğitim, idari işler, Mali işler vb.) yürütülen faaliyetleri ve bu faaliyetlere ilişkin açılması gereken dosyaları numaralandırmak için kullanılır.

DOSYALAMA İŞLEMLERİNDE UYULACAK KURALLAR Ana hizmet birimlerinin dosyalanmasında; ana hizmet birimi ana hizmet faaliyeti adı altında listelenen konulardan faydalanılarak dosya açılır. Yardımcı hizmet, danışma, denetim veya genel konuları ihtiva eden belgelerin dosyalanmasında ise 000-099 ve 600-999 sayısal aralığında listelenen konulardan faydalanılarak dosya açılır.

DOSYALAMA İŞLEMLERİNDE UYULACAK KURALLAR Seri numarası alan (dava dosyaları, muhtelif kararlar vb.) belgelere erişimi daha da kolaylaştırabilmek için "s" kısaltması kullanılıp, belgenin seri numarası dosya numarasına eklenir. İşlemi biten dosyalar evrak, ilgili memur tarafından dosya planına uygun olarak dosyalanır.

DOSYALAMA İŞLEMLERİNDE UYULACAK KURALLAR Bir yazıya birden fazla dosya numarası verilmesi durumunda, konuya en yakın numara yazının dosya numarası olur. Kurumdaki hizmet birimlerinde birlikteliğin sağlaması amacıyla aynı konuyu ihtiva eden yazılar, aynı dosya numarası ile açılan dosyalarda toplanır.

DOSYALAMA İŞLEMLERİNDE UYULACAK KURALLAR Kurum ve kuruluşlar, hedefleri doğrultusunda dosyalama işlemlerini denetler ve kontrol edecek bir birim oluştururlar. Dosya planın ekinde bulunan ve dosya numarasına hızlı bir biçimde ulaşmayı sağlayan «indeks", incelenerek dosya numarası verilir. Dosya, o dosya numarasını taşıyan bir yazı geldiğinde veya gönderildiğinde açılır.

DOSYALAMA İŞLEMLERİNDE UYULACAK KURALLAR Açılan dosyalar üzerine, dosyayı tanımlayan "Kurum adı veya rumuzu", "Birim adı veya rumuzu", "Dosya numarası", "Konu adı" ve "yılı" gibi unsurlar mutlaka yazılır. Arşivlerde dosyalar, dosya numaraları dikkate alınarak saklanır.

Gizli Dosyalar Aynı konudaki evrakları bir araya getirmek ve kullanım kolaylığı sağlamak amacıyla oluşturulan dosyaların gizlilik dereceleri, görev alanı ve hizmetin özelliğine göre çalışılan kurum veya kuruluşlarca belirlenir.

Gizli Dosyalar Gizlilik derecesine sahip evrakların oluşturduğu dosyalar da aynı derecede gizlidir ve ilgilisinden başkasının görmesine kesinlikle izin verilmez. Muhafaza edildikleri yerlerden bir süre için çıkarılmasını gerektiren her iş hakkında, ilgili, yönetici veya görevlendirdikleri yardımcılarına bilgi vermek zorundadır. Gizlilik derecelerine göre içeriklerini sıralarsak:

Gizli Dosyalar Çok Gizli: İlgilisinden başkası tarafından açıklandığında ya da ilgililerden başkasının eline geçtiğinde; ülkemiz güvenliğini ciddi şekilde zarara uğratacak, prestiji sarsacak, yabancı bir devlete geniş faydalar temin edecek mahiyetteki tesis, evrak ve diğer dokümanlar için kullanılmaktadır.

Gizli Dosyalar Gizli: Açıklandığı takdirde veya ilgilisinden başkasının eline geçtiğinde ülkemiz menfaatlerimize zarar getirecek veya prestijimizi sarsarak yabancı bir devlete menfaat temin edecek mahiyetteki evrak ve dokümanları kapsamaktadır. “Gizli” dercesine giren konulardan örnek verecek olursak:

Gizli Dosyalar İlmi teknik ilerleme ve önemli gelişmeler (hizmete girdiğinde “Gizli” derecesinden çıkar kadar), İleride kullanılacak bazı yeni teknikler ya da metodlar, Gizli fotoğraf, şema vb, Ekonomik alanda alınmış önemli kararlar ve tedbirler, İçeriklerinin, yalnızca belirli şahısların bildiği/görebildiği önemli politik haber ve yönergeler, Yurt savunması için geliştirilen programlar, vb. kapsar.

Gizli Dosyalar Özel: Açıklandığında, milletimizin çıkarlarına zarar getirecek veya bir şahsın zarar görmesine sebep olacak içeriklere sahip olan evrak ve dokümanları kapsar.

Gizli Dosyalar Kişiye Özel: Kişiye özel bir evrakın gittiği yerde belli şahıslar tarafından açılacağını/görülebileceğini gösterir. Her gizlilik derecesindeki evraka (Örneğin sicil raporlarına) bu işaret, lüzumlu ise verilebilir.