PROJE UYGULAMA SÜRECİ SİVİL TOPLUM KURULUŞLARI

PROJE UYGULAMA SÜRECİ 1 Finansman Sözleşmeleri 2 Faaliyet Bildirimleri 3 Ara Raporlamalar 4 Nihai Rapor Hazırlanması 5 Tanıtım ve Yaygınlaştırma

MEVZUAT 2013 YILI UYGULAMA USUL VE ESASLARI

MEVZUAT GÖREV VE SORUMLULUKLAR

Bakanlık tarafından kabul edilen ödenek tahsis edilen projeleri, proje amaçlarına uygun olarak yürütmek ve sonuçlandırmak, Projelerin, faaliyet planında öngörülen sürelerde sonuçlandırılamaması halinde durumu BAPKOM’a bildirmek, Proje ile ilgili tüm harcamaları belirlenen esaslar doğrultusunda yapmak, harcamalarla ilgili gerekli belgeleri hazırlamak, BAPKOM’a sunmak ve 5 yıl süreyle saklamak, PROJE YÜRÜTÜCÜLERİ GÖREV VE SORUMLULUKLARI

Proje başlangıcında ve proje sonunda kamuoyunu ve basını proje amaçları, faaliyetleri ve sonuçları hakkında bilgilendirmek, Proje kapsamında hizmet akdine dayanılarak istihdam edilecek kişilerin işe başlamasında ve ayrılmasında BAPKOM’a bilgi vermek, Proje izlenme ve denetlenmesi esnasında Valiliğin talep edeceği her türlü bilgi ve belgeyi sağlamak ve proje gelişmelerine ilişkin bilgileri SODES-BİS’e girmek, Projenin uygulanması safhasında iş sağlığı ve güvenliğine ilişkin her türlü önlemi almak, Proje faaliyetlerinin uygulanmasına ilişkin görsel (dijital fotoğraf,video kaydı, vb.) ve basılı materyalleri düzenli olarak oluşturmak,saklamak ve BAPKOM tarafından talep edilmesi durumunda ivedilikle teslim etmek.

PROJE YÜRÜTÜCÜLERİ GÖREV VE SORUMLULUKLARI Proje ihale ilanlarını en az bir hafta önceden Valilik internet sitesinden yayınlamak, Proje kapsamındaki eğitimleri verecek olan eğitmenlerin söz konusu eğitimler konusundaki yeterliliğini gösterir belgeyi, projenin başlangıcında Valiliğe sunmak, Mesleki eğitim faaliyeti içeren projelerde, Milli Eğitim Bakanlığı ve İŞKUR’la işbirliği yapmak suretiyle kursiyerlere işgücü piyasasında geçerliliği olan bir sertifika verilmesini sağlamak, Mesleki eğitim kurslarına ve toplum yararına çalışma programlarına katılan kişilerin İŞKUR’a kayıtlarının yapılmasını sağlamak.

1- SODES FİNANSMAN SÖZLEŞMESİ Her proje, finansman sözleşmesinin imzalanmasıyla başlar ve bu sözleşmede yer alan hükümler doğrultusunda yürütülür. Proje ödeneğinin ilk kısmı, yürütücünün ödeme talebi doğrultusunda sözleşmenin yürürlüğe girmesinden 15 gün içinde proje hesabına aktarılır. Projenin kalan ödenekleri raporlamaların onayından sonra sözleşmedeki ödeme takvimi çerçevesinde gerçekleştirilir. STANDART ÖDEME TALEP FORMLARI adresinden temin edilebilir.

2- FAALİYET BİLDİRİMLERİ Projeler, proje metnindeki faaliyet takvimi baz alınarak yürütülür. Faaliyet planında öngörülen sürelerde sonuçlandırılamayan faaliyetlerin gerekçesiyle birlikte BAPKOM’a bildirilmesi gerekmektedir. Proje kapsamında hizmet akdine dayanılarak istihdam edilecek kişilerin işe başlamasında ve ayrılmasında BAPKOM’a bilgi verilmelidir, Proje kapsamındaki eğitimleri verecek olan eğitmenlerin söz konusu eğitimler konusundaki yeterliliğini gösterir belgenin, projenin başlangıcında Valiliğe sunulması gerekmektedir.(HEM işbirliğiyle yürütülecek kurslarda ilgili kurmdan alınan onay sunulmalıdır) İzleme faaliyetlerinin etkinliği ve projenin yaygınlaştırılması amacıyla kurslar başlamadan önce BAPKOM’a bildirilmeli ve Valilik internet sitesinden duyurulmalıdır. Proje izlenme ve denetlenmesi esnasında Valiliğin talep edeceği her türlü bilgi ve belge sağlanmalı ve proje gelişmelerine ilişkin bilgiler SODES-BİS’e girilmelidir,.

YIL İÇİNDE YAPILACAK DEĞİŞİKLİKLER Projenin amaçlarında ve faaliyetlerinde değişiklik yapılamaz. Uygulama olanağı kalmayan faaliyetlerin iptali ve proje amacına uygun yeni faaliyetlerin eklenmesi Valiliğin onayına bağlıdır. Projelerde Valilikçe yıl içinde yapılacak değişiklik sayısı üçü geçemez. Projelerin uygulama yeri ve süresinde valinin izniyle değişiklik yapılabilir. Projenin bütçe kalemleri arasında valinin izniyle aktarma yapılabilir..

YIL İÇİNDE YAPILACAK DEĞİŞİKLİKLER Aynı bütçe kalemleri içerisinde, bütçe kalemi toplam tutarının yüzde 20’sine kadar olan değişiklikler, Valiliğe bilgi vermek kaydıyla proje yürütücüsü tarafından yapılabilir. Projelerin gerçekleşen maliyetlerinin proje bütçesinin altında kalması durumunda, proje için tahsis edilen ödenek Valilik SODES hesabına aktarılır. Proje yürütücüsü; ilgili bütçe kaleminin toplam tutarını değiştirmeyen birim fiyatı ve miktar değişikliklerini, proje koordinatörü ile uzman veya eğitici değişikliklerini, banka hesabı ve iletişim bilgileri değişikliklerini Valilikten izin almadan gerçekleştirebilir. Ancak yapılan değişiklik en geç 10 gün içinde valiliğe bildirilir..

YIL İÇİNDE YAPILACAK DEĞİŞİKLİKLER. Projelerin süresi 12 ayı geçemez ve Valilikten alınacak olur ile proje en fazla bir defaya mahsus olmak üzere ve en fazla 3 ay uzatılabilir. Projelerde yapılacak tüm değişiklikler SODES-BİS aracılığıyla valiliğe ve Bakanlığa 10 gün içerisinde bildirilir. Projelerde yapılan değişiklikler sonucunda oluşan revize proje ve finansman sözleşmesi her türlü işlemde esas alınır.

Desteklenmesi uygun görülen maliyetler; Personel giderleri, TYÇP kapsamında istihdam edilenler, Mesleki eğitim kursiyerlerine yapılacak ödemeler, (Kamu görevlilerine yapılacak ödemeler 6363 sayılı 2013 yılı Merkezi Yönetim Bütçe Kanunu nun, 657 sayılı Devlet Memurları Kanununun ve kamu personelinin tabi olduğu diğer mevzuatın ilgili hükümleri çerçevesinde olacaktır.) PROJE HARCAMALARI – MADDE 12

Yolculuk giderleri Gündelik giderler ( Kamu görevlilerine yapılacak gündelik ödemeleri 6363 sayılı 2013 yılı Merkezi Yönetim Bütçe Kanununun ilgili hükümleri çerçevesinde olacaktır) Ekipman ve hizmet (eğitim, nakliye, kira vb.) satın alma maliyetleri, Sarf malzemeleri maliyetleri, PROJE HARCAMALARI – MADDE 12

Taşeron maliyetleri (yayın basım, etkinlik organizasyonu vb.), Projenin uygulanması için mutlaka gerekli olan ancak yeni bina inşaatı ve inşaatı devam eden binanın tamamlanması hariç inşaat işleri (çocuk parkı, semt sahası, halı saha, tadilat giderleri vb.), Mali hizmet giderleri (özellikle havale, sigorta, banka, ihale ve ilan maliyetleri, işveren SGK payı vb.) PROJE HARCAMALARI – MADDE 12

Elektrik, su, telefon vb. idari giderler, Mikro kredi projeleri kapsamında yapılacak ödemeler, Ayni sermaye desteği kapsamında karşılanan ödemeler PROJE HARCAMALARI – MADDE 12

Proje koordinatörüne ilişkin hükümler: Proje koordinatörü en az lise mezunu olmalıdır. Koordinatör olarak görev yapacak en fazla bir personele aylık en fazla net 400 TL tutarında ödeme yapılabilir. Proje koordinatörü sadece bir projeden koordinatör ücreti alabilir. Proje koordinatörü sorumlu olduğu projeden koordinatör ücreti dışında başka bir ücret alamaz. Herhangi bir sosyal güvencesi olmayan kişi proje koordinatörü olamaz. HARCAMALARA İLİŞKİN ÖZEL HÜKÜMLER

Koordinatör dışında tam zamanlı (haftada en az 30 saat) çalışacak personele ödenecek ücret en fazla brüt asgari ücretin iki katı, yarı zamanlı (haftada 30 saatten az) çalışacak personele ödenecek ücret ise brüt asgari ücreti geçemez. HARCAMALARA İLİŞKİN ÖZEL HÜKÜMLER

Kamuda görevli personeller projelerde tam zamanlı veya yarı zamanlı idari destek personeli olarak görev alamazlar. Vali yardımcıları, kaymakamlar ve başvuru sahibi kurumun başkanı(STK’lar dahil) projelerden hiçbir ad altında ücret alamaz. HARCAMALARA İLİŞKİN ÖZEL HÜKÜMLER

 Proje yürütücüsünün, proje dışındaki faaliyetlerini yürüttüğü mekanların kira, elektrik, su vb. giderleri SODES kapsamında ödenmez.  Gezici sinema ve gezici kütüphane faaliyetleri dışında taşıt alımı yapılmaz.  Ayni sermaye desteği kişi başı en fazla 5.000,00 TL’dir. Söz konusu destek kadar eş finansman ilgili kişi tarafından sağlanır. HARCAMALARA İLİŞKİN ÖZEL HÜKÜMLER

 Mesleki eğitim kursiyerlerine, İŞKUR tarafından verilen mesleki eğitim kurslarındaki günlük kursiyer harçlığı kadar harçlık ödenebilir. (Banka aracılığıyla)  Kursiyerlerle eğitim başlamadan önce taahhütname imzalanır. HARCAMALARA İLİŞKİN ÖZEL HÜKÜMLER

 Proje kapsamındaki harcamaları, belgelenebilmesi amacıyla oluşturulacak banka hesapları üzerinden gerçekleştirilir. HARCAMALARA İLİŞKİN ÖZEL HÜKÜMLER

 Satın alma işlemleri kurumun tabi olduğu mevzuat hükmünce gerçekleştirilir.  Projeye ait banka hesabında oluşan faiz ve benzeri gelirler proje yürütücüsü tarafından kullanılamaz ve projenin tamamlanmasını müteakip Valilik hesabına aktarılır. HARCAMALARA İLİŞKİN ÖZEL HÜKÜMLER

 Kalkınma Bakanlığı tarafından desteklenmek üzere belirlenen projelerin bütçe kalemlerindeki birim maliyetler gösterge niteliğinde olup, bu harcamaların makul olan en düşük fiyattan gerçekleştirilmesinde Valilik her türlü yetki ve sorumluluğa sahiptir. HARCAMALARA İLİŞKİN ÖZEL HÜKÜMLER

 Uygulama Usul ve Esaslarının 11.Maddesinin 1. bendinin (i) fıkrasına dayanılarak ihale ilanları Valilik web sitesinde duyurulmalıdır. Bu kapsamda satın alma işlemleri gerçekleştirilmeden önce İhale İlan Formu doldurularak bir hafta öncesinden yayınlanmak üzere Valilik Proje birimine gönderilir. İhale İlan Formu HARCAMALARA İLİŞKİN ÖZEL HÜKÜMLER

Ulaşım iaşe giderleri kursiyerlere elden ödenmez. Proje yürütücüsü kurum/kuruluş tarafından mal/hizmet alım usulü ile harcama yapılır. Sadece kursiyer harçlığı olarak belirtilen kalemler kursiyerlerin hesabına devam çizelgelerine dayanılarak aktarılabilir. Tüketim–ofis malzemeleri kaleminden demirbaş alımı yapılamaz. Banka işlemleri ile ilgili giderler (EFT gibi) proje bütçesinde sadece mali hizmet giderleri varsa projeden karşılanır. BÜTÇE KALEMLERİNE İLİŞKİN ÖZEL HÜKÜMLER

DİKKAT GEREKEN HUSUSLAR Satın alma komisyonu oluşturulması (3 Kişi) Fatura bilgisi projenin adı ve kurumun adını içermelidir. Faturada yer alan malzeme adı bütçe kalemi ile aynı olmalı ve bütçeyi aşmamalıdır. Vergi borcu sorgulaması ödeme yapılmadan önce yapılmalıdır. Birden fazla proje yürüten kurumlarda satın alma işlemlerinin kurum mevzuatı gereği ilgili birimce tek elden yapılması

SATIN ALMA SÜRECİ Kamu kurumu niteliğindeki meslek kuruluşları ile sivil toplum kuruluşlarının proje kapsamında yapacakları satın alma işlemleri doğrudan temin yoluyla yapılır. Bu amaçla, ilgili proje yürütücüleri bir teknik şartname hazırlayarak Valilik internet sitesinde teklif duyurusu yaparlar. Ancak 2000 TL’ ye kadar olan alımlar bu uygulamadan muaftır. Tekliflerin hazırlanması için TL arasındaki alımlarda duyuru tarihinden itibaren 1 hafta, TL’den yüksek alımlarda ise 15 gün süre tanınır. Sürenin bitiminde alınan teklifler çerçevesinde bir piyasa fiyat araştırması tutanağı hazırlanır.

SATIN ALMA SÜRECİ Teknik şartname, alınan nihai teklif dosyaları ve piyasa fiyat araştırması tutanağını içeren mal/hizmet satın alma dosyası BAPKOM’a sunulur. BAPKOM, sunulan mal/hizmet satın alma dosyasını inceleyerek değerlendirmelerini proje yürütücüsüne bildirir. Bu kapsamda, BAPKOM piyasa fiyat araştırmasının yenilenmesini talep edebilir. Proje yürütücüsü valiliğin değerlendirmelerini dikkate alarak piyasa fiyat araştırmasını yeniler ve en uygun fiyatı veren istekli ile sözleşme imzalayarak söz konusu satın alma işlemini gerçekleştirir.

Harcamaların Muhasebeleştirilmesi Doğrudan Temin ile Yapılmış Alımlarda; 1) Fatura 2) STK larda 2000 TL Üzerindeki Alımlar İçin; kamuda ise tüm alımlarda İlgili Vergi Dairesinden Alınmış Vergi Borcu Yok Belgesi, Söz Konusu Alım Hizmet Alımı ise SGK’ dan da Borcu Yok Belgesi Alınmalıdır. 3) Onay Belgesi ve Yaklaşık Maliyet Cetveli 4) Piyasa Araştırma Tutanağı

Harcamaların Muhasebeleştirilmesi 5) Teklifler 6) Gerekli Görülmüş İse Teknik Şartname 7) Gerekli Görülmüş ise Sözleşme 8) Sözleşme İmzalanmış ise Sözleşme Karar Pulu ve Damga Vergisi Ödeme Dekontları 9) Muayene Kabul Tutanağı (Teslim Alma Tutanağı)

RAPORLAMALAR Her proje, sözleşme ödemelerine göre SODES-BİS üzerinden raporlanır. Her rapor projede o döneme kadar yapılmış mali ve fiziki gerçekleşmeler ile ilgili bilgiler içerir Bu bilgilerin çıktısı alınarak kurumun üst amiri tarafından imzalanır ve BAPKOM’a sunulur.

RAPORLAMALAR Her ara raporla birlikte, ilgili dönemin harcama belgeleri BAPKOM’a sunulur. Rapor toplamı, işletme defter toplamı ve satın alma evraklarının toplam tutarı birbirine eşit olmalıdır Evraklarda aslı gibidir ve 3 kişilik komisyon onayları bulunmalıdır.

RAPORLAMALAR Projenin bitişini müteakip 20 gün içinde nihai rapor sunulmalıdır. Nihai rapor da yine son harcama dilimine ait bilgileri içermelidir. Nihai rapora ek olarak yine önceki dönemin harcama belgelerinin yanı sıra şu ekler sunulur: İşletme hesap defterinin aslı gibidir onaylı örneği Demirbaş defteri veya taşınır işlem fişlerinin onaylı örneği Görünürlük materyallerinin numuneleri Eğitim ve seminer faaliyetleri ile ilgili sertifika,katılım belgesi, katılım çizelgeleri gibi hizmet kanıtlayıcı belgeler Proje görselleri (dijital ortamda) Proje katılımcılarının proje ile ilgili görüşleri

RAPORLAMA SÜRECİ Ara/Nihai Rapor Eklerinde Dikkat Edilmesi Gerekenler Her bütçe kalemi için bir dosya açılmalı Her ara raporda o döneme kadarki fiziki ve mali gerçekleşmeler yer almalı Rapor toplamı, işletme defter toplamı ve satın alma evraklarının toplam tutarı birbirine eşit olmalı Aslı gibidir ve 3 kişilik komisyon onayları

GÖRÜNÜRLÜK SODES projelerinde, programın görünürlüğünü sağlamak amacıyla aşağıda belirtilen tedbirler alınır: Basılan broşür ve tanıtım kitaplarında, ilgili yayının Kalkınma Bakanlığının desteğiyle hazırlandığı belirtilmelidir. Projenin uygulandığı alanda projeyi açıkça tanımlayan panoların bulundurulması zorunludur. Panoların büyüklüğü ve sayısı faaliyetlerin ölçeği ile uyumlu; ifadelerin okunabilir ve anlaşılabilir olması gerekmektedir. Panolar görünür ebatta Kalkınma Bakanlığı ve ilgili Valilik logoları ile SODES logosunu taşımalıdır. Proje kapsamında tefriş edilen mekânların girişlerinde söz konusu mekânın SODES kapsamında tefriş edildiğini belirten panoların bulundurulması zorunludur. Panolar görünür ebatta Kalkınma Bakanlığı ve ilgili Valilik logoları ile SODES logosunu taşımalıdır.

GÖRÜNÜRLÜK Proje kapsamında alınan tüm demirbaş malzeme ve ekipmanlar ile üretilen tüm belgeler; görünür ebatta Kalkınma Bakanlığı ve ilgili Valilik logoları ile SODES logosunu taşımalıdır. Proje kapsamında gerçekleştirilen toplantı, seminer, eğitim vb. faaliyetlerde projeyi açıkça tanımlayan afiş ve posterlerin bulundurulması zorunludur. Afiş ve posterlerin büyüklüğü ve sayısı faaliyetin ölçeği ile uyumlu; ifadelerin okunabilir ve anlaşılabilir olması gerekmektedir.

GÖRÜNÜRLÜK ARŞİV: Fotoğraf: Projenin uygulandığı alanda, projenin başlangıcında, faaliyet esnasında ve bitiminde fotoğraflanması gerekmektedir. Proje kapsamında gerçekleştirilen toplantı, seminer, eğitim vb. faaliyetlerde projeyi açıkça tanımlayan, insan odaklı fotoğrafların çekilmesi zorunludur. Çekilen fotoğrafların DVD ortamında arşivlenmesi gerekmektedir.

GÖRÜNÜRLÜK Kamera Kaydı: Projenin uygulandığı alanda, projenin başlangıcında, faaliyet esnasında ve bitiminde kamera kaydının (HD=Yüksek Çözünürlüklü) yapılması gerekmektedir. Proje kapsamında gerçekleştirilen toplantı, seminer, eğitim vb. faaliyetlerde projeyi açıkça tanımlayan, insan odaklı kamera kaydının (HD=Yüksek Çözünürlüklü) yapılması zorunludur. Kamera kayıtlarının DVD ortamında arşivlenmesi gerekmektedir.

TÜM PROJELERDE KULLANILACAK ÖRNEK PANO PROJESİ BATMAN VALİLİĞİ KOORDİNASYONUNDA TARAFINDAN YÜRÜTÜLMEKTE OLAN BU PROJE KALKINMA BAKANLIĞI TARAFINDAN SODES KAPSAMINDA FİNANSE EDİLMEKTEDİR.

İZLEME VE DENETLEME

İNSAN KAYNAKLARI EH Koordinatör için resmi olur veya karar alınmış mı? İdari Destek Personeli İŞKUR'a kayıtlı olanlardan alınmış mı? Eğiticiler için Valilik oluru alınmış mı? TYÇP kapsamında çalıştırılanların SYDV kaydı var mı? Mesleki eğitim kursu kursiyerleri İŞKUR'a kayıtlı mı? Kurslar için Halk Eğitim veya İŞKUR'la işbirliği yapılmış mı? İş Sağlığı ve Güvenliği için gerekli önlemler alınmış mı? ÖĞRENCİ KAYITLARI EĞİTİM MÜFREDATI DERS PROGRAMI DEVAM ÇİZELGESİ SERTİFİKA

MALİ İŞLEMLER EH İHALE İŞLEMLERİ SODES ÇERÇEVESİNDE Mİ? GEREKLİ KOMİSYONLAR KURULMUŞ MU? STK'LAR İÇİN İHALE İÇİN İNTERNET İLANINA ÇIKILMIŞ MI? İHALE SÜRECİNE UYULMUŞ MU? HİZMET AKDİYLE ÇALIŞAN PERSONELİN SÖZLEŞMESİ VE SGK KAYDI VAR MI? KOORDİNATÖR İÇİN MEVZUAT VE EK BELGELER SUNUL MUŞ MU? KURSİYERLERİN SGK KAYDI YAPILMIŞ MI? İHALE DOKÜMANLARI TAMAM MI? TESLİM TESELLÜM VE TİF/DEMİRBAŞ KAYDI TUTULMUŞ MU? PROJE İÇİN AYRI BİR HESAP DEFTERİ TUTULMUŞ MU? TÜM SATIN ALMA EVRAKLARI 3 KİŞİLİK KOMİSYONCA İMZALANMIŞ MI? HİZMET ALIMLARINDA HİZMETİ KANITLAYICI BELGELER VAR MI? EŞFİNANSMAN PROJEDE BELİRTİLDİĞİ ŞEKİLDE KULLANILMIŞ MI?

TANITIM VE GÖRÜNÜRLÜK EH SODES GÖRÜNÜRLÜK KURALLARINA UYULMUŞ MU? DEMİRBAŞLARDA SODES KATKISI GÖSTERİLMİŞ Mİ? TEFRİŞ EDİLEN MEKANLARDA SODES KATKISI GÖSTERİLMİŞ Mİ? BASIN ARŞİVİ TUTULMUŞ MU? GÖRÜNÜRLÜK MATERYALLERİNİN NUMUNELERİ ARŞİVLENMİŞ Mİ? YARARLANICILARIN PROJE İLGİLİ GÖRÜŞLERİ ALINMIŞ MI?

ORTAKLIK VE RAPORLAMA ORTAKLIKEH ORTAKLAR PROJEDEKİ ROLLERİNİ YERİNE GETİRİYOR MU? GEREKLİ PROTOKOLLER YAPILMIŞ MI? RAPORLAMAEH SODES-BİS RAPORLAMALARI YAPILMIŞ MI? RAPORLAR BAPKOM’A SUNULMUŞ MU? DEMİRBAŞLARLA İLGİLİ PROTOKOL YAPILMIŞ MI?

İLETİŞİM BİLGİLERİ Batman Valiliği Projeler Koordinasyon Birimi (BAPKOM) Adres: Belde Mah. Mereto Cd. Yeni Kültür Merkezi Kat:1 BATMAN Tel : Fax : Web: ! Lütfen: Batman Valiliği Projeler Koordinasyon Merkezinin (BAPKOM) adresini takip etmeyi ve olası mağduriyetleri önlemek amacıyla BAPKOM ile koordineli çalışmayı ihmal etmeyin.