Tapu ve Kadastro Genel Müdürlüğü Sürekli Kurumsal Gelişim Projesi

GAZİANTEP Tapu ve Kadastro Genel Müdürlüğü Sürekli Kurumsal Gelişim Projesi

GAZİANTEP Takım Lideri: Osman SARA Bölge Müdür Yardımcısı Tapu ve Kadastro Genel Müdürlüğü Sürekli Kurumsal Gelişim Projesi

GAZİANTEP Şahinbey Kadastro Müdürlüğü’nden Başkan : Mahmut ZENCİRCİ Kontrol Mühendisi Tapu ve Kadastro Genel Müdürlüğü Sürekli Kurumsal Gelişim Projesi

GAZİANTEP Şehitkamil Tapu Müdürlüğü’nden Raportör: Şevket KAPLAN Bilgisayar İşletmeni Tapu ve Kadastro Genel Müdürlüğü Sürekli Kurumsal Gelişim Projesi

GAZİANTEP Takım Üyeleri Bölge Müdürlüğünden Gülnaz KARTAL Mühendis Mustafa TÜRK Programcı M. Rahim OTURAKÇIOĞLU Kadastro Teknisyeni Şehitkamil Kadastro Müdürlüğünden Nurettin SERİNDAĞ Tekniker Seydi Ahmet KAYA Bilgisayar İşletmeni Tapu ve Kadastro Genel Müdürlüğü Sürekli Kurumsal Gelişim Projesi

GAZİANTEP Tapu ve Kadastro Genel Müdürlüğü Sürekli Kurumsal Gelişim Projesi İyileştirme takımının amacı;

GAZİANTEP Tapu ve Kadastro XIII. Bölge Müdürlüğü’nün görünen yüzü olan Kadastro ve Tapu Müdürlüklerinin kendi iç dinamiklerini harekete geçirerek, içlerinde gerekli müdahalede bulunup düzeltilebilecekleri sorunları tespit etmek ve çözüm önerileri geliştirmektir. Tapu ve Kadastro Genel Müdürlüğü Sürekli Kurumsal Gelişim Projesi

GAZİANTEP İyileştirme Çalışmasının Konusu : Daire içi görevlendirmelerin adil ve eşit olmaması ve iş yükü dağılımının düzensiz olması. Tapu ve Kadastro Genel Müdürlüğü Sürekli Kurumsal Gelişim Projesi

GAZİANTEP Çalışmanın Başlama Tarih:06/12/2010 Çalışmanın Bitirildiği Tarih:16/05/2011 Tapu ve Kadastro Genel Müdürlüğü Sürekli Kurumsal Gelişim Projesi

GAZİANTEP Kurumsal Gelişim Projesi kapsamında, Gaziantep XIII. Bölge Müdürlüğü ve bağlı merkez müdürlük personellerinden oluşturulan Antepfıstığı İyileştirme Takımı 06 Aralık 2010 tarihinde ilk toplantısını yaparak çalışmalarına başlamış olup, 29 Nisan 2011 tarihinde konuya ilişkin çalışmaları tamamlamıştır. Gerek Gaziantep merkez müdürlükleri ile gerekse ilçe müdürlükleri ile Kahramanmaraş ve Kilis ilinde bulunan meslektaşlarımızla fikir alışverişinde bulunulmuş ve 14 adet problemden oluşan problem havuzu oluşturulmuştur. Tapu ve Kadastro Genel Müdürlüğü Sürekli Kurumsal Gelişim Projesi

GAZİANTEP Tapu ve Kadastro Genel Müdürlüğü Sürekli Kurumsal Gelişim Projesi Takım üyelerinin puanlaması, birinci sırada “Daire içi görevlendirmelerin adil ve eşit olmaması ve iş yükü dağılımının düzensiz olması” yer almıştır. Bu problem ele alınarak, nedenleri ve çözüm önerileri hakkında Antepfıstığı İyileştirme takımınca yapılan çalışmalar aşağıda sunulmuştur.

GAZİANTEP tarihinde gerçekleştirilen iyileştirme takımımızın ilk toplantısında aşağıda açıklanan çalışmalar yapılmıştır. - Takım liderinin seçimi: Takım lideri olarak Mahmut ZENCİRCİ oy birliği ile seçilmiştir. - Takım raportörünün seçimi: Takım raportörü olarak Şevket KAPLAN oy birliği ile seçilmiştir. - Takımın her hafta Cuma saat da toplanmasına oy birliği ile karar verildi. - Takım isminin seçimi: Takımın isminin ANTEPFISTIĞI olmasına oy çokluğu ile karar verilmiştir. Tapu ve Kadastro Genel Müdürlüğü Sürekli Kurumsal Gelişim Projesi

GAZİANTEP tarihinde gerçekleştirilen iyileştirme takımımızın toplantılarında Problem Havuzunun oluşturulmasına çalışılmıştır. - Takım üyeleri ve Bölge Müdürlüğü dahilindeki müdürlüklerdeki personellerle fikir alışverişinde bulunarak problem havuzu oluşturuldu. Bunun için beyin fırtınası yöntemi kullanıldı. Tapu ve Kadastro Genel Müdürlüğü Sürekli Kurumsal Gelişim Projesi

GAZİANTEP Tapu ve Kadastro Genel Müdürlüğü Sürekli Kurumsal Gelişim Projesi Problem Havuzunda belirlenen 14 adet problem aşağıda sıralanmıştır

GAZİANTEP Tapu ve Kadastro Genel Müdürlüğü Sürekli Kurumsal Gelişim Projesi. 1Daire içi ışıklandırmalar yetersiz 2Personel araçları için otopark bulunmaması 3Tuvaletlerin temiz olmaması ve fiziki olarak yetersiz olması 4Yemeklerin niteliksiz ve lezzetsiz olması 5 Danışmaya, dairede yapılan işlemleri bilen ve yönlendirmeyi doğru yapabilecek kimselerin yerleştirilmesi 6 Daire içi görevlendirmenin adil ve objektif olarak yapılmaması,iş yükü dağılımının düzensiz olması

GAZİANTEP Tapu ve Kadastro Genel Müdürlüğü Sürekli Kurumsal Gelişim Projesi 7Abdest alma yeri bulunmaması 8Bayan mescidi bulunmaması 9Çatıda sigara içme bölümü tanzim edilmemesi 10 Güç kaynağı ve benzeri teknik ve elektronik malzemenin peryodik bakımlarının yapılmaması 11Daire içi bir teknik servis oluşturulması 12Klima atık sularının daire içinde bulunması nedeniyle kirlilik oluşturması 13Eğitim faaliyetlerinin yetersiz olması 14Daire havalandırmasının yetersiz olması

GAZİANTEP Tapu ve Kadastro Genel Müdürlüğü Sürekli Kurumsal Gelişim Projesi tarihinde gerçekleştirilen iyileştirme takımı toplantısında Problem Havuzunun puanlaması yapılmış ve en çok oyu 45 puanla 6 nolu problem olan “Daire içi görevlendirmelerin adil ve eşit olmaması ve iş yükü dağılımının düzensiz olması” problemi almıştır.

GAZİANTEP Tapu ve Kadastro Genel Müdürlüğü Sürekli Kurumsal Gelişim Projesi Takım Üyeleri Gülnaz KARTAL Mahmut ZENCİRCİ Şevket KAPLAN Mustafa TÜRK M. Rahim OTURAKÇI OĞLU Nurettin SERİN DAĞ Seydi Ahmet KAYA Sıra No Problem Havuzu Problemleri PUAN Toplam Puanı 1 Daire içi ışıklandırmalar yetersiz Personel araçları için otopark bulunmaması Tuvaletlerin temiz olmaması ve fiziki olarak yetersiz olması Yemeklerin niteliksiz ve lezzetsiz olması

GAZİANTEP Tapu ve Kadastro Genel Müdürlüğü Sürekli Kurumsal Gelişim Projesi 5 Danışmaya, dairede yapılan işlemleri bilen ve yönlendirmeyi doğru yapabilecek kimselerin yerleştirilmesi Daire içi görevlendirmenin adil ve objektif olarak yapılmaması,iş yükü dağılımının düzensiz olması Abdest alma yeri bulunmaması Bayan mescidi bulunmaması Çatıda sigara içme bölümü tanzim edilmesi Güç kaynağı ve benzeri teknik ve elektronik malzemenin peryodik bakımlarının yapılmaması

GAZİANTEP Tapu ve Kadastro Genel Müdürlüğü Sürekli Kurumsal Gelişim Projesi 11 Daire içi bir teknik servis oluşturulması Klima atık sularının daire içinde bulunması nedeniyle kirlilik oluşturması Eğitim faaliyetlerinin yetersiz olması Daire havalandırmasının yetersiz olması

GAZİANTEP Tapu ve Kadastro Genel Müdürlüğü Sürekli Kurumsal Gelişim Projesi Problem havuzu puanlama sonucu aşağıdaki gibi oluşmuştur.

GAZİANTEP Tapu ve Kadastro Genel Müdürlüğü Sürekli Kurumsal Gelişim Projesi Takım Üyeleri Gülnaz KARTAL Mahmut ZENCİR Cİ Şevket KAPLAN Mustafa TÜRK M. Rahim OTURAK ÇIOĞLU Nurettin SERİND AĞ Seydi Ahmet KAYA SIRA NO Problem Havuzu Problemleri PUAN Topl am Pua nı 1 Daire içi görevlendirmenin adil ve objektif olarak yapılmaması,iş yükü dağılımının düzensiz olması Tuvaletlerin temiz olmaması ve fiziki olarak yetersiz olması Eğitim faaliyetlerinin yetersiz olması Daire havalandırmasının yetersiz olması

GAZİANTEP Tapu ve Kadastro Genel Müdürlüğü Sürekli Kurumsal Gelişim Projesi 5 Personel araçları için otopark bulunmaması Yemeklerin niteliksiz ve lezzetsiz olması Abdest alma yeri bulunmaması Danışmaya dairede yapılan işlemleri bilen ve yönlendirmeyi doğru yapabilecek kimselerin yerleştirilmesi Daire içi bir teknik servis oluşturulması Bayan mescidi bulunmaması Daire içi ışıklandırmalar yetersiz

GAZİANTEP Tapu ve Kadastro Genel Müdürlüğü Sürekli Kurumsal Gelişim Projesi 12 Klima atık sularının daire içinde bulunması nedeniyle kirlilik oluşturması Güç kaynağı ve benzeri teknik ve elektronik malzemenin peryodik bakımlarının yapılmaması Çatıda sigara içme bölümü ayarlanması

GAZİANTEP Tapu ve Kadastro Genel Müdürlüğü Sürekli Kurumsal Gelişim Projesi tarihinde Yapılan bu puanlamadan oluşan sıralamaya göre öncelikli sorun olarak belirlenen “Daire içi görevlendirmenin adil ve objektif olarak yapılmaması, iş yükü dağılımının düzensiz olması ” maddesinin nedenlerinin araştırılmasına başlanılmıştır. Balık kılçığı teoremi ile “Daire içi görevlendirmenin adil ve objektif olarak yapılmaması, iş yükü dağılımının düzensiz olması ” konusunun nedenleri ve bu nedenlerin alt nedenleri tespit edilmeye çalışılmıştır. Çıkan sonuçlara göre bir sınıflandırma oluşmuştur. “Daire içi görevlendirmenin adil ve objektif olarak yapılmaması, iş yükü dağılımının düzensiz olması ”

GAZİANTEP Tapu ve Kadastro Genel Müdürlüğü Sürekli Kurumsal Gelişim Projesi Sorunun Kök NedenleriÇözüm Önerileri 1.) Personel görevlendirmesinde; personelin yetenek, kabiliyet ve bilgi birikiminin dikkate alınmaması Müdürlükteki personelin sosyal yönden ve mesleki yönden daha iyi tanınarak, karşılıklı(personel-amir) maksimum verim sağlanmalıdır. 1.1.)Personelin bazı konularda bilgi eksikliği bulunması ve yetersiz olması Etkin ve kalıcı hizmet içi eğitim çalışmaları yapılmalıdır. 1.2.)İş yoğunluğu nedeniyle personelin kendini yetiştirme ve yenilikleri takip etmesinin zorluğu Yoğun çalışma temposu içinde personelin kendini yetiştirme ve geliştirme imkanı bulunamayacağından, personel sayısının arttırılması, bürokrasinin azaltılması gibi manevralarla iş yoğunluğu azaltılmaya çalışılmalıdır.

GAZİANTEP Tapu ve Kadastro Genel Müdürlüğü Sürekli Kurumsal Gelişim Projesi 1.3.) Kurumumuzda çeşitli kurumlardan gelmiş bulunan ve Tapu ve Kadastro mevzuatıyla hiçbir ilgisi bulunmayan kişilerin bulunması Çeşitli kurumlardan, kurumumuza gelmiş bulunan personellerin kurumumuza adaptasyonu hem kendileri açısından hem de mesai arkadaşları tarafından gayet zor ve zaman alıcı olmaktadır.Bu personeller faydalı olabilecekleri birimde uzun soluklu olarak çalıştırılmalıdır. Tapu ve Kadastro mevzuatıyla yakından uzaktan ilgisi olmayan farkı unvandaki personelin müdürlüklerdeki çalışma barışını zedelemesini engel olunmalıdır. 2.) Aynı işlemlerin hep aynı kişilere havale edilmesi Müdürlükteki tüm personelin her işi yapabilecek hale gelmesi için gerekli tedbirler alınmalıdır. 2.1.) İdarecilerin, vatandaş ve üst yönetim şikayet, tenkit ve ikazlarına muhatap olmamak için kalıcı tedbir almak yerine, iş ve işlemleri en kısa ve en problemsiz yapan personeli tercih etmesi. Müdürlükteki her personelin her işi yapabilecek duruma gelmesi amacıyla, bir sorumlu nezaretinde her personele her türden işin havale edilmesi faydalı olacaktır.

GAZİANTEP Tapu ve Kadastro Genel Müdürlüğü Sürekli Kurumsal Gelişim Projesi 2.2.)Personelin bazı konularda bilgi eksikliği bulunması ve yetersiz olması Etkin ve kalıcı hizmet içi eğitim çalışmaları yapılmalıdır. 3.) Hizmet içi eğitimin etkin olarak yapılamaması İdarecilerin ve personelin yeterince hizmet içi eğitim alarak mevzuat ve idari bakımdan gelişmesi sağlanmalıdır. 3.1.) Personelin hizmet içi eğitimi gereksiz ve angarya olarak görmesi Hizmet içi eğitimler özendirici olmalı ve bütün personelin katılımı sağlanmalıdır. Sorunun Kök NedenleriÇözüm Önerileri Katılımcılara katılan her eğitim programı için belli bir puan verilmeli ve bu puanlar sicil notu, görevde yükselme, terfi ve tayinde etkili olmalıdır.

GAZİANTEP Tapu ve Kadastro Genel Müdürlüğü Sürekli Kurumsal Gelişim Projesi Her Bölge Müdürlüğünde her yıl Tapu ve Kadastro mevzuatını ilgilendiren sınav yapılıp sınav sonucunda birinci olanlar ödüllendirilmelidir. Her hizmet içi eğitim programı sonucunda, belirlenen eksiklik, noksanlık ve önerileri içeren sonuç bildirgesi hazırlanmalı ve bu üst yönetime (genel müdürlüğe) gönderilmelidir. 3.2.) Eğitimcilerin eğitim esnasında tekdüzenin dışına çıkamaması ve ilgi çekememeleri Eğitimcilerin, eğitim eğitimi almış yeterli kişiler tarafından verilmesi gereklidir. Mevzuat okuyup katılımcıların sıkılmaması daha ilgi çekici şekilde ders anlatılması sağlanmalıdır. Farklı konularda Müdürlüklerdeki farklı kişileri eğitimci yaparak motivasyon sağlanması

GAZİANTEP Tapu ve Kadastro Genel Müdürlüğü Sürekli Kurumsal Gelişim Projesi 3.3.)Eğitim programının Gaziantep’te yapılması Eğitimlerin Gaziantep’te yapılması nedeniyle katılımcılar önce eğitime katılmakta sonra Müdürlüğünde çalışmalarına devam etmektedir. Personelin sadece hizmet içi eğitimi planlanmalı bu nedenle ya Gaziantep dışında yapılmalı yada katılımcılara eğitim süresince iş verilmemelidir. Böylece konsantrasyon ve motivasyon artacaktır. Hizmet içi eğitimler Bölge dahilindeki altyapı ve konaklama imkanı bulunan farklı il ve ilçelerde yapılmalıdır. 3.4.) İdarecilerin idari konularda hizmet içi eğitim almaları Hizmet kalitesinin artması ve standartlaşabilmesi için idarecilerinde hizmet içi eğitime tabi tutulması yararlı olabilecektir. 4.) İdareci personel ilişkileriİdareci ve personel ilişkilerinin avantaj ve dezavantajları

GAZİANTEP Tapu ve Kadastro Genel Müdürlüğü Sürekli Kurumsal Gelişim Projesi 4.3) Personelin başarı ve başarısızlığının belirlenememesi Personel performans ölçümünün yapılması için objektif ve geniş çerçeveli performans kriterleri oluşturulmalıdır. Sorunun Kök NedenleriÇözüm Önerileri Personel başarıları ve başarısızlıkları etkin olarak değerlendirilmeli ceza ve ödüllendirme etkin olarak kullanılmalıdır. Bir üst birim tarafından oluşturulacak komisyonla, her altı ayda bir personel ve idarecilerin performansları, performans kriterlerine göre denetlenmeli ve sonuçları ilgililerine bildirilmelidir.

GAZİANTEP Tapu ve Kadastro Genel Müdürlüğü Sürekli Kurumsal Gelişim Projesi Bazı personelin sorumluluk almaması, bazı personelin ise iş yoğunluğundan dolayı aldığı sorumluluk altında ezilmesinin engellenmesi

GAZİANTEP Tapu ve Kadastro Genel Müdürlüğü Sürekli Kurumsal Gelişim Projesi Yapılan tüm çalışmalar ve çözüm önerilerine ilişkin örnek tasarımlar pps. Sunu olarak da sunulmuştur.

GAZİANTEP Tapu ve Kadastro Genel Müdürlüğü Sürekli Kurumsal Gelişim Projesi SONUÇ Antepfıstığı İyileştirme Takımı” olarak karanlığa kızmaktansa mum yakmayı Süreçleri ve insanları suçlamaktansa, sorgulamayı tercih ettik. Buzdağının görünmeyen yüzünü de dikkate alarak, Teşkilatımızın “Sürekli Kurumsal Gelişim Projesi” ile fitilini ateşlediği gelişim – ilerleme ve iyileştirme hareketine katkı sağlayabilecek fikirler üretmeye çalıştık. Çıkmış olduğumuz gelişim – ilerleme ve iyileştirme (kalite) yolculuğumuzun her aşamasında vizyonumuzu, fayda üretmek ve çözüm odaklı projeler geliştirmek olarak belirledik. Ufkumuza, eksik ve hatalı işleyen süreçleri düzeltmek, doğru ilerleyen süreçleri ise geliştirmek idealini yerleştirdik.

GAZİANTEP Tapu ve Kadastro Genel Müdürlüğü Sürekli Kurumsal Gelişim Projesi Antepfıstığı İyileştirme Takımı olarak; “Kurumumuzun ilerlemesi, biz çalışanlarının da ilerlemesidir” düşüncesinden hareketle, Teşkilatımızın yürüttüğü bu projenin her aşamasında üzerimize düşen görevi sonuna kadar yapmaya hazırız.

GAZİANTEP Tapu ve Kadastro Genel Müdürlüğü Sürekli Kurumsal Gelişim Projesi Teşekkürler…