NOMINATION SONRASI BİLGİLENDİRME TOPLANTISI

1. Seçilen üniversite ile iletişim & başvuru 2. Seçilen üniversite ile tamamlanması gereken diğer işlemler; 1. Yurt/konaklama 2. Oryantasyon programı 3. Ders seçimleri 4. Oturum izni 3. Pasaport & vize başvurusu 4. Sağlık sigortası 5. Seyahat planlaması 6. Finansal planlama

1. Seçilen üniversite ile iletişim & başvuru sürecinde yaşanacak problemlerde IRO desteği 2. Hibe sözleşmesi & hibe ödemeleri 3. Öğrenim anlaşması süreci (Learning Agreement) 4. IRO Seyahat Destek ödemeleri 5. Öğrenci evrak paketleri 1. Pasaport harç muafiyet 2. Dil belgesi 3. Konsolosluk yazısı 6. Erken final organizasyonu (sadece bahar dönemi öğrencileri için)

IRO WEBSITE: IRO GİDEN ÖĞRENCİ DANIŞMANLARI Selen Karacanoğlu (Tel: ) OFİS SAATLERİ: Hafta içi her gün 14:00-16:00

 Son başvuru tarihinden önce IRO ile iletişimde olunması & başvurunun tamamlanması. Başvuru işlem ve kriterlerini tamamlamayan öğrenciler partner kurumlar tarafından reddedilebilirler!  IRO ile başvuru statüsü konusunda irtibatta olunması  Başvuru yapıyorum  Gideceğim okuldan henüz başvuru süreci hakkında bilgi i almadım (bu durumda IRO öğrenciler ile birlikte hareket eder ve bilgilerin en kısa zamanda sağlanması konusunda öğrencilere destek verir)  Başvurumu tamamladım  Karşı kurumdan gelen tüm lerin kontrol edilmesi & cc’sinde adresi olmayan maillerin IRO ile paylaşılması  Gelen maillerin dikkatlice okunması & başvurunun zamanında tamamlanması  Karşı kurum başvuru evraklarının nasıl gönderilmesini istiyor?  ile scan edilerek gönderilmesi  Online başvuru sistemi üzerinden evrakların upload edilerek gönderilmesi  Hard copy belgelerin kargo ile gönderilmesi (IRO’ya tüm başvuru evraklarınız tam olarak gelip, gönderinizi DHL ile ofisimizden yapabilirsiniz)

 Başvuru evraklarınızı karşı kuruma veya online sistem üzerinden gönderdiyseniz, mutlaka karşı kurumdan sizinle başvuru bilgilerini paylaşan kişiye atarak başvurunuzu tamamladığınız bildirip, teyit rica edilmesi  Başvuru formunda SU ile ilgili talep edilebilecek iletişim bilgileri;  Departmental Coordinator: Lütfen SU Değişim Danışmanınızın bilgilerini giriniz ve gerekli görüldüğü takdirde imzasını alınız.  Institutional Coordinator: Evrim Güngör Devecioğlu Tel:

 Yurt başvurusunun zamanında tamamlanması:  Son başvuru tarihinden sonra hiçbir kurum yurt garantisi vermemektedir  Yurt olanağı bulunmayan kurumlardan alternatif konaklama seçenekleri hakkında bilgi alınız  SU’ya gelen yabancı öğrenciler ile iletişime geçiniz  Oryantasyon programına katılım & gerekli organizasyonun yapılması  Ders seçimlerinin tamamlanması: Bazı kurumlar kendi öğrenim anlaşmalarının da tamamlanmasını isteyebilirler, lütfen gerekli işlemleri tamamlayınız  Oturum izninin alınması: Bazı ülkelerde bulunan kurumlar öğrencilerin oturum izinlerini ülkeye giriş yapmadan önce almaktadırlar. Lütfen sizden oturum izni için istenen evrakları zamanında & tam olarak hazırlayınız

 Dosyanızda bulunan Pasaport Harç Muafiyet belgesi ile pasaportlarınızı 1 yıl süre ile ücretsiz olarak uzatabilirsiniz  Pasaport işlemleri için gerekli belgelerin listesine adresinden ulaşabilirsiniz  Gerekli belgeler ile en yakın İlçe Emniyet Müdürlüğüne yapacağınız başvuru sonucunda 1-2 iş günü içerisinde pasaport çıkartabilir/uzatabilirsiniz

 Uçak Bileti: Uygun seyahat yolları araştırılmalı (özellikle charter seferler & trenler) ve karşı kurumun akademik takvimine göre dönem başlangıcından önce gidilecek ülkeye seyahat edilecek şekilde rezervasyon işlemleri tamamlanmalı  Kabul mektubu gelmeden alınmaması tavsiye ediyoruz.  Gidilecek ülkenin yaşam koşulları/masrafları araştırılmalı (Daha önce değişim programlarına katılan SU öğrencileri ile görüşebilirsiniz. İletişim bilgileri için: documents documents  Pasaport, vize & oturum izni masrafları  Bilet masrafları  Konaklama depozitoları & ücretleri  Sağlık sigortası masrafları

 Mutlaka Öğrenci Vizesi başvurusu yapılmalıdır. Turistik Vize geçerli değildir  Yeşil Pasaport sahipleri de gidecekleri ülkede 90 günün üzerinde kalacakları için Öğrenci Vizesi almalıdırlar  Yanlış vize türü ile ülkeye giriş yapmaya çalışanlar geri gönderilirler  Vize başvuru süreci & evrakları ülkeden ülkeye değişmektedir. Bu nedenle vize başvuru evraklarının tam & güncel listesine gideceğiniz ülkenin başkonsolosluğuna ait websitesinden ulaşınız  Vize başvuru süreci 1-4 ay arası sürmektedir  Karşı kurumdan gelecek olan orijinal kabul mektubunuzu takip ediniz ve vize başvurunuzu mutlaka orijinal belge ile yapınız  Erasmus/İkili Anlaşma öğrencisi olduğunuza dair konsolosluğa sunulmak üzere hazırlanan belgelerinizi dosyalarınızda bulabilirsiniz  Vize başvurusu, başvuru sahibi tarafından şahsen yapılmalıdır  Vize başvuru ücreti ülkeden ülkeye değişmektedir  Vize evrakları dahilinde konsolosluklar tarafından talep edilen sağlık sigortasının gidiş ve dönüş tarihlerini kapsadığından emin olunuz

 Seyahat sağlık sigortası yerine tam kapsamlı özel sağlık sigortası yaptırılmasını şiddetle öneririz.  SGK’nın anlaşmalı olduğu ülkeler:  Almanya  Hollanda  Belçika  Avusturya  Fransa  Çek Cumhuriyeti  Yukarıda ismi geçen ülkeler ile yapılan ikili anlaşmalar çerçevesinde, ailesi sebebiyle SGK kapsamında olan öğrenciler, sadece acil müdahale gerektiren durumlarda gittikleri ülkenin sağlık hizmetlerinden faydalanabilirler  Bu haktan faydalanabilmek için, değişim programları ile yurtdışına çıkmadan önce SGK genel müdürlüğü ile iletişime geçirlerek ilgili belgelerin temin edilmesi ve yurtdışına çıkıldıktan sonra gidilen ülkede ilgili makamlardan onay alınması gerekmektedir

 Erasmus programına katılan tüm öğrenciler, AB komisyonunun dil seviye tespit sınavını gitmeden önce ve döndükten sonra olmak üzere 2 kez almak zorundadırlar  Sınav online olarak düzenlenmektedir  Sınavdan geçme-kalma söz konusu değildir, sadece dil seviyesini tespit etmeye yöneliktir  Tüm Erasmus öğrencilerine süreç kapsamında OLS hakkında detaylı bilgi verilecektir

 Değişim döneminde hem SU hem de partner kurum öğrenim anlaşmalarının takibini yapmanız gerekebilir, bu konuya özellikle dikkat etmeniz gerekmektedir  SU ÖĞRENİM ANLAŞMASI = DEĞİŞİM DÖNEMİ DERS KAYIT & DENKLİK BELGESİ  SU öğrenim anlaşması ders kayıt belgesi niteliğinde olduğundan, yapılan yönlendirmelere uyunuz ve verilen son tarihlere kadar belge işlemlerinizi tamamlayınız.  Danışmanlarınıza sistem üzerinden gönderdiğiniz eşlenik talepleri verilen son tarihler sonrasına sarkamaz!!  Derslerinde değişiklik yapmayan öğrencile r için öğrenim anlaşması ilk sayfanın onayının tamamlanması, değişiklik yapan öğrenciler için ise öğrenim anlaşmasının her iki sayfasının (ilk sayfa ve add/drop sayfası) doldurup onaylanması gerekmektedir  ÖNEMLİ NOT: Son tarihlerden sonra iletilen öğrenim anlaşmaları hiç bir şekilde kabul edilmeyecektir! Lütfen websitemizde bulunan öğrenim anlaşması klavuzunu dikkatlice okuyunuz

 En az 20 ECTS (10 SU kredisine denk gelen), en fazla 40 ECTS (20 SU kredisine denk gelen) ders alınmalı  Değişim danışmanları, alınan derslerin ECTS kredilerini SU kredisine çevirirken 2 ECTS=1 SU Kredisi şekliden çevirir. 0.5 ve üzeri buçuklu krediler bir üste yuvarlanır ( Örn: 2.7 Sü kredisi yerine 3 SÜ kredisi…)  ÖA’da dersleri mutlaka kodları ile yazın, aksi takdirde not girişlerinde sorunlar yaşanmaktadır!  ÖA’da imzalanması gerekli hiçbir alan boş kalmamalıdır!  Mezuniyet kriterlerinize dikkat! Sorumluluk öğrenciye aittir!  Mezuniyet takibi için sistem: evaluationhttp://mysu.sabanciuniv.edu/sr/en/degree- evaluation  4.Sınıfta değişime giden MDBF öğrencileri: ENS 491 & ENS 492 gibi bitirme derslerini değişim döneminde devam ettirecek olan öğrenciler, ilgili öğretim üyesi ve Fakülte ile iletişime geçmeli! ÖA’da bu dersler yer almaz.

ÇALIŞMA MANTIĞI:  Geçmişte alınan derslerin program bazında karşılıklarının olduğu veritabanı  Geçmişteki karşılıklar değişebilir, bu karşılıklar danışmana öneri niteliğindedir  Karşı kurumda açılan dersler, ÖA/LA veritabanı havuzunda varsa, belgenizi oluşturmak için eşleşen dersleri seçin. Dikkat: Veritabanında gördüğünüz dersler partnerda açılan dersler anlamına gelmiyor.  Karşı kurumda açılan dersler, ÖA/LA veritabanı havuzunda yoksa, almayı istediğiniz yeni dersleri new course request olarak danışmanınıza sistem üzerinden onay gönderin. Danışmanınız, dersin SU karşılığı ve kredisini belirleyerek, bu yeni dersi havuza tanımlayacak.  Havuzda karşı kurumda açılıp da almayı istediğiniz tüm dersler olduğunda, bu dersleri seçip, ÖA/LA formunuza ekleyip, ÖA/LA formunuzu danışmanınıza onay gönderin.

 Partner kurumda alınan notlar, akademik kurulca onaylanmış dönüşüm tablolarına göre transfer edilecektir  Tablo için: grade-transfer grade-transfer  Aldığınız derslerin mutlaka harf notları olmalıdır. Pass/Fail notlu dersleri almayın veya bu dersleri veren öğretim üyelerinden not vermesini isteyin. Almayı düşündüğünüz tüm dersler için not durumunu mutlaka partner kurum ile görüşün!

 Transcriptin not girişinin yapılabilmesi için IRO’dan Selen Karacanoğlu’na teslim edilmesi gerekmektedir.  Notlar mutlaka zamanında SU’ya ulaşmalıdır. Transcriptin orijinali olmadan not girişi yapılamadığından orijinal transcriptinizin SU’ya ulaştığından emin olunuz.  Değişim dönemine ait transcript takibinden tamamen öğrenci sorumludur!  Transcriptinizin mümkünse İngilizce olarak gönderilmesini isteyin. Mümkün değilse, ders isimlerini İngilizce’ye çeviren bilgi notunu ÖK’ya iletin.  Öğrenim anlaşmanızdaki ve transcriptinizdeki dersler & kodlar birebir eşleşmelidir.  Öğrenim anlaşmanız ders kayıt belgeniz olduğu için, öğrenim anlaşmasında olup, transcriptte görünmeyen dersler sisteme F olarak işlenir.  Transcirptte görünüp, öğrenim anlaşması ilk veya ikinci sayfasında bulunmayan dersler sisteme işlenmez.  Notlar SU sisteme girildikten sonra öğrenim anlaşmasında geriye dönük işlem yapılmaz.  SÜ Burs hakkından yararlanmak isteyen öğrenciler, Burs Komitesi’nin toplanma tarihine dikkat etmelidir. Transcriptlerini en geç Haziran’da bize teslim etmeleri gerekmektedir ve bunun sorumluluğu öğrenciye aittir.  Mezuniyet durumu olan öğrenciler karşı kurumun akademik takvimini dikkatle incelemeli ve transcript takibini bu şekilde yapmalıdır. Her okulun transcript gönderme tarihi farklıdır ve bu takibi yapmak öğrencinin sorumluluğundadır.

 Hibe ödemesi yapılması için, öğrenci hareketliliği hibe sözleşmesinin tam olarak doldurulup, IRO’ya teslim edilmesi gerekmektedir.  ÖNEMLİ NOT: Havale ücreti kesintisini önlemek için Akbank dışında bir bankaya ödeme yapılmamaktadır. Akbank’tan açtıracağınız EURO hesabına hibe aktarımı yapıldıktan sonra, banka 11-12€ kadar hesap işletim ücretini yatırılan miktardan keser.  SU’da yurt bursu olan öğrencilerin 1 dönemlik yurt bursu tutarlarının YÖK kuralı gereği 2/3’lük kısmı öğrencilere Öğrenci Kaynakları tarafından dönem başlangıcı sonrası ödenir.  Öğrencilerin planlanan toplam hibe miktarının %70’i öğrenci değişime gitmeden önce ödenmektedir.  Hibenin kalan kısmı ise öğrenciler aşağıdaki durumları sağladıkları sürece yapılmaktadır:  Certificate of Participation – Katılım Sertifikası IRO’ya teslim edilmelidir. Bu belgede yer alan tarihlerin doğru olması öğrencinin sorumluluğundadır.  Pasaport kopyaları giriş ve çıkış tarihlerinin yer aldığı sayfalar ile birlikte IRO’ya teslim edilmelidir. Bu belgede yer alan tarihlerin doğru olması öğrencinin sorumluluğundadır.  Nihai rapor forumu IRO tarafından size gönderilecek anket üzerinden tamamlanmalıdır.  Değişim dönemine ait transcriptin IRO’ya ulaştırılması gerekmektedir.  OLS sınavlarının tamamlanması.

 4,5 aydan fazla kalacak öğrencilere – en fazla sözleşmelerinde belirtilen süre için olmak üzere – kalış tarihine denk gelen ödeme yapılacaktır.  Planlan kalış süresinden daha az süre programa dahil olan öğrencilerden hibe iadesi talep edilir.  Tam ayı geçen süreler için, günlük hibe tutarı hesaplanarak kalan tutar belirlenir.  Lisans öğrencilerinin SU’dan aylık veya dönemlik olarak aldığı nakit bursu varsa bu ödeme kesilmez ve SU’daki burs ödemeleri ile ilgili yönerge ve prosedürler çerçevesinde devam eder.  Burs Komitesi Temmuz ayında toplanmaktadır. Exchange döneminde aldığınız derslerin başarı bursu için ortalamanıza eklenmesini istiyorsanız en geç Haziran’a kadar transcriptlerinizin bize ulaşması gerekmektedir.  ÖNEMLİ NOT: Yüksek lisans ve doktora öğrencilerinin çalışma karşılığı aldıkları burslar değişim döneminde çalışmayacakları için deva etmez; dondurulur.

 Akademik problemler için öncelikle mutlaka gittiğiniz kurumdaki akademik danışmanınız ile iletişime geçiniz. İkinci adım olarak ise SU değişim danışmanınız ile iletişime geçebilirsiniz.  Öğrenim anlaşmasında belirtilen bir dersin açılmaması veya her hangi bir sebeple bahsi geçen dersi alamamanız durumunda panik olmayın! Bahsi geçen ders yerine geçebilecek alternatifleri inceleyin, SU değişim danışmanınızdan destek isteyiniz.  Daha önce değişime giden diğer öğrenciler ile iletişime geçin.  Olası problemler: Yurt ile ilgili problemler, maddi sorunlar, önyargı & ayrımcılık.  Herhangi bir kaza veya polisiye durumda derhal şehrinizde bulunan (ya da yakın şehirlerdeki) Türk Konsolosluğunu ve IRO’yu bilgilendirin.

 Öğrenim anlaşması ile ilgili önemli tarihler için adresinden gelecek maillere dikkat etmenizi önemle rica ederiz!  Değişim programları ile ilgili diğer süreçler için ise adresinden gelecek maillere dikkat etminizi önemle rica ederiz!

 Pasaport Kopyası (Sadece Erasmuslar için)  Katılım Sertifikası  OLS (Sadece Erasmus için)  Mobility Tool Rapor (Sadece Erasmus için)  IRO Rapor (Sadece Global Exchange için)  TOR (Transcripts of Records)

 Bu beyanname Erasmus+ hak ve yükümlüklerinizi belirtir,  Erasmus + deneyiminizin her adımında gönderen ve ev sahibi kurum/ kuruluşlarınızdan beklentilerinizin neler olabileceği konusunda size bilgi vermektedir Link: program%C4%B1-dosyalar%C4%B1/erasmus-student-charter- print_tk.pdf?sfvrsn=0 program%C4%B1-dosyalar%C4%B1/erasmus-student-charter- print_tk.pdf?sfvrsn=0