DEĞİŞİM YÖNETİMİ (MÜHENDİSLİĞİ) YALIN ORGANİZASYON ÇAĞDAŞ YÖNETİM TEKNİKLERİ Öğr. Gör. Anıl Çağlar ERKAN

Değişim Mühendisliği Kavramı Maliyet, kalite, hizmet ve hız gibi çağımızın en önemli performans ölçülerinde çarpıcı gelişmeler yapmak amacıyla, iş süreçlerinin temelden yeniden düşünülmesi ve radikal bir şekilde yeniden tasarlanmasıdır.

Kavramlar Temel Kavramı : Değişim mühendisliği sürekli sorgulamadır. Değişim mühendisliğinde varsayım ve sabit değer yoktur Süreçlerin içinde var olan varsayımlara karşı korunaklıdır Değişim mühendisliğinde emin olunan hiçbir şey yoktur.

Değişim mühendisliğinin amacı organizasyonda performans düzeyini yükseltmektir. Başlıca performans göstergeleri ise maliyet, kalite, hız ve hizmettir. Verilen kararlar doğrultusunda düşük maliyet ve yüksek kalitede üretimde bulunmak, ürünleri müşteriye süratle ve en güvenilir şekilde sunmak organizasyonda yüksek performansa ulaşıldığını gösteren bazı temel ölçütlerdir.

Radikal : Değişim mühendisliği var olanla oyalanmak değildir. Değişim mühendisliği var olanı yapay değişiklerle düzeltmek değildir. Değişim mühendisliği var olan bir şeyi bir kenara atmak, beyaz bir sayfa açmak ve iş yapma şeklini yeniden icat etmek, yeni usüller oluşturmaktır.

Çarpıcı : Değişim mühendisliği marjinal veya aşamalı geliştirmeler yapmak değil, performansta önemli çarpıcı sıçramalar yapmak demektir.

Süreç: Süreç, bir veya birkaç girdinin alınıp, bunlardan müşteri için değer oluşturacak çıktının oluşturulduğu faaliyetlerin toplamıdır. Tek başlarına faaliyetler bir anlam taşımaz, müşteri için önemli olan, tüm süreçtir.

Değişim Mühendisliğinde Roller : Süreç sahibi Değişim mühendisliği ekibi Yönetim komitesi Değişim mühendisliği çarı

DEĞİŞİMİ YÖNETMEK Değişimi doğru tahmin edip, doğru zamanda ve doğru kaynaklarla (insan, bilgi vs…) organize olmak ve buna uygun sistemler geliştirip hayata geçirmektir.

Değişimin nedenleri İç Faktör Dış Faktör

Dış faktörler Küreselleşme Bilginin hızı Kalite olgusunun gelişimi Çevre bilinci Verimlilik ve etkinlik anlayışı Teknolojik değişimler Ekonomik ve politik faktörler Kültürel ve toplumsal bilincin gelişimi

İç faktörler Stratejiler Örgüt Yapısı Yönetim tarzı İşgücü Sistem Süreç Kültür Beceri

Kurum içindeki değişim hızı, dışarıdaki değişim hızından düşükse, son yakındır. Jack Welch, General Electric Eski Başkanı

“Eğer önümüzdeki on yılda, geçmiş on yılda yaptıklarımızla başarıya ulaşabileceğimizi sanıyorsanız yanılıyorsunuz. Başarılı olmak için var olanı değiştirmelisiniz" Coca Cola'nın İkinci Başkanı Roberto Goizueta

Hammer’ in değişim mühendisliği konusunda yazmış olduğu ilk makalede belirttiği gibi değişim mühendisliği “otomasyon” demek değildir. Değişim mühendisliği, organizasyonel performansta çarpıcı gelişmeler elde edebilmek için otomasyonun önemli olduğunu vurgular ve bilgi teknolojilerinden en geniş şekilde yararlanılmasının gereği üzerinde durur. Otomasyon ve bilgi teknolojilerini değişim mühendisliğinin araçları olarak görmek daha doğrudur (Hammer, 1993).

Değişim Mühendisliğinin İlkeleri: Kural 1: Görevlerin değil, çıktıların çevresinde örgütlenilmelidir Daha önce değişik kişiler tarafından yerine getirilen bazı uzmanlaşmış görevler, tek bir süreç içinde birleştirilmelidir. Sürecin yeniden tasarımında en iyi fikirleri üretecek olanlar süreci sahiplenen ve yönlendirenlerdir. Bu nedenle süreç tasarımında çalışanlara görev verilmelidir Kural 2: Süreç, çıktısını kullananlar tarafından gerçekleştirilmelidir. Burada amaçlanan, işin, işten en çok etkilenen noktada yapılmasını sağlamaktır. Böylece süreci kullananlarla süreci gerçekleştirenlerin koordinasyonu ihtiyacı ortadan kaldırılmış olacaktır.

Kural 3: Bilgi kaynağında yakalanmalıdır ve bilgiyi işleme işi, bilgiyi yaratan işle birleştirilmelidir Bilgi, en doğru yerden en doğru şekilde alınarak kullanılmalı, mümkünse oluşturulduğu yerde toplanmalı ve işletmenin on-line bilgi sistemine tek seferde girilmelidir. Bu yaklaşımda, hatalı veri girişleri ve yüksek maliyetli yeniden veri girişleri önlenmiş olacaktır. Bilgiyi işleme işinin bilgiyi oluşturan işle birleştirilmesi kuralı, bilgiyi toplayanlara bilgiyi işleme sorumluluğunun da verilmesini gerektirir. Kural 4: Coğrafi olarak dağınık kaynaklar merkezileşmiş kabul edilmelidir Bu kural, coğrafi olarak birbirlerinden uzak kaynakların merkezi bir yaklaşımla planlanması anlamına gelmektedir. Merkezileşmeme, müşteriye daha iyi hizmet verilmesi, açısından yararlı bir yaklaşımdır. Ancak, bu yaklaşım, bazı işlerin gereksiz yere tekrarlanmasına ve bürokrasinin artmasına neden olur. Süreçlerine değişim mühendisliği uygulayan şirketler aynı süreçte merkeziyetçilik ve merkeziyetçilikten uzaklaşmanın avantajlarını birleştirebilirler. Bilgi teknolojisi buna olanak sağlar.

Kural 5: Sonuçları bütünleştirmek yerine, paralel faaliyetler arasında bağlantı kurulmalıdır. Süreçlerin içerisindeki adımlar doğal bir sıra içerisinde gerçekleştirilebilmeli, paralel faaliyetler bir arada koordine edilerek, birbirinin sonuçlarını beklenmelidir. Yani ardışık düzenlemelerden kaçınılmalıdır. İşlerin tamamlanmasında kişiler çok yönlü olarak birçok aşamayı yerine getirebilmelidir. Kural 6: Karar verme, işin bir parçası haline getirilmelidir. Kararlar işleri yapanlar tarafından verilmelidir. Ancak kompleks durumlar için az sayıda başvurulacak uzman olmalıdır. Elemanların yanıt almak için yönetim hiyerarşisine gitmek yerine artık kendi kararlarını kendilerinin vermesi gerekir. Karar aşamasının gerçek işten ayrılması yerine karar verme o işin parçası olmalıdır.

Değişim Mühendisliğinin Şartları Belirsizlik Değişim mühendisliğine başladığımızda, eski sürecin yetersiz olduğundan ve daha iyi bir şeye gereksinim duyduğumuzdan başka bir şey bilmeyiz. Bu belirsizlik hemen değil; projenin gelişimi sırasında aşamalı olarak yok edilir. Deney yapma Değişim mühendisliği tekrara dayanan bir deneyimdir. Yeni bir çalışma tarzını kağıt üzerinde tasarlamak olanaksızdır, gerçek hayatta denenmesi gerekir. Ve bu da , hatanın kaçınılmaz olduğunu gösterir. Baskı Kurumlar değişim mühendisliğini ancak çok acil durumlarda uygularlar. Bu nedenle değişim mühendisleri zaman baskısı altında ve çok yoğun çalışırlar.

Değişim yönetiminde temel amaç; Yeniden yapılandırılan iş süreçlerinde ve organizasyon yapılarında bu değişimi sürekli kılmak olmalıdır. Yani değişim yönetimini gerçekleştirirken kısa vadede iyi sonuçlar elde etmektense, uzun vadede kalıcı olacak şekilde neler yapılabileceği hedeflenmelidir. İşletmelerde kurulacak değişim yönetimi departmanlarıyla bu süreklilik sağlanabilir. Ayrıca değişim için danışman desteği alınıyor olsa bile, bu danışmanların mutlaka örgüt içinde departmanı kurmaları ve işi onlara öğretmeleri gerekmektedir. Ancak bu şekilde devamlılık sağlanabilir.

Değişim Mühendisliğinde Kullanılan Teknikler Toplam Kalite Yönetimi: İstatistiksel Süreç Kontrolü: Benchmarking: Küçülme (Downsizing): Optimal Büyüme (Rightsizing): Dış Kaynaklardan Yararlanma (Outsourcing): Esnek Üretim: Kademe Azaltma: Otomasyon: Sürekli Eğitim: Kaizen (Sürekli Gelişme): Toplam Verimli Bakım:

General Electric’in CEO’su Jack Welch, değişim yönetimi uygularken “Ya değişim ya da ölüm” söylemini kendisine ilke edinmiş ve oldukça sancılı; ama bir o kadar da başarılı bir değişim gerçekleştirmiştir.

Değişim Yönetiminde 5N 1K Değişim ve yeniden yapılanmadan önce firma yapısının Ne tür özelliklere sahip olduğunu bilmek gerekiyor. Değişime Niçin gerek olduğu açık bir şekilde ortaya konuluyor. Organizasyonda Ne zaman değişim ve yeniden yapılanmaya başlanması gerektiği zaman planlaması yapılarak belirleniyor. Değişimin Nasıl gerçekleştirileceğine dair bir stratejik planlama yapılıyor. Reform ile Nereye ulaşılmak istendiğinin de, vizyon bildirisinde açık ve anlaşılır olması gerekiyor. Bir de tabii ki değişim sürecini Kimin yöneteceği kararlaştırılıyor.

Özetle değişim mühendisliği müşteri odaklıdır ve karar vericinin doğru kararlar vermesine katkıda bulunacak şekilde organizasyonun kapsadığı tüm süreçlerin yeniden tasarımını içerir.Yani yeniden icat edilmelidir. Toplam kalite yönetimi ile karıştırılmamalıdır orada organizasyonel performansın artırılmasına çalışılır. Ancak, toplam kalite yönetiminden farklı olarak değişim mühendisliği bunun ne şekilde ve nasıl yapılacağı üzerinde durur.

HAYATTA KALANLAR, TÜRLERİN NE EN GÜÇLÜSÜ NE DE EN ZEKİSİDİR; HAYATTA KALANLAR KENDİNİ DEĞİŞİME EN ÇOK UYDURABİLENLERDİR. Charles DARWİN