1 Süreç Yönetimi

2 Süreç nedir? Kısa bir tanım Süreç bir işletmede bir işin nasıl yapılacağını tanımlar Sözlük tanımları (i)Devam eden doğal aktivite veya fonksiyon. (ii)Sonuca ulaştıran bir seri faaliyet ve işlemler.

3 Süreç nedir? Üretim literatüründeki geleneksel süreç tanımı Süreç bir veya daha fazla girdiyi alıp onlara değer katarak çıktıya dönüştüren faaliyet veya faaliyetler bütünüdür Farklı dönüşüm türleri Fiziksel (un  ekmek) Yersel (Sakarya’dan İstanbul’a yolculuk) İşlemsel (bankaya para yatırma) Bilgisel (muhasebe bilgileri  finansal tablolar) Değişimsel (ticari faaliyet) Üretim sistemi girdi Çıktı Süreç

4 Süreç nedir?  Herhangi bir örgüt veya işletme süreç veya süreçler ağı olarak tanımlanabilir.  Süreçler içerisinde süreçler saklıdır  Süreç kavramının orijini üretim ve kaliteye dayanır  Süreç hiyerarşisi SistemSüreçFaaliyetGörev

5 Süreç nedir? Daha kapsamlı bir süreç tanımı Süreç sınırları ve öncelikleri önceden belirlenmiş birbiri ile ilintili faaliyet veya faaliyetler ağı olup bu faaliyet(ler) müşteri beklentilerini karşılamak için girdileri çıktılara dönüştürürler. süreç Müşteriler tedarikçi kaynaklar Girdi Çıktı

6 Süreç çeşitleri ve hiyerarşileri 1.Bireysel süreçler –Tek bir kişi tarafından yürütülen süreçler 2.Fonksiyonel süreçler - Bir fonksiyon veya bölüm içerisindeki süreçler 3.Yatay süreçler –Birkaç fonksiyon, bölüm ve işletmede faaliyet gösteren süreçler

7 Pazarlama ÜretimMuhasebe CEO Sipariş alındı Sipariş yerine getirildi Üretim planlama Dikey süreç Yatay süreç Bireysel süreç TV reklamı satın alma Tanım: Süreç çeşitleri ve Hiyerarşileri

8 Yatay süreçler çoğu zaman en büyük gelişme potansiyeli olanlardır Tanım: Süreç çeşitleri ve Hiyerarşileri

Süreç türleri A) Temel süreçler; değer katan faaliyetlerdir. Müşterinin isteklerinin şirketin içinden geçerek gerekli tedarik maddelerinin satıcıya ulaştırılması gibi faaliyetlerdir. B) Destek süreçleri; direkt olarak değer katmayan aktiviteler olup, temel süreçlere destek olmaktadır. Bu aktiviteler finansal ve personel yönetimi gibi konuları içerir. C) Geliştirme süreçleri; temel ve d temel ve destek süreçlerinin daha yüksek bir performansa ulaştırılmaları için yapılan faaliyetlerdir. 9

10 Sürecin öğeleri  Stratejik önem  Amaç ve sınırlar  Süreç adımları  Girdiler o Altyapısal  Teknolojik  Tesisler  Yerleşim düzeni  Kapasite  Üstyapısal  İnsan kaynakları  Kalite programı  Organizasyon  Kültür  Üretim planlama ve kontrol metodu o Hammadde ve yardımcı malzemeler  Performans ölçütleri  Müşteriler/tedarikçiler  Kısıtlar Süreç mimarisi Süreç özellikleri  Değişkenlik  Tekrarlanabilir olma  Tanımlanabilir olma  Ölçülebilir olma  Kesinlikle bir sorumlunun bulunması  Katma değer yaratmak Süreçleri anlamak için bir çerçeve

11 Süreç elemanları Stratejik önem:Bütün süreçler bir işletmenin stratejik amaçlarına az yada çok katkıda bulunurlar. Süreç analizcileri işletme stratejisi ile sürecin ilişkisini sürecin işletme stratejisine yaptığı muayyen katkıları açıklamak suretiyle araştırırlar.

12 Sürecin adımları: Sürecin her bir adımı ne, nasıl, ne zaman, nerede ve kim gibi sorular sorularak detaylı olarak tanımlanır. Ne sorusu süreçteki faaliyetleri yerine getirmek için ne yapılması gerektiğini bulmaya yöneliktir. Nasıl sorusu ile faaliyetlerin nasıl yapıldığı bulunmaya çalışılır. Ne zaman sorusu faaliyetin yapılış zamanını bulmaya dönüktür. Her bir aktivite için zaman sınırları da (başlangıç ve bitiş) dikkatlice belirlenmelidir. Nerede sorusu ile faaliyetlerin yapıldığı yer tespit edilir. Kim sorusu muayyen görevleri yapan robot veya insanları belirlemeye yarar Süreç elemanları

13 Süreç elemanları Sürecin amaçları ve sınırları Sürecin amaçları yazılı olarak tanımlanır Her sürecin başlangıç ve bitiş noktaları vardır ve bu sınırlar işletmedeki hakim mantık tarafından belirlenir.

14 Süreç Elemanları Girdiler: bir süreçteki dokunulabilir (somut) veya dokunulamaz (soyut) varlıklar olarak tanımlanabilirler. Her işletme farklı bir girdi kombinasyonu kullanır. Yerine getirilecek her bir faaliyet için girdi gereksinimleri belirlenmelidir. Girdiler üçe ayrılır: altyapısal, üstyapısal ve hammadde, enerji ve yardımcı maddeler.

15 Girdiler Altyapısal girdiler: Yapısal girdiler genelde büyük miktarda sermaye yatırımı gerektirirler ve değiştirilmeleri zaman alır. Yapısal kaynaklar aynı zamanda fiziksel yapı, fiziksel mimari, ve teknik alt sistemler olarak da adlandırılırlar. Altyapısal girdilere teknoloji, tesisler, yerleşim düzeni, ve kapasite dahildir

16 Altyapısal girdiler Teknoloji: ekipman, yazılım ve donanım Teknoloji ile ilgili olarak aşağıdaki noktalar süreç analizinde dikkate alınmalı Teknik kaynakların tahsisi Ekipman çeşidi, yaşı ve değeri Genel amaçlı veya özel amaçlı olup olmadığı, (yüksek veya düşük), Yoğunluğu (emek veya sermaye)

17 Tesisler İşletmenin yaşı, Büyüklüğü, İklim (ısı ve nem) durumu, Yerleşim yeri Altyapısal girdiler

18 Yerleşim düzeni : Yerleşim düzeni süreç kaynaklarının organize edilme şeklidir. Yerleşim düzeni aynı zamanda malzemenin, insanların ve bilginin süreç içerisindeki akışını belirler. Altyapısal girdiler

19 Kapasite: Kapasite bir süreç için en yüksek çıktı düzeyi olarak tanımlanabilir. Süreç analizinde her bir faaliyetin ve sürecin toplam kapasitesi belirlenmelidir. Altyapısal girdiler

20 Girdiler Üst yapısal girdiler: Bunlar soyut girdiler veya sosyal alt sistemler olarak da adlandırılırlar. Genelde büyük miktarlarda sermaye gerektirmezler. Değiştirmek uzun zaman alır. İnsan kaynakları, örgüt, kültür, üretim planlama ve kontrol sistemi, ve kalite programı üst yapısal girdiler olarak tanımlanırlar

21 İnsan Kaynakları: aşağıdaki insan kaynakları özellikleri sürece etki eder Süreç katılımcılarının kabiliyetleri Tecrübeleri Eğitimleri İş güvenlikleri Kişisel davranış kalıpları Ödül ve ceza sistemleri Değer ve inanışları Üstyapısal girdiler

22 Örgüt Örgütlerin aşağıdaki özellikleri süreci anlamada dikkate alınmalıdır: Karar verme mekanizması (merkezi veya yerel) İş standartlaştırmanın derecesi, Girişimci mi yoksa bürokratik mi bir yapının egemen olduğu Dışarıdan danışmanlık hizmetinin alınıp alınmadığı Üstyapısal girdiler

23 Kültür Kültür bir grup insanın sahip olduğu normlar ve değerler olarak tanımlanabilir. Bu normlar ve değerler süreç performansını süreç katılımcılarının davranışlarını etkilemek suretiyle etkiler. Üstyapısal girdiler

24 Üretim Planlama ve Kontrol Sistemi Planlama sistemi ne kadar üretileceğine ve üretim için hangi kaynakların ne miktarda ve ne zaman gerekli olduğunu belirlemeye yöneliktir. Kontrol sistemi gerçek üretimle planlanan üretimi karşılaştırmada işe yarar ve karar vericilere üretim planındaki hedeflerin tutturulması için kaynakların tahsisinde gerekli ayarlamaları yapmak suretiyle yardımcı olur. Kullanılan üretim planlama kontrol sistemi bir süreci anlamamıza yardım eder. Üstyapısal girdiler

25 Kalite Programı: Bu programlar süreçlerde üretilen ürün ve hizmetlerin tesis edilen kalite standartlarına uyduğundan emin olmak için kullanılır. Kalite ölçümlerinin sürecin hangi noktalarında yapıldığı ve ölçüm sıklığı dikkate alınmalıdır. Üstyapısal girdiler

26 Hammadde Yardımcı malzemeler Enerji Girdiler

27 Performans ölçütleri Performans ölçümü bir faaliyetin etkinliğini ve etkililiğini sayısallaştırma sürecidir. Performans ölçüleri ve performans ölçüm noktaları süreci analiz etmede iyi tanımlanmalıdır. Maliyet, kalite, ve zaman esaslı ölçüler bir çok işletme tarafından en çok tercih edilenlerdir. Süreç elemanları

28 Müşteriler İç ve dış müşteri Müşteri gereksinmeleri Dış müşterilerin ihtiyaç ve beklentilerinin neler olduğunun anlaşılması öğrenilmesi önemlidir. Bu sayede geri besleme kontrolü sağlanmış olur. Sürecin amacı, müşteri gereksinimlerini bir kerede ve doğru olarak karşılamaktır. Buna doğru gitme yüzdesi denir. Eğer müşteri gereksinimleri %100 tatmin edilemiyorsa süreç yeniden gözden geçirilir. Sürecin gözden geçirilmesine girdilerden başlanır, sonra işlemler ve yöntemlere geçilir. Süreç elemanları

Tedarikçiler Tedarikçilerin spesifikasyonlara ne derecede uygun mal ürettiği veya hizmet sunduğu da incelenmelidir. 29

30 Kısıtlar / darboğazlar: Kısıtlar süreçteki işin rahatça akmasına engel teşkil eden faaliyetlerdir. Bunlar tanımlanmalıdır. Sürecin kapasitesinin artırılması kısıtın kapasitesinin artırılmasına bağlıdır. Süreç elemaları

31 Süreç özellikleri Aşağıdakiler süreç özelliklerini oluştururlar:  Değişkenlik  Tekrarlanabilir olma  Tanımlanabilir olma  Ölçülebilir olma  Katma değer yaratmak

32 Değişkenlik Bütün süreçler değişkenlik gösterir Süreç analizcileri değişkenliğin geçmişine, sürecin ne kadar sıklıkla kontrol dışına çıktığına ve sık vuku bulan değişkenlik çeşidine (özel sebep veya genel sebep) bakmak durumundadırlar. Aşağıdaki şartlar süreç analizcilerine değişkenliğin büyüklüğü hakkında bilgi verir: Sürecin her bir adımı yoğun bilgi ve eğitim gerektirir Her bir adımdaki faaliyetler sık karar vermeyi gerekli kılar Kararlar bazı süreç adımları için bir seferden diğerine farklılık gösterir. Süreç özellikleri

33 Tekrarlanabilme Süreci harekete geçiren girdilerin işlenmesi sonucu oluşan çıktının müşteri ihtiyaç ve beklentilerini sürekli karşılayabilmesi özelliğidir. Süreç tekrarlanabilirse süreçler üzerinde kontrol noktaları belirlenip, bir standart oluşturulabilir. Böylece mevcut süreçlerin kontrol altına alınması gerçekleştirilebilmektedir. Belli bir standartta yerleşmiş olan süreç üzerinde yapılabilecek en küçük bir iyileştirme, sürecin tekrarlanmasından dolayı, iyileştirmeye ayrılan kaynağın geri dönüşümü ile birlikte çok büyük bir kazanç sağlamaktadır. Süreç özellikleri

Tanımlanabilme Sürecin temel unsurlarının belirlenebilmesi özelliğidir. Aynı zamanda sürecin performans ölçüt göstergeleri ile izlenebilme özelliğidir. Tedarikçiler, girdiler, çıktılar, müşteriler, müşterinin sesi, sürecin sesi, süreci oluşturan faaliyetler, belgelendirilebilir ve tanımlanabilir olmalıdır. 34

35 Katma Değer Yaratabilme Sürecin, çıktının kalitesi ve çıktıyı kullanan müşterinin tatmini üzerinde olumlu etki yaratabilme özelliğidir. Süreç özellikleri

36 Ölçülebilme Sürecin performans ölçüt göstergeleri ile izlenebilme özelliğidir. Yani süreç; İstatistiksel olarak kontrol edilebilmeli, Olumsuzluklar önceden belirlenen değerler arasında olmalı, Aynı hizmetlerin sağlanıp sağlanmadığı kontrol edilmelidir. Süreç özellikleri