ENM 307 YÖNETİM BİLİŞİM SİSTEMLERİ Dersin Koordinatörü:. Prof. Dr ENM 307 YÖNETİM BİLİŞİM SİSTEMLERİ Dersin Koordinatörü: Prof. Dr. Orhan TORKUL Dersin Yardımcıları: Arş. Gör. İhsan Hakan SELVİ Arş. Gör. Mehmet TAŞ 5. Hafta Ders Notu

Öğrenme Çıktıları Bilişim sistemlerinin analizinde bir yapıya sahip olmak niçin önemlidir? İşletme ve iş süreç sistemleri ne anlama gelmektedir? Bilişim sistemleri ve iş süreçleri arasındaki ilişkiler nelerdir? İş süreçleri içinde bilişim sistemlerinin rolüyle ilgili altı eleman nedir? Sistem analizindeki aşamalar nelerdir? İşletme profesyonelleri bilişim sistemlerini analiz etmek için “İş Merkezli Analiz (İMA)” yapısını nasıl kullanırlar?

BÖLÜM 5 Sistemleri Analiz Etmek İçin Yapı ve Metotlar

Bilişim Sistemleri Bilişim sistemleri; bir veya daha fazla iş sürecinde kullanılan bilgiyi yakalamak, iletmek, saklamak, okumak, işlemek veya göstermek için bilişim teknolojisini kullanan sistemlerdir. Başarılı bilişim sistemleri, işletmedeki 6 ilişkili elemanın dengelenmesine yardım eder. Bilişim sistemlerinden bahsederken iş süreçlerine odaklanmak, işletme profesyonellerinin teknoloji abartısına kapılmasını önler. Bilişim teknolojisinin bir iş önemi olması için bir iş sürecini destekleyen bir bilişim sisteminin parçası olmalıdır.

İşletme Ortamında Bilişim Sistemleri ve Bilişim Teknolojisi İşletmenin kendisini ve onu etkileyen rakip, tedarikçi, müşteri, düzenleyici kurumlar ile demografik, sosyal ve ekonomik durumları içerir. Bir işletme ortamında ürün ve hizmet üretmek için birlikte çalışan çok sayıda bağımsız iş sürecinden oluşmaktadır. İşletme ve Çevresi Firma İşletme Prosesleri Bilişim Sistemi Bilişim Teknolojisi İç ve dış müşterilere değer yaratmak için insan, bilgi ve diğer kaynakları kullanan adımlar veya faaliyetlerdir. Bilişim sistemini mümkün kılan donanım ve yazılımlardır.

Bilişim Sistemi İçin Yapı Yapı (framework); belli bir şey veya durumla ilgili bir düşünce sürecinin organize edilmesinde kullanılan kavramlardan oluşan özet bir settir. Yapıya örnek olarak, sporda bir oyunun nasıl oynandığını ve ne tür hareketlere izin verildiğini belirleyen kurallar verilebilir. İşe yarar bir yapı, dikkate alınması gereken konuları belirleyerek ve konuların nasıl ilişkili olduğunu göstererek karışıklıkları anlamlandırmamıza yardım eder. İş süreçlerini ve bu süreçlere destek olan bilişim sistemlerini anlamak ve analiz etmek için “İş Merkezli Analiz” yapısı kullanılabilir.

İş Merkezli Analiz (İMA) Yapısı İş Merkezli Analiz, işletmedeki sistemleri anlamak için teknolojiden ziyade yapılan işlere odaklanmaktadır. İMA, birbirine bağlı 6 elemandan oluşmaktadır: İş süreçlerinin iş ve dış müşterileri İş süreçleri tarafından üretilen ürün ve hizmetler İş süreçlerindeki adımlar İş süreçlerindeki katılımcılar İş sürecinin kullandığı veya oluşturduğu bilişim İş sürecinin kullandığı teknoloji Elemanlar arasındaki bağlantılar çift yönlüdür; yani elemanlar dengede olmalıdır. Bir elemandaki değişiklik diğer elemanları da etkiler.

İşletme Sistemleri İçin İş Merkezli Analiz (İMA) Yapısı MÜŞTERİLER ÜRÜNLER İŞ SÜREÇLERİ KATILIMCILAR BİLİŞİM TEKNOLOJİ

İş Merkezli Analiz Yapısında Bilişim Sisteminin Yeri Bilişim sistemi yapının ayrı bir parçası değildir. İMA yapısında iş süreçleri, katılımcılar, bilişim ve teknoloji elemanları sistem olarak görülür. Bu sistem içerisinde bilişim sistemi bilişimi, teknolojiyi, katılımcıların çabaları ile iş süreçlerinin bir kısmını içerir. Bilişim sistemi bilişim ve bilişim teknolojisini kullanarak meydana gelen sistemin bir parçasıdır. Bir sistemdeki iş süreçlerinin ne olduğuna, ne derece bilişim ve teknoloji kullandığına, katılımcıların nasıl çaba sarf ettiğine bakarak sistemin bilişim sistemi ile ilişkisini anlayabiliriz.

Yapı ve Modellerin Gerekliliği Yapı (framework); belli bir şey veya durumla ilgili bir düşünce sürecini organize eden kavramların kısa ve öz bir bütünüdür. Model; özel bir durum veya şeyin işe yarar bir temsilidir. Modeller her ayrıntıyla uğraşmadan gerçeği tasvir ettiği veya taklit ettiği için faydalıdır. Modeller çalışılan özel konu hakkındaki bilgi ile bir yapının kavramlarını birleştirerek insanların bir durumu analiz etmesine yardımcı olur. Yapılar ve modeller, dünya karmaşasının anlaşılmasında bize yardımcı oldukları için önemlidir. Binlerce kişinin çalışmasını kapsayan karışık bir durum yapı ve basit bir tanımlayıcı model ile özetlenebilir.

Sistem ve İş Süreçleri Bir sistem, bir amacı gerçekleştirmek için bütünleştirilmiş elemanlar grubudur. Sistemler daha küçük alt sistemlere bölünebilir. Bilişim sistemleri, işletme sistemlerinin bir alt sistemidir. Bir iş süreci, iç ve dış müşterilere değer yaratmak için insan, bilgi ve diğer kaynakları kullanan adımlar veya faaliyetler bütünüdür. İş sürecindeki adımlar yere ve zamana bağlıdır, bir başlangıcı ve sonu vardır ve girdi ve çıktılara sahiptir. İşletmeler, iş süreçlerinden oluşan sistemlerdir.

İşletme Sistemi ve Süreçler Sistemdeki İş Süreçleri: Tasarım,Üretim, Satış, Teslim ve Servis Tedarikçi Satın alınan malzemeler Sistemdeki İç ve Dış Müşteriler Satın alma siparişleri Firma Bitmiş ürünler Ürün tasarımı Tasarım Üretim Satış Teslim Servis Gerçek ve tahmini siparişler Siparişler Bitmiş ürünler Müşteri Servis isteği Müşteri tercihleri Ekipman bilgisi

Değer Zinciri Katma değer; iç ve dış müşteri için oluşturulan değerdir. Değer zinciri; firmaların müşterileri için değer oluşturmada kullandığı işlemler setine verilen isimdir. Bir firmada organize edilen iş süreçleri ile firmanın müşterilerine sağladığı değer arasında bağlantı olmalıdır. Değer zinciri, ana süreçler ve destek süreçleri olmak üzere 2 tip sürece sahiptir. Bir restoranın değer zincirini ele alırsak: Ana süreçler: satın alma, sipariş alma ve yemek servisi Destek süreçleri: mutfak temizliği, çalışan alımı, vergi ödemeleri ve restoran yönetimi

Ana Süreçler: Restoran Örneği Yiyecek Satın Alımı Yiyecekleri Saklama Yemek Pişirme Yemeği Servis Etme Müşterileri Yerine Oturtma Siparişleri Alma Fatura Oluşturma Ödeme Alma Ana proseslere göre yapılmış şekildeki değer zinciri, yemekleri sipariş olmadan pişiren fast-food restoranlara göre değildir.

İşletmenin Fonksiyonel Alanları ve İş Süreçleri Süreçler fonksiyonel alanlarla çakışır. Yeni bir ürünü oluşturmak, işin tamamında koordineli bir plan yapmak ve müşteri siparişlerini yerine getirmek gibi başlıca süreçler genellikle birçok fonksiyonel alanı kapsar. Süreçler spesifik fonksiyonel alanlarla ilişkilidir. Süreçleri ve onları destekleyen bilişim sistemlerini öğrenmenin en iyi yolu bilişim sistemlerinden önce fonksiyonel alanları öğrenmektir. Faaliyetler ve alt süreçler her fonksiyonel alanda meydana gelir. Bu aktiviteler ve alt süreçler diğer insanlarla iletişim, veri analizi, yapılacak işin planlanması ve çalışanların geribeslemesinin sağlanması olarak sayılabilir.

İşletmenin Fonksiyonel Alanları ve İş Süreçleri Birçok fonksiyonel alan ile koordineli çalışma gerektiren iş süreçleri Yeni ürün oluşturma Bütün işler için koordineli plan Müşteri taleplerini yerine getirme ÜRETİM Malzeme alımı Ürünün montajı veya kurulması Ürünün dağıtımı Ürünün servisi ve müşteri desteği SATIŞ VE PAZARLAMA Potansiyel müşterileri saptamak Müşterilerin istediği metotların belirlenmesi Market fırsatlarının belirlenmesi Müşterilerin ürünü alması için ikna edilmesi Satış işlemlerinin yerine getirilmesi MÜHENDİSLİK Yeni metotların araştırılması Ürünlerin nasıl üretileceğine karar verilmesi Üretim proseslerinin geliştirilmesi MUHASEBE VE FİNANS Finansal işlemlerin yapılması Finansal hesapların oluşturulması Vergilerin ödenmesi Nakit yatırımı Finans işlemleri İNSAN KAYNAKLARI Kiralama ihtiyaçlarının kararlaştırılması Çalışacak insan bulunması ve kiralanması İşçilere işyeri operasyonlarının anlatımı İşçilere ödeme İşçi kazançlarının İdaresi Disiplin hareketleri ve İşten çıkarmalar Her fonksiyonel alanda meydana gelen alt süreç ve faaliyetler Diğer insanlarla iletişim Veri analizi Çalışanların motivasyonu Yapılacak işin planlanması Tamamlanmış işlerin izlenmesi Çalışanlardan geribesleme alınması

İş Süreçlerinde Bilişim Sistemleri Bilişim sistemi sadece bilişim teknolojisi değildir. Sadece bilişim değildir. Bilişim sistemi; bilişim teknolojisini ve bilişimi kullanan bir sistemdir. Bilişim sistemini anlamak için, işletmede kullanılan bilişim ve bilişim teknolojisini anlamak gerekir. Bilişim sistemleri iş süreçlerinde önemli rol oynar ama iş süreçlerinin bazı önemli yönlerini direkt olarak etkilemez.

İş Süreçleri İle Bilişim Sistemi Arasındaki Farklar Bilişim Sisteminin Desteklediği İş Süreci Bilişim Sistemine Dahil Olmayan İş Süreçleri Barkot tarayıcıları ve satılan malları teşhis eden ve faturaları hesaplayan bilgisayarlar Havayolu rezervasyon sistemleri Yazmak ve revize etmek için kelime işlem sistemleri Organizasyonların performansını yöneticilerin izleyeceği interaktif sistemler İnsanları ses çıktılarına göre tarayıp analiz eden sistemler Müşteri ödemelerinin gerçekleşmesi Havayolu rezervasyonlarının yapılması Kitap yazılması Organizasyonel performansın ölçülmesi Sınırlı alanlara izinsiz girişlerin önlenmesi Müşterilerle kişisel iletişim kurma ve malzemelerin çantalara yerleştirilmesi Nereye ve ne zaman gideceğine karar verilmesi Kitapta neyin yazılacağına ne nasıl yazılacağına karar verilmesi İnsanlarla ne olup bittiği hakkında bakış açılarını öğrenmek için konuşma İnsan korumalar,kameralar ve diğer güvenlik ölçüleri

İş Merkezli Analiz Yapısının Elemanları ve Tanımları İş süreçleri, katılımcılar, bilişim ve teknolojiyi çevreleyen kutu sistemin sınırlarını belirtir. MÜŞTERİLER İş süreçlerinin iç ve dış müşterileri ÜRÜNLER İş sürecindeki müşterilerin direkt kullandığı özel süreç çıktıları veya sonuçları İŞ SÜREÇLERİ Müşterilere değer yaratmak için bir araya gelen birbiriyle ilişkili faaliyetler KATILIMCILAR BİLİŞİM TEKNOLOJİ Sürece katılan insanlar veya iş sürecinin bir kısmını bilişim olarak kullanan insanlar İş süreçlerinde kullanılan sayılar, metin, sesler veya resimler İş süreçlerinde kullanılan telekomünikasyon veya bilgisayar donanım ve yazılımları

İş Merkezli Analiz Yapısının Elemanları MÜŞTERİLER Bir iş sürecinin iç ve dış müşterileri, sürecin çıktılarını kullanan kişilerdir. İç müşteriler; aynı firma içerisinde, ürün veya hizmet dış müşteriye gitmeden önce ona ilave değer katacak sonraki iş sürecinde çalışan kişilerdir. Dış müşteriler; firmadan ürünleri veya hizmetleri satın alan kişilerdir. Bunlar kamu kurumları veya firmadan bilgi, vergi veya diğer şeyleri alan başka gruplar da olabilir.

İş Merkezli Analiz Yapısının Elemanları ÜRÜN Ürün; iş sürecinin çıktısıdır. Ürünler, iç veya dış müşterilerin ihtiyacını karşılar. Bir iş sürecinin ürünü bisiklet veya masa gibi somut şeyler olabildiği gibi, halı temizleme veya hukuk danışmanlığı gibi hizmetler de olabilir.

İş Merkezli Analiz Yapısının Elemanları İŞ SÜRECİ Bir iş süreci, iç ve dış müşterilere değer yaratmak için insan, bilgi ve diğer kaynakları kullanan adımlar veya faaliyetler bütünüdür. İş sürecindeki adımlar yere ve zamana bağlıdır, bir başlangıcı ve sonu vardır ve girdi ve çıktılara sahiptir. İş süreçlerini temel yaklaşım ve başlıca adımlara göre özetlemek yararlı olacaktır. Bir iş sürecini adımlar ekleyerek, çıkararak, adımları birleştirerek veya adımlarda kullanılan metotları değiştirerek iyileştirmek mümkündür.

İş Merkezli Analiz Yapısının Elemanları KATILIMCILAR Katılımcılar; sisteme katılan, sistem dahilinde işlem yapan veya bilişimi kullanan insanlardır. Sistemde bir iş tamamen otomatikleşmemiş ise, o sistem katılımcılar içerir.

İş Merkezli Analiz Yapısının Elemanları BİLİŞİM Bir bilişim sisteminde bilişim yazı, ses, resim, video ve biçimlendirilmiş veri kalemleri gibi çeşitli biçimlerde yer alabilir. Bilişimin kalitesi ve kullanılabilirliği, hangi faaliyet ve metotların uygulanabilir olduğunu belirler. Bilişim ihtiyacı, iş süreçlerine göre belirlenir.

İş Merkezli Analiz Yapısının Elemanları TEKNOLOJİ Teknoloji; insanın maddi çevresini denetlemek ve değiştirmek amacıyla geliştirdiği araç gereçler ile bunlara ilişkin bilgilerin tümüdür. Bilişim sistemlerini analiz ederken, araçları metotlardan ayırmak çok faydalı olacaktır. İş süreçleri, işi yapmada kullanılan metot ve prosedürlerdir. Teknoloji ise, işi direkt olarak veya insanlar yardımıyla gerçekleştirmede kullanılan araçlarıdır. Karmaşıklık teknik detaylarda değil, tam olarak nasıl kullanılacağı ile ilgili kararlardadır.

İş Merkezli Analiz Yapısı: Market Satış Noktası Örneği MÜŞTERİLER Alışveriş yapan kişiler Tedarikçiler ÜRÜNLER Müşteri fişleri Mevcut stok ve satış verilerini elde edebilme, hizmeti azaltmadan düşük stok seviyelerine izin verme ve tedarikçilerle iletişim İŞ SÜREÇLERİ Başlıca adımlar: Satılan kalemlerin belirlenmesi, müşteri faturasının hesaplanması, doğru fiş kesilmesi, satış verilerinin analizi, yeni ürün isteği Temel yaklaşım: Kasa işlemleri boyunca satışları toplamak, verileri günlük olarak satın almacılara ve tedarikçilere iletmek KATILIMCILAR BİLİŞİM TEKNOLOJİ Kişilerin satın aldığı şeylerin detaylı listesi Fiyat, stok seviyesi ve her ürünün günlük satışı Barkod okuyucular Bilgisayarlar Telekomünikasyon ekipmanları Kasiyerler Stoku kontrol eden çalışanlar

Sistem Analizinde Genel Kavramlar Sistem analizi; bir problemin tanımlanması, uygun bilginin toplanması, alternatif çözümlerin geliştirilmesi ve bu çözümler arasında seçim yapılmasından oluşan çok genel bir süreçtir. Bu genel süreç bilişim sistemleri, fiziksel ve sosyal sistemleri de içerisinde barındıran birçok sistem türünde kullanılabilir. Sistem analizinde de kullanılan 4 adımlı karar verme süreci: Sistemin alanını ve analizin amacını tanımlamak Mevcut durumu tasvir etmek ve önemli konuları belirlemek için bilgi toplamak Alternatifler geliştirmek En iyi alternatifi seçmek

Sistemlerin İş Merkezli Analizi İş merkezli analiz metodu teknoloji, bilişim veya organizasyon yerine yapılan işlere odaklanır. İş merkezli analiz, bir işletmede mevcut olan veya önerilen bir sistemi anlamak için tek bir yapıya 5 farklı bakış açısı uygulanmaktadır: Mimari Performans Altyapı Ortam Riskler

Sistem Analizi Süreci ve 5 Bakış Açısı Kilit Konular Mimari Sistemin iş üreten ve iş ürününü kullanan bileşenleri neler? Bileşenler birbirine nasıl bağlı? Bileşenler nasıl bir arada çalışır? Performans Bileşenler tek başına ne derece iyi çalışıyor? Sistem ne derece iyi çalışıyor? Sistem ne derece iyi çalışmalı? Altyapı İş hangi teknik ve beşeri altyapıya dayanıyor? Altyapı ne şekilde fırsat veya engel sunabilir? Ortam Örgütsel ve teknik ortamın etkileri neler? Ortam ne şekilde fırsat veya engel sunabilir? Riskler Öngörülebilir hangi şeyler meydana gelmeden önlenebilir? Bu problemlere muhtemel cevaplar neler?

Bilişim Sistemi Analizindeki Aşamalar Analizin alanını ve amacını belirleme Çözülecek problemin ne olduğuna karar ver, analizin alanını ve amacını belirle. Analizin alanını özetlemek için şöyle bir yapı kullanılabilir: Müşteriler: Müşteriler kimler? İş süreçlerinin çıktılarını nasıl kullanıyorlar? Başka ne şekilde etkilenirler? Ürünler: İş süreçlerinin ürünleri (çıktıları) neler? İyileştirme için muhtemel yönler ile ürünler ne kadar ilgili? İş Süreçleri Başlıca adımlar: İş sürecindeki başlıca adımlar nelerdir? Temel yaklaşım: Hangi temel yaklaşım iş sürecindeki adımları birleştirir? Katılımcılar: Katılımcılar kimler? Yetenekleri neler, onları neler teşvik eder? Bilişim: İş süreci hangi bilgiyi kullanır ve üretir? Teknoloji: İş sürecinin kullandığı kilit teknolojiler neler?

Bilişim Sistemi Analizindeki Aşamalar Mevcut durumu tanımlama Mevcut sistemi 5 bakış açısını göz önünde bulundurarak tanımla. Mimari: Sistemin bileşenleri ve bu bileşenlerin birlikte nasıl yönetileceği konusuyla ilgilidir. Performans: Sistemin işleyişinin ne derece iyi olduğuyla ilgilidir. Altyapı: Temel kaynakların diğer sistemlerle paylaşımıyla ilgilidir. Ortam: Personel, organizasyonel ve teknik çevreyi çevreleyen sistemdir. Teşvikler Politikalar ve uygulamalar Paydaşlar Riskler: Ters gidebileceği öngörülebilir şeylerle ilgilidir. Kazalar ve arızalar Bilgisayar suçları Proje hataları

Bilişim Sistemi Analizindeki Aşamalar Potansiyel iyileşmeleri tasarlama Sistemin performansını iyileştirmek için bir veya daha sistem elemanında değişiklik öner. Yapıdaki 6 eleman birbirine bağlıdır, birindeki değişiklik başka yerde değişiklik gerektirir. Alternatifler arasından seçme Ne yapacağına karar vermek için ilk üç adım sayesinde şekillenen anlayışı kullan.