Proje Yönetimi

Sözleşme Öncesi Belgeler Tüm kurumlar için ortak belgeler: * TURNA sisteminde “Başvurular”. * Hibe Rehberindeki evraklar Örnek: Sözleşme Bilgi Formu Niyet mektupları (asılları) Yurtiçi Ortaklık Beyanı Banka Yazısı Yetki Devri Beyanı Kamu görevlileri beyanı Vs……

Yararlanıcı kurum ; *Kurum kuruluş belgesi *Vergi durumunu (borcu olmadığını) gösteren belge *Sigorta pirim borcu olmadığını gösteren belge  *Sözleşmeyi imzalamaya yetkili kişinin imza sirküleri (noter tasdikli)   * hibe sözleşmesini imzalamaya yetkili olduklarını gösteren karar *hibe sağlanan yararlanıcı kuruluşun son mali yıla ait bilançosu (Mali müşavir, yeminli mali müşavir veya serbest muhasebeci tarafından onaylanmalıdır.)

Sözleşme Öncesi Belgelerin Gönderilmesi Belgeler tamamlandıktan sonra en geç ………………… tarihine kadar aşağıdaki adrese gönderilmelidir: Örn: Avrupa Birliği /Çalışma Bakanlığı vs.. (2014-ProjeNo-Sözleşme Belgeleri) …………………………………………. TR 06520 Balgat / ANKARA

Sözleşme İmzalanması Süreçleri * Sözleşme öncesi belgeler tamamlandıktan ve gerekli revizelerden sonra görevli proje otoritesi tarafından Hibe Sözleşmesi hazırlanması * Sistem üzerinden yasal temsilci ve irtibat kişisine e-posta yoluyla bilgi notunun gönderilmesi Hibe sözleşmesinin kontrol edildikten sonra iki nüsha çıktısı alınacak hibe sözleşmesinin tüm sayfalarının yasal temsilci tarafından imzalanması ve taraflarını isimlerinin yer aldığı sayfanın tarih ve yer belirtilerek imzalanması ve mühürlenmesi Sözleşmenin sonunda yer alan KDV Bilgi Formu/eklerin iki nüsha halinde aynı tarih belirtilerek imzalanması ve mühürlenmesi Her iki belgenin ………Başkanlığınca imzalanarak birer nüshalarının yararlanıcı kuruma gönderilmesi

Projenin Uygulanması FAALİYET ÖNCESİ FAALİYET FAALİYET SONRASI

Faaliyet Öncesi Bilgilendirme ve seçim Hazırlık Taraflarla sözleşme Uygulama desteği Bilgilendirme ve Seçim Muhtemel katılımcı adaylarına Proje konusu, Hazırlık Hangi masrafların karşılanacağı Yurtdışı faaliyet içeriği, süresi Konaklama imkanları, Elde edilecek kazanımlar vs. hakkında bilgi ve belgelerin verilmesi Rol ve sorumlulukların bildirilmesi (Sözleşme ve Üçlü Taahhüt) Seçimin proje teklifine uygun ve şeffaf bir şekilde yapılması

Hazırlık Taraflarla Sözleşme *Pedagojik *Kültürel *Dil hazırlığı Özel durumlar hariç yurtdışına çıkmadan önce Hazırlık yapılacak dil *Proje teklifine uygunluk * Hazırlık kalitesi Taraflarla Sözleşme Üçlü Taahhüt (Gönderen ortak, ev sahibi ortak ve katılımcı) Katılımcılarla Sözleşme (Yararlanıcı kurum ile katılımcı) Üçlü Taahhüt ile Katılımcı ile yapılan sözleşmeler Hibe Sözleşmesinin ekidir.

Uygulama Desteği Pasaport Vize Sigorta Bilet Rezervasyonu Yurtdışı çıkış harcı Ulaşım Engelli için özel destek

Faaliyet Esnasında eğitim/staj Katılımcılarla paylaşma Proje teklifine uygunluk Ev sahibi ortakla mutabakat Hafta içi mesai saatleri içinde Transfer, konaklama, şehir içi ulaşım vb. Rehberlik ve Danışmanlık Sertifikalandırma (katılımcı adı, proje konusu, faaliyet tarihleri, imza ve kaşe) Kültürel ve sosyal faaliyetler Mesai saatleri dışında veya hafta sonları

Faaliyet Sonrası Harcama Kalemleri Katılımcı raporlarının doldurulması (dönüş sonrası 3 hafta içinde) Yaygınlaştırma ve sonuçların kullanılması Nihai rapor Harcama Kalemleri Yönetim ve Organizasyon Hazırlık Seyahat Harcırah Gibi bütçenin ilgili kalemleri……..

Yönetim ve organizasyon Hazırlık, seyahat ve harcırah kalemlerinden biri kapsamına girmeyen ve ön görülemeyen proje masrafları için Fatura, makbuz, tutanak vb. belgelerin muhafaza edilmesi

Hazırlık Pedagojik, kültürel ve dil hazırlığı için düzenlenecek faturada Kurum adı Proje numarası Katılımcı isimlerinin bulunması Yurtiçi harcamalarda KDV muafiyeti Seyahat Geçerli harcamalar: Havaalanı transferi (Yurtiçi ve yurtdışı) Uçak (ekonomik sınıf) Yurtdışı çıkış harcı Vize (varsa) Yurt içi transferlerde KDV muafiyeti Pasaport masrafı proje hibesinden karşılanmamaktadır.

Harcırah Yeme-içme, barınma, sigorta, şehir içi ulaşım vb. yurtdışında yapılacak günlük masraflar için Her bir katılımcıya banka yoluyla aktarılması veya yurtdışı ortağa ödeme yapılması halinde ; toplam harcırah tutarı kadar fatura ve dekont Döviz Kuru Nihai rapordaki bütün miktarlar Avro (€) cinsinden olacaktır. Bu nedenle, herhangi bir harcama Avro’ya çevrilirken, hibe sözleşmesinin Merkez tarafından imzalandığı tarihteki Avrupa Komisyonu’nun internet sitesindeki aylık kur esas alınır.

Nihai Rapor Nihai rapor, yararlanıcının hibe bakiyesinin ödenmesi talebi olarak kabul edilir. Ulusal Ajans, yararlanıcıdan nihai rapora ek olarak yapılan faaliyetlere ilişkin belgelerin asıllarının ibrazını isteyebilir. Belgelerin asıllarının talep edildiği durumlarda yasal bir zorunluluk nedeniyle asılları sunulamıyorsa, bunu gerekçeli bir şekilde açıklamak suretiyle kopyaları da sunulabilir.

Nihai Rapor Nihai Rapor, proje bitimini müteakiben ……………gün içinde sunulmalıdır. Nihai Rapora ilişkin belgeler kurumu temsile yetkili kişi veya yetki devri yapılan kişi tarafından imzalanmalı. Proje sahibi kurum, projeye ilişkin tüm belgelerinin asıllarını, sözleşmeyle ilgili orijinal belgelerin onaylı kopyalarını, bakiyenin ödendiği tarihten itibaren 5 yıl süreyle Merkez Başkanlığının ve Avrupa Komisyonunun denetimine hazır vaziyette tutmalı ve muhafaza etmelidir.

Nihai Rapor Proje gerçekleştirilirken mücbir sebep vb. hallerde faaliyetlerin bir kısmı öngörüldüğü şekilde gerçekleştirilememiş ise (erken dönüş, bir ya da bir kaç kişinin dil kursu almaması vb.) bu durumlar ve gerekçeleri mutlaka yazılı olarak anında Merkezimize bildirmeli ve bu belgeler Nihai Raporda ilgili kısımlara eklenerek sunulmalıdır. Mücbir sebepler nedeniyle, proje kapsamındaki faaliyetlerini normal süresinde tamamlayamayacağını düşünen Yararlanıcı, proje süresinin bitiminden en az 1 ay önce bu durumu Merkez’e bir dilekçeyle bildirerek ek süre talep etmelidir. Bu değişiklik için taraflar arasında ek bir sözleşme yapılacaktır.

Projenin Uygulanması Sırasında Dikkat Edilecek Hususlar Projenin teklife uygun yürütülmesi (Başvuru formu sözleşmenin ekidir.) Her aşamadan sonra başarı değerlendirmesi yapılması Projenin yürütülmesinde ekip çalışması Tamamlanmış projelerden yararlanma (yurtdışı eğitimin uygulanması, fiziki şartlar, sertifika, mali konular vb.) Fon sahibi ile iletişim

AYLIK İZLEMELER RAPORLAR VE PLANLAR 19

İzleme Projenin gelişimini takip etmek amacı ile verilerin ve bilgilerin, toplanması, analizi ve iletişimi sürecidir İzleme mekanizmaları, doğru insanların doğru zamanda, doğru bilgilere ulaşarak düzgün karar verebilmelerini sağlamalıdır İzleme, bir projenin kuvvetli ve zayıf yanlarını ortaya çıkararak, proje takımının sorunlarla mücadele etmesini, proje performansını arttırmasını ve projenin başarılar üzerine kurularak değişen koşullara uyum gösterilmesini sağlar 20 20

İzleme İzleme esnasında kontrol edilen belli başlı göstergeler Aktivitelerin gelişimi (gerçekleşen ve gerçekleşmeyen, kaynaklar) Aktivitelerin kalitesi Maliyet ve Bütçeler Paydaşların projeye olan tepkileri Olumsuz ve tahmin edilemeyen gelişmelerin sebepleri 21 21

Proje Koordinasyon Birimi tarafından İzlemeler Saha Ziyaretler Raporların Değerlendirilmesi Proje Teftişleri 22 22

Mesleki ve Teknik Eğitim Genel Müdürlüğü Sosyal Ortaklar ve Projeler Daire Başkanlığı (312) 413 1389 - 413 3363 TEŞEKKÜRLER