TRABZON MİLLİ EĞİTİM MÜDÜRLÜĞÜ HİZMET İÇİ EĞİTİM FAALİYETLERİ SÜREÇ YÖNETİMİ

Son zamanlarda ülkemizde kamu yönetiminin yeniden yapılandırılması çerçevesinde diğer kurumlarda olduğu gibi eğitim kurumlarında da etkililik ve verimliliğin arttırılmasına yönelik farklı çalışmaların geliştirildiği görülmektedir.Bu çalışmaların başında TKY gelmektedir

TKY anlayışı klasik yönetim anlayışları gibi sonuç odaklı bir yönetim yerine süreç ve sonuç odaklı bir yönetimi tercih etmektedir.

Neden Süreç Yönetimi? Süreç yönetiminde Hiyerarşik dikey yapıdan, iş akışına göre yatay yapı var. Fonksiyonel yönetimden süreç yönetimine geçiş ihtiyacı var. Bütün faaliyetleri ölçülebilir duruma getirmek.

Neden Süreç Yönetimi? Kaynakların etkili ve verimli kullanabilme Daha hızlı karar alabilme Öncelikleri yapabilme Hizmeti alana odaklanmış yönetim anlayışını geliştirmek

HEDEFE ULAŞMANIN ÖNÜNDEKİ ENGEL “Adı Florance Chadwick olan yüzücü, Manş Denizi’ni her iki yönde geçen ilk kadındı. Bu denemeyi ilk gerçekleştirdiği sabah, su, vücudu uyuşturacak kadar soğuktu ve sis o kadar yoğundu beraberindeki tekneleri güçlükle seçebiliyordu. Milyonlarca insan televizyonlarından onu izliyordu, köpekbalıkları ve dondurucu soğuğun etkisini hiçe sayarak 15 saat yüzdü. Yakındaki bir teknede bulunan annesi ve antrenörü karaya çok yaklaştığını ve devam etmesini söyledilerse de o,kendisini sudan çıkarmalarını istedi. Azimli yüzücü kıyılara yarım mil kala sudan çıkışının nedenini şöyle açıkladı: “Karayı görebilseydim, başarabilirdim!” Vazgeçmesinin nedeni ne yorgunluk ne de soğuktu… Tek neden sis yüzünden karayı görememekti.”

SÜREÇ YÖNETİMİNİN YARARLARI 1-Birimde yapılan etkinliklerin işler bazında ortaya çıkarılmasını sağlayarak iş/süreç bazlı bir kontrol sağlar. 2-Süreçlerin akış şemalarıyla, yapılan işler bir bütün halinde görülebilir. 3-Her bir sürecin sahibi/sorumlusu belirlendiği için hangi işin kim/kimler tarafından yapıldığı net biçimde ortaya konur.

4-Süreçlere performans göstergesi ve hedef belirlendiği için süreçlerin kendi akışı içerisinde bırakılması yerine hedefine ulaşması yönündeki çabaları içerecek şekilde yönetilmesi sağlanır.

5-Süreçler için hedefler konulacağından, hedeflerin gerçekleşmemesi durumunda iyileştirmeye açık alanlar rahatlıkla tespit edilmiş olur.

SÜREÇ YÖNETİMi Yapılan bilimsel bir araştırmada; Süreç yönetimi uygulamalarına katılım ile iş doyumu ve kuruma bağlılık arasındaki ilişki araştırılmıştır. Araştırma sonucuna göre: Süreç yönetimi uygulamalarına katılım durumuna göre uygulamaların hepsine katılan çalışanların iş tatmin düzeylerinin daha yüksek olduğu görülmüş Kuruma Duygusal Bağlılığın artırdığı gözlenmiştir.

ZİHNİYET DEĞİŞİKLİĞİ Kurum kültürü değişmeden bir kurumda kalitenin geliştirilmesi mümkün değildir. TRABZON MEM

EFQM Mükemmellik Modeli ve Süreç Yaklaşımı TRABZON MEM

NEDEN EFQM MODELİNİN SEÇTİK? Kuruluş faaliyetlerini kapsamlı ve sistematik olarak gözden geçirmeyi sağladığı için, İlerleme, ölçme ve kalite gelişiminde konsensüs sağlayan bir araç olduğu için, TKY’nin bütün seviyelerde uygulanabilmesini ve açık odaklanmayı sağladı için, “Sınıfının En İyisi” başarısına sağlam bir sabit nokta koyduğu için SEÇTİK NEDEN EFQM MODELİNİN SEÇTİK?

EFQM MÜKEMMELLİK MODELİ 9 Kriter, 32 Alt Kriter, Alt Kriter Açıklaması (Göstergesi) Bulunur. 9 Kriterden 5.’si SÜREÇLER YÖNETİMİDİR GENEL YAPI

GİRDİLER SONUÇLAR YENİLİKÇİLİK ve ÖĞRENME Çalışanlar %9 Süreçler %14 Müşteri ile İlgili Sonuçlar %20 Temel Performans Sonuçları %15 Liderlik %10 Politika ve Strateji %8 Çalışanlarla İlgili Sonuçlar %9 İşbirlikleri ve Kaynaklar %9 Toplumla İlgili Sonuçlar %6 YENİLİKÇİLİK ve ÖĞRENME İSTANBUL MEM

EFQM MÜKEMMELLİK MODELİ Model; müşteri odaklı bir kurumun olmazsa olmaz özelliklerinden birisinin, müşterilerinin memnuniyetini etkileyecek tüm iş süreçlerinin birbirleriyle bütünleşik olarak çalışması, kurumun tamamında uygulanıyor olması ve sistematik olarak değerlendirilerek gözden geçiriliyor olması gerektiğini söylemektedir.

EFQM TEMEL KAVRAMLAR 4. SÜREÇLER VE VERİLERLE YÖNETİM 1. SONUÇLARA YÖNLENDİRME 2. MÜŞTERİ ODAKLILIK 3. LİDERLİK VE AMACIN TUTARLILIĞ 4. SÜREÇLER VE VERİLERLE YÖNETİM 5. ÇALIŞANLARIN GELİŞTİRİLMESİ VE KATILIMI 6. SÜREKLİ ÖĞRENME, YENİLİKÇİLİK VE İYİLEŞTİRME 7. İŞBİRLİKLERİNİN GELİŞTİRİLMESİ 8. TOPLUMSAL SORUMLULUK

SÜREÇLERLE VE VERİLERLE YÖNETİM Süreçlerle Yönetim: Kurumun tüm faaliyetlerinin ayrı ayrı süreçlerle tanımlandığı ve bu süreçlerin birbirleriyle ilişkilendirildiği bir yönetim sistemi oluşturulması ve uygulanmasıdır.

Verilerle Yönetim ise, kurumun, tüm faaliyet alanlarında ve yapılan işlerin performans sonuçlarını ve algılamalarını ölçmesi, bu sonuçları sistematik olarak değerlendirmesi, bu sonuçlardan yola çıkarak -iyileştirmeler planlaması ve bu iyileştirme planlarını hayata geçirmesidir.

MEB Toplam Kalite Yönetimi Uygulama Modeli ve Süreç Yaklaşımı MEB TKY Uygulama Modeli, Avrupa Kalite Yönetimi Vakfı’nın geliştirdiği EFQM Mükemmellik Modelinden esinlenerek eğitim kurumları için geliştirilmiş bir toplam kalite yönetimi uygulama aracıdır.

MEB Toplam Kalite Yönetimi Uygulama Modeli ve Süreç Yaklaşımı Modelin 5. kriteri süreçlerdir. Modelin uygulanması ile okul; amaç, strateji, ve planlarını gerçekleştirebilmek için süreçlerini tasarlamalıdır. Tasarlanan süreçler, etkili bir şekilde yönetilmeli ve iyileştirilmelidir.

Misyon, vizyon, değerler ve etik kuralların oluşturulması EFQM MÜKEMMELLİK MODELİ KRİTERİ SÜREÇ TASARLANABİLECEK ALANLAR 1. Kriter: LİDERLİK Misyon, vizyon, değerler ve etik kuralların oluşturulması Yönetim sisteminin ve performansının değerlendirilmesi ve iyileştirilmesi Dış paydaşlarla ilişkilerin yönetilmesi, Değişimin yönetilmesi 2. Kriter: STRATEJİ Strateji geliştirme ve planlama 3. Kriter: ÇALIŞANLAR İnsan kaynaklarının planlanması Çalışanların bilgi birikimi ve yeteneklerinin geliştirilmesi Çalışanların katılımı ve yetkilendirilmesi Çalışanlarla iletişimin yönetilmesi Çalışanların performansının değerlendirilmesi Çalışanların takdiri, tanınması ve gözetilmesi 4.Kriter: İŞBİRLİKLERİ VE KAYNAKLAR İşbirlikleri ve tedarikçilerin yönetilmesi Finansal kaynakların yönetilmesi Bina, donanım ve malzemelerin yönetilmesi Teknolojinin yönetilmesi Bilgi ve bilgi birikiminin yönetilmesi 5.Kriter: SÜREÇLER, ÜRÜNLER VE HİZMETLER Süreçlerin tasarlanması ve yönetilmesi Hizmet gerçekleştirme ve sunma (Eğitim öğretim hizmeti, Rehberlik hizmetleri, Öğrenci hizmetleri, Veli hizmetleri) Müşteri ilişkilerinin yönetilmesi

The European Foundation For Quality Management Milli Eğitim Bakanlığı Eğitimde Kalite Ödülü Modeli The European Foundation For Quality Management Avrupa Kalite Yönetimi Vakfı GİRDİ KRİTERLERİ SONUÇ KRİTERLERİ LİDERLİK İNSAN KAYNAKLARI YÖNETİMİ 3 SÜREÇ YÖNETİMİ Çalışanlarla İlgili Sonuçlar 7 TEMEL PERFORMANS FİNANSAL VE SONUÇLARI 9 1 5 OKUL/KURUMUN PLANI 2 Öğrenci, Veli, İşletme ve Hizmetten Yararlananlar ile İlgili Sonuçlar 6 4 8 Maddi Kaynakların, Bilgi Birikiminin ve İşbirliklerinin Yönetimi Toplumsal-Sosyal Sorumluluk ile İlgili Performans Sonuçları YENİLİKÇİLİK VE ÖĞRENME

SÜREÇLERİN HİYERARŞİSİ VE SINIFLANDIRILMASI

süreçlerin hiyerarşisi

Süreçlerin Hiyerarşisi Okulumuzda, eğitim öğretim faaliyetlerini yürüten ana fonksiyonlardır.(OPERASYONEL) Ana Süreçler Başlaması ve yürütülmesi ana süreçlerin kontrolünde olan, ana süreçleri asiste eden süreçlerdir.(TEMEL/HİZMET) Alt Süreçler Başlaması ve yürütülmesi alt süreçlerin kontrolünde olan, süreçlerdir. İhtiyaç halinde yapılır.(DESTEK) Detay Süreçler

SÜREÇ HİYERARŞİSİNİ ANLAMAK Süreç hiyerarşisi: Okuldaki etkinlikleri önem sırasına koymak ve sınıflandırmaktır. Süreç hiyerarşisi, Okulun genel stratejisi ve ilkeleri doğrultusunda oluşturulan , tüm temel iş etkinliklerini ayrı ayrı süreç grupları altında toplamaktır.

SÜREÇ HİYERARŞİSİ 1-(OPERASYONEL/YÖNETSEL) SÜREÇLER: Tüm süreçlerin amaçlarına ulaşmalarını ve kurum içi ve dışı ilişkileri yöneten süreçlerdir (Stratejik Yönetim, Süreç Yönetimi, Mevzuat ve düzenlemeler, işbirlikleri vb.). Yönetmeliklerde ve çalışma takviminde etkinlikler planlanmıştır. Yapılacak olan bu işlerin ETKİLİ (Sürecin müşteri isteklerine uygun çıktı sağlama / Doğru iş yapmak) ve VERİMLİ (Süreç için gerekli olan kaynakların doğru kullanımı / İşi doğru yapmak) yapılmasını sağlamak bilgili kişileri görevlendirmektir.

Merkezi idarenin belirlemiş olduğu süreçlerdir. 2.TEMEL (HİZMET) SÜREÇLER: Merkezi idarenin belirlemiş olduğu süreçlerdir. Süreçler çalışma takvimiyle belirlenir. Bu süreçlerin nasıl uygulanacağı yönetmelikler ve genelgeler de bellidir.

3.DESTEK SÜREÇLER: Temel süreçlerin gerçekleştirilmesi için gerekli alt yapı ve destek hizmetlerle ilgili olan, iç müşteri ihtiyaç ve beklentilerini karşılayan süreçlerdir.

OKULDA SÜREÇLER HİYERARŞİSİ YÖNETSEL SÜREÇLER HİZMET SÜREÇLERİ DESTEK SÜREÇLER

OKULDA SÜREÇLERİN SINIFLANDIRILMASI YÖNETSEL SÜREÇLER 1. VİZYON, MİSYON VE STRATEJİ GELİŞTİRME 2. SİSTEM GELİŞTİRME VE YÖNETME 3. PLANLAMA 4. RAPORLAMA VE DEĞERLENDİRME

OKULDA SÜREÇLERİN SINIFLANDIRILMASI HİZMET SÜREÇLERİ 1. EĞİTİM – ÖĞRETİM 2. SOSYAL – SPORTİF HİZMETLER 3. ÖĞRENCİ HİZMETLERİ 4. VELİ HİZMETLERİ 5. İŞLETME HİZMETLERİ 6.KURS HİZMETLERİ 7. ÜST ÖĞRENİM HİZMETLERİ 8. REHBERLİK HİZMETLERİ

OKULDA SÜREÇLERİN SINIFLANDIRILMASI DESTEK SÜREÇLER 1. BİLGİ KAYNAKLARI 2. TEKNOLOJİ 3. BÜTÇE-FİNANS 4. BİNA-DONANIM-MALZEME 5. İNSAN KAYNAKLARI

SÜREÇ TASARLAMA ADIMLARI Kuruluşta en genel ve üst düzey faaliyetleri kapsayan süreçlerdir 1 Temel Süreçler Temel süreçleri oluşturan ve temel sürecin adımlarının ayrıştırılmasıyla elde edilen süreçlerdir. Alt Süreçler 2 Alt süreçleri oluşturan ve daha alt düzeyde faaliyetleri kapsayan süreçlerdir. Alt süreçte yer alan her adımın detaylandırılmış halidir. 3 Detay Süreç Sürecin standartlarını oluşturan, sonuçlarını izleyerek değerlendiren, sürecin müşterilerini tanıyan, çıktılardan birinci derecede sorumlu olan ve sürecin bütününü yöneten kişidir. Süreç Sahibi 4

Süreç faaliyetleri sonucunda ulaşılmak istenen sonuç 5 Amacı Sürecin ilk ve son faaliyetinin, başlangıç ve bitiş noktasının kapsamının belirlenmesidir. 6 Sınırları Sürecin başlangıç ve bitiş noktalarını, faaliyet adımlarını, iş akışını ve çevrimlerini gösteren şema- harita 7 Akış Şeması Sürecin ortaya çıkardığı hizmet ve ürünlerden yararlanan ve kullanan kişi, kurum ve diğer süreçlerdir 8 Müşterisi

Performans göstergeleri Performans Ölçüm Sistemi Sürecin amacını gerçekleştirebilmesi için okul dışından veya diğer süreçlerden aldığı kaynak, araç-gereç, teknoloji, bilgi vb. Girdisi 9 Sürecin girdilerini temin eden kişi veya kuruluşlardır. Tedarikçiler okul içinden veya dışından olabilir. Okul içindeki tedarikçiler diğer süreçlerin çıktıları olabilir. 10 Tedarikçisi 11 Performans göstergeleri Sürecin etkililiğini ve verimliliğini ölçmek amacıyla belirlenen ölçülebilir göstergelerdir. Süreç performans göstergeleri, amaçlanan çıktıyı elde edip etmediğimize, başarılı olup olmadığımıza, karar verebilmek için izlediğimiz göstergelerdir. Sürecin ortaya çıkardığı hizmet ve ürünlerden yararlanan ve kullanan kişi, kurum ve diğer süreçlerdir 12 Performans Ölçüm Sistemi

Hedefe ulaşılmasında payı ve çabası olacak kişiler veya süreçlerdir. Performans göstergenin özelliğine göre hangi sıklıkta ölçüleceğinin belirlenmesidir 13 Ölçüm Periyodu (Sıklığı) Ulaşılması öngörülen çıktılara dönük sayısal ve ölçülebilir ifadelerdir. 14 Hedefi Hedefe ulaşılmasında payı ve çabası olacak kişiler veya süreçlerdir. 15 Kimlerin Hedefi Hangi Sürecin H.

EFQM MÜKEMMELLİK MODELİ Bir okulda temel süreçler ; yönetsel ve işlevsel olmak üzere iki başlıkta tanımlanabilir. A.YÖNETİM SÜREÇLERİ: a. Karar verme b. Planlama c. Organize etme d. İletişimi sağlama e. Etkileme f. Koordinasyonu sağlama g. Değerlendirme

B. İŞLEM SÜREÇLERİ: 1- Öğrenci İşleri - Öğrencilerin kayıt-kabul - Öğrenci devam takibi - Nakil ve kayıt işleri - Öğrenim dışı ilişkiler. - Sağlık önlemleri

2- Personel İşleri - Atama, nakil-görevlendirme - Stajyerlik-adaylık işlemleri - Personel özlük işleri - Sicil ve disiplin işleri - Sağlık-güvenlik-askerlik işlemleri - Devam izleme - Denetleme ve değerlendirme

EFQM MÜKEMMELLİK MODELİ 3- Öğretim İşleri - Yıllık, ünite, günlük planlar - Sınıf öğretmenler toplantısı - Zümre öğretmenler toplantısı - Zümre başkanları toplantısı - Şube öğretmenleri toplantısı - Bölüm başk. işlet. Toplantısı - Ders araç-gerecinin sağlanması - Kütüphane, lab. Atölye işleri - Öğrenim süreci, - Ölçme,değerlendirme

4- Eğitim İşleri Rehberlik hizmetleri Öğrenci ödül ve disiplin işleri Öğretmenler kurul toplantısı Öğrenci kurul çalışmaları - Okul aile birliği - Okul-çevre ilişkileri - Sosyal kulüpler

5- İşletmecilik -Hesap işleri, yazı işleri, ayniyat işleri -Kooperatif, döner sermaye işlemleri -Bina, tesis, donatım, bakım ve onarım işleri -Sivil savunma, yangından koruma ve güvenlik işleri.

SÜREÇ PLANLAMASI A. HAZIRLIK VE PLANLAMA Görevleri: 11- SÜREÇLERİN TANIMLANMASI A. HAZIRLIK VE PLANLAMA Görevleri: Süreç Tanımlama İş Planını Hazırlama Ekip Üyeleri İçinde Görev Dağılımı Sürecin Pilot Uygulaması Pilot Uygulama Sonrasında İyileştirme Yapma Sürecin Uygulanması ve Standartlaştırılması Sürecin Amacının Tanımlanması 5 N 1 K Yöntemi Kullanılabilir. Ekip ve Ekip Liderini Belirleme

Süreç Amacını Tanımlama Adımları Süreç Adı: …………………………………… Adım 1. Süreç tanımlama ekibi olarak anahtar soruları süreçle ilişkilendirerek tartışınız ve cevaplayınız. Ne yapıyoruz? ……………………………………………………………………..………………………………………………… Kimin için yapıyoruz? Niçin/neden yapıyoruz? Adım 2. Soruların cevaplarını anlamlı bir cümle haline getirerek yazınız. Sürecin Amacı:

B. SÜREÇ SAHİBİNİN TANIMLANMASI Süreç konusunda yetkin – deneyimli – ekip çalışmasına yatkın – iletişim ve yönetim becerisi olan kişi olmalıdır. Görevleri: 1-Süreç faaliyetlerini sistematik uygulanmasını 2-Sürecin çıktılarını ilgililere iletilmesini 3-Performansın izlenmesi ve ölçülmesini 4-Sürecin iyileştirilmesini 5-Sürecin etkililiği ve verimini artırmasını sağlar.

C. SÜRECİN ÇIKTILARININ TANIMLANMASI Çıktılarla sürecin müşterilerinin ihtiyaç ve beklentileri karşılanır. Bir sürecin çıktısı diğer sürecin girdisi ve hizmet süreçlerinin çıktıları daha çok okulun dış müşterileri olduğu için önemlidir. 1. Süreç müşterilerinin ihtiyaç ve beklentileri sürecin amacına göre belirleyin. 2. İhtiyaç ve beklentilerin karşılanması için gerekli olan çıktıları belirleyin.

Müşterilerin İhtiyaç ve Beklentileri Süreç Adı: Süreç No: Müşteriler Müşterilerin İhtiyaç ve Beklentileri Çıktılar ÇIKTI TANIMLAMA FORMU

D. SÜRECİN MÜŞTERİLERİNİN TANIMLANMASI Sürecin çıktılarını kullanan ve yararlananların belirlenmesi: 1- Tüm çıktıların listesini yapın. 2-“Kimin İçin Yapıyoruz” sorusunun cevabını belirleyin. 3- İç ve diş müşterileri belirleyin 4- Eğer bir çıktının müşterisi yoksa süreci gözden geçirin.

MÜŞTERİ TANIMLAMA FORMU Sürecin Adı Sürecin Çıktıları Yararlanıcı/ Müşteri İç Müşteri Dış Müşteri

E. SÜREÇ FAALİYETLERİNİN TANIMLANMASI Faaliyet bir amaca ulaşmak - hedefleri gerçekleştirmek – sorunları çözmek – iyileştirme yapmak için yürütülen etkinliklerdir. Her faaliyet; Bir işi tanımlar. Bir çıktı/sonuç ortaya koyar. Bazıları kritik öneme sahiptir. Süreçte istenen dönüşümü yaratmalıdır. Süreç tanımlama ekibi ulaşılmak istenen çıktıları ve yapılması gerekenleri öncelik sırasına göre tartışarak listelemelidir.

FAALİYET TANIMLAMA FORMU Sürecin Adı: Sürecin Çıktıları Planlanan Faaliyetler

F. SÜRECİN GİRDİLERİNİN VE TEDARİKÇİLERİNİN TANIMLANMASI a) Sürecin Girdileri : Hedeflenen çıktı ve sonuçları elde edebilmek için süreçte kullanılan bilgi, veri, hammadde ve kaynaklardır. b) Sürecin Tedarikçileri: okul dışı çevreden (dış Tedarikçi) ya da okul içindeki kişi veya okulun diğer süreçlerinden (iç tedarikçi) olabilir.

SÜREÇ GİRDİ - TEDARİKÇİ TANIMLAMA FORMU Sürecin Adı: Girdiler İç Tedarikçi Dış Tedarikçi

G. PERFORMANS GÖSTERGELERİNİN TANIMLANMASI Süreç performans göstergesi, sürecin ETKİLİLİĞİNİ ve VERİMLİLİĞİNİ ölçmek amacıyla belirlenen ölçülebilir göstergelerdir. Performans göstergeleri, süreçte amaçlanan çıktının elde edilip edilmediğine ve sürecin başarılı olup olmadığına karar verebilmek için izlenmesi gereken ölçütlerdir. Bunlar: 1. Girdi Performansının Ölçülmesi 2. Süreç Performansının Ölçülmesi 3. Süreç Çıktılarının Performansının Ölçülmesi

ETKİLİLİK GÖSTERGELERİ VE ETKİLİLİĞİN ÖLÇÜMÜ 1. Çıktıların öğrenci, veli, üst öğretim kurumları ve hizmetten yararlanan diğer paydaşların beklentilerini ve ihtiyaçlarını ne ölçüde karşıladığını 2. Hizmetten yararlanan paydaşların tatmini ve memnuniyeti hakkında geri bildirim almayı 3. Amaçlanan çıktıların gerçekleşip gerçekleşmediğini ölçmeyi sağlamaktadır.

1- İç müşterilerle ilgili etkililik göstergeleri: Sürecin iç performansını belirlemek amacıyla tanımlanan göstergelerdir. Okulda herhangi bir sürecin çıktısını kullanan kişi veya diğer süreçlerin tatmini ve memnuniyetini ölçmek amacıyla tanımlanan göstergelerdir. 2. Dış müşterilerle ilgili etkililik göstergeleri: Okulun nihai çıktısı olan, ürün ve hizmetleri kullanan dış müşterilerin; tatminini ve memnuniyetini ölçmek amacıyla tanımlanan göstergelerdir.

Girdi Performansının Ölçülmesi 1. Girdinin etkili ve verimli olup olmadığını ölçmeye yarayan göstergeler nelerdir? 2. Tedarikçilerden memnuniyetimiz nasıl ölçeriz? Sorularını ekibinizle tartışın ve girdinin etkililiğini ve verimliliğini ölçen göstergeleri belirleyin.

GİRDİ PERFORMANS GÖSTERGELERİNİ TANIMLAMA FORMU Sürecin Adı: Performans Göstergeleri Etkililik Göstergeleri Verimlilik Göstergeleri

İç Performans Göstergelerini Tanımlama Adımları İç performans göstergeleri, süreç faaliyetlerinin etkili ve verimli olup olmadığını ölçmeye yarayan göstergelerdir. Buna göre: 1. Süreç faaliyetlerinin etkili ve verimli olup olmadığını ölçmeye yarayan göstergeler nelerdir? Sorusunu ekibinizle tartışın.

İÇ PERFORMANS GÖSTERGELERİNİ TANIMLAMA FORMU Sürecin Adı: Performans Göstergeleri Etkililik Göstergeleri Verimlilik Göstergeleri

ÇIKTI PERFORMANS GÖSTERGELERİNİ TANIMLAMA ADIMLARI Çıktı performans göstergeleri, süreç müşterilerinin memnuniyetini/tatminini belirleyen, süreç çıktılarının etkili ve verimli olup olmadığını ölçmeye yarayan göstergelerdir. Örneğin; süreç çevrim süresi, çıktının maliyeti, çıktıların hatasızlık oranı, çıktı ile ilgili şikâyetler, tekrar üretilen çıktı sayısı, vb.

ÇIKTI PERFORMANS GÖSTERGELERİNİ TANIMLAMA FORMU Sürecin Adı: Performans Göstergeleri Etkililik Göstergeleri Verimlilik Göstergeleri

H. SÜREÇLER ARASI ETKİLEŞİM a) Müşteri Tedarikçi İlişkisi (Girdi Çıktı Etkileşimi): Süreçler arasında tedarikçi müşteri ilişkisi vardır. Girdi- tedarikçi ilişkisinin sistemin bir bütün olarak yönetilmesi ve iyileştirilmesi gerekir. Örneğin, A sürecinin çıktısı B sürecinin girdisi ise bu çıktının nasıl teslim edileceği, teslimatın sorumlusu, ne zaman teslim edileceği, miktarı vb yöntemleri tanımlanmalıdır.

b) Performans Göstergelerinin Etkileşimi/İlişkisi: Örneğin; eğitim öğretim sürecinin performans göstergesi olan dersin kazanımlarının gerçekleşme oranı ile ilgili hedefin gerçekleşmesi, öğretmen devamsızlık oranı, öğretmenin yeterlilik düzeyi, eğitim materyallerinin zamanında karşılanması gibi göstergelerden etkilenir. Eğitim öğretim süreci iyi tanımlanmış ve iyi yönetiliyor olsa bile, öğretmen devamsızlık oranı, öğretmenin yeterlilik düzeyi, eğitim materyallerinin zamanında karşılanması hedefleri gerçekleşmediyse, dersin kazanımlarının gerçekleşme oranı ile ilgili hedefe ulaşılamayacaktır.

SÜREÇ PERFORMANS GÖSTERGELERİNİN ÖLÇÜMÜ Performans Göstergesi Ölçüm Yöntemi Ölçüm Sıklığı Değerlendirme Sıklığı Hedef Ölçüm Sonucu Ölçüm Sorumlusu Zümre Toplantı Kararlarının Uygulanma Oranı Uygulanan Karar Sayısı ----------*100 Alınan Karar Sayısı Aylık Yılda 2 kez %90 %60 Müdür Yardımcısı Hatalı Hazırlanan Soru Sayısı Hatalı Soru Sayısı Her Sınavdan Sonra %2 %1 Süreç Sahibi Vb.

SÜREÇ DÖKÜMANTASYONU

SÜREÇLERİN DÖKÜMANTASYONU Süreç yapısını, öğelerini, süreç faaliyet adımlarını, uygulamalarını,sorumluluklarını ve süreçlerin yönetilmesini içeren dokümanların, yani süreçlerde kullanılan dokümanların- paylaşım amacıyla kağıtlara yazılması ya da dijital ortama aktarılmasıdır.

DÖKÜMANTASYONUN FAYDALARI Uygulamalar sistematik hale getirilir. Sonuçların izlenebilirliği sağlanır. Kıyaslama ve karşılaştırma yapılabilir. Verilere dayalı analiz ve değerlendirme yapılır. İyileştirme sistematik hale getirilir.

SÜREÇLERİN DÖKÜMANTASYONUNUN FAYDALARI Süreç öğeleri tanımlanır. Örtük bilgi açık bilgi haline getirilir. Paylaşım sağlanır. Kişilere bağımlılık ortadan kaldırılır. Standartlaşma sağlanır. Anlam ve algı birliği sağlanır. Sorumluklar net olarak tanımlanır.

SÜREÇ DÖKÜMANTASYONLARI Dış Kaynaklı Dokümanlar Yasalar, Yönetmelikler, Yönergeler, Genelgeler, Öğretim Programları, Standartlar (MEB İlköğretim Kurumları Standartları, ISO 9001:2008, vb.), Modeller (EFQM, ISO, MEB TKY Uygulama Modeli vb.), Planlar (MEB Stratejik Planı, Kalkınma Planları vb.), Kılavuzlar (MEB Stratejik Planlama Kılavuzu), Formlar (Yönetmelik eklerinde verilen formlar vb.)

b) Okul Kaynaklı Dokümanlar 1. Tanıtım Dokümanları 2. Tasarım Dokümanları

Tanıtım Dokümanları 1-Okulu geleceğe bakışını belirlemek amacıyla hazırlanan dokümanlardır. 2-Kurumun vizyonunu, misyonunu, değerlerini, Amaçlarını ve hedeflerini içerir. 3-Okulu tanıtmak amacıyla hazırlanan dokümanlardır. Bu tür dökümanlar tüm paydaşların bilgisine açıktır. ( Tarihçe, brifing, hizmetler, standartlar, broşürler).

Tasarım Dokümanları Süreçleri, süreç yapısını ve süreçlerin nasıl yönetileceğini tanımlayan dokümanlardır. Süreç Akış Şeması, Süreç Tanıtım Kartı, Prosedürler

TASARIM DÖKÜMANLARI Süreç akış seması: Süreç akış şeması, süreç adımlarının şekil ve sembollerle gösterildiği şemadır. Temel süreç akış şeması alt süreçleri, alt süreç akış şeması detay süreçleri, detay süreç akış şeması ise tüm faaliyetlerin adımlarını, sırasını ve faaliyetler arasındaki ilişkiyi gösterir

AKIŞ ÇİZELGESİ SİMGELERİ Belge, basılı evrak Süreci başlatan, bitiren faaliyet Yapılan işlem, faaliyet Çok sayıda belge, basılı evraklar Karar noktası, sorgulama Faaliyet yönü Sayfa içi bağlayıcı Bekleme, gecikme Dış sayfa bağlayıcı

Eğitim-Öğretim Ana Süreci

ÖĞRETİM SÜREÇ HARİTASI ÖĞRETİM SÜRECİ Ana Alt Detay Süreçler Süreçler Süreçler Ders programları Yöntem ve Teknikler İzleme Sınavları Zümre Toplantıları Ödevler Veli Toplantıları Değerlendirme DERSLER ÖĞRETİM Kulüp Çalışmaları Doğal yaşam UYGULAMA Genel Sınavlar Değerlendirme DEĞERLENDİRME

SÜREÇ TANITIM KARTI Süreç No : 3 Süreç Adı : Öğretim Süreci Sürecin sahibi : Yönetici, Öğretmen ve Öğrenciler Sürecin girdileri : Öğrenci (Duygu, düşünce, tutum ve davranışlar), Öğretmen, Bilgi, Veli, Sanatsal-Kültürel faaliyetler, Müfredat, Teknolojik gelişmeler Süreçte yapılan iş ve işlemler : Dersler, Ödevler, Araştırmalar, Sınavlar, Sanat, Spor, Kültürel etkinlikler, Toplantılar, Etkileşim Ortamları Sürecin çıktısı : Öğrencilerin bilgi ve becerisindeki artış ve davranış değişimi Sürecin tedarikçisi : İlköğretim Okulu, Aile. Süreçte Çalışanlar : Öğretmen ve Yöneticiler Sürecin çıktısının kullanıcısı : Üst Öğrenim Kurumları, Aile, İş Dünyası, Toplum. Sürecin performans göstergeleri : Sınav Sonuçları, sosyal gelişim, kişisel dönüşüm Sürecin performans ölçüm sıklığı ve tarihi : Kasım, Ocak, Mart, Mayıs aylarında yılda 4 kez Süreç revizyon tarih no : Eylül 2014

TASARIM DÖKÜMANLARI Prosedürler: Prosedür, herhangi bir işin veya birbirini izleyen işlerin nasıl yapılacağını, sorumlulukları ve tutulacak kayıtları tanımlayan, işin hep Süreç Tanıtım Kartı: Süreçlerin öğelerinin yazıldığı dokümanlardır aynı tarzda yapılmasını sağlayan, bir standart oluşturan, çalışanlar için bağlayıcı olan dokümandır

MURATPAŞA ATATÜRK İLKÖĞRETİM OKULU Rehberlik Hizmetleri Prosedürü PDOSEDÜR ÖRNEĞİ MURATPAŞA ATATÜRK İLKÖĞRETİM OKULU Rehberlik Hizmetleri Prosedürü PROSEDÜR NO : Yayın Tarihi : Revizyon No : Revizyon Tarihi: 1.0. AMAÇ …………………………………… ………………………… ………… …… … …………………………………….. 2.0. KAPSAM 3.0. SORUMLULUK 3.1. Okul Müdürü: …………………………. 3.2. Müdür Yardımcısı: ………………………………………… 3.3. Öğretmenler: ……………………………………….. 4.0. KISALTMALAR 4.1. ÖHYAS: …………………………. 4.2. PR: ………………………………………… 4.3. Öğretmenler: ……………………………………….. 5.0. TANIMLAR 5.1. Alt Süreç: ……………………………………………………………………… 5.2. Prosedür: ……………………………………………………………………… 5.3. Akış Şeması: ……………………………………………………………………… 5.4. Rehberlik Hizmetleri: ……………………………………………………………………… 5.5. Çerçeve Planı: 6.0. UYGULAMA 6.1. ……………………………………………………………………… 7.0. BU DOKÜMANIN UYGULANMASI İLE ORTAYA ÇIKAN KAYITLAR 7.1. …………………………………………………. 8.0. BU DOKÜMANIN UYGULANMASI İLE İLGİLİ REFERANSLAR 8.1. ……………………………………………………………. Hazırlayan Kontrol Eden Onaylayan Özlem YILMAZ Özlem YILMAZ Osman HATİPOĞLU Süreç Sahibi Kalite Koordinatörü Okul Müdürü 􀂄 KONTROLLÜ KOPYA 􀂅 BİLGİ AMAÇLI 􀂅 İPTAL .. / .. / ….

SÜREÇ İYİLEŞİRME

SÜREÇ İYİLEŞTİRME Süreç iyileştirme sorunlar ve hatalarla ilgili işi yapan insanları suçlama veya sorumlu tutma değil yapılan işi daha iyi nasıl yaparız sorusuna cevap aramaktır.

SÜREÇ İYİLEŞTİRME İyileştirilecek sürecin belirlenmesi aşamasında; öncelikle çözümlenmesi ve gerekiyorsa yeniden tasarlanması gereken süreçler kritik süreçler olarak tanımlanır. Kritik süreçlerin belirlenmesinde. Kuruluş, iyileştirilecek süreçlerini belirlerken kritik başarı faktörlerine etki eden temel iş süreçlerini tanımlamalı ve hedeflerine en fazla etkiyi sağlayan süreçlerini yani kritik süreçlerini iyileştirme önceliklendirmelidir.

OKULDA SÜREÇ İYİLEŞTİRMEYİ GEREKLİ KILAN DURUMLAR 1. Süreç amacını gerçekleştiremiyorsa, 2. Çıktılarda sapmalar mevcutsa, 3. Hatalar oluşuyorsa, 4. Süreç müşterilerinden şikâyetler varsa, 5. Süreci ilgilendiren teknik / teknolojiler değişmişse, 6. Müşteri beklentileri değişmişse, 7. Stratejik hedefler değişmişse, 8. Olası problem alanlarının varlığı belirlenmişse, 9. Sürecin katma değeri olmayan adımları varsa, 10. Süreçte gereksiz bürokratik işlemler varsa.

İYİLEŞTİRİLECEK SÜREÇLERİ NASIL BELİRLERİZ? ÖZDEĞERLENDİRME SONUÇLARI SÜREÇ PERFORMANSLARI ŞİKAYETLER ANKET SONUÇLARI STRATEJİK PLAN Yukarıda bahsedilen problem konularının hangi süreçlerden kaynaklandığı tespit edilir. Tespit edilen bu süreçlerin performanslarının hedef değerlere yakınlığına bakılır. Problem konusunu en çok etkileyen, buna karşılık performansı en düşük olan sürece öncelik verilerek iyileştirme yapılacak süreç belirlenir.

İlk Adım İyileştirme Takımının Kurulması Süreç İyileştirmeleri için takım çalışması şarttır. Takım, İlk Adım İyileştirme Takımının Kurulması Değişimi etkileyebilecek Beceri ve motivasyon düzeyi yüksek Bu işe vakit ayırabilecek Sürecin içinden veya süreci iyi tanıyan Yeni fikirlere açık Takım çalışmasına yatkın Etkin iletişim kurabilecek özelliklere sahip kişilerden oluşmalıdır.

SÜREÇ İYİLEŞTİRME MODELLERİ A. 5”Lİ SÜREÇ İYİLEŞTİRME DÖNGÜSÜ 1.adım:Hazırlık Çalışması 2.adım: Mevcut Durumun Değerlendirilmesi 3.adım: Verilerin Analiz Edilmesi 4.adım: Çözüm Önerilerinin Oluşturulması ve Uygulamanın Yapılması 5.adım: Yeni Sürecin Değerlendirilmesi ve Standartlaştırılması

5”Lİ SÜREÇ İYİLEŞTİRME DÖNGÜSÜ 1. ADIM: Hazırlık Çalışması İyileştirme Ekibinin Kurulması İyileştirme Konusunun ve Başarılmak istenen Hedefin Anlaşılması Çalışma Planının Hazırlanması

5”Lİ SÜREÇ İYİLEŞTİRME DÖNGÜSÜ 2 5”Lİ SÜREÇ İYİLEŞTİRME DÖNGÜSÜ 2. ADIM: Mevcut Durumun Değerlendirilmesi NİCEL/SAYISAL VERİLERİ TOPLA Öğrenci Notları Hatalı Yapılan Soruların Dağılımı vb. NİTEL/SÖZEL VERİLERİ TOPLA Öğrenci/Veli Şikayetleri Anket Verileri Görüşme Verileri vb. MEVCUT SÜRECİN DETAYLI AKIŞ DİYAGRAMINI ÇİZ Sürecin Uygulanması Esnasında Yapılan Tekrarlar/Bilgilendirmeler vb. şemada göster.

5”Lİ SÜREÇ İYİLEŞTİRME DÖNGÜSÜ 3. ADIM: Verilerin Analiz Edilmesi Akış Diyagramının Analizi Yap Olumlu ve Olumsuz Veriler Analiz Et Katma Değeri Olmayan Faaliyetleri Belirle Kök Nedenleri Belirle NOT: 3. Adım İçin: Balık Kılçığı- Beyin Fırtınası-İlişkiler Diyagramı vb. kullanılabilir.

5”Lİ SÜREÇ İYİLEŞTİRME DÖNGÜSÜ 4 5”Lİ SÜREÇ İYİLEŞTİRME DÖNGÜSÜ 4. ADIM: Çözüm Önerilerinin Oluşturulması ve Uygulamanın Yapılması İYİ UYGULAMA ÖRNEKLERİ BUL (Kıyaslama -Benchmarking) OKULUNUN ÖZEL KOŞULLARINI BELİRLE ÇÖZÜMLER ÜRET (Beyin Fırtınası vb.) ÇÖZÜMLERİ ETKİ PUANINA GÖRE SIRALA (Nominal Grup Tekniği vb.) ÇÖZÜMÜ BELİRLE UYGULAMA PLANI HAZIRLA PİLOT UYGULAMA YAP

5”Lİ SÜREÇ İYİLEŞTİRME DÖNGÜSÜ 5 5”Lİ SÜREÇ İYİLEŞTİRME DÖNGÜSÜ 5. ADIM: Yeni Sürecin Değerlendirilmesi ve Standartlaştırılması SONUÇLARI DEĞERLENDİRİN BENİMSEME DOKÜMANTASYONU GÜCELLEYİN UYGULAMA PLANINI HAZIRLAYIN GEREKLİ BİLGİLENDİRME VE EĞİTİMLERİ YAPIN

B.14”LÜ SÜREÇ İYİLEŞTİRME MODELİ 1.Belirlenen süreçte iyileştirilecek ve geliştirilecek durumu tespit edin ve iyi tanımlayın, iyileştirme ve gelişim hedefini belirleyin. 2. Süreci iyileştirecek ve geliştirecek ekibi oluşturun

B.14”LÜ SÜREÇ İYİLEŞTİRME MODELİ 3. Mevcut süreci bir iş akış şeması oluşturularak tanımlayın. 4. Gereksiz faaliyetleri çıkararak süreci basitleştirin.

6. Sürecin kontrol altında olup olmadığını değerlendirin. 5. Veri toplamak için bir plan geliştirin. 6. Sürecin kontrol altında olup olmadığını değerlendirin. 7. Sürecin yeterliğini değerlendirin.

8. Sürecin hedefleri yakalamasını engelleyen temel nedenleri belirleyin. 9. Sürecin beklenen hedefe ulaşamamasındaki nedenler doğrultusunda yapılacak değişikliklerle ilgili bir uygulama planı hazırlayın.

10. Beşinci adımda geliştirilen veri toplama planını gerekli görüldüğünde değiştirin. 11. Değiştirilen süreci uygulayın, test edin ve verileri toplayın. 12. Değiştirilen sürecin yeterliliğini ve tutarlılığını değerlendirin.

13. Yapılan değişikliğin süreci iyileştirip iyileştirmediğini değerlendirin. 14. Daha ileri ek süreç iyileştirmelerine devam etmenin gerekli olup olmadığını değerlendirin, süreci standartlaştırın.

Mükemmellik Yolculuğunuzda Başarılar Dileriz TRABZON MEM