DE Ğİ Ş İ M PROGRAMLARI GÜZ 2015 Ö Ğ RENC İ LER İ NOMINATION SONRASI B İ LG İ LEND İ RME TOPLANTISI

Ö Ğ RENC İ İ ŞLEMLER İ 1. Seçilen üniversite ile iletişim & başvuru 2. Seçilen üniversite ile tamamlanması gereken di ğ er işlemler; 1. Yurt/konaklama 2. Oryantasyon programı 3. Ders seçimleri 4. Oturum izni 3. Pasaport & vize başvurusu 4. Sa ğ lık sigortası 5. Seyahat planlaması 6. Finansal planlama

Ö Ğ RENC İ & IRO İ ŞLEMLER İ 1. Seçilen üniversite ile iletişim & başvuru sürecinde yaşanacak problemlerde IRO deste ğ i 2. Hibe sözleşmesi & hibe ödemeleri 3. Ö ğ renim anlaşması süreci (Learning Agreement) 4. IRO Seyahat Destek ödemeleri 5. Ö ğ renci evrak paketleri 1. Pasaport harç muafiyet 2. Dil belgesi 3. Konsolosluk yazısı 6. Erken final organizasyonu (sadece bahar dönemi ö ğ rencileri için)

IRO İ LET İ Ş İ M IRO WEBSITE: IRO G İ DEN Ö Ğ RENC İ DANIŞMANLARI Çiçek Dereli (Tel: ) Selen Karacano ğ lu (Tel: ) OF İ S SAATLER İ : Hafta içi her gün 14:00-16:00

İ LET İ Ş İ M & BAŞVURU  Son başvuru tarihinden önce IRO ile iletişimde olunması & başvurunun tamamlanması  IRO ile başvuru statüsü konusunda irtibatta olunması  Başvuru yapıyorum  Gidece ğ im okuldan henüz başvuru süreci hakkında bilgi i almadım (bu durumda IRO ö ğ renciler ile birlikte hareket eder ve bilgilerin en kısa zamanda sa ğ lanması konusunda ö ğ rencilere destek verir)  Başvurumu tamamladım  Karşı kurumdan gelen tüm lerin kontrol edilmesi & cc’sinde adresi olmayan maillerin IRO ile paylaşılması  Gelen maillerin dikkatlice okunması & başvurunun zamanında tamamlanması  Karşı kurum başvuru evraklarının nasıl gönderilmesini istiyor?  ile scan edilerek gönderilmesi  Online başvuru sistemi üzerinden evrakların upload edilerek gönderilmesi  Hard copy belgelerin kargo ile gönderilmesi (IRO’ya tüm başvuru evraklarınız tam olarak gelip, gönderinizi DHL ile ofisimizden yapabilirsiniz)

İ LET İ Ş İ M & BAŞVURU  Başvuru evraklarınızı karşı kuruma veya online sistem üzerinden gönderdiyseniz, mutlaka karşı kurumdan sizinle başvuru bilgilerini paylaşan kişiye atarak başvurunuzu tamamladı ğ ınız bildirip, teyit rica edilmesi  Başvuru formunda SU ile ilgili talep edilebilecek iletişim bilgileri;  Departmental Coordinator: Lütfen SU De ğ işim Danışmanınızın bilgilerini giriniz ve gerekli görüldü ğ ü takdirde imzasını alınız.  Institutional Coordinator: Evrim Güngör Devecio ğ lu Tel:

D İĞ ER İ ŞLEMLER  Yurt başvurusunun zamanında tamamlanması:  Son başvuru tarihinden sonra hiçbir kurum yurt garantisi vermemektedir  Yurt olana ğ ı bulunmayan kurumlardan alternatif konaklama seçenekleri hakkında bilgi alınız  SU’ya gelen yabancı ö ğ renciler ile iletişime geçiniz  Oryantasyon programına katılım & gerekli organizasyonun yapılması  Ders seçimlerinin tamamlanması: Bazı kurumlar kendi ö ğ renim anlaşmalarının da tamamlanmasını isteyebilirler, lütfen gerekli işlemleri tamamlayınız  Oturum izninin alınması: Bazı ülkelerde bulunan kurumlar ö ğ rencilerin oturum izinlerini ülkeye giriş yapmadan önce almaktadırlar. Lütfen sizden oturum izni için istenen evrakları zamanında & tam olarak hazırlayınız

PASAPORT İ ŞLEMLER İ  Dosyanızda bulunan Pasaport Harç Muafiyet belgesi ile pasaportlarınızı 1 yıl süre ile ücretsiz olarak uzatabilirsiniz  Pasaport işlemleri için gerekli belgelerin listesine adresinden ulaşabilirsiniz  Gerekli belgeler ile en yakın İ lçe Emniyet Müdürlü ğ üne yapaca ğ ınız başvuru sonucunda 1-2 iş günü içerisinde pasaport çıkartabilir/uzatabilirsiniz

SEYAHAT & F İ NANSAL PLANLAMA  Uçak Bileti: Uygun seyahat yolları araştırılmalı (özellikle charter seferler & trenler) ve karşı kurumun akademik takvimine göre dönem başlangıcından önce gidilecek ülkeye seyahat edilecek şekilde rezervasyon işlemleri tamamlanmalı  Gidilecek ülkenin yaşam koşulları/masrafları araştırılmalı (Daha önce de ğ işim programlarına katılan SU ö ğ rencileri ile görüşebilirsiniz. İ letişim bilgileri için: documents documents  Pasaport, vize & oturum izni masrafları  Bilet masrafları  Konaklama depozitoları & ücretleri  Sa ğ lık sigortası masrafları

V İ ZE İ ŞLEMLER İ  Mutlaka Ö ğ renci Vizesi başvurusu yapılmalıdır. Turistik Vize geçerli de ğ ildir  Yeşil Pasaport sahipleri de gidecekleri ülkede 90 günün üzerinde kalacakları için Ö ğ renci Vizesi almalıdırlar  Yanlış vize türü ile ülkeye giriş yapmaya çalışanlar geri gönderilirler  Vize başvuru süreci & evrakları ülkeden ülkeye de ğ işmektedir. Bu nedenle vize başvuru evraklarının tam & güncel listesine gidece ğ iniz ülkenin başkonsoloslu ğ una ait websitesinden ulaşınız  Vize başvuru süreci 1-4 ay arası sürmektedir  Karşı kurumdan gelecek olan orijinal kabul mektubunuzu takip ediniz ve vize başvurunuzu mutlaka orijinal belge ile yapınız  Erasmus/ İ kili Anlaşma ö ğ rencisi oldu ğ unuza dair konsoloslu ğ a sunulmak üzere hazırlanan belgelerinizi dosyalarınızda bulabilirsiniz  Vize başvurusu, başvuru sahibi tarafından şahsen yapılmalıdır  Vize başvuru ücreti ülkeden ülkeye de ğ işmektedir  Vize evrakları dahilinde konsolosluklar tarafından talep edilen sa ğ lık sigortasının gidiş ve dönüş tarihlerini kapsadı ğ ından emin olunuz

SA Ğ LIK S İ GORTASI  Seyahat sa ğ lık sigortası yerine tam kapsamlı özel sa ğ lık sigortası yaptırılmasını şiddetle öneririz.  SGK’nın anlaşmalı oldu ğ u ülkeler:  Almanya  Hollanda  Belçika  Avusturya  Fransa  Çek Cumhuriyeti  Yukarıda ismi geçen ülkeler ile yapılan ikili anlaşmalar çerçevesinde, ailesi sebebiyle SGK kapsamında olan ö ğ renciler, sadece acil müdahale gerektiren durumlarda gittikleri ülkenin sa ğ lık hizmetlerinden faydalanabilirler  Bu haktan faydalanabilmek için, de ğ işim programları ile yurtdışına çıkmadan önce SGK genel müdürlü ğ ü ile iletişime geçirlerek ilgili belgelerin temin edilmesi ve yurtdışına çıkıldıktan sonra gidilen ülkede ilgili makamlardan onay alınması gerekmektedir

OLS (ONLINE LINGUISTIC SUPPORT)  Erasmus programına katılan tüm ö ğ renciler, AB komisyonunun dil seviye tespit sınavını gitmeden önce ve döndükten sonra olmak üzere 2 kez almak zorundadırlar  Sınav online olarak düzenlenmektedir  Sınavdan geçme-kalma söz konusu de ğ ildir, sadece dil seviyesini tespit etmeye yöneliktir  Tüm Erasmus ö ğ rencilerine süreç kapsamında OLS hakkında detaylı bilgi verilecektir

Ö Ğ REN İ M ANLAŞMASI / LEARNING AGREEMENT  De ğ işim döneminde hem SU hem de partner kurum ö ğ renim anlaşmalarının takibini yapmanız gerekebilir, bu konuya özellikle dikkat etmeniz gerekmektedir  SU Ö Ğ REN İ M ANLAŞMASI = DE Ğİ Ş İ M DÖNEM İ DERS KAYIT & DENKL İ K BELGES İ  SU ö ğ renim anlaşması ders kayıt belgesi niteli ğ inde oldu ğ undan, yapılan yönlendirmelere uyunuz ve verilen son tarihlere kadar belge işlemlerinizi tamamlayınız  Derslerinde de ğ işiklik yapmayan ö ğ renciler için ö ğ renim anlaşması ilk sayfanın onayının tamamlanması, de ğ işiklik yapan ö ğ renciler için ise ö ğ renim anlaşmasının her iki sayfasının (ilk sayfa ve add/drop sayfası) doldurup onaylanması gerekmektedir  ÖNEML İ NOT: Son tarihlerden sonra iletilen ö ğ renim anlaşmaları hiç bir şekilde kabul edilmeyecektir! Lütfen websitemizde bulunan ö ğ renim anlaşması klavuzunu dikkatlice okuyunuz

Ö Ğ REN İ M ANLAŞMASI / LEARNING AGREEMENT  En az 20 ECTS (10 SU kredisine denk gelen), en fazla 40 ECTS (20 SU kredisine denk gelen) ders alınmalı  De ğ işim danışmanları, alınan dersleri SU kredisine çevirirken, tam sayı ya da buçuklu olarak çervirmelidir (ör: 2,5 – 4 – 5,5…). 3,2 – 2,7 gibi kredi denlikleri olamaz!  ÖA’da dersleri mutlaka kodları ile yazın, aksi takdirde not girişlerinde sorunlar yaşanmaktadır!  ÖA’da imzalanması gerekli hiçbir alan boş kalmamalıdır!  Mezuniyet kriterlerinize dikkat! Sorumluluk ö ğ renciye aittir!  Mezuniyet takibi için sistem: evaluationhttp://mysu.sabanciuniv.edu/sr/en/degree- evaluation  4.Sınıfta de ğ işime giden MDBF ö ğ rencileri: ENS 491 & ENS 492 gibi bitirme derslerini de ğ işim döneminde alacak ö ğ rencilerin bu bilgiyi mutlaka ÖA üzerinde belirtmeleri gerekmektedir. Belirtilmedi ğ i takdirde mezuniyet şartları tamamlanmamış sayılaca ğ ından bu bilginin ÖA’nızda oldu ğ unda mutlaka emin olun!

ONLINE ÖA/LA OTOMASYON S İ STEM İ ÇALIŞMA MANTI Ğ I:  Geçmişte alınan derslerin program bazında karşılıklarının oldu ğ u veritabanı  Geçmişteki karşılıklar de ğ işebilir, bu karşılıklar danışmana öneri niteli ğ indedir  Karşı kurumda açılan dersler, ÖA/LA veritabanı havuzunda varsa, belgenizi oluşturmak için eşleşen dersleri seçin. Dikkat: Veritabanında gördü ğ ünüz dersler partnerda açılan dersler anlamına gelmiyor.  Karşı kurumda açılan dersler, ÖA/LA veritabanı havuzunda yoksa, almayı istedi ğ iniz yeni dersleri new course request olarak danışmanınıza sistem üzerinden onay gönderin. Danışmanınız, dersin SU karşılı ğ ı ve kredisini belirleyerek, bu yeni dersi havuza tanımlayacak.  Havuzda karşı kurumda açılıp da almayı istedi ğ iniz tüm dersler oldu ğ unda, bu dersleri seçip, ÖA/LA formunuza ekleyip, ÖA/LA formunuzu danışmanınıza onay gönderin.

NOTLANDIRMA & DERS TRANSFER İ  Partner kurumda alınan notlar, akademik kurulca onaylanmış dönüşüm tablolarına göre transfer edilecektir  Tablo için: grade-transfer grade-transfer  Aldı ğ ınız derslerin mutlaka harf notları olmalıdır. Pass/Fail notlu dersleri almayın veya bu dersleri veren ö ğ retim üyelerinden not vermesini isteyin. Almayı düşündü ğ ünüz tüm dersler için not durumunu mutlaka partner kurum ile görüşün!

DE Ğİ Ş İ M DÖNEM İ TRANSCRIPT İ  Transcriptin not girişinin yapılabilmesi için IRO’dan Çiçek Dereli’ye teslim edilmesi gerekmektedir.  Notlar mutlaka zamanında SU’ya ulaşmalıdır. Transcriptin orijinali olmadan not girişi yapılamadı ğ ından orijinal transcriptinizin SU’ya ulaştı ğ ından emin olunuz.  De ğ işim dönemine ait transcript takibinden tamamen ö ğ renci sorumludur!  Transcriptinizin mümkünse İ ngilizce olarak gönderilmesini isteyin. Mümkün de ğ ilse, ders isimlerini İ ngilizce’ye çeviren bilgi notunu ÖK’ya iletin.  Ö ğ renim anlaşmanızdaki ve transcriptinizdeki dersler & kodlar birebir eşleşmelidir.  Ö ğ renim anlaşmanız ders kayıt belgeniz oldu ğ u için, ö ğ renim anlaşmasında olup, transcriptte görünmeyen dersler sisteme F olarak işlenir.  Transcirptte görünüp, ö ğ renim anlaşması ilk veya ikinci sayfasında bulunmayan dersler sisteme işlenmez.  Notlar SU sisteme girildikten sonra ö ğ renim anlaşmasında geriye dönük işlem yapılmaz.

H İ BE & BURS ÖDEMELER İ  Hibe ödemesi yapılması için, ö ğ renci hareketlili ğ i hibe sözleşmesinin tam olarak doldurulup, IRO’ya teslim edilmesi gerekmektedir.  ÖNEML İ NOT: Havale ücreti kesintisini önlemek için Akbank dışında bir bankaya ödeme yapılmamaktadır. Akbank’tan açtıraca ğ ınız EURO hesabına hibe aktarımı yapıldıktan sonra, banka 11-12€ kadar hesap işletim ücretini yatırılan miktardan keser.  SU’da yurt bursu olan ö ğ rencilerin 1 dönemlik yurt bursu tutarlarının YÖK kuralı gere ğ i 2/3’lük kısmı ö ğ rencilere Ö ğ renci Kaynakları tarafından dönem başlangıcı sonrası ödenir.  Ö ğ rencilerin planlanan toplam hibe miktarının %70’i ö ğ renci de ğ işime gitmeden önce ödenmektedir.  Hibenin kalan kısmı ise ö ğ renciler aşa ğ ıdaki durumları sa ğ ladıkları sürece yapılmaktadır:  Certificate of Participation – Katılım Sertifikası IRO’ya teslim edilmelidir. Bu belgede yer alan tarihlerin do ğ ru olması ö ğ rencinin sorumlulu ğ undadır.  Pasaport kopyaları giriş ve çıkış tarihlerinin yer aldı ğ ı sayfalar ile birlikte IRO’ya teslim edilmelidir. Bu belgede yer alan tarihlerin do ğ ru olması ö ğ rencinin sorumlulu ğ undadır.  Nihai rapor forumu IRO tarafından size gönderilecek anket üzerinden tamamlanmalıdır.  De ğ işim dönemine ait transcriptin IRO’ya ulaştırılması gerekmektedir.

H İ BE & BURS ÖDEMELER İ  4,5 aydan fazla kalacak ö ğ rencilere – en fazla sözleşmelerinde belirtilen süre için olmak üzere – kalış tarihine denk gelen ödeme yapılacaktır.  Planlan kalış süresinden daha az süre programa dahil olan ö ğ rencilerden hibe iadesi talep edilir.  Tam ayı geçen süreler için, günlük hibe tutarı hesaplanarak kalan tutar belirlenir.  Lisans ö ğ rencilerinin SU’dan aylık veya dönemlik olarak aldı ğ ını nakit bursu varsa bu ödeme kesilmez ve SU’daki burs ödemeleri ile ilgili yönerge ve prosedürler çerçevesinde devam eder.  ÖNEML İ NOT: Yüksek lisans ve doktora ö ğ rencilerinin çalışma karşılı ğ ı aldıkları burslar de ğ işim döneminde çalışmayacakları için deva etmez; dondurulur.

PROBLEMLER NASIL ÇÖZÜLÜR?  Akademik problemler için öncelikle mutlaka gitti ğ iniz kurumdaki akademik danışmanınız ile iletişime geçiniz. İ kinci adım olarak ise SU de ğ işim danışmanınız ile iletişime geçebilirsiniz.  Ö ğ renim anlaşmasında belirtilen bir dersin açılmaması veya her hangi bir sebeple bahsi geçen dersi alamamanız durumunda panik olmayın! Bahsi geçen ders yerine geçebilecek alternatifleri inceleyin, SU de ğ işim danışmanınız ve IRO’dan destek isteyiniz.  Daha önce de ğ işime giden di ğ er ö ğ renciler ile iletişime geçin.  Olası problemler: Yurt ile ilgili problemler, maddi sorunlar, önyargı & ayrımcılık.  Herhangi bir kaza veya polisiye durumda derhal şehrinizde bulunan (ya da yakın şehirlerdeki) Türk Konsoloslu ğ unu ve IRO’yu bilgilendirin.

GÜZ 2015 – ÖNEML İ TAR İ HLER  Ö ğ renim anlaşması ile ilgili önemli tarihler için adresinden gelecek maillere dikkat etmenizi önemle rica ederiz!  De ğ işim programları ile ilgili di ğ er süreçler için ise adresinden gelecek maillere dikkat etminizi önemle rica ederiz!