YONT171 Bilgi Teknolojilerine Giriş I Ünite 6: Büro Yazılımlarında Ortak Özellikler YONT 171, Bilgi Teknolojilerine Giriş I © Güz 2010-11, Nevin Seyyah, Tüm hakları saklıdır, Ders notları 2011.

Yazılım Açmak Kapatmak Yazılım açmak, bilgisayarda bulunan bir programı çalıştırmak demektir. Kapatmak da benzer şekilde o programın çalışmasını durdurmaktır. Yazılım açmak birkaç yolla yapılabilir. Örneğin açılmak istenilen programın simgesine tıklanarak ya da “Başlat” (Start) düğmesinden, programları (Programs); programlardan da istenilen programın simgesini seçtiğimizde o yazılımı açmış oluruz.

Yazılım Açmak Kapatmak Yazılımı kapatmak için; Sağ üst köşedeki “X” işaretine, Ofis Düğmesinden “çıkış” (Exit) komutuna tıklayabilir ya da, Klavyede “Alt” ve F4 tuşuna birlikte basabilirsiniz.

Yazılım Açmak Kapatmak Birden fazla yazılımla çalışırken, yazılımları simge durumuna küçültüp tekrar ekran boyutuna getirebilirsiniz. Ekranı kapla: Açık olan yazılımın bütün ekranı kaplaması için kullanılır. Simge durumuna küçült: Açık olan yazılımın açık kalmasını, ancak ekranın altında simge durumunda yeralması için kullanılır. Önceki boyut: Açık olan yazılımın bir önceki boyutuyla yer alması için kullanılır.

Ortak Öğeleri Öğrenmek Dosya açmak, kapatmak, kopyalamak, yapıştırmak, son yapılanı geri almak, yazını tipini değiştirmek gibi hemen her büro yazılımında bulunan işlevler ve özelliklere ortak öğeler diyoruz. Bütünleşik yazılım paketleri, Kelime işlemci, Hesap tablosu, Sunum vb. yazılımlarının hepsini birden içermektedir.

Ortak Öğeleri Öğrenmek Sonuçta ortak öğelerin kullanımı bilgisayar kullanıcılarına genel bir standartlaşma getirmekle beraber, yazılımların birbiriyle uyumlu çalışmalarını sağlamaktadır. Bir bilgisayar yazılımının kolayca kullanılması ve öğrenilmesi niteliğine “kullanıcı dostu” (user friendly) adı verilmektedir. Hemen her yazılımda komutlar Giriş, Ekle, Görünüm, Biçim, ve Yardım adlı menüler altında toplanmıştır.

Menüler Giriş Ekle Gözden Geçir Görünüm Standart (Standard) Biçimlendirme (Formatting) Çizim (Drawing) Fare Klavye Seçme Wordart Clip art

Ofis Düğmesi Ofis Düğmesi, dosyaların yaratılması, kaydedilmesi, yazdırılması, sayfa yapısı vb. dosya yönetimine ilişkin komutları içeren menüdür. Dosya menüsünde yer alan komutlar şunlardır: Yeni (New): Boş bir dosya oluşturan komuttur. Aç (Open): Bir dosyayı açan veya bulan komuttur. Kapat (Close): Programdan çıkmadan etkin dosyayı kapatan komuttur. Dosya kaydedilmemiş değişiklikler içeriyorsa kaydetmenizi ister. Kaydet (Save), Farklı Kaydet (Save As): Etkin dosyayı geçerli dosya adı, yeri ve dosya biçimiyle kaydeden komut “kaydet” (Save)’dir.

Ofis Menüsü Çalıştığımız bir belgeyi kaydetmek için hangi yöntemi kullanabiliriz? Dosya kaydetmek için üç farklı yöntem kullanabiliriz. Ofis düğmesinden dosya/kaydet (file/save) komutu, Standart araç çubuğundaki disket düğmesi ( ), “Ctrl + s” veya “Shift + F12” kısayolları. Ancak belge ilk kez kaydediliyorsa Kaydet komutuna tıkladığınızda Farklı Kaydet penceresinde dosyayı nereye ve hangi adla kaydedeceğimizi belirtmemiz gerekir.

Ofis Düğmesi Sayfa Düzeni (Page Setup): Etkin dosya için kenar boşluklarını, kağıt kaynağını, kağıt boyutunu, kağıt yönünü ve diğer düzenleme seçeneklerini ayarlayan komuttur. Sayfa yapısı komutuna tıklandığında sayfa yapısı penceresi açılır. Üst/Alt/Sağ/Sol (Top/Bottom/Left/Right) düğmeleri üstten, alttan, sağdan ve soldan kaç cm. kenar boşluğu bırakılacağını hesaplamak içindir. Yönlendirme Dikey/Yatay (Orientation Portrait/Landscape) düğmeleri, kağıdın yatay ya da dikey olarak nasıl kullanılacağını seçmek içindir.

Ofis Düğmesi Yazdır (Print): Etkin dosyayı veya seçili öğeleri yazdıran komuttur.

Giriş Menüsü Giriş Menüsü, dosya içinde geri alma, kesme, kopyalama, yapıştırma, veri bulma, değiştirme komutlarını içeren menüdür. Giriş menüsünde yer alan ortak komutlar şunlardır: Geri Al (Undo): Son komutu ters çeviren veya yazılan son girişi silen komuttur. Kes (Cut), Kopyala (Copy), Yapıştır (Paste): Seçimi etkin belgede kaldırıp panoya yapıştıran komuta “Kes”, seçimi panoya kopyalayan komuta “Kopyala”, pano içeriğini istenen yere ekleyen komuta “Yapıştır” adı verilir.

Giriş Menüsü Belgenin tümünü seçip altını çizmek isterken yanlışlıkla sildik ne yapmalıyız? Giriş menüsünden Geri Al (Undo), Araç çubuklarından işareti ya da “Ctrl + z” kısayolunu çalıştırmalıyız. Bunlardan herhangi biri yapıldıktan sonra işlem geri alınır. Böylece yanlışlıkla yapılan işlemler düzeltilebilir. Bul (Find), Değiştir (Replace), Git (Go To): Belirtilen metni veya biçimlendirmeyi arayan komuta “Bul”, belirtilen metni veya biçimlendirmeyi arayan ve biçimlendiren komuta “Değiştir”, çalışma sayfaları arasında geçiş yapan, sayfa numarası, açıklama ya da alt bilgiye kolayca gitmeyi sağlayan komuta “Git” adı verilir.

Görünüm Menüsü Görünüm (View) Menüsü, dosyanın ekran görünümünü ayarlamaya ilişkin komutları içeren menüdür. Araç çubukları ya da cetvelin görünmesi, gizlenmesi bu menü komutlarıyla değiştirilir. Görünüm menüsünde yer alan ortak komutlar şunlardır: Araç Çubukları (Toolbars): Araç çubuklarını görüntüler veya gizler. Yakınlaştır (Zoom) : Etkin dosyanın ekranda ne kadar büyük veya küçük görüneceğini ayarlayan komuttur. Yakınlaştır komutu sayfanın düzenini değiştirmez. Dosya ve sayfa düzeni aynı kalır. Ekrandaki görüntünün boyutları değişir. Sayfanın görüntüsünü büyülterek sayfanın daha rahat görünmesi sağlanabilir. Küçültülerek de sayfaların genel görünümü ya da birden fazla sayfa izlenebilir.

Ekle Menüsü Ekle (Insert) Menüsü, dosyaya resim gibi farklı nesneler eklemenize ilişkin komutları içeren menüdür. Ekle menüsünde yer alan ortak komutlar şunlardır: Resim (Picture): Etkin dosyaya resim eklemeyi sağlayan komuttur. Dosyaya resim eklemek sıklıkla kullanılan bir işlevdir. Örneğin, özgeçmişe fotoğraf eklemek için “resim ekle” (Picture/From File) komutu kullanılır. Ekle komutuyla belgeye çok çeşitli kaynaklardan resim eklenebilir. İnternetten kopyalanabilir, tarayıcıdan taranabilir, programın içindeki hazır resimler kullanılabilir ya da dijital fotoğraf makinesiyle çekilip bilgisayara aktarılmış olabilir.

Giriş Menüsü Giriş Menüsü, hazırladığımız dosyaya belirli bir biçim kazandıracak komutları içermektedir. Örneğin, dosyanın yazı tipi, paragraf, sütunlarına farklı biçimler vermek Giriş menüsünün Yazı Tipi ve Paragraf bölümlerinde bulunmaktadır. Karakter (Font): Dosyadaki karakterlerin, tür , biçim, boyut, renk vb. Niteliklerini belirlemede kullanılan komuttur.

Giriş Menüsü Paragraf (Paragraph): Seçilen paragrafta paragraf girintilerini, metin hizalamasını, satır aralığını, sayfalandırmayı ve diğer paragraf biçimlerini değiştirmek için kullanılan komuttur. Madde işaretleri ve Numaralandırma (Bullets and Numbering): Seçilen paragraflarla madde işaretleri ve numaralar ekleyen ya da varolanların biçimlerini değiştiren komuttur. Madde işaretleri ve numaralandırma aynı zamanda A, B, C,… şeklinde ya da Romen rakamıyla I, II, III,… şeklinde sıralama yapılabilir. Diğer yandan bazı durumlarda numara ya da harf kullanmadan “kutu, ok” gibi işaretleri kullanmak isteriz. Aynı komut bize bu olanağı tanır. İstediğimiz işareti seçip kullanabiliriz.

Yardım Menüsü Yardım, yazılımın işlevlerine ya da yazılımı kullanarak yapmak istediğimiz bir özelliğe ilişkin konularda yardım almak için kullanılan komutların yer aldığı menüdür. Yardım, genellikle yazılımların içine yerleştirmiş özel bir programdır. İstenildiğinde bu program yazılımların içinde ayrı bir pencere içinde açılır.

Araç Çubukları Bir Araç Çubuğu (Toolbar) çeşitli işlevleri gerçekleştiren düğmelerle dolu kutucuktur. Araç çubukları ekranın en altında bulunan çubuğa farenin sağ tuşuna tıklayıp, araç çubuklarını seçerek istenilen araç çubuklarını eklenip, ekrandan kaldırılabilir.

Kısayollar Farenin sağ tuşuna tıklandığında görülen menü ve işlevlerine fare kısayolları denilmektedir.

Kısayollar Klavyeden yapılan işlemler arasında yaygın olarak kullanılanları şunlardır:

Seçme İşlemi Değiştirmek istediğimiz karakterleri önce seçmeliyiz. Seçme işlemi fare ve klavye aracılığıyla olabilir. Klavyeyi hızlı ve çabuk kullanamayan kişiler genellikle seçim işini fare ile yürütür. Shift + yön tuşları ile seçim yapılacağı gibi, Shift + Ctrl + Home ile metin bulunulan yerden başka kadar, Shift + Ctrl + End ile metin bulunan yerden sona kadar seçilir.

Özel Görünümlü Yazı (Word Art) Özel Görünümlü Yazı (Word Art) süslü yazılar yazmak için kullanılır. Herhangi bir yazılıma farklı renk ve boyut gibi özelliklere sahip metinler eklemek için WordArt adı verilen bir yan uygulama programından yararlanılır. Örneğin, işyerimizde çalışma alanlarına konulacak uyarı yazıları veya kurumiçi veya dışına gönderilecek davetiyeler için özel görünümlü yazılar kullanabiliriz.

Hazır Küçük Resim (Clipart) Hazır Küçük Resim (Clipart) hazırlanan her belgeye küçük resim eklemek için kullanılır. Yazılımların içinde çeşitli resimler ayrılmıştır. Üstelik bu resimler binalar, bitkiler vb. gruplara ayrılmıştır. Kullanıcı böylece hazırladığı belgeye kolayca istediği resmi ekleyebilir. Bazı yazılımların istenilen nitelikte resmi internetten arama özelliği de vardır.