TEFBİS OKUL AİLE BİRİLĞİ MODÜLÜ KULLANICI EĞİTİMİ

Okul Aile Birliği Modülü Ana Sayfa 1 2 3 5 “Okul Aile Birliği Modülü” TEFBİS Sisteminde, Okulunuzun Okul Aile Birliğinin gelir ve gider kayıtlarını gerçekleştireceğiniz modüldür. Okul Aile Birliği Modülünün ana sayfasında 6 (altı) önemli alan bulunmaktadır. Alan 1 : TEFBİS Sistemi dahilindeki yetkili olduğunuz modüllere erişimi sağlayan menü öğesidir. İlgili menü öğesinde kullanıcınızın o anda yetkili olduğu diğer modüller görünmektedir. Menü öğesindeki “Okul Aile Birliği Modülü” linklerine bastığınızda Okul Aile Birliği Modülünün ana sayfası aynı pencere içinde açılır. 6 4

Okullar Modülü Ana Sayfa Alan 2 : TEFBİS Sisteminde tanımlı olan kullanıcı bilgileriniz gösterilmektedir. Bu alan içerisinde gösterilen alanlar; 1. Tarih : İçinde bulunulan tarih ve saat bilgisi gösterilmektedir. 2. Kullanıcı Adı : Kullanıcının Ad – Soyad bilgisi gösterilmektedir. 3. Kurum Adı : İlgili modülün kullanımına yetkili olduğunuz kurum bilgisi gösterilmektedir. Alan 3 : Kullanmakta olduğunuz modülün ismi, sunucu adı ve sistemdeki kullanıcı sayısı görünmektedir. Alan 4 : TEFBİS Sistemi dahilinde o anda kullanmakta olduğunuz modülün genel durum bilgilerini görebildiğiniz alandır. Genel Bilgiler alanında o anda kullanmakta olduğunuz modülün ilgili kurumdaki Gelir - Gider Toplam Bilgileri, Haberler/Duyurular ve yapılan son üç işleme ait genel bilgiler görülmektedir. 1. Genel Toplam : Kullanmakta olduğunuz modülün sene başından, bulunduğunuz gün tarihine kadar olan toplam gelir ve gider miktarı bilgileri ile gelir ve gider toplamları arasındaki farkı göstermektedir. 2. Aylık Toplam : Kullanmakta olduğunuz modülün içinde bulunulan ay içerisindeki gelir ve gider toplamları ile gelir ve gider toplamları arasındaki farkı gösterilmektedir. Bu bölüm sayesinde ilgili modülün mali yıl içerisindeki ve aylık durumu ile modülde gerçekleştirilen son işlemler hakkında genel fikir edinebilirsiniz. Not : Gelir – Gider toplam bilgileri gece güncellendiği için güncel toplamları bir sonra ki gün görebilirsiniz. Alan 5 : Araç Çubuğu Modül içerisindeki işlemlerinizde kullanabileceğiniz kaydetme, listeleme, yazdırma, Excel (.xls) ve Adobe Acrobat (.pdf) formatlarında veri aktarma seçenekleri ile yardım alma, hata bildirme ve sistemden çıkma işlemlerini gerçekleştirebileceğiniz düğmeler bu alanda bulunmaktadır. Alan 6 : Kullanmakta olduğunuz modülün akordion menüsü görünmektedir.

Okul Aile Birliği Modülü Ana Sayfa Sistem dahilindeki yetkili olabileceğiniz tüm modüllerde sol tarafta oluşacak menü içeriğinde bulunan başlıklar “Menü Seçimi‟de göründüğü gibi olacaktır. Tüm modüllerde olan ortak başlıklar sırasıyla; “Ana sayfa”, “Gelir İşlemleri”, “Gider İşlemleri”, “Düzenleme”, “Listeleme”, “Raporlama”, “Ayarlar”, “Fihrist”, “Çıkış” öğelerinden oluşmaktadır. “Okul Aile Birliği Modülü”de bu başlıklara ek olarak “Tahmini Bütçe” ve “Devreden” ana menü başlığı olacaktır.

Okul Aile Birliği Modülü Gelir / Gider İşlemleri Okul Aile Birliği Modülünde bulunan “Gelir İşlemleri” ; - Bağış / Yardımlar, - İşletilebilir Alan Gelirleri, - Kira Geliri, - Etkinlik Organizasyon Gelirleri, - Faiz Gelirleri ve Aktarım Gelirleri Diğer Gelirlerden oluşmaktadır.

Okul Aile Birliği Modülü Gelir / Gider İşlemleri TEFBİS Sistemi dahilinde bulunan kayıt işlemleri “Gelir” ve “Gider” olarak 2 (iki) ana tipten oluşmaktadır. Gelir ve gider kayıtları da kendi içinde “Ayni” ve “Nakdi” olarak ikiye ayrılmaktadır. Sistemindeki gelir-gider kayıt işlemleri bu alt ayrımına göre 4 (dört) temel ekrandan oluşmaktadır. Bunlar; Ayni Gelir İşlemleri Nakdi Gelir İşlemleri Ayni Gider İşlemleri Nakdi Gider İşlemleri olarak sıralanmaktadır. Örnek Menü Seçimi

Okul Aile Birliği Modülü Ayni Gelir İşlemleri Örnek : Ana ekran görüntüsünden, gelir işlemleri kısmı işaretlendikten sonra Bağışlar/Yardımlar seçimi yapılır ve Okula Yapılan Bağışlar (Ayni) kategorisi işaretlenir. Modülde Ayni Gelir işlemi seçmeniz durumunda karşınıza gelecek olan ekran “Ayni Gelir İşlemi” kısmında görüldüğü gibi olacaktır.

Okul Aile Birliği Modülü Ayni Gelir İşlemleri 1 Alan 1 : İşlem Genel Bilgileri alanında menüden seçmiş olduğunuz işlemin adı görüntülenir. Alan 2 : Gelir Bilgileri alanında “Kaynak Tipi” (Ödeyen tipi ile ödenen tipi bilgileri) ve “Açıklama” kısımlarından oluşmaktadır. Kaynak Tipi Seçimi : Gelir işlemlerinde elde edilen gelirin kimden elde edildiğinin belirleneceği kısımdır. 2 4 3 5

Okul Aile Birliği Modülü Ayni Gelir İşlemleri Kaynak tipi başlığının solundaki açılır kutuya bastığınızda işleminize ait kaynak tipini belirleyeceğiniz kategori listesi gelecektir. Kaynak tipi sınıflandırmasında 7 (yedi) temel sınıflandırma hazırlanmıştır. Açılır kutuda karşınıza gelen gruplar detaylı sınıflandırma listesidir. Bu alt sınıflandırmanın yapısı aşağıdaki şekildedir; Veli / Vatandaş - Veliler - Öğrenciler - Personel/Öğretmen - Hayırseverler Diğer Gerçek kişiler Yerel Yönetim Birimleri - İl Belediyeleri - İlçe Belediyeleri - Muhtarlıklar - Diğer Yönetim Birimleri Kamu Kurum ve Kuruluşları - Bakanlıklar - Genel Müdürlükler - Başkanlıklar Daire Başkanlıkları Sivil Toplum Örgütleri - Dernekler - Vakıflar - Birlikler - Meslek Odaları - Sendikalar - Borsalar Özel Kurum ve Kuruluşlar Özerk Kurum ve Kuruluşlar - Özel İdareler - Üst Kurullar Özerk Kurumlar Uluslararası Kurum ve Kuruluşları - Uluslar arası Organizasyonlar - Uluslararası Özerk Kuruluşlar - Uluslararası Özel Kurum ve Kuruluşlar - Yurtdışı Kamu Kurum ve Kuruluşları - Yurtdışı Yerel Yönetim Birimleri - Yurtdışı Özerk Kurum ve Kuruluşlar

Okul Aile Birliği Modülü Ayni Gelir İşlemleri Alan 3 : Toplam Tutar : Detay bilgi girişi yapmış olduğunuz satırların “Satır Toplamı” alanlarının toplamı sistem tarafından otomatik olarak bu alana yansır. Alan 4 : Evrak bilgileri kısmı “Evrak No”, “Evrak Tarihi” ve “Faaliyet Kodu” kısımlarından oluşmaktadır. “Evrak No”, “Evrak Tarihi” ve “Faaliyet Kodu” bilgileri girişi vardır. Alan 5 : “Evrak Detay Bilgileri” alanında sol üst kısımda bulunan “Detay Kayıt Ekle” linkine basarsanız alt kısımdaki bilgi giriş kısımları aktif hale gelecektir. Bilgi giriş kısmında 8 (sekiz) öğe bulunmaktadır. Evrak Detay Bilgileri 1. Modülünüze girip menüden seçmiş olduğunuz “Okula Yapılan Bağış (Ayni)” işleminin kayıt detayını seçerek girmeniz için hazırlanmış kısımdır. 2. Seçmiş olduğunuz detay işlem bilgisinde yani işlem türü sınıflandırmasında elde ettiğiniz gelirin miktar bilgisinin bilgi girişini yaptığınız kısımdır. 8 1 2 3 4 5 6 7 3. Detay bilgisini girdiğiniz işleminizin “Ayni” bir işlem olması sebebiyle ilgili ölçü birimi bilgisini seçeceğiniz açılır kutudur. Açılır kutuya bastığınızda karşınıza “Kg.”(Kilogram), “mt”(Metre), “lt.”(Litre), “m²”(Metrekare), “m³”(Metreküp), “Adet”, “Ton”, “Takım” seçenekleri gelmektedir.

Okul Aile Birliği Modülü Ayni Gelir İşlemleri 4. Seçmiş olduğunuz işlem türü sınıflandırmasında seçtiğiniz kalemin birim fiyat bilgisini gireceğiniz kısımdır. 5. Satır toplamı bilgisi girdiğiniz “Miktar” ve “Birim Fiyat” değerlerinin birbirleriyle çarpılarak elde edilen sonucunun gösterildiği alandır. 6. Detay bilgisini girdiğiniz işlem türünün detay satırıyla ilgili eklemek istediğiniz açıklamaları girebileceğiniz kısımdır. 7. Bilgilerini girdiğiniz detay satırını kaydetmenize veya iptal etmenize yarayan düğmelerden oluşan kısımdır. (Kaydet) düğmesine bastığınızda detay bilgileriniz kaydedilecek, (İptal) düğmesine bastığınızda detay kayıt ekleme işleminiz iptal edilecektir. 8. “Detay Kayıt Ekle” linkini kullanarak işleminize detay bilgisi eklemeye devam edebilirsiniz. “Detay Kayıt Ekle” linkine tekrar bastığınızda var olan detay satırlarınızın altına yeni bir “Detay Bilgi Girişi Satırı” açılır. Yukarıda belirtilen 7 adımı takip ederek detay eklemeye devam edebilirsiniz. Bilgilerini girdiğiniz detay satırını kaydettiğiniz takdirde karşınıza “İşlem Bilgileri Kaydı” gelecektir.

Okul Aile Birliği Modülü Ayni Gelir İşlemleri Gelir Bilgileri, Evrak Bilgileri ve Detay Bilgileri‟ni girdiğiniz gelir işleminizi sisteme kaydetmek için “Kaydet” butonuna basmayı unutmayınız!

Okul Aile Birliği Modülü Ayni Gelir İşlemleri “Kaydet” butonuna bastığınızda karşınıza, işlem kaydınıza ait oluşturulan formu imzalayan seçimi ekranı gelecektir. “İmzalayan Adı” kısmından, daha önce Okul Bilgileri kısmında sisteme kayıt ettiğiniz imza yetkilisi seçiminizi yapabilirsiniz. “Tamam”a bastığınızda, işlem kayıt çıktısı ekranından “Formu yazdır” kısmına basarak çıktınızı alabilecek, “İptal” e bastığınızda yazdırma işleminiz iptal edilecektir. Kayıt Çıktısı

Okul Aile Birliği Modülü Nakdi Gelir İşlemleri Örnek : Ana ekran görüntüsünden, gelir işlemleri kısmı işaretlendikten sonra Bağışlar/Yardımlar seçimi yapılır ve Okula Yapılan Bağışlar (Nakdi) kategorisi işaretlenir. Modülde Nakdi Gelir işlemi seçmeniz durumunda karşınıza gelecek olan ekran “Nakdi Gelir İşlemi” kısmında görüldüğü gibi olacaktır. “Ayni Gelir İşlemleri “ ile “Nakdi Gelir İşlemleri” ekranlarında tek fark “Evrak Detay Bilgileri” alanıdır.

Okul Aile Birliği Modülü Nakdi Gelir İşlemleri 6 1 2 4 5 3 1. İşlem Türü : Modülünüze girip menüden seçmiş olduğunuz “Okula Yapılan Bağış (Nakdi)” işleminin kayıt detayını seçerek girmeniz için hazırlanmış kısımdır. 2. Tutar : Seçmiş olduğunuz işlem türü sınıflandırmasında bağış tutarını gireceğiniz kısımdır. 3. Satır Toplamı: bilgisini girdiğiniz “Tutar” değerlerinden elde edilen sonucun gösterildiği alandır. 4. Detay Açıklaması : Detay bilgisini girdiğiniz işlem türünün detay satırıyla ilgili eklemek istediğiniz açıklamaları girebileceğiniz kısımdır. 5. Bilgilerini girdiğiniz detay satırını kaydetmenize veya iptal etmenize yarayan düğmelerden oluşan kısımdır. 6. “Detay Kayıt” Ekle linkini kullanarak işleminize detay bilgisi eklemeye devam edebilirsiniz. “Detay Kayıt Ekle ” linkine tekrar bastığınızda var olan detay satırlarınızın altına yeni bir “Detay Bilgi Girişi Satırı” aktif hale gelir. Yukarıda belirtilen 5 adımı takip ederek detay eklemeye devam edebilirsiniz.

Okul Aile Birliği Modülü Hızlı Bağış İşlemleri Ana ekran görüntüsünden, “Gelir İşlemleri” kısmı işaretlendikten sonra Bağışlar/Yardımlar seçimi yapılır ve Hızlı Bağış İşlemleri kategorisi işaretlenir. Modülde Hızlı Bağış İşlemleri seçtiğinizde ‘İşlem Genel Bilgileri’ ekranı karşınıza gelir. Bu ekranda 2 (iki) alan bulunmaktadır.

Okul Aile Birliği Modülü Hızlı Bağış İşlemleri 1 2 Alan 1 : Bu alanda Gelir Kaynağı Bilgileri girişi yapabileceğiniz, “Ödeyen Kişi ” bölümü bulunmaktadır. “Kişi/Kurum Ekle” butonuna bastığınızda “Kişi Seçimi” penceresi karşınıza gelecektir. Alan 2 : Bu alanda bulunan Ödeme Miktarı; yapılan bağış miktarını yazabileceğiniz, Faaliyet Kodu; faaliyet kodu bilgisini girebileceğiniz bölümdür. Gelir Bilgileri ve Evrak Bilgilerini girdiğiniz gelir işleminizi sisteme kaydetmek için “Kaydet” butonuna basmayı unutmayınız! “Kaydet” butonuna bastığınızda karşınıza, işlem kaydınıza ait oluşturulan formu imzalayan seçimi ekranı gelecektir. İmzalayan seçiminizi yaptıktan sonra yine “Tamam”a bastığınızda form ekranı karşınıza gelir. Bu ekranda “Formu Yazdır” linkine basarak formunuzu yazdırabilirsiniz.

Okul Aile Birliği Modülü Gider İşlemleri 3. Ayni Gider İşlemleri Okul Aile Birliği Modülünün ana ekran görüntüsünde sol menüde, “Gider İşlemleri” kısmını seçmeniz durumunda karşınıza gelecek olan ekran görüldüğü gibi olacaktır. Sol menüde “Gider İşlemleri” listesinde; - Personel Gider ve Ödemeleri, - Kırtasiye ve Büro Malzemesi Alımları, - Enerji Alımı, - Dayanıklı Tüketim Malzemeleri ve Demirbaş Alımları - Yiyecek ve İçecek Alımları, Mal ve Malzeme Alımları, Hizmet Alımları Genel Giderler Bakım Onarım Giderleri Öğrenci, Hane Halkı ve Diğer Yardımlar Kurumlara Yapılan Aktarım ve Ödemeler Uluslar arası Fon Giderleri harcama kalemleri ve her birinin altında alt kırılımlarına ulaşılacaktır. Sisteme veri girişini yapacağınız gider kayıtlarınız Analatik Bütçe Kodlamasına göre dördüncü düzey harcama kaydı olarak gerçekleştirilecektir.

Okul Aile Birliği Modülü Ayni Gider İşlemleri Örnek : Ana ekran görüntüsünden, Sol menüden “Gider İşlemleri” kısmı işaretlendikten sonra “Kırtasiye ve Büro Malzemeleri Alımı” seçimi yapılır ve “Yayın ve Basım Giderleri” kategorisi işaretlenir. Alan 1 : Gider Bilgileri alanında “Kaynak Tipi” (Ödeyen tipi ile ödenen tipi bilgileri ve “Açıklama” kısımlarından oluşmaktadır. Kaynak Tipi Seçimi : Gider işlemlerinde alım/hizmet karşılığı yapılan ödemenin kime yapıldığının belirleneceği kısımdır. 2 1 3

Okul Aile Birliği Modülü Ayni Gider İşlemleri 1 2 3 Ödenen Tipi solundaki açılır kutuya bastığınızda işleminize ait kaynak tipini belirleyeceğiniz kategori listesi gelecektir. Kaynak tipinizi seçtikten sonra “Kişi/Kurum Ekle” butonuna bastığınızda, seçmiş olduğunuz (Özel Kurum ve Kuruluşlar) kaynak tipi kategorisinde, daha önce “Fihrist” bölümünden bilgi girişlerini gerçekleştirmiş olduğunuz Kurum ve Kuruluşa ait “Vergi No” ve “Şirket Adı” ile arama veya daha önce bilgi girişi yapılmamış ise “Yeni Ekle” seçeneklerinin sunulacağı ekran gelecektir.

Okul Aile Birliği Modülü Ayni Gider İşlemleri Açıklama : bölümüne ise gerek görülen açıklama bilgisi yazılabilinir. “Yeni Ekle” butonuna bastığınızda; seçmiş olduğunuz kategoriye göre (Özel Kurum ve Kuruluşlar) kurum bilgi giriş sayfası görüntülenecektir. İlgili kurum/kuruluşun bilgi kaydı tamamlandıktan sonra Kişi/Kurum Ekle butonu ile ilgili kurum “Ödenen” bölümüne atanmış olur.

Okul Aile Birliği Modülü Ayni Gider İşlemleri Alan 2 : Evrak bilgileri kısmı “Evrak No”, “Evrak Tarihi” ve “Faaliyet Kodu” kısımlarından oluşmaktadır. Bu alan bilgileri girişinde dikkat edilecek 4 kısım vardır. Evrak No : Kurumunuzda gider işlemleri karşılığında hazırladığınız evrakların veya gider kayıt defterlerinizde tuttuğunuz evrak numaralarını kaydedebileceğiniz alandır. Bu kısma alfa-nümerik değerler girebilirsiniz. (Örn. ABC-20/7-A) Eğer kurumunuzda gider işlemleri için evrak düzenlenmiyorsa veya defter tutulmuyorsa ya da herhangi bir kayıt numarası işlemi yapılmıyorsa, TEFBİS sistemi üzerinden kendi belirleyeceğiniz bir numaralandırma sistemi evrak numarası girdisi yapabilirsiniz. Evrak Tarihi : Kurumunuzda gider işlemleri karşılığında hazırladığınız evrakların veya gider kayıt defterlerinizde tuttuğunuz evrak kayıt tarihlerini kaydedebileceğiniz alandır. Tarih Seçme : “Evrak Tarihi” kısmının sağında bulunan düğmesine bastığınızda “Takvim” alanı açılacaktır. Açılan takvimde o günün tarihi turuncu renkte vurgulanmış olarak gelecektir. Seçmek istediğiniz tarih için ay değişikliği yapmak isterseniz takvim öğesinin sağ ve sol üst köşelerinde bulunan ok işaretlerine basarak ileri ya da geri gidebilirsiniz. Faaliyet Kodu : Stratejik planda belirttiğiniz faaliyetlerin kodunu kaydedebileceğiniz alandır.

Okul Aile Birliği Modülü Ayni Gider İşlemleri 10 9 1 2 3 4 5 6 7 8 Alan 3 : “Evrak Detay Bilgileri” alanında sol üst kısımda bulunan “ Detay Kayıt Ekle” linkine basarsanız alt kısımdaki bilgi giriş kısımları aktif hale gelecektir. Bilgi giriş kısmında 10 (on) öğe bulunmaktadır. 1. İşlem Türü : Modülünüze girip menüden seçmiş olduğunuz ilgili gider işleminin kayıt detaylarını seçerek girmeniz için hazırlanmış kısımdır. Bu kısım her işlem türüne göre değişmektedir. 2. Miktar : Seçmiş olduğunuz detay işlem bilgisinde yani işlem türü sınıflandırmasında yapmış olduğunuz ayni giderin miktar bilgisinin bilgi girişini yaptığınız kısımdır. 3. Birim : Detay bilgisini girdiğiniz işleminizin ilgili ölçü birimi bilgisini seçeceğiniz açılır kutudur. Açılır kutuya bastığınızda karşınıza “Kg.”(Kilogram), “mt”(Metre), “lt.”(Litre), “m²”(Metrekare), “m³”(Metreküp), “Adet”, “Ton”, “Takım” seçenekleri gelmektedir.

Okul Aile Birliği Modülü Ayni Gider İşlemleri Birim Fiyat : Seçmiş olduğunuz işlem türü sınıflandırmasında seçtiğiniz kalemin birim fiyat bilgisini gireceğiniz kısımdır. KDV Oranı (%): Seçmiş olduğunuz işlem türü sınıflandırmasında seçtiğiniz kalemin birim fiyatına uygulanan KDV oranını gireceğiniz kısımdır. Satır Toplamı : Satır toplamı bilgisi girdiğiniz “Miktar” ve “Birim Fiyat” değerlerinin birbirleriyle çarpılarak elde edilen sonucunun gösterildiği alandır. 7. Detay Açıklaması : Detay bilgisini girdiğiniz işlem türünün detay satırıyla ilgili eklemek istediğiniz açıklamaları girebileceğiniz kısımdır. 8. Kaydet ve İptal : Bilgilerini girdiğiniz detay satırını kaydetmenize veya iptal etmenize yarayan düğmelerden oluşan kısımdır. “ ” (Kaydet) butonuna bastığınızda detay bilgileriniz kaydedilecek, “ ” (İptal) butonuna bastığınızda detay kayıt ekleme işleminiz iptal edilecektir. Bilgilerini girdiğiniz detay satırını kaydetmeyi onayladığınızda bilgi giriş kısmı girdiğiniz bilgileri gösterir şekilde pasif hale gider. Detay Kayıt Ekle : “ ” (Detay Kayıt Ekle) linkini kullanarak işleminize detay bilgisi eklemeye devam edebilirsiniz. “Detay Kayıt Ekle” linkine tekrar bastığınızda var olan detay satırlarınızın altına yeni bir “Detay Bilgi Girişi Satırı” aktif hale gider. 10. Toplam Tutar : Detay bilgi girişi yapmış olduğunuz satırların “Satır Toplamı” alanlarının toplamı sistem tarafından otomatik olarak bu alana yansır. Detay kaydı ekledikçe, düzenledikçe ve/veya sildikçe toplam tutar alanı güncellenir.

Okul Aile Birliği Modülü Ayni Gider İşlemleri “ “ Gider Bilgileri, Evrak Bilgileri ve Detay bilgileri‟ni girdiğiniz gider işleminizi sisteme kaydetmek için “Kaydet” butonuna basmayı unutmayınız! “Kaydet” butonuna bastığınızda karşınıza, işlem kaydınıza ait oluşturulan formu imzalayan seçimi ekranı gelecektir. “İmzalayan Adı” kısmından, , daha önce Okul Bilgileri kısmında sisteme kayıt ettiğiniz imza yetkilisi seçiminizi yapabilirsiniz. “Tamam”a bastığınızda, işlem kayıt çıktısı ekranından “Formu yazdır” kısmına basarak çıktınızı alabilecek, “iptal”e bastığınızda yazdırma işleminiz iptal edilecektir.

Okul Aile Birliği Modülü Nakdi Gider İşlemleri Örnek : Ana ekran görüntüsünden, gider işlemleri kısmı işaretlendikten sonra “Personel Gider ve Ödemeleri” seçimi yapılır ve Personel Giderleri kategorisi işaretlenir. Modülde Personel Giderleri işlemi seçmeniz durumunda karşınıza gelecek olan ekran “Personel Giderleri Kaydı” kısmında görüldüğü gibi olacaktır. “Ayni Gider İşlemleri “ ile “Nakdi Gider İşlemleri” ekranlarında tek fark “Evrak Detay Bilgileri” alanıdır.

Okul Aile Birliği Modülü Nakdi Gider İşlemleri 7 3 4 1 2 5 6 1. Modülünüze girip menüden seçmiş olduğunuz “Personel Giderleri ve Ödemeleri” işleminin kayıt detayını seçerek girmeniz için hazırlanmış kısımdır. 2. Seçmiş olduğunuz işlem türü sınıflandırmasında ödeme tutarı gireceğiniz kısımdır. 3. Seçmiş olduğunuz işlem türü sınıflandırmasında seçtiğiniz kalemin birim fiyatına uygulanan KDV oranını gireceğiniz kısımdır. 4. Satır toplamı bilgisi girdiğiniz “Tutar” değerlerinden elde edilen sonucun gösterildiği alandır. 5. Detay bilgisini girdiğiniz işlem türünün detay satırıyla ilgili eklemek istediğiniz açıklamaları girebileceğiniz kısımdır. 6. Bilgilerini girdiğiniz detay satırını kaydetmenize veya iptal etmenize yarayan düğmelerden oluşan kısımdır. 7. “Detay Kayıt” Ekle linkini kullanarak işleminize detay bilgisi eklemeye devam edebilirsiniz. “Detay Kayıt Ekle ” linkine tekrar bastığınızda var olan detay satırlarınızın altına yeni bir “Detay Bilgi Girişi Satırı” aktif hale gelir. Yukarıda belirtilen 5 adımı takip ederek detay eklemeye devam edebilirsiniz.

Gelir – Gider Düzenleme Listesi 1 3 4 5 2 TEFBİS sistemi dahilinde düzenleme listeleri “Gelir” ve “Gider” olarak 2 (iki) ana tipten oluşmaktadır. Örnek : Gelir Düzenleme Listesi Kullanmakta olduğunuz modülün ana ekran görüntüsünden “Düzenleme” işlemi seçilir ve “Gelir Düzenleme Listesi” kategorisi işaretlenir. Modülün menüsünde gelir düzenleme listesi seçimi yapıldıktan sonra karşınıza gelecek olan ekran yukarıda görüldüğü gibi olacaktır. Gelir düzenleme listesi ekranında bulunan listenin sütunları “Kullanıcı Adı”, “Ödeyen”, “İşlem Tipi”, “Ödeme Miktarı (TL)” , “Ödeme Tarihi” , “Evrak No” ve “Kayıt Tarihi” olarak adlandırılmıştır. “Kullanıcı Adı” sütununda; kaydı yapan sistem kullanıcısının adı ve soyadı, “Ödeyen” sütununda; gelirin elde edildiği kaynağın adı, “İşlem Tipi” sütununda; gelir işleminin türü gösterilmektedir.

Gelir – Gider Düzenleme Listesi 1 Alan 1 : Listeleme yaptıktan sonra çıkan bilgileri kendi içinde gruplamak isterseniz; sütun başlıklarını yukarıda "Sütun başlıklarını bu bölüme taşıyarak gruplama yapabilirisiniz." yazan banta sürükleyerek gruplayabilirsiniz. 2 Alan 2 : Bu alanda bulunan ok işaretine basarak işlem türüne ait detaylı bilgileri görebileceğiniz “İşlem Tipi Bilgileri” satırları açılır.

Gelir – Gider Düzenleme Listesi 3 Açılan satırlarda; “İşlem Tanım” işlem türünü, “Miktar” işlem türünün adedini, “Birim” işlem türünün birimini, “Birim Fiyat (TL)” toplam gelir miktarının kesintisiz tutarını, “Satır Toplam” her bir gelir işleminin miktarını, “Açıklama” gelir işlemi ile ilgili kayıt esnasında eklenen bilgileri belirtir. İşlem türüne ait detaylı bilgilerin bulunduğu satırları kapatmak isterseniz aynı yerde bulunan ok işaretine tekrar basmanız yeterli olacaktır. Alan 3: Bu alanda aynı satırda bulunan gelir işlemini Sil butonuna basarak silebilirsiniz. Sil butonuna basmanız durumunda onay ekranı karşınıza gelecektir. Onayladığınızda silme işleminiz gerçekleşecek, , “Vazgeç” butonuna bastığınızda silme işleminiz iptal edilip gider düzenleme listesi ekranına geri dönülecektir. (Silme Butonu 5 gün süre ile aktif halde kalacak, süre aşımında buton pasif hale gelecektir.)

Gelir – Gider Düzenleme Listesi 4 Alan 4: Bu alanda aynı satırda bulunan gelir işlemine ait bilgileri Düzenleme butonuna basarak ilgili kayıtta düzenleme yapabilirsiniz. “Düzenleme” butonuna bastığınızda karşınıza ilgili kaydın “İşlem Genel Bilgileri” sayfası gelir, bu alanda istenilen düzenleme yapılarak kaydedilebilinir. Ancak; sistem, kaydı yapılan gelir işleminde 5 (beş) gün süre ile düzenleme yapabilmenize izin verir. Bu sürenin aşımında ise “Düzenleme” butonuna bastığınızda karşınıza gelecek olan ekran “Düzenleme Talebi” ekranı olacaktır.

Gelir – Gider Düzenleme Listesi Bu ekrandan “Formu Yazdır” butonuna bastığınızda düzenleme talep formunuz yazdırılacaktır. Çıktısı alınan bu form ile birlikte, İl/İlçe Milli Eğitim Müdürlüğü‟ne düzeltme başvurunuzu yapabilirsiniz. İl/İlçe Milli Eğitim Müdürlüğünce değerlendirmeye alınan düzeltme işlemi 400 (dörtyüz) gün süresi içinde gerçekleştirilecektir. Müdürlükçe ilgili düzeltmeye ait “Düzeltme Formu” verilecektir. Bir işlem kaydının 5 günlük düzeltme süresi geçirildiğinde, İl /İlçe MEM tarafından düzeltilmesi için toplamda 400 (dörtyüz) gün süre tanınmıştır. Bu süre aşımından sonraki düzenlemeler için İl MEM tarafından Bakanlık Strateji Geliştirme Başkanlığına başvuru yapılmalıdır. “Düzeltme Talebi” ekranında düzenleme talebinize ait iletinizi yazarak “Devam” butonuna bastığınızda “Düzenleme Talep Formu” karşınıza gelecektir.

Gelir – Gider Düzenleme Listesi 5 Alan 5: Bu alanda bulunan Yazdır butonuna basarak satırda bulunan gelir işleminin bilgilerini yazdırabilirsiniz. Yazdır butonuna bastığınızda işlem kaydınıza ait oluşturulan formu imzalayan seçimi ekranı gelecektir. “İmzalayan Adı” kısmından, sisteme kayıtlı imza yetkilisi seçiminizi yapabilirsiniz. “Tamam” butonuna bastığınızda, işlem kayıt çıktısı ekranından “Formu yazdır” kısmına basarak çıktınızı alabilirsiniz.

Listeleme İşlemleri Listeleme TEFBİS sistemi dahilinde Gelir-Gider Listeleme işlemleri “Gelir Tüm Listesi” , “Gider Tüm Listesi” , “Aylık Gelir /Gider Listesi” , “Kaynak Tipine Göre Gelir – Gider Listesi” , “Tarih Aralığına Göre Gelir / Gider Listesi” , “İşlem Tipine Göre Gelir / Gider Listesi” , “Liste Alt Birim Toplam”, “OAB Gelir / Gider Listesi” , “DÖSE Gelir /Gider Listesi” , “Okul Öncesi Gelir / Gider Listesi”, “Faaliyet Koduna Göre Gelir Gider Listesi”, Anket Öğrenci Listesi”, “Okul Fatura Listesi” ve “Kesinleşmiş Bütçe Harcamaları Listesi” olarak sıralanmıştır. Örnek : Gider Tüm Listesi kullanmakta olduğunuz modülün ana ekran görüntüsünden “Listeleme” işlemi seçilir ve “Gelir Tüm Listesi” kategorisi işaretlenir. Modülün menüsünde Gelir Tüm Listesi seçimi yapıldıktan sonra karşınıza gelecek olan ekran kısmında görüldüğü gibi olacaktır. Listeleme işlemini gerçekleştirmek istediğiniz yılın seçimini “Yıllar” alanından yapabilirsiniz. Yıl seçiminizi yaptıktan sonra “ ” (Listele) düğmesine bastığınızda karşınıza “Tüm Gelir Listesi ” ekranı gelecektir.

Listeleme İşlemleri Bu ekranda bulunan ok işaretine bastığınızda gelir işlemin detaylı bilgilerini görebilirsiniz. İlgili kaydın satır sonunda yer alan “Yazdır” butonuna basarak “Gelir Kayıt Çıktısı”nı yazdırabilirsiniz. Görüntülenen listeyi, “ ” (Excel Aktar) düğmesine basarak Excel (.xls), “ ” (PDF Aktar) düğmesine basarak Adobe Acrobat (.pdf) biçiminde doküman olarak alabilirsiniz. Açılan onay penceresindeki seçiminize göre dokümanı bilgisayarınıza kaydedebilir veya açabilirsiniz.

Raporlama İşlemleri Raporlama TEFBİS sistemi dahilinde Gelir-Gider Raporlama işlemleri “Aylık Raporlar”, “Aylık Gelir Raporları”, “Aylık Gider Raporları”, “Tarih Aralığına Göre Raporlar”, “Tarih Aralığına Göre Gelir Raporları”, “Tarih Aralığına Göre Gider Raporları”, “Kaynak Tipine Göre Raporlar”, “Kaynak Tipine Göre Gider Raporlar”,“Kaynak Tipine Göre Gelir Raporları”, “İşlem Tipine Göre Raporlar”, “Okul Aile Birlikleri Gelir Gider Raporu”, “Döner Sermaye İşletmeleri Gelir / Gider Raporu”, “Pansiyon Bütçeli İşletmeler Gelir Gider Raporu”, “Okul Öncesi Birimleri Gelir Gider Raporu”, “Faaliyet Koduna Göre Gelir Gider Raporu”, “Okul Fatura Raporu” ve “ Kesinleşmiş Bütçe Harcamaları Raporu olarak sıralanmıştır.

Raporlama İşlemleri Örnek : Aylık Raporlar Kullanmakta olduğunuz modülün ana ekran görüntüsünden “Raporlama” işlemi seçilir ve “Aylık Raporlar” kategorisi işaretlenir. Modülün menüsünde Aylık Raporlar seçimi yapıldıktan sonra karşınıza gelecek olan ekran kısmında görüldüğü gibi olacaktır. Karşınıza gelen ekranda listeleme işlemini gerçekleştirmek istediğiniz “Ay” ve “Yıl” seçimlerini yapabilirsiniz. Seçiminizi yaptıktan sonra “ ” (Listele) düğmesine bastığınızda karşınıza belirttiğiniz yıl ve aydaki “Aylık Gelir – Gider Listesi” ekranı gelecektir.

Raporlama İşlemleri 1 2 3 Bu ekranda “Aylık Gelir – Gider Raporu” tablosu düzenlenmiş olarak gelecektir.

Raporlama İşlemleri Tablonun üst kısmındaki bantta bulunan “ ” (bu raporu dışa aktar) işaretine bastığınızda karşınıza gelecek olan ekran raporu farklı formatlarda kaydetmenize olanak sağlayacaktır.

Raporlama İşlemleri Tablonun üst kısmındaki bantta bulunan “ ” (yazdır) butonuna bastığınızda karşınıza gelecek olan ekran, raporu yazdırmanıza olanak sağlayacaktır.

Raporlama İşlemleri Ana Rapor görüntüsünde hemen sol bantta bulunan “Grup Ağacı” bölümünde yer alan gelir / gider kalemi gruplarından birini seçtiğinizde raporunuzda yer alan bu grup başlığının bulunduğu sayfaya manuel tarama yapmadan pratik bir yoldan ulaşabilirsiniz.

Tahmini BÜTÇE 1 2 3 Gelir Tahmini Bütçe Okul Aile Birliği Modülü ana ekran görüntüsünde sol menüden, Tahmini Bütçe seçimi yapılır ve Gelir Tahmini Bütçe kategorisi işaretlenir. Okul Aile Birliği Modülünde Gelir Tahmini Bütçe seçtiğinizde “Gelir – Gider İşlemleri Tahmini Bütçe” bütçe tanımları ekranı karşınıza gelir. Bu ekranda 3 (üç) alan bulunmaktadır. Alan 1 : Bu alanda tahminlerini yapacağınız kategoriler bulunmaktadır. Alan 2 : Bu alan satırlarında, işlem tanımlarına göre tahmini miktarlarınızı yazabileceğiniz alandır. Alan 3 : Bütçe Toplam Miktarı’nı bu alanda görebilirsiniz. “Kaydet” butonuna bastığınızda girdiğiniz bilgiler kaydedilecektir. 1 2 3

Tahmini Bütçe Gider Tahmini Bütçe Okul Aile Birliği Modülü ana ekran görüntüsünden, Tahmini Bütçe seçimi yapılır ve Gider Tahmini Bütçe kategorisi işaretlenir. Modülde Gider Tahmini Bütçe “Gelir – Gider İşlemleri Tahmini Bütçe” bütçe tanımları ekranı karşınıza gelir. Bu ekranda tahminlerinizi yapacağınız kategoriler ile tahmini miktarlarınızı yazabileceğiniz ve Bütçe Toplam Miktarı‟nı görebileceğiniz satırlar bulunmaktadır. “Kaydet” butonuna bastığınızda girdiğiniz bilgiler kaydedilecektir. Tahmini bütçe kayıt işlemleri Bakanlığın belirleyeceği ve ilan edeceği tarihler arasında yapılmaktadır. Bu tarihler dışında “Kaydet” düğmesi pasif halde bulunmakta ve kayıt tamamlanmamaktadır.

Okul Aile Birliği Modülü “Okul Aile Birliği Modülü”nde “Ayarlar” menüsü size sadece kendi kullanıcınızın “Kullanıcı Şifre Değiştirme” yetkisi verecektir.

Okul Aile Birliği Modülü Kullanmakta olduğunuz modülün ana ekran görüntüsünden “Ayarlar” işlemi seçilir ve “Kullanıcı Şifre Değiştirme” kategorisi işaretlenir. Modülün menüsünde Kullanıcı Şifre Değiştirme seçimi yapıldıktan sonra karşınıza gelecek olan Bu ekranda “Eski Şifre” (sisteme giriş yapmak için hale hazırda kullandığınız şifre) , “Yeni Şifre” (bu işlemden sonra sistem girişinde geçerli olmasını istediğiniz şifre) ve “Yeni Şifre Tekrar” (geçerli olmasını istediğiniz şifreyi tekrar yazdığınız kısım) bilgilerini girdikten sonra “Tamam” butonuna bastığınızda Şifre Değiştirme işleminiz tamamlanmış olacaktır. Artık sisteme yeni şifrenizle giriş yapabilirsiniz.

Fihrist 1 2 3 4 5 Kullanmakta olduğunuz modülün ana ekran görüntüsünden “Fihrist” işlemi seçilir ve “Kişiler” kategorisi işaretlenir. Modülün menüsünde Kişiler seçimi yapıldıktan sonra karşınıza gelecek olan ekran “Kişi Listesi” kısmında görüldüğü gibi olacaktır. Kişi Listesi bu ekranda listeleme işlemi için 5 (beş) alan bulunmaktadır.

Kişiler 1. Bu alanda “Diğer Gerçek Kişiler” düğmesine tıkladığınızda karşınıza “Diğer Gerçek Kişiler Listesi” gelecektir. “Yeni Ekle” butonuna bastığınızda listenize yeni kaynak tipi ekleyebilirsiniz. “Düzenleme” butonuna bastığınızda listenizde varolan kişi bilgilerini güncelleyebilirsiniz. “Sil” butonuna basarak tanımlı kişi bilgilerini silebilirsiniz. Sil düğmesine basmanız durumunda onay ekranı karşınıza gelecektir. “Tamam” butonuna bastığınızda silme işleminiz gerçekleşecek, “Vazgeç” butonuna bastığınızda silme işleminiz iptal edilip gelir düzenleme listesi ekranına geri dönülecektir.

Şirketler Kullanmakta olduğunuz modülün ana ekran görüntüsünden “Fihrist” işlemi seçilir ve “Şirketler” kategorisi işaretlenir. Modülün menüsünde Şirketler seçimi yapıldıktan sonra karşınıza gelecek olan ekran “Cari Listesi” kısmında görüldüğü gibi olacaktır.

Bu alanda yapabileceğiniz 3(üç) işlem bulunmaktadır. 1. Düzenleme : “Düzenleme” butonuna bastığınızda listenizde varolan cari bilgilerini güncelleyebilirsiniz. 2. Sil : Bu işlemde “Sil” butonuna basarak cari bilgileri silebilirsiniz. 3. Yeni Ekle : “Yeni Ekle” butonuna bastığınızda listenize yeni kaynak tipi ekleyebilirsiniz.

“Yeni Ekle” düğmesine bastığınızda listenize yeni kaynak tipi “Yeni Ödeyen Cari Bilgileri” ekranında gerekli olan bilgilerin girişi yapıldıktan sonra “Tamam” butonuna basıldığında yeni kaynak tipiniz listenize eklenmiş olur. “İptal” butonuna bastığınızda ise söz konusu bilgileri kaydetmemiş olursunuz.

Kamu Kurumları Kullanmakta olduğunuz modülün ana ekran görüntüsünden “Fihrist” işlemi seçilir ve “Kamu Kurumları” kategorisi işaretlenir. Modülün menüsünde Kamu Kurumları seçimi yapıldıktan sonra karşınıza gelecek olan ekran “Kamu Kurumları Listesi” kısmında görüldüğü gibi olacaktır. Bu ekranda yapabileceğiniz 2 (iki) işlem bulunmaktadır. 1. Yeni Ekle : “Yeni Ekle” butonuna bastığınızda listenize yeni kaynak tipi ekleyebilirsiniz. 2. Sil : Bu işlemde “Sil” butonuna basarak kayıtlı kamu kurumunu silebilirsiniz.

Kamu Kurumları “Yeni Ekle” butonuna bastığınızda listenize yeni kaynak tipi “Yeni Ödenen Kurum Bilgileri” ekranında analatik bütçe sınıflandırmasına göre seviyeleri belirli kamu kurumunun gerekli olan bilgileri seçimi yapıldıktan sonra “Tamam” butonuna basıldığında yeni kaynak tipiniz listenize eklenmiş olur. “İptal” butonuna bastığınızda ise söz konusu bilgileri kaydetmemiş olursunuz.

Diğer Kurumlar Birlikler Borsalar Dernekler Diğer Yerel Yönetim Birimleri Meslek Odaları Muhtarlıklar Sendikalar Uluslararası Özel Kurum ve Kuruluşlar Vakıflar Yurtdışı Kamu ve Kuruluşlar Özel Daireler Özerk Kurum ve Kuruluşlar İl Belediyeleri İlçe Belediyeleri vb. Diğer Kurumlar Kullanmakta olduğunuz modülün ana ekran görüntüsünden “Fihrist” işlemi seçilir ve “Diğer Kurumlar” kategorisi işaretlenir. Karşınıza gelecek olan ekran “Diğer Kurum Listesi” ekranıdır. Bu ekranda, tanımlı diğer kurumların alt başlıkları bulunmaktadır. Bu başlıkların bulunduğu butonlar;

Diğer Kurumlar Bu Butonlardan birini seçtiğinizde karşınıza “Diğer Kurumlar” a benzer görüntü gelecektir. “Düzenleme” butonuna bastığınızda listenizde varolan kurum bilgilerini güncelleyebilir. Bu işlemde “Sil” butonuna basarak kurum bilgilerini silebilirsiniz.

Diğer Kurumlar “Yeni Ekle” butonu ile listenize yeni kaynak tipi ekleyebilirsiniz. “Diğer Kurum Kaydı” ekranında gerekli olan bilgilerin girişi yapıldıktan sonra “Tamam” butonuna basıldığında yeni kaynak tipiniz listenize eklenmiş olur. .

Devreden Bakiye Kullanmakta olduğunuz modülün ana ekran görüntüsünden “Devreden” işlemi seçilir. Bu ekranda Devren bakiyeniz 2010 Yılından, 2011 Yılına devir bakiyeniz manuel olarak kurum kullanıcıları tarafından veri girişi yapılmıştır. Ancak, daha sonraki yıl geçişlerinde bu alana veri girişi yapılmayacaktır. Sisteme kullanıcılar tarafından veri girişi yapılan gelir – gider kayıtlarının hesaplamaları sistem tarafından yapılarak, “Gelecek Yıla Devreden Bakiyeniz” otomatik olarak yansıtılacaktır.

k