www.sakarya.edu.tr

HEDEF PAYLAŞIM TOPLANTISI 2015 EFQM MÜKEMMELLİK ÖDÜLÜ 14 Ocak 2015 Güral Sapanca www.sakarya.edu.tr

Sunum İçerik 2015 EFQM Mükemmellik Ödülü Ödül Takvimi Başvuru Dokümanı Saha Ziyareti SAÜ Yaklaşımları Sayın Hocalarım, hedef paylaşım toplantısı kapsamında sizlerle üniversitemizin bir diğer hedefi olan EFQM Mükemmellik ödülüyle ilgili bilgi paylaşımı yapmak üzere bir sunum yapacağım. Şimdiye kadar ulusal düzeyde elde ettiğimiz başarılarımızı bu ödül başvuru ile uluslararası düzeye taşımış olacağız. Yine EFQM Mükemmellik modeline göre değerlendirilecek olup değerlendirmecilerimizin Avrupa’dan EFQM Brüksel tarafından görevlendirilmiş kişiler olacaktır.

EFQM Mükemmellik Ödülü Takvimi Başvuru dokümanının gönderilmesi SAHA ZİYARETİ EFQM Forum, Ödül Töreni, Brüksel 15 Aralık tarihi itibarıyla başvurumuzu yapmış bulunduğumuzun EFQM Mükemmellik Ödülü takvimi de ulusal ödül takviminden biraz farklı (daha erken tamamlanıyor). Şu anda hazırlamakta olduğumuz Başvuru Dökümanının 13 Şubat’a EFQM’e gönderdikten sonra Mayıs ayı’nda 11 Mayıs haftası 5 gün sürecek bir Saha Ziyareti gerçekleştirilecektir. SZ sonrasında puanımız belli oup nihai hale Temmuz ayında yapılan jüri toplantısı sonrasında Geri Bildirimimiz bize ulaştırılacaktır. Ödül töreni ise 22-23 Ekim tarihleri arasında yapılan EFQM Forumunun ilk günü akşamı düzenlenmektedir. Temmuz 2015- Jüri Toplantısı, Geri Bildirim

EFQM Mükemmellik Ödülü Seviyeleri TANIMA SEVİYESİ PUAN ARALIĞI FİNALİST 580-650 BAŞARI ÖDÜLÜ (Prize) Temel Kavramlar bazında verilir. 650 ve üzeri BÜYÜK ÖDÜL (Award) Her kategoride sadece en yüksek puan alan tek bir kuruluş alabilir. 750 ve üzeri Başvuru yapan her kuruluşa SZ yapılan EFQM’de ödül kategorileri puan durumuna göre 3 seviyeden oluşmaktadır. SZ sonrasında 580 puanı geçen kurumlar finalist olma hakkı kazanmış olup bu da bir ödül kategorisi olarak değerlendirilmektedir. Eğer kuruluş 650 üzerinde fakat 750 puan altında kaldıysa Başarı Ödülü ile ödüllendirilmekte olup EFQM’in 8 Temel Kavramı bazında verilmektedir. Bir kuruluş birden fazla TK’da ödül alabilmektedir. Eğer kuruluş 750 puanı geçmiş kuruluşlar arasında en yüksek puanı alan kuruluşa Büyük Ödül verilmektedir. Bir kuruluş Başarı Ödülü veya Ödülleri yanında Başarı Ödülü de alabilmektedir. Kategoriler 4 tane: «Profit / Not-for-profit» olmak üzere 2 ana kategori kendi içinde «Small/Large Size» kurumlar olarak alt kategorilere ayrılır.

EFQM Mükemmellik Ödülü Saha Ziyareti 11-17 Mayıs 2015 Amacı; Kuruma sağlık bir Geri Bildirim yapabilmek için gerekli bilginin elde edilmesi, Yazılan bilginin daha açık hale getirilmesi, İlave yeni bilgilerin öğrenilmesi, Kurum atmosferinin hissedilmesi, Değerlendirme ve puanlama için girdilerin elde edilmesi. 7 Değerlendirmeci ile 5 günlük Saha Ziyareti Bu ödül mekanizmaları sadece ödüllendirildiğimiz değil aynı zamanda Geri Bildirim raporlarıyla değerlendirildiğimiz fırsatlar sağlamaktadır. Bu nedenle SZ’de öncelikli amaç GB’i sağlık yapabilmek için gerekli tüm bilgileri elde etmek ve bilgileri açık hale getirmektir. Bunun yanında kurum olarak bizim için yararları olacak ilave bilgilerin de elde edilmesi amaçlanmaktadır. Başvuru dok.da anlatılanlarla kısıtlı kalmayıp sahada da tespit edilen iyi uygulama örneklerini değerlendirmelerine dahil etmektedirler. Kurum atmosferini net olarak hissetirebileceğimiz, SAÜ’nün kurum kültürünü ve farkını hissettirebilmemiz için bir fırsat olarak görülmeli. Yani sadece delillere, belgelere değil kurumdaki

EFQM Mükemmellik Ödülü Saha Ziyareti Taslak Planı 11-17 Mayıs 2015 1.Gün 2.Gün 3.Gün 4.Gün 5.Gün Sabah Açılış Toplantısı Görüşmeler Uzlaşım Toplantısı Geri Bildirimin Tamamlanması Saha Ziyareti Sunuma Hazırlık Öğleden Sonra Yönetim Ekibiyle Görüşme Plansız İlave Görüşmeler ? Geri Bildirim Özet Sunumu Puanlama Saha Ziyaretinin Bitirilmesi Akşam Değerlendirmeci Toplantısı Muhtemel Odak Grupları; Liderler, Yaklaşım Sahipleri/Uygulayıcıları, Çalışanlar, Öğrenciler/ Öğrenci Temsilcileri, İyileştirme/Kurumsal Proje Ekipleri, Saha Ziyareti, açık ve yapıcı atmosferde yürütülür. Delillerle değerlendirmecileri etkileyebileceğimiz fırsat. Doğru kişilerle görüşmesi, doğru bilgiye ulaşması sağlanmalı Burada görmüş olduğunuz taslak bir SZ’i planı. Bizim SZ planımız ziyaret tarihinden 1 hafta önce belli olacak olup bize iletildiği gibi sizlerle paylaşacağız. Görüşmeler’de kimlerle görüşüleceği de planımızla belli olacak olup olası odak grupları şöyledir; Ayrıca SZ sırasında belirleyebilecekleri ilave görüşmeler de olabilmektedir. Bu da SZ sırasında bize bildirildiği gibi biz de ilgili kişilere/birimlere ulaşarak görüşmeyi organize edeceğiz. Her akşam Değerlendirmeciler kendi aralarında toplantı yapıp kendi tespitlerini paylaşmakta ve sonraki gün için planlama yapmaktadırlar. 3 gün birim ziyretleriyle geçirdikten sonra 4.gün kendi aralarında Uzlaşım Toplantıları yapıp GB raporumuzun son haline getirmektedirler. SZ’nin son günü GB raporundan birkaç örnek verip SZ ni tamamlamaktadırlar.

EFQM Mükemmellik Ödülü Yayılım Toplantıları 13 Şubat ve 10 Mayıs 2015 arasında yapılacaklar; Temel Faaliyetler Sorumlular Tarihler Temel Kavramlar ve EFQM Model Eğitimleri Ödül Ekibi Şubat Yönetici Ekiple Farkındalık Toplantıları Şubat-Mart Birimlerde Farkındalık Toplantıları Birim Yöneticileri Mart-Nisan Yaklaşım Sahipleriyle Yayılım Toplantıları Mart SZ İçin Belge ve Sistemlerin Hazır Tutulması Saha Ziyaret Provası 13-16 Nisan SZ Yönelik Farkındalık Toplantıları Ödül Ekibi & Birim Yöneticileri Nisan Önce KE, Yöneticilere yönelik modelin temel kavramları ve kriterlerinin anlatıldığı 1 günlük eğitimler (ödül ekibi tarafından verilecek) Yöneticilere (başta Rektör, Rektör Yrd., Genel Sekreter ve Yardımcıları olmak üzere Senato Üyeleri, Daire Başkanları ile kalan owner’lara) Yaklaşımlarla ilgili farkındalıklarının artırılması ve SZ’ne hazırlık amacıyla 1-2 günlük bilgilendirme toplantıları yapılması (Ödül Ekibi) Nisan’da Saha Ziyareti Provası yapılacak (değerlendirmeci eğitimi alan kişilerle-editörler+2 kişi) ve sonuçları paylaşılmalı tüm birimlerle Bu provaya göre ilave olarak yaklaşım sahipleri, liderler, muhtemel odak gruplarıyla yapılması gereken son yayılım toplantıları

EFQM Mükemmellik Ödülü Başvuru Dökümanı SAÜ hakkında Kısa Bilgiler; 2. SAÜ’de uygulanan Yaklaşımlar; TEMEL YAKLAŞIMLAR DELİLLER TEMEL SONUÇLAR & BAĞLANTILAR SAHİPLERİ SAÜ’deki Uygulamalar ve Sistemler Detaylı bilgi elde edilebilecek sistemler, raporlar, belgeler Yaklaşımla ilişkili izlenen göstergeler, diğer yaklaşımlar Yaklaşımı geliştiren ve/veya uygulayan kişiler, ekipler, birimler Uygulamaların ve sistemlerin Başvuru dokümanında ayrıntıları çok kısıtlı olduğundan ve kurumda ne kadar uygulandığını gösterebilmek açısından…… Örneğin; puanlama SZ öncesinde yapılmamakta, sonrasında yapılmaktadır. 3. SAÜ’de izlenen Temel Sonuçlar; Saha Ziyareti çok kritiktir ve sonucu belirleyicidir.

Stratejik Liderler Yönetsel Liderler Behlül bu şekli güncelleyebilir mi? SAÜ, liderlerini Stratejik Liderler (Rektör, Rektör Yardımcıları, Fakülte Dekanları, YO ve MYO Müdürleri, Devlet Konservatuvarı Müdürü, Rektörlüğe bağlı Bölüm Başkanlıkları, Genel Sekreter, Öğrenci Konseyi Başkanı) ve Yönetsel Liderler (Dekan Yardımcıları, Müdür Yardımcıları, Bölüm Başkanları, Genel Sekreter Yardımcısı, Daire Başkanları, Hukuk Müşaviri, Şube Müdürleri, Fakülte/YO/MYO Sekreterleri, Koordinatörler) olarak belirlemiş olup Stratejik Liderler; çevredeki değişimleri ve paydaşların beklentilerini dikkate alarak üniversitenin misyonunu, vizyonunu ve stratejik amaçlarını belirleyen, bunların hayata geçirilmesine öncülük edecek doğrultuda kararlar alan ve üniversitenin tüm birimlerini ve süreçlerini etkileyen yöneticilerdir. Yönetsel Liderler ise çevredeki değişimleri, paydaşların beklentilerini, üniversitenin misyon, vizyon ve stratejik amaçlarını dikkate alarak birimin stratejik hedeflerini belirleyen; bu hedeflerin hayata geçirilmesi için birimlerindeki faaliyetlerin etkinlik, verimlilik ve kalite açısından iyileştirilmesi çalışmalarına öncülük ederken, aldıkları kararlar ile birimin tümünü ve tüm süreçlerini etkileyen yöneticilerdir.

LİDERLİK Yaklaşımın Adı Yaklaşımın Açıklaması, Yayılım, Değerlendirme ve İyileştirme Sahada Mevcut Deliller Bağlantı& Temel Sonuçlar Sahipler YBS Desteğinde Karar Alma & SAÜ Liderleri Bilişim sistemleriyle tüm liderlerin ve ilgili paydaşların doğru ve yeterli bilgiye ulaşması güvence altına alınmaktadır. Liderler, bilgi sistemlerinde izledikleri sonuçları değerlendirir ve iyileştirmelere yönelik kararlar alır. D&İ: Üst yönetim toplantılarında kurumsal yönetim ihtiyaçlarına göre bilişim gereksinimleri belirlenir. SYBS, SABİS, EDS, MUYS, PDS, EBYS, MBS 4e1, 4e4 Stratejik ve Yönetsel Liderler, Bilişim Komisyonu Liderler Çalışanlarını Tanır ve Takdir Eder Liderler; çalışanların kurumun gelişimine, başarılarına ve imajına olan katkı ve desteklerinden dolayı Performans Ödülleri, takdir ve teşekkür yazıları, yayın komisyonu ve yurtdışı teşvikleri, Bilim Sanat Hizmet ve Teşvik Ödülleri, plaket ve hediyelerle takdir etmektedir. A&R: Tüm liderler, çalışanları tarafından LİDEA kapsamında değerlendirilmekte ve iyileştirmeleri gerçekleştirmektedirler. SABİS, İK Politikası,   LİDEA, 3e1, 3e3, 3e4 Stratejik ve Yönetsel Liderler, Çalışanlar

STRATEJİLER Yaklaşımın Adı Yaklaşımın Açıklaması, Yayılım, Değerlendirme ve İyileştirme Sahada Mevcut Deliller Bağlantı& Temel Sonuçlar Sahipler Stratejilerin ve Politikaların Yayılımı ve İletişimi Stratejiler, politikalar, hedefler ve faaliyetler tüm akademik ve idari birimlerin katılımıyla tanımlanır, bilişim alt yapısı, toplantılar, Kurumsal İletişim Süreci gibi kanallarla duyurulur ve uygulanması sağlanır. SYS’nin birimlerde yürütülmesi ve yayılımı birim Kalite Elçileri desteğinde gerçekleştirilmektedir. ……. Stratejik Plan, SYBS, Haber SAU, KampüsH aber, 8a4, 7a11, 5a4, 5c5 Stratejik ve Yönetsel Liderler, Str.Plan.İzl .Kom., İletişim Kd. Temel Çıktılar Herbir stratejik amaca ait hedefleri izlemek üzere belirlenen PG’ler temel çıktılardır (TÇ). TÇ’ler uygun kırılımlarda tüm akademik ve idari birimlerde izlenmektedir. A&R: SAÜ temel çıktılarındaki performansını ulusal ve uluslararası sıralamalar ve dış değerlendirmelerle izlemektedir. A&R Örneği: PG’ler temel çıktılar dikkate alınarak 2010’da 510’dan 175’e düşürülmüştür. SP, SYBS Ulusal ve uluslararası Sıralamalar 9a30- Kırmızı Alan Grafikleri Stratejik Liderler, Stratejik Planlama ve İzleme Komisyon u

ÇALIŞANLAR Yaklaşımın Adı Yaklaşımın Açıklaması, Yayılım, Değerlendirme ve İyileştirme Sahada Mevcut Deliller Bağlantı& Temel Sonuçlar Sahipler Yön Birliği Senato, Akademik ve İdari Genel Kurullar ile Hedef Paylaşımı Toplantıları, Koordinasyon Kurulları kurumun belirlediği stratejik amaçların, hedeflerin, politikaların ve bunlara istinaden geliştirilen uygulamaların tüm çalışanlarla ve liderlerle paylaşıldığı ortamlardır. Enstitüler, Fakülte, Yüksekokul, MYO kurulları da birimler düzeyinde yön birliğinin sağladığı ortamlardır. Yön ve strateji odağı çalışanlar ile çeşitli iletişim kanalları ile sürekli pekiştirilmektedir. Akademik Genel Kurul ve İdari Kurul gündemleri   Senato toplantıları ÇMA 11 ÇMA 27 Stratejik Liderler Öneri Sistemi Tüm çalışanlar önerilerini öneri istek kutuları ve BÖS aracılığıyla bildirmektedir. BÖS Değerlendirme Kurulu, değerlendirme kriterleri kapsamında önerileri puanlandırır. Önerinin kapsamına göre öneri sahibinin de içinde bulunduğu bir ekip kurularak öneriler projelendirilir ve ödüllendirilir. …. BÖS Yönetmeliği BÖS Değerlendirme Kurulu kararları BÖS sayı Başvuran/gerçekleşen 7b-17 SAÜDEK Koord. SP ve EFQM şube müd.

İŞBİRLİKLERİ& KAYNAKLAR Yaklaşımın Adı Yaklaşımın Açıklaması, Yayılım, Değerlendirme ve İyileştirme Sahada Mevcut Deliller Bağlantı& Temel Sonuçlar Sahipler Sakarya Üniversitesi Bilgi Sistemi (SABİS) Birbiriyle bütünleşik çalışan modüllerden oluşan bir yönetim bilgi sistemi olan SABİS, akademik ve idari personelin, öğrencilerin ve misafir kullanıcıların yararlanabileceği, tüm süreçleri destekleyen üniversite yönetim platformudur…. SABİS Bilgi sisteminin etkinliği, kapasitesi, şikayetler, iyileştirme sayıları Rektör, Rektör Yardımcısı Mezunlarla İlişkiler Tüm mezunlarla ilişkiler “Mezunlarla İlişkiler Süreci” kapsamında Mezunlar Derneği tarafından yönetilmekte ve Mezun Bilgi Sistemi (MBS) kullanılmaktadır.… Mezuniyet Anketi Mezun Bilgi Sistemi MA Sonuçları, MBS verileri Mezunlar Derneği Başk., Dekanlar, Müdürler,

SÜREÇLER, ÜRÜNLER &HİZMETLER Yaklaşımın Adı Yaklaşımın Açıklaması, Yayılım, Değerlendirme ve İyileştirme Sahada Mevcut Deliller Bağlantı& Temel Sonuçlar Sahipler Uygulamalı Eğitimler (3+1, 7+1, UMDE) MYO’larda uygulamalı eğitim imkânlarını iyileştirmek ve istihdam oranını artırmak amacıyla 2010’da geliştirilmiş olan “3+1 Uygulamalı Eğitim Modeli” tüm MYO’larda uygulanmaktadır. A&R: SP’deki uygulamalı eğitim kapsamında işletmelere gönderilen öğrenci sayısı, öğrencilerin işe girme oranı gibi göstergelerle uygulamalar değerlendirilerek iyileştirmektedir. MUYS Anketleri ile sürecin etkililiği değerlendirilmektedir. A&R Örneği: Başarılı olan model 2013’de Teknoloji Fakültesinde (7+1 Modeli) ve Endüstri Müh. bölümünde (UMDE) uygulamaya alınmıştır. 3+1, 7+1 Mem. Anket, Mesleki Uyg. Yön., İşyeri Eğitimi Yön., UMDE Yön., MUYS Uyg. Eğit. Yarar.Öğr. Say., Memnuniyet Oranları, İşbirliği Yapılan İşveren Sayıları MEYOK Koord., Teknoloji Fak. Dekanı, Mühendislik Fak. Dekanı, MYO Müdürleri

EFQM Mükemmellik Ödülü Başvuru dokümanının EFQM’e gönderilmesi: 13 Şubat 2015 Saha Ziyareti Hazırlık Çalışmaları: 13 Şubat-10 Mayıs 2015 Saha Ziyareti: 11-17 Mayıs 2015 Jüri Toplantısı: Temmuz 2015 EFQM Forum, Brüksel: 22-23 Ekim 2015 EFQM Ödül Töreni: 22 Ekim 2015 akşamı Gala Yemeği sırasında

Dinlediğiniz İçin Teşekkürler…. Tuba CANVAR KAHVECİ, SAÜDEK