Performans Göstergeleri STRATEJİK PLAN Performans Göstergeleri DR.YAKUP KESKİN İL MİLLİ EĞİTİM MÜDÜRLÜĞÜ PROGRAM GELİŞTİRME - TOPLAM KALİTE YÖNETİMİ ŞUBE KOORDİNATÖRÜ

Performans Göstergeleri-1 Kamu idareleri, kamu hizmetlerinin istenilen düzeyde ve kalitede sunulabilmesi için bütçeleri ile kaynak tahsislerini; (a) stratejik planlarına, (b) yıllık amaç ve hedeflerine (c) performans göstergelerine dayandırmak zorundadırlar.

Performans Göstergeleri-2 Performans göstergesi, gerçekleşen sonuçların önceden belirlenen stratejik amaç ve hedeflerle ne ölçüde örtüştüğünün ortaya konulmasında kullanılır. Yani hedeflere ulaşmadaki başarımızı ölçebileceğimiz temel değerlerdir. A) stratejik hedefler genel yazılmışsa hedeflerin hemen altında belirlenir. Hedefler somut yazılmışsa gösterge yazılmaz. B) Göstergeler, faaliyet ve projelerin altına yazılır. C) Göstergeler. Her bir stratejik amaçla ilgili olarak belirli sayıda belirlenir.

Hedeflerin ölçülebilir olarak ifade. edilemediği durumlarda stratejik Hedeflerin ölçülebilir olarak ifade edilemediği durumlarda stratejik planda hedefe yönelik performans göstergelerine yer verilmesi gereklidir. Bir performans göstergesi, ölçülebilirliğin sağlanması bakımından miktar, zaman, kalite veya maliyet cinsinden ifade edilir.

Performans Göstergeleri-3 Nasıl belirlenecektir? Aşağıdaki verilerden yararlanılacaktır Düzenli tutulan istatistiklerden. Veri tabanlarından. Birim tarafından oluşturulacak formüllerden. Varsayımlardan ve geçici tahminlerden. Hesaplamalardan.

Performans Göstergeleri-4 Yeterli istatistiki veri yoksa? Aşağıdaki verilerden yararlanılacaktır: İzlemek için yeni veri tabanları açılacaktır. Diğer istatistiklerden tahmini veya yaklaşık bir değer elde edilmeye çalışılacaktır. Önemli değilse o göstergeden vazgeçilecektir.

Performans Göstergeleri-5 Güvenilirlik Performans göstergelerinin her birisiyle ilgili güvenilir bilgi toplamak önemlidir. Bunun için bir sistem kurulmalı ve performansın gerçekleşme durumu takip edilmelidir. Veriler bilgisayara girilmeli ve istatistik çıkarılmalıdır Sağlam bir kayıt sistemi kurulmalıdır.

Performans Göstergeleri-6 Güvenilirlik Veri kaynağı ve istatistik takip çizelgeleri oluşturun. Excell dosyaları açın Takip görevlisini belirleyin ve daimi bir iş olarak takip görevi verin. Diğer birimlerle işbirliği yapın, gerekiyorsa program yazdırın. Her ay veri ve istatistiklerin çıkarılıp çıkarılmadığını kontrol edin.

Performans Göstergeleri Girdi, Çıktı, Verimlilik, Sonuç ve Kalite’den oluşan 5 türü vardır. Bir hedef için herhangi bir sınıfa ait olmak üzere birden fazla performans göstergesi belirlemek mümkündür. Hedeflerin niteliği (girdi, çıktı, verimlilik, sonuç veya kaliteye yönelik olması) performans göstergelerinin niteliğini de etkiler.

Performans Göstergelerinin Türleri Girdi: Bir ürün veya hizmetin üretilebilmesi için gereken kaynaklardır. Örneğin : Kayıt için başvuran öğrenci sayısı, Seminere katılan kişi sayısı, Okuma-yazma seferberliğinin gerektirdiği öğretmen sayısı, aşılama kampanyasında kullanılacak enjeksiyon sayısı vb..

Performans Göstergelerinin Türleri Çıktı: Üretilen ürün veya hizmetlerin miktarıdır. Örneğin : Okuldan mezun olan öğrenci sayısı, Semineri tamamlayan kişi sayısı, Aşılama kampanyasında aşı yapılan çocuk vb..

Performans Göstergelerinin Türleri Verimlilik: Birim çıktı başına girdi veya maliyettir. Girdi-Çıktı arası ilişkiyi gösterir. Örneğin : Aşılanan çocuk başına maliyet, Seminere katılan kişi başına düşen maliyet, Mezun olan öğrenci başına maliyet, okuma yazma kampanyasında öğretmen başına düşen okutulan kişi sayısı,Birim karayolu başına maliyet vb..

Performans Göstergelerinin Türleri Sonuç: Elde edilen çıktıların amaç ve hedeflerin gerçekleştirilmesinde nasıl ve ne ölçüde başarılı olduklarını gösterir. Etkililik olarak ifade edilirler ve en önemli performans göstergeleridir. Toplum için net sonuçlar, yüzde kaça düştü, sorunlar ne ölçüde azaldı, ne ölçüde iyileşme oldu gibi sorulara yanıtlar verirler. Örneğin : Aşıyla önlenebilir hastalıklarda azalma, Bakım onarımı yapılan karayollarındaki ulaşım hizmetlerindeki iyileşme, Okuma yazma oranlarındaki artış, Seminer sonucunda sertifika almaya hak kazananların sayısı, vb..

Performans Göstergelerinin Türleri Kalite: Mal veya hizmetlerden yararlananların veya ilgililerin beklentilerinin karşılanmasında ulaşılan düzeydir. Örneğin: İLSİS verilerinden hatasız olanların yüzdesi, bakım onarımı yapılanlardan tekrar bakım ve onarıma ihtiyaç göstermeyen karayollarının oranı, Okuma yazma kurslarına gidenlerin kurslara devam etme oranı, Seminere katılanların memnuniyet oranı, vb..

Performans Raporları-2 Birimler her yıl faaliyet raporları hazırlar. Bu raporlar, stratejik plan ve performans programı uyarınca yürütülen faaliyetleri, belirlenmiş performans göstergelerine göre hedef ve gerçekleşme durumu ile meydana gelen sapmaların nedenlerini açıklayacak şekilde hazırlanır.

Performans Raporları-3 Birim faaliyet raporları basit, fakat anlamlı bir şekilde hazırlanır. Faaliyet raporları performans programındaki başlıklara uygun olarak hazırlanır. Raporda sayılar grafik ve tablo olarak verilir. Rapor, çabuk ve kolay anlaşılacak şekilde hazırlanır. Raporlama biçimi belli bir standarda oturtulur ve sürekli olarak aynı şekilde hazırlanır. Raporlamada yeni gelişmelere göre değişiklikler yapılır. Strateji geliştirme birimi her üç ayda bir ön performans raporları isteyeceğinden bunun için hazırlıklı olmak gerekir.

ÖRNEK PERFORMANS GÖSTERGELERİ Öğrenci başına düşen öğretmen Sayısı, Öğretmen başına düşen ders saati, -Okullara yapılan ön başvuru ve kayıt sayıları, -Yeni açılan okul/derslik Sayıları, Açılan modül sayısı, Düzenlenen konferans, seminer ve çalıştay sayısı, Üniversiteyi kazanan öğrenci sayısı, Stratejik yönetim sürecine ilişkin oluşturulan doküman sayısı, KPDS C seviyesindeki çalışan sayısı, Çalışan başına düşen hizmetiçi eğitim sayısı/saati

PG Tespitinde dikkat edilmesi gereken hususlar Performans Göstergeleri; İstatistiklerden, Veri tabanlarından. Birim tarafından oluşturulacak formüllerden. Varsayımlardan ve geçici tahminlerden. Hesaplamalardan yararlanılarak belirlenebilirler. Ayrıca ilerleyen süreçte Başkanlığımız Yatırım ve Performans Dairesi Başkanlığınca standart göstergeler geliştirilecektir. 19

PG Tespitinde dikkat edilmesi gereken hususlar Dışarıdan bir gözle bakar gibi o işin o birimce yapılıp yapılmadığının kontrolünün, geliştirilen gösterge ile yapılıp yapılamayacağına dikkat edilmelidir. Hedef sayısal veriler içerse bile içerisinde geçebilecek diğer kavramlarında ölçülmesi gerektiği unutulmamalıdır. (u.arası standartlar gibi…) Performans göstergeleri için tablo hazırlanmalıdır. Hazırlanacak tabloda her bir gösterge için numaralandırma yapılarak hedeflerin altına ilgili numara yazılır. Ayrıca tabloda ilgili göstergenin yanına hangi stratejik hedeflerle ilişkili olduğu belirtilir. Bu sayede ortak göstergeler kullanılarak ölçüm yapılabilir. 20

Stratejik Plan Unsurlarının Organizasyonu VİZYON MİSYON İLKELER STRATEJİK AMAÇ 1 STRATEJİK AMAÇ 2 HEDEF 1.1 HEDEF 1.2 HEDEF 2.1 HEDEF 2.2 HEDEF 2.3 FAALİYET 1.2.1 FAALİYET 2.1.1 FAALİYET 2.2.1 FAALİYET 2.3.1 FAALİYET 1.1.1 FAALİYET 1.1.2 FAALİYET 1.2.2 FAALİYET 2.1.2 FAALİYET 2.3.2 FAALİYET 2.2.2 FAALİYET 1.2.3 FAALİYET 2.2.3

Amaç ve hedeflere İle performans Göstergeleri ve Bütçe İlişkisi STRATEJİK AMAÇ HEDEF Faaliyet 1 Faaliyet 2 Performans Göstergesi Girdi:................................. Çıktı:................................. Sonuçlar:........................... Verimlilik/etkinlik:................... Kalite:................................ Girdi:.................................... Çıktı:.................................... Sonuçlar:............................. Verimlilik/etkinlik:..................... Kalite:............................... Parametreler Projelendirme ve Maliyetlendirme Amaç ve hedeflere İle performans Göstergeleri ve Bütçe İlişkisi

örnekler: Sistemdeki problemlere yönelik geliştirilen çözüm önerilerinin kabul düzeyi Ürünlerin eğitim sisteminde kabul düzeyi Çalışanların beklentilerinin karşılanma düzeyi Çalışanların Danışmanlık ve Rehberlikle ilgili taleplerine cevap verme düzeyi Özel öğrenci yurtlarında barınan öğrencilerin memnuniyet Eğitim ortamlarında öğrenci başına düşen donanım oranı

STRATEJİK AMAÇ: Okuma yazma bilmeyen nüfus oranının azaltmak HEDEF : Plan dönemi sonunda, kursun düzenlendiği bölgede okuma yazma bilmeyen erkek-kadın nüfus oranını ülke genelinin altına düşürmek. PERFORMANS GÖSTERGELERİ : Girdi: Çıktı: Sonuçlar: Verimlilik: Kalite:

STRATEJİK AMAÇ: Okuma yazma bilmeyen nüfus oranının azaltmak HEDEF : Plan dönemi sonunda, kursun düzenlendiği bölgede okuma yazma bilmeyen erkek-kadın nüfus oranını ülke genelinin altına düşürmek. PERFORMANS GÖSTERGELERİ : Girdi: Okuma yazma kursu için gereken öğretmen, bina ve malzeme miktarı Çıktı: Kursu tamamlayan erkek ve kadın kursiyer sayısı Sonuçlar: Kursun sonunda ilköğretim 1. kademe seviyesinde okuyup yazabilen kursiyer sayısı Verimlilik: Kursiyer başına maliyet Kalite: Kurs içeriğini/faaliyetlerini 10 üzerinden en az 9 ile değerlendiren kursiyerlerin oranı

STRATEJİK AMAÇ: Yetişkin öğrencilerin okur yazarlık oranını arttırmak HEDEF : 2013 yılına kadar 6.seviyesinin üzerinde okuyabilen yetişkin sayısını % 25 oranında arttırmak. PERFORMANS GÖSTERGELERİ : Girdi: Çıktı: Sonuçlar: Verimlilik: Kalite:

STRATEJİK AMAÇ: Yetişkin öğrencilerin okur yazarlık oranını arttırmak HEDEF : 2013 yılına kadar 6.seviyesinin üzerinde okuyabilen yetişkin sayısını % 25 oranında arttırmak. PERFORMANS GÖSTERGELERİ : Girdi: Okuma-yazma kursuna kaydolan yetişkin öğrenci sayısı Çıktı: Kursu tamamlayan öğrenci sayısı Sonuçlar: Kurs tamamlandıktan sonra 6. seviyenin üzerinde okuyabilen öğrenci sayısı Verimlilik: Öğrenci başına maliyet Kalite: Kursu tamamlayan öğrencilerin memnuniyet düzeyleri

Performans Göstergelerinin Nitelikleri Anlamlılık (Stratejik amaç ve hedeflerle ilgisi) Kapsamlılık (Stratejik amaç ve hedeflerin tüm yönleri) Geçerlilik (göstergenin ölçmeye çalıştığı hedefi temsili) Sorumluluk (bir birimle bağlantısı) Dengelilik (birden fazla göstergenin uyumu) Nesnellik (tanımının net ve açıklığı) Basitlik (hesaplanma ve yorum kolaylığı) Güvenilirlik (veri setinin tutarlılığı ve zamanla karşılaştırılabilirliği) Ulaşılabilirlik (verinin kolay ve uygun maliyetle toplanabilmesi) Kullanışlılık (karar alma ve öğrenmede etkililiği) Sahiplenme (ilgili tarafların anlamlı bulması)

Bilim İnsanı Yetiştirme-ye Yönelik Çalışmalara Ağırlık Vermek Amaç 5. Hedef 5.2. Gösterge 5.2. Veri Toplama Raporlama Periyodu Yöntemi Sıklığı Sorumlu Bilim İnsanı Yetiştirme-ye Yönelik Çalışmalara Ağırlık Vermek Lisans ve lisansüstü programlarda ders veren öğretim elemanı sayısı, 2008 yılına kadar, mevcut sayının en az yüzde 40 üzerine çıkarılacaktır. Lisans ve lisanüstü programlarda ders veren öğretim elemanı sayılarındaki artış oranı. Görevli birim sorumlusu gerekli bilgileri bölüm kaynaklarından edinecektir. 1 yıl Mustafa Aykut ATTAR (Arş. Gör.) Analiz Rapor Edileceği Makam İzleme ve istatistiksel karşılaştırma İktisat Bölümü Başkanlığı Sonuç ve Değerlendirme: 16 olan Öğretim Üye sayımız, plan döneminde 20 ye çıkmıştır.

PERFORMANS GÖSTERGE/HEDEF TABLOSU SAM 3 Performans Göstergeleri PERFORMANS HEDEFLERİ   Önceki Yıllar İlk Yıl Sonraki Yıl Hedefleri SP Dönemi P. Hedefi SH 2 2008 2009 2010 2011 2012 2013 2014 PH 1 Pansiyon Kontenjan Sayısı 40.357 42.100 43.800 45.900 Zamanında Tamamlanan İnşaat Sayısı 10 11 12 33 Ataması Yapılan Öğretmen Sayısı 400 440 480 1320 Tablo 1 SH 3.2 2007 yılında 40.357 olan pansiyon kontenjanını 2013 yılı sonunda 45.900’e çıkarmak. 2010 yılı okul yapımı, 2011 yılı okul yapımı ve öğretmen alımı, 2012 yılından itibaren yapılan okullar bitecek ve okullaşma oranları artacaktır.

PERFORMANS GÖSTERGE/HEDEF TABLOSU SAM 4 Performans Göstergeleri PERFORMANS HEDEFLERİ   Önceki Yıllar İlk Yıl Sonraki Yıl Hedefleri SP Dönemi P. Hedefi SH 2008 2009 2010 2011 2012 2013 2014 PH 1 Düzenlenen Konferans Sayısı 2 7 İşyeri Ziyaretleri Sayısı 10 100 200 600 3 Toplantı Sayısı 5 25 PERFORMANS GÖSTERGE/HEDEF TABLOSU Tablo 1 SH 4.4 Meslek liselerinde okuyan öğrencilerimizin daha bilinçli olmaları için toplantı ve konferanslar düzenlenecek ve kendi alanlarındaki işyerleri ziyaret edilecektir. Stratejik hedef 4.4 için 3 adet Performans göstergesinin olduğu düşünülmüştür. Önceki 2 yıllık dönem performans gelişimini göstermek için ele alınmıştır. Sp Dönem Hedefi ise Stratejik Hedefimiz için koymuş olduğumuz performans hedefini göstermektedir. Örnekte: PH 1: 2014 yılı sonuna kadar 7 Konferans Düzenlenmesi düşünülmektedir. PH 2: 2014 Yılı sonuna kadar 600 işyeri sahibi ziyaret edilecektir. PH 3: 2014 Yılı sonuna kadar 25 adet toplantı düzenlenecektir.