Mülki İdare Amirleri Evrak Modülü Anketi DEĞERLENDİRME SONUÇLARI . T.C. İÇİŞLERİ BAKANLIĞI Mülki İdare Amirleri Evrak Modülü Anketi DEĞERLENDİRME SONUÇLARI SUNUMU

Anketin Amacı e-İçişleri Projesi kapsamında ; veri tabanı ve sistem kayıtları üzerinden aşağıdaki bilgiler alınmaktadır. Kullanıcı Durumu Kayıtlı, Aktif , Günlük, Online Kullanıcı Aktif Birimler ilk 10 Kullanım Durumu İşlem Sayıları Elektronik İmza ve paraf kullanımı oranları işlem gören, gelen ve giden “evrak sayıları” bu bilgiler, haftalık, aylık, yıllık gibi periyotlar halinde raporlanmakta, yayınlanmakta ve izlenmektedir.

Anketin Amacı Bunlar gibi sayısal olarak ulaşılamayan; Kullanıcı memnuniyeti Eğilimler Eksiklikler Beklentiler İhtiyaçlar, gibi konularda tespitler yapmak üzere belirli periyotlarla anket çalışmaları yapılmaktadır. Bu çerçevede Mülki İdare Amirlerine yönelik 31 Mayıs-20 Haziran tarihleri arasında bir anket çalışması yapılmıştır. Anket sorularına verilen cevaplar analiz edilip bundan sonra yapılacak çalışmalara sonuçlar doğrultusunda yön verilecektir.

Ankete Katılanların Unvanlara Göre Dağılımı Ankete katılanların unvanlarına göre dağılımı şekilde gösterilmiştir.   Kayıtlı Katılmayan Katılan Kaymakamlar 848 268 580 %68 Vali Yardımcıları 451 153 298 %66 Merkez Yöneticiler 308 257 51 %17 Kaymakam Adayları 301 275 26 %9 Merkez Valileri 91 %0 Valiler 81 48 33 %41 İl Hukuk İşleri Müdürü 34 24 10 %29 Toplam 2.114 1.116 998 %47

Ankete Katılanların Unvanlara Göre Dağılımı Araştırmamıza Mülki İdare Amirleri arasından "Kaymakamlar" en fazla katılımı sağlamış, bunu "Vali Yardımcıları" izlemiştir. Valilerin yarıya yakınının araştırmaya katılması da araştırmanın sağlıklı sonuç vermesi açısından önemlidir.

ANKET SORULARI

e-İçişleri Elektronik Belge Yönetimi Sistemine geçilmesi iş süreçlerinizi nasıl etkiledi? (birden fazla seçenek işaretleyebilirsiniz)

Bir önceki sorudaki (birinci soru) cevabınız "Diğer" ise lütfen açıklama giriniz. Anketimize katılan Mülki İdare Amirlerinin % 95 gibi büyük bir çoğunluğu EBYS’nin işleyişi olumlu etkilediği konusunda hem fikirdir. % 4 lük bir kısım eski işleyişin daha verimli olduğunu veya değişiklik olmadığını düşünüyor. % 1 lik bir kısım diğer seçeneğini işaretleyerek alttaki istekleri girmiştir. Diğer kurumlarla entegrasyon sürecinin bir an önce yapılması beklenmektedir. Buna bağlı olarak ıslak imzanın devam etmesi sorun olarak görülmektedir. Genel olarak sistem yavaşlığının işleyişi aksattığından şikayet edilmektedir. İmzalama sürecinin daha seri yapılabilmesi isteniyor.(Son çalışmayla bu işlem hızlandırıldı.)

Sistemde evrak modülü ile ilgili işlemler günlük ne kadar zamanınızı almaktadır? Anketimize katılan Mülki İdare Amirleri’nin %42’si evrak modülüyle ilgili işlemlerin günlük 30 dakika sürdüğünü belirtmişlerdir. %38’i 30-60 dakika arasında sürdüğünü, %13’ü 1-2 saat aralığında zaman aldığını, %4’lük kesim ise 2-3 saat aralığında zaman aldığını söylemektedir.

Bir önceki sorudaki (üçüncü soru) cevabınız "Diğer" ise lütfen açıklama giriniz. Sürenin sistem hızına göre değiştiğini belirtmektedirler. Makama uğranmadığı günlerde çok evrak biriktiği belirtilmektedir. (Mobil uygulama hakkında bilgi verilebilir.)

Evrak modülünü kullanırken sizi en çok yavaşlattığını düşündüğünüz işlemler hangileridir.(Birden fazla seçenek işaretleyebilirsiniz.)

Bir önceki sorudaki (beşinci soru) cevabınız "Diğer" ise lütfen açıklama giriniz. Mülki İdare Amirleri genel olarak sistem ve internet yavaşlığından şikayet etmektedir. İmza sürecinin hızlandırılması istenmektedir. (Anketin yayınlandığı tarihten sonra yapılan çalışmayla birlikte imza sürecinde tıklama sayısı azaltılmıştır.) Evrakta yapılan güncelleme işleminde evrakın ilk parafçıya geri dönmesinin işleyişi yavaşlattığı söylenmektedir.( İdarenin kararına göre bu işlem isteğe bağlı olabilir sistemde evrak versiyonları tutuluyor. Değişiklikler buradan takip edilebilir.) İmza sürecinde her seferinde pin girişi yapılması istenmemektedir. Evrak eklerine ulaşım işleminin kolaylaştırılması istenmektedir. E-İmza bekleyenler sayfasındaki evraklarında geri gönderilebilmesi istenmektedir.(İmzalı içeriği bozmak gerekir, evrakın sayı almış olması da ayrı bir sorun oluşturur.)

Daha önce işlem yaptığınız bir evraka ulaşmak istediğinizde sistemde genellikle hangi menüyü kullanıyorsunuz. Mülki İdare Amirleri daha önce işlem yaptıkları bir evraka ulaşmak istediklerinde en çok ‘’İşlem Yaptıklarım’’ menüsünü kullanmaktadırlar. Bunu ‘’Evrak Arama’’ menüsü takip etmektedir.

Islak İmza attığınız evrakların sistemde oluşturulmasına önem veriyor musunuz?

Bir önceki sorudaki (sekizinci soru) cevabınız "Diğer" ise lütfen açıklama giriniz. % 67 lik kesim öncelikle e-imza kullanıyor. % 22 lik kesim evrakları önce kağıt ortamında imzalayıp sonra e-imza attığını belirtmiştir. Bu işlemin yapılması evrakı oluşturan kullanıcıların önce word ortamında evrakı hazırlayıp, çıktı alıp, imzaya sunmasına, ardından sistemden sayı alıp üzerine elle bu sayıyı yazmasına neden olmaktadır. Bu süreç kullanıcıların daha fazla zaman harcamasına neden olup sisteme olan sempatisini azaltmaktadır. % 9 luk kesim evrakın EBYS üzerinden gelip gelmediğini önemsememektedir. Evrak hangi ortamda gelirse oradan işlem yapmaktadır. % 2 lik kesim diğer seçeneğini işaretlemiş olup genelde tüm evraklarını sistem üzerinden imzaladıklarını belirtmişlerdir.

Paraf-imza sürecindeyken, üzerinde değişiklik yapılan evrakın otomatik olarak ilk parafçıya dönmesi ;

Mobil cihazınızda e-İçişleri Mobil sitesini kullanıyor musunuz?

Evraklarınıza cep telefonunuzu kullanarak elektronik imza atmak ister misiniz? Araştırmamıza katılan Mülki İdare Amirlerinin yarıdan fazlası mobil imza olmasının çok iyi olacağını düşünmektedir. % 30 gibi bir kesim ise olması durumunda kullanabileceğini belirtmiştir.

Önemli evraklarınızı kişisel olarak gruplandırmanız ve daha sonra bu evraklara kolay erişmeniz amacıyla yapılmış olan “Evrak Klasörüm” sayfasını kullanıyor musunuz?

Evrak kapatma işlemleri menüsünde, “İmzalayacaklarım” sayfasında bekleyen evraklarınıza onay veriyor musunuz?

İşlem yapacaklarım menüsünde bulunan “Evrak Görebilme Onay” sayfasını kullanıyor musunuz? Bu sayfanın ne amaçla kullanıldığını biliyor musunuz?

Personelinizin işlem yapacağı evrakları ve e-İmza oranlarını gösteren “İstatistik İşlemleri” sayfasını kullanıyor musunuz?

Evrak Ana Sayfası içerisinde bulunmasını istediğiniz, işleyişinizi kolaylaştıracağına inandığınız bir özellik varsa yazınız. Sisteme pin kodu ile girdikten sonra evrak imzalama işlemlerinde tekrar pin kodu sorulmaması. E-imza sürecinde işlem sayısının azaltılması isteği. (Süreç 2 tıka düşürüldü doğrulama otomatik yapılıyor.) Sistemin diğer browserlarda da kullanılabilmesi. Sistem yavaşlığı sorununun aşılması. Diğer Kurumlarla entegrasyonun sağlanması. Evrak Ön İzleme ve toplu geri gönderme seçenekleri (Zaten kullanımda kullanıcılar bilgilendirilmeli) Evrak geldiğinde sesli ve görsel uyarı sistemi getirilmesi. Evrak arama işleminin daha hızlı ve akıllı bir hale getirilmesi. Evrak ile ilgili detaylı hizmet içi eğitim yapılması. Evrak sayılarının sayfada otomatik olarak kendini güncellemesi isteği.

Evrak Modülü içerisinde yapılmasının işleyişi genel olarak kolaylaştıracağına inandığınız bir yenilik veya geliştirme talebiniz varsa yazınız. Diğer kurumlarla entegrasyonun sağlanması ve ıslak imzanın tamamen kalkması. Mobil cihazlar üzerinden elektronik imza atılması (Kullanıma açık bilgilendirme gerekli) Güncelleme yapılan evrakın ilk parafçıya dönmemesi veya isteğe bağlı olması.(Evrak versiyonlarının tutulması yeterli olabilir ya da evrak ana sayfaya bilgi düşürülebilir. ) Evrakın ilgilerine daha kolay ulaşabilmek. İşlem yaptıklarım alanındaki evrakların son işlem yapılan en üstte olacak şekilde sıralanması. Bir evrak üzerinde yapılan işlem tamamlandığında sayfada sıradaki evrakın açılması. PDF formatındaki içerik bilgisinin ön izlemede görünmemesi ve tek tek açılmak zorunda olması.