2011 YILI PERFORMANS PROGRAMI ve BÜTÇE HAZIRLIKLARI: B İ R İ M DÜZEY İ NDE PERFORMANS PROGRAMI TEKL İ FLER İ Doç. Dr. Hakkı Hakan Yılmaz AÜ Kurumsal Geli ş im Koordinatörü 30 Temmuz

SUNUM PLANI Sunum üç ana bölümden oluşmakta: I. Bölüm : 2011 Yılı Performans Programı ve Bütçe Hazırlıkları II.Bölüm: Birim Bazında Performans Programı Hazırlığı III. Bölüm: WEB Tabanlı programın kullanımı: örnek çalışmalar

AMAÇ Üniversitemizde, 2011 Yılı Performans Programı ve Bütçe Hazırlıkları öncesi kurumsal kapasitesin geliştirilmesi ve birim düzeyinde performans programı uygulamasına geçiş. Hazırlanan WEB tabanlı programın kılavuz çerçevesinde doldurulması konusunda bilgilendirme

BÖLÜM I YILI PERFORMANS PROGRAMI VE BÜTÇE HAZIRLIKLARI: KURUMSAL KATKIYI SAHİPLENMEYİ ARTIRAN YENİ BÜTÇE SÜRECİMİZ

5018 Sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu (2006 ile başlayan mali milat): –Planların kurumsal düzeye inmesi: Kurumsal düzeyde Stratejik Plan ve Performans Programı –Çok yıllı bütçe: Orta vadeli harcama sistemi –Değişen yönetsel ve mali sorumluluk: yönetimsel sorumluluğa sahip olan aynı zamanda mali sorumlu –Değişen aslında zihniyet ve iş yapma biçimi –Etkin bir iç kontrol sistemi: yönetimde makul bir güvencenin sağlanması 5 Daha etkin bir mali yönetim sistemi…

Bütçe Daire Başkanlıkları yok… –Bütçe artık doğrudan kamusal hizmeti üreten birimlere aslında size emanet edilen bir kaynak Strateji Dairesi var… –Yol, yordam gösterecek, –Mali hesapları tutacak, ön mali kontrolü ve ödemelerin yapılması gibi mali işlemleri sonuçlandıracak –Üst yönetime danışmanlık hizmeti sunacak, –Ama artık eskisi gibi çalışmayacak: kurumun elemanı ve yetkisi artık müdahale eden değil destek olmayla sınırlı 6 Sorumlu olan hesap verecek olan üst yönetimle birlikte hizmeti üreten birimler (1)

Üst yönetici (rektör); (5018/10) –İdarenin stratejik planlarının ve bütçelerinin kalkınma planına, yıllık programlara, kurumun stratejik plan ve performans hedefleri ile hizmet gereklerine uygun olarak hazırlanması ve uygulanmasından, –sorumlulukları altındaki kaynakların etkili, ekonomik ve verimli şekilde elde edilmesi ve kullanımını sağlamaktan, kayıp ve kötüye kullanımının önlenmesinden, –mali yönetim ve kontrol sisteminin işleyişinin gözetilmesi, izlenmesi ve bu Kanunda belirtilen görev ve sorumlulukların yerine getirilmesinden sorumludur. Üst yöneticiler, bu sorumluluğun gereklerini harcama yetkilileri, malî hizmetler birimi ve iç denetçiler aracılığıyla yerine getirirler 7 Sorumlu olan hesap verecek olan üst yönetimle birlikte hizmeti üreten birimler (2)

Harcama yetkilisi; (5018/31-32) –Bütçeyle ödenek tahsis edilen her bir harcama biriminin en üst yöneticisi harcama yetkilisidir. –…. –Harcama yetkilileri bütçede öngörülen ödenekleri kadar, ödenek gönderme belgesiyle kendisine ödenek verilen harcama yetkilileri ise tahsis edilen ödenek tutarında harcama yapabilir. –Bütçelerden harcama yapılabilmesi, harcama yetkilisinin harcama talimatı vermesiyle mümkündür. –Harcama yetkilileri, harcama talimatlarının bütçe ilke ve esaslarına, kanun, tüzük ve yönetmelikler ile diğer mevzuata uygun olmasından, ödeneklerin etkili, ekonomik ve verimli kullanılmasından ve bu Kanun çerçevesinde yapmaları gereken diğer işlemlerden sorumludur. 8 Sorumlu olan hesap verecek olan üst yönetimle birlikte hizmeti üreten birimler (2)

Üniversiteler ve temel amaçlar Yükseköğretim kurumlarının faaliyetleri sonucu elde edilen temel sonuçlar (outcomes):  Eğitimin sürdürülmesi ve iyileştirilmesi Eğitim hizmeti sunumu, Beşeri sermayenin geliştirilmesi ve Ekonomik büyümenin sağlanması  Bilimsel araştırmaların geliştirilmesi Bilimsel araştırmaların sürdürülmesi Buluşlar, patentler Ekonomiye yaratılan bilimsel bilgi düzeyi ve büyüme  Topluma hizmet Sağlık hizmetlerinin sunumu Kültürel yapının gelişimine katkı sağlanması Diğer alanlar

PERFORMANS ESASLI BÜTÇELEME ve DÖRT TEMEL UNSUR STRATEJİK PLAN PERFORMANS PROGRAMI ÇOK YILLI BÜTÇE FAALİYET RAPORU

STRATEJİK PLANLAR PERFORMANS PROGRAMI FAALİYET RAPORLARI UZUN VE ORTA VADELİ HEDEFLERİN BELİRLENMESİ YILLIK HEDEFLERİN VE GÖSTERGELERİNİN BELİRLENMESİ, MALİYETLENDİRME HEDEFLERE VE GÖSTERGELERE İLİŞKİN SONUÇLAR 5 Yıllık 1 Yıllık (Uygulama) 1 Yıllık (Uygulama Sonuçları)

Stratejik Yönetim Sistemi Stratejik Amaç 1 Stratejik Hedef 1.1 Stratejik Hedef 1.2 Performans Hedefi Performans Hedefi Performans Hedefi Performans Hedefi Performans Hedefi Performans Hedefi Performans Hedefi Performans Hedefi Faaliyet / Proje Harcama Birimi A Harcama Birimi B Harcama Birimi A Harcama Birimi B Stratejik PlanPerformans ProgramıBütçe Maliyet BÜTÇE

Bütçe sonunda çıkan rakamlar sonuçta aritmetik toplamlardır: işin özü ve sonraki dönem izlemeyi sağlayan önceki süreçlerdir Stratejik Amaç 1 Stratejik Hedef 1.1 Stratejik Hedef 1.2 Performans Hedefi Performans Hedefi Performans Hedefi Performans Hedefi Performans Hedefi Performans Hedefi Performans Hedefi Performans Hedefi Faaliyet / Proje Harcama Birimi A Harcama Birimi B Harcama Birimi A Harcama Birimi B Stratejik PlanPerformans ProgramıBütçe Maliyet BÜTÇE

Performans Programı Öncelikler Performans hedefleri Faaliyet/projeler Kaynak ihtiyacı Performans Göstergeleri Stratejik Plan Misyon Vizyon Stratejik amaçlar Stratejik hedefler İdare Bütçesi Harcama birimleri Kaynak tahsisi Temel performans göstergeleri Faaliyet Raporu Faaliyet/proje sonuçları Performans hedef ve gerçekleşmeleri Performans göstergeleri hedef ve gerçekleşmeleri Sapma ve nedenleri Öneriler Denetim ve Değerlendirme Performans Denetimi Performans Değerlendirmesi UYGULAMA TBMM/Yerel Meclis Hesap verme sorumluluğu

Performans Programı: Yasal Çerçeve 5018/9 madde Maliye Bakanlığınca 5 Temmuzda 2008 tarihinde yayımlanan KAMU İDARELERİNCE HAZIRLANACAK PERFORMANS PROGRAMLARI HAKKINDA YÖNETMELİK ( tarihinde yönetmelik revize edildi 17 Temmuz 2009 tarihinde Maliye Bakanlığınca açıklanan Performans Programı Hazırlama Rehberi (

Performans Programı: Kavramsal Çerçeve Performans Esaslı Bütçeleme: Kaynakların kamu idarelerinin amaç ve hedefleri doğrultusunda tahsisini ve kullanılmasını sağlayan, performans ölçümü ve değerlendirmesi yaparak ulaşılmak istenen hedeflere ulaşılıp ulaşılmadığını tespit eden ve sonuçları raporlayan bir bütçeleme sistem idir.

Performans Esaslı Bütçeleme Girdiye değil sonuca odaklı Harcama öncesinden çok harcama sonrası performans denetimi Yöneticiye esneklik ▫Yapılacak İşlerin Önceliklendirmesi ▫Maliyetlendirilmesi ▫Uygulamaya geçilmesi-hedeflere uygunluğun denetlenmesi Kaynak kullanımında etkinlik Hesap verme mekanizmasında açıklık (sadece hukuken değil,performans açısından da sorumluluk)

Genel İlkeler İdare düzeyinde hazırlanır, Performans hedef ve göstergeleri ile faaliyetlerden oluşur, Yıllık olarak hazırlanır, Bütçe içi ve bütçe dışı tüm finansman kaynakları dikkate alınır, Önceliklerin ve hedeflerin belirlenmesi süreci üst yöneticiden harcama birimlerine doğru, maliyet ve kaynak ihtiyacının tespiti süreci ise faaliyetlerden performans hedeflerine doğru işler.

Performans Programı Süreci (1) I. Performans Programı Hazırlıklarının Başlaması (Mayıs Sonu): kitap ne diyor? Madde 4... Kamu idarelerinin performans programını hazırlama süreci, kamu idarelerinin üst yöneticisi ve harcama yetkilileri tarafından program dönemine ilişkin öncelikli stratejik amaç ve hedeflerin, performans hedef ve göstergelerinin, faaliyetlerin ve bunlardan sorumlu harcama birimlerinin belirlenerek, en geç Mayıs ayı sonuna kadar üst yönetici tarafından harcama birimlerine yazılı olarak duyurulmasıyla başlar..

Performans Programı Süreci (1) Peki biz ne yapalım.. Ankara Üniversitesi olarak sürece ilişkin planımız/önerimiz: 1.Rektörlük beyanı hazırlanması: Amaç ve hedefler: eğitim, bilimsel araştırma ve topluma hizmet 2.Kılavuz hazırlanıp birimlere gönderilmesi 3.Hizmetiçi eğitim verilmesi 4.Bu süreci destekleyecek bir yönetim bilgi sistemi modülü oluşturulması : bu program oluşturuldu

Performans Programı Süreci (2) II. İdare Performans Programı Tekliflerinin (Haziran-Temmuz): Madde 4... Üst yönetici ve harcama yetkilileri, performans programlarının hazırlanmasında ihtiyaç duyulacak her türlü bilgi ve verinin toplanması ile analiz edilmesi için gerekli ortam, yapı ve süreçleri oluşturmakla yükümlüdür. 5018/16. madde ile düşünüldüğünde Haziran ve Temmuz aylarında idare tarafından Performans Programı Teklifinin Hazırlanması gerekiyor.

Performans Programı Süreci (3) Peki yine biz ne yapalım..Ankara Üniversitesi olarak sürece ilişkin planımız/önerimiz: 1.Birimlerin performans programı tekliflerini hazırlaması: amaç/hedef ve üst yönetimin beklentilerine uygun düşünme 2.SGDB bu teklifleri toplayacak 3.15 Haziran OVMP açıklanacak ve kurum bütçe tavanı belirlenecek (Bu sene Haziran sonu veya Temmuz başında OVMP olarak tek bir metin olarak yayınlanacak)

Performans Programı Süreci (2) Peki yine biz ne yapalım..Ankara Üniversitesi olarak sürece ilişkin planımız/önerimiz: 4.Haziran’ın 3. ve 4. haftaları birimlerle SGDB ve Kurumsal Gelişim Koord. Desteğinde bütçe toplantısı yapılması (Bu sene OVMP’nin geç açıklanacak olması nedeniyle bu süreç Ağustos’un ilk haftasında yapılacaktır) Bütçe müzakereleri: iyi anlaşılmış mı? Hangi faaliyetleri yapacaklar, nasıl kaynak yaratacaklar…? 5.Kurum performans programı teklifi hazırlanması

Ankara Üniversitesi Performans Programı Süreci Birimlerin performans programı teklifleri ve sonrasında bütçe görüşmeleri aşağıda sıralanan süreç çerçevesinde şekillenecektir: ▫Birimler web tabanlı olmak üzere izleyen adrese erişmek suretiyle performans programı tekliflerini hazırlayacaklardır. ▫Birimler için 2010 yılı bütçesi baz alınmak suretiyle bütçe tavanları belirlenmiştir. ▫Birimler için web tabanlı ortamda ilgili tabloları doldurmaları ve gereken raporları almalarında yardımcı olmak üzere bir kılavuz hazırlanmıştır. ▫Ayrıca tüm birimlerden yeni yatırım, büyük onarım, donanım, hizmetiçi eğitim ve bilgi altyapısını iyileştirmeye yönelik talepler de web tabanlı program yoluyla alınmış olacaktır.

Ankara Üniversitesi Performans Programı Süreci ▫Kılavuzda öngörüldüğü şekilde doldurulan tablolar çerçevesinde her birim “Birim Performans Programı Teklif Rapor’unu” hazırlayacaktır. ▫Birim performans programı teklif raporu ile birimler ekte yer alan listede tarih ve zamanı verildiği şekilde 4, 5 ve 6 Ağustos 2010 tarihlerinde Strateji Geliştirme Daire Başkanlığında üst yönetici başkanlığında düzenlenecek olan Bütçe Görüşmesine katılacaktır. ▫Toplantıya harcama yetkilisi veya onu temsil eden bir yetkilinin katılması performans programı ve bütçe görüşmesinin etkinliği açısından önem taşımaktadır.

Performans Programı Süreci (3) III. İdare Performans Programı Tasarılarının Bütçe Görüşmelerinde Ele Alınması (Ağustos): Madde 7... (1) Genel bütçe kapsamındaki kamu idareleri ile özel bütçeli idareler, performans programlarını bütçe teklifleri ile birlikte Bakanlığa ve Devlet Planlama Teşkilatı Müsteşarlığına gönderirler. (2) Performans programları kamu idarelerinin bütçe tekliflerine ilişkin olarak Bakanlık ve Devlet Planlama Teşkilatında yapılan bütçe görüşmelerinde değerlendirilir.

Performans Programı Süreci (4) IV. Performans Programı Tasarısının Parlamentoya Gönderilmesi (Ekim 3.hafta). Madde 7..(3) Genel bütçe kapsamındaki kamu idareleri ile özel bütçeli idareler, performans programlarını Merkezi Yönetim Bütçe Kanun Tasarısının Türkiye Büyük Millet Meclisine sunulmasını müteakiben Tasarıda yer alan büyüklüklere göre revize ederek, idare bütçe tasarısının görüşülmesinden en geç üç gün önce Plan ve Bütçe Komisyonunun bilgisine sunarlar..

Performans Programı Süreci (5) IV. Performans Programlarının Kamuoyuna Açıklanması (Ocak). Madde 7…(4) Genel bütçe kapsamındaki kamu idareleri ile özel bütçeli idarelerin, Merkezi Yönetim Bütçe Kanunuyla belirlenen bütçe büyüklüklerine göre nihai hali verilen performans programları Bakanlıklarda Bakan; diğer idarelerde ise ilgili Bakan veya üst yönetici tarafından Ocak ayı içinde kamuoyuna açıklanır... (6) Kamuoyuna açıklanan performans programları ilgili idarelerin internet sitelerinde yayımlanır. İnternet sitesi bulunmayan idareler, performans programlarına kamuoyunun erişimini sağlamak üzere gerekli tedbirleri alırlar.

BÖLÜM II. BİRİM BAZINDA PERFORMANS PROGRAMI HAZIRLIĞI

Birim Yöneticisi Sunuşu A. Temel Bilgiler B. Performans Programı Bilgileri C. Bütçe Hazırlanması ve Uygulanmasına İlişkin Konular Yılı Performans Programı Rapor Formatı

A. Temel Bilgiler I. Birimin Organizasyon Yapısı: Birimin organizasyon şeması çerçevesinde akademik ve idari yönetim yapısı II. Görev ve Sorumlulukları: Birimin ana hizmet fonksiyonu çerçevesinde ilgili mevzuata göre görev ve sorumlulukları III. Fiziksel Kaynak Envanteri: 2010 yılı Haziran ayı itibarıyla özet bir şekilde fiziksel kaynaklara ilişkin bilgiler IV. İnsan Kaynakları Yılı Performans Programı Rapor Formatı

B. Performans Programı Bilgileri I. Birimin Amaç ve Hedefleri: Stratejik planla ilişkili olarak II. Performans Hedef ve Göstergeleri ile Faaliyetler: Hazırlanan Tablo 1 ve Tablo 2’ler burada kısa değerlendirmeler ile yer alır. Burada beklenen tabloları doldururken yapılan açıklamalardan yola çıkarak her bir performans hedefinin hizmet ihtiyacı, birimin amaç ve hedefleriyle olan ilişkisinden bahsedilir. Yine bu bölümde birimin toplam kaynak ihtiyacını gösteren Tablo 3 ve Tablo 4’de hazırlanır Yılı Performans Programı Rapor Formatı

C. Bütçe Hazırlanması ve Uygulanmasına İlişkin Konular I. Bütçe hazırlanmasında karşılaştıkları problemler II. Bütçe uygulamasında karşılaştıkları problemler III. Bütçe hazırlanması ve uygulanmasında karşılaştıkları problemlere ilişkin çözüm önerileri Yılı Performans Programı Rapor Formatı