PERFORMANS PROGRAMI HAZIRLAMA SÜRECİ COSO Bileşenleri Çerçevesinde Süreç İncelemesi

Sunuş Planı Sürecin Hedefleri Süreç Hakkında Bilgi Metodoloji ve Kısıtlar COSO Çerçevesinde Riskler ve Kontroller Sonuç ve Tavsiyeler

Sürecin Hedefleri Kaynakların etkili, ekonomik, verimli kullanımı Tanım: Bir kamu idaresinin program dönemine ilişkin performans hedeflerini, bu hedeflere ulaşmak için yürütecekleri faaliyetler ile bunların kaynak ihtiyacını ve performans göstergelerini içeren programdır. Kaynakların etkili, ekonomik, verimli kullanımı Hesap verebilirlik Mali saydamlık Karar verme süreçlerinin güçlendirilmesi

Süreç Hakkında Bilgi Performans Yönetim Kontrol Çerçevesi STRATEJİ Amaçlar, hedefler, riskler & eylem planları DEĞERLENDİRME Performans yönetim kontrol çerçevesinin etkinliği PERFORMANS GÖSTERGELERİ Hedeflerle uyumlu İZLEME Hedefler ve sonuçların kıyaslanması HEDEFLER İstenen performans düzeyleri TEYİT ETME Verilerin doğruluğunun & güvenilirliğinin kontrol edilmesi SONUÇLAR Elde edilen gerçekleşen performans

Metodoloji ve Kısıtlar Performans programı hazırlama süreci adımlarının incelenmesi Risklerin tespiti Harcama birimleri ile görüşme SWOT Analizi Risk kaydının yapılması ! Zaman Kısıtı

COSO Çerçevesinde Riskler ve Kontroller Kontrol Ortamı COSO Çerçevesinde Riskler ve Kontroller Risk Değerlendirmesi Kontrol Faaliyetleri Bilgi ve İletişim Kontrol Ortamı İzleme Risk: Yönetimin süreci sahiplenmemesi riski Kontrol Faaliyeti: 1-Üst yönetimin sürecin başlamasına yönelik onayı bulunmaktadır. 2- Birim hedef ve göstergelerini doğrudan üst yöneticinin inceleyeceği bir toplantı düzenlenecektir. Kontrol Zayıflığı: Üst yönetici yapılmasını istediği için yapılmaktadır. Yapılanların sadece kağıt üzerinde kalma olasılığı bulunmaktadır. Öneriler: 1- Birim Performans Programının veya program olmasa da bu bilgileri içeren bir dokümanın hazırlanması ve yönetici imzasıyla duyurulması 2- Performans sonuçlarına ilişkin yaptırım ve ödül mekanizmasının oluşturulması

COSO Çerçevesinde Riskler ve Kontroller Kontrol Ortamı COSO Çerçevesinde Riskler ve Kontroller Risk Değerlendirmesi Kontrol Faaliyetleri Bilgi ve İletişim Kontrol Ortamı İzleme Risk: Hedef ve göstergelerin gerçekçi olarak belirlenmemesi riski Kontrol Faaliyeti: 1-SGB uzmanları hedef ve göstergelerin belirlenme sürecine ilişkin yabancı uzmanlardan eğitim almıştır. 2- BÜMKO tarafından çıkarılan rehberde hedef ve göstergelerin nasıl belirleneceğine dair bilgilere yer verilmiştir. 3- SGB uzmanları göstergeler ve hedefler arasında bağlantı kurulması ve gerçekçi olmaları hususunda rehberlik yapmaktadır. 4- SGB uzmanları performans programlarını birimlerde yapan kişilerle birebir çalışarak bir kontrol mekanizması oluşturmaktadır. 5- Üst yöneticinin son aşamada hedeflerin ve göstergelerin gerçekçi olup olmadığı noktasında görüş belirterek karar verilmesinde rol alacaktır. Kontrol Zayıflığı: Bu etkili kontrol faaliyetlerine rağmen birimler hedef ve göstergelerini belirlemekte hala sorunlar yaşamaktadır. Öneriler: İyi uygulama örneklerinin metodoloji açısından incelenerek birimlere hedef ve göstergelere karar verirken yardımcı olacak bir belge hazırlanması ve birimlere bu konuda eğitim verilmesi

COSO Çerçevesinde Riskler ve Kontroller Kontrol Ortamı COSO Çerçevesinde Riskler ve Kontroller Risk Değerlendirmesi Kontrol Faaliyetleri Bilgi ve İletişim Kontrol Ortamı İzleme Risk: Eğitimlerin yetersiz olması riski Kontrol Faaliyeti: Eğitimi veren personelin uzmanlık gerektiren bu görevi yerine getirecek nitelikte olmaları sağlanmış ve yabancı uzmanlardan gerekli eğitimler alınmıştır. Kontrol Zayıflığı: 1- Düzenli eğitim planlamasının olmaması 2- Eğitim alan kişilerin rotasyon nedeniyle birim değiştirmeleri 3- Harcama birimlerinde eğitimlerin yetersiz olması ve yaygınlaştırılmaması Öneriler: 1- Eğitimlerle farkındalık yaratmak 2- Eğitimi destekleyecek kurum içi uygulama rehberinin hazırlanması 3- Eğiticiler ve eğitimden faydalananlar için eğitim planlaması yapılması 4- Norm kadro çalışması yapılması

COSO Çerçevesinde Riskler ve Kontroller Kontrol Ortamı COSO Çerçevesinde Riskler ve Kontroller Risk Değerlendirmesi Kontrol Faaliyetleri Bilgi ve İletişim Risk Değerlendirmesi İzleme Risk: PP sürecinin hedeflerine erişilmesini engelleyebilecek risklerin iyi yönetilmemesi riski Kontrol Faaliyeti: Kontrol Zayıflığı: Risk yönetimi henüz başlamadığı için kontrol bulunmamaktadır. Öneriler: Hedeflerin belirlenmesiyle birlikte risk değerlendirmesinin bir mekanizma oluşturularak yapılması

COSO Çerçevesinde Riskler ve Kontroller Kontrol Ortamı COSO Çerçevesinde Riskler ve Kontroller Risk Değerlendirmesi Kontrol Faaliyetleri Bilgi ve İletişim Kontrol Faaliyetleri İzleme Risk: Performans verilerinin kanıtlarla desteklenmemesi riski Kontrol Faaliyeti: Kontrol Zayıflığı: Performans raporlarında yönetimin hatalı bilgi olup olmadığını görmesine ilişkin bir mekanizma bulunmamaktadır. Öneriler: 1- Sistemde verilerin kaynağının girileceği bölümde verilerin doğruluğunu destekleyici belgelerin gösterilmesi. 2- Sürecin bağımsız bir kişi (kayıt ve raporlanmasında görev almayan) tarafından kontrol edilmesi

COSO Çerçevesinde Riskler ve Kontroller Kontrol Ortamı COSO Çerçevesinde Riskler ve Kontroller Risk Değerlendirmesi Kontrol Faaliyetleri Bilgi ve İletişim Bilgi ve İletişim İzleme Risk: Harcama birimlerindeki sorumlu kişi ile harcama birimlerinin alt birimlerindeki sorumlular arasındaki iletişim eksikliği nedeniyle performans programında yer alacak bilginin ve göstergelerin gerçekleşme değerlerinin paylaşımının sağlanamaması riski Kontrol Faaliyeti: Bazı birimlerde bilgi paylaşımı resmi yazıyla yapılarak bilginin zamanında ve doğru olarak elde edilmesi sağlanmaktadır. Kontrol Zayıflığı: Bilgi erişiminde gecikme ve güçlükler yaşanmaktadır. Birimlerin kendi süreçlerinde otomatik bilgi alınmasına yönelik bir mekanizma bulunmamaktadır. Öneriler: Birimlerin bilgi toplamasına yönelik otomasyona geçilmeli ve alt birimlerdeki sorumlular net bir şekilde belirlenmelidir.

COSO Çerçevesinde Riskler ve Kontroller Kontrol Ortamı COSO Çerçevesinde Riskler ve Kontroller Risk Değerlendirmesi Kontrol Faaliyetleri Bilgi ve İletişim İzleme İzleme Risk: Performans yönetim kontrol çerçevesinin yıllık değerlendirmesinin etkili yapılmaması riski Kontrol Faaliyeti: Kontrol Zayıflığı: Her sene performans değerlendirme raporu üst yöneticiye sunulduğu halde bu rapor yalnızca izleme sonuçlarını içermekte, performans yönetim kontrol çerçevesinin etkililiğine ilişkin bir değerlendirmeyi kapsamamaktadır. Öneriler: Değerlendirmenin performans yönetim kontrol çerçevesinin her aşamasının etkililiğini kapsayan nitelikte olması

Sonuç ve Tavsiyeler SÜRECİN GÜÇLÜ YÖNLERİ Nitelikli SGB uzmanlarının bulunması SGB’nin kendi içinde ve harcama birimleriyle iletişiminin kuvvetli olması SGB.net sisteminin içinde Performans Bütçe Modülünün bulunması Değişim ve gelişime açık yöneticilerin bulunması Sürecin yeterince açık ve detaylı tanımlanmış olması (mevzuat, vs.) 5018 sayılı Kanunun çıkarılmış olması

Sürecin daha iyi hale gelebilmesi için; Sonuç ve Tavsiyeler Sürecin daha iyi hale gelebilmesi için; Sürecin her seviyede sahiplenilmesinin sağlanması Düzenli eğitim planlaması yapılması ve uygulanması Birimlerin kendi içlerinde iletişimin geliştirilmesi Risk değerlendirmesinin yapılmaya başlanması Kurum içi uygulama rehberinin hazırlanması Performans verilerinin doğruluğunun teyidi Sürecin yıllık değerlendirmesinin yapılması gerekmektedir.

TEŞEKKÜRLER…