AİLE İŞLETMELERİNDE KURUMSALLAŞMA Prof. Dr. Osman DEMİRDÖĞEN Atatürk Üniversitesi Öğretim Üyesi, Erzurum Avrupa Birliği İş Geliştirme Merkezi (ABİGEM) Direktörü

“Şans sadece hazır olan akıllara güler” Louis Pasteur

Kurumsallaşma Kurumsallaşma, firmanın belirli amaç ve hedefler doğrultusunda, belirli ilke ve değerler çerçevesinde yönetilmesi; sistemleşme ve kurallaşma sürecidir.

Ailenin Kurumsallaşması Neden Kurumsallaşma Genel Şirketin Kurumlaşması Ailenin Kurumsallaşması Kurumsal Yönetimin Rolü

YOK OLUP GİDEN 20 MEŞHUR TÜRK AİLE ŞİRKETİNİN YOK OLMA NEDENLERİ Neden Kurumsallaşma YOK OLUP GİDEN 20 MEŞHUR TÜRK AİLE ŞİRKETİNİN YOK OLMA NEDENLERİ 4 Kaynak: © Haluk Alacaklıoğlu: Global Family Business Consultants;2003

Devamlı değişen dünya ve rekabet şartlarında; Neden Kurumsallaşma Devamlı değişen dünya ve rekabet şartlarında; Kurucu nesilin iş işten geçmeden ailesini ve şirketini kurumsallaştırması Gelecek neslin hazırlanması

Türkiye’de Yönetim Modelleri Gözlemler Potansiyel Sorunlar Aile Meclisi / Aile Anayasası ender uygulanmakta Aile üyeleri ile ilgili kuralların belirsizliği Aile konularının tartışıldığı bir forumun mevcut olmaması Yönetimde aktif olmayan hissedar aile üyelerinin işten dışlanması Çoğunlukla operasyonel konuların gündemde olması Yetersiz “Strateji Tartışma Platformu” Yetersiz “Gerçek Performans Analizi” Kısa ve uzun vadeli performans iyileştirici önlemlerin yeterince analiz edilememesi Makro bakış açısının yetersiz kalması İcra Kurulu, bazı Yönetim Kurulu üyelerinden oluşmakta Yönetim Kurulu üyelerinin aynı zamanda icrada olmalarının performans sorgulamalarını zorlaması İcra Kurulu’nun, Yönetim Kurulu’nu pasifize etmesi Aile üyeleri arasında anlaşmazlık Oylama uygulamasının yeterli düzeyde uygulanamamakta “Duygusal” nitelikte iş konuları üzerinde sınırlı veya yüzeysel tartışma Performans arttırıcı kritik konuların tartışma dışı kalması Kararın 1-2 kişi tarafından alınması

Kurumsal Yönetimin Fayda – Maliyet Analizi Faydaları Maliyetleri Aile içindeki sorunları kurallar dahilinde çözmek Şirket içindeki tüm süreçleri sistematik hale dönüştürmek İyi profesyonelleri çekmek, elde tutmak Daha fazla bilgi ve tecrübeye erişmek Hissedarlara daha fazla değer yaratmak Aile üyelerinin kontrolünün azalması Değişime karşı çıkacak aile üyeleri ile mücadele Performansın şeffaf olması ve herkes tarafından bilinmesi Kalifiye bağımsız yönetim kurulu üyelerini bulmaktaki potansiyel zorluklar Değişim için gerekli zaman ve çaba

Aile Şirketlerinin Güçlü ve Zayıf Yönleri Kararlar hızlı alınır İşletmede oluşan bilgi birikiminin korunması aile şirketlerinin gücünü arttırır. Kar (genelde) dağıtılmaz, şirket sermayesi güçlendirilir Yeteneklerine bakılmaksızın hatır için yetki ve sorumluluk verilmesi Dış kaynak kullanılmaması Profesyonel istihdamı sağlanamaması İşlere yetişilememesi Farklı kuşakların birlikte yönetimde yeralması

Şirket Organizasyonu’nun Oluşturulması Yönetim Kurulu Yapısı Yönetim Kurulu Görev, Yetki ve Sorumlulukları CEO Görev Tanımı Genel Müdür Görev Tanımı Aile Anayasası Aile Misyonu Aile Meclisi Aile İş Konseyi AİLE YÖNETİM KURULU GRUP BAŞKANI GENEL MÜDÜR

Kurumsallaşma ve Yalın Organizasyon Karar merkezlerinin oluşturulması, hangi kararların nerelerde,nasıl ve ne zaman alınacağının belirli olması (Şirket İcra Komiteleri) Kurumun vizyonunun, uzun vadeli stratejik amaçlarının belirlenmiş ve benimsenmiş olması Grup İş Kültürü İş tarifleri ve görev tanımlarının belirlenmesi Kimlerin hangi görevlere nasıl geçeceğinin ve kimin kime vekalet edeceğinin belirlenmesi (Kariyer Planlama) Karar merkezlerinde SWOT analizlerinin sürekli kılınması Yetki-sorumluluk-iş-ilişki dengelerinin sağlıklı yapılması Bölümler ve şirketler arasında sürekli ve hızlı erişime dayalı entegrasyon ve koordinasyon Performans değerlendirme, gözlem, denetim, gelişmeleri yorumlamaya dayalı, geri beslemeli (feedback), erken uyarı sistemi Risk Yönetimi Stratejik planlama ve uyumlu yıllık bütçelerle yönetim Zaman içinde departmantal bütçe yapısına geçilmesi Bütçe sapmalarının analizi Ürün ve hizmet kalitesinin sürekli iyileştirilmesi Faaliyet, iş, ürün, gider standartlarının oluşturulması. Revizyonu, planlama, programlama ve bütçeleme maliyetlendirmede kullanılması Değer zincirinin sürekli analizi Kuruluşun, iş, çevre ve ortamı ile bütünleşmesi Globalleşme ve alt yapının oluşturulması Rekabetin analizi Arşivleme Entegre bilgisayar ve iletişim ağı sistemi Entellektüel sermayenin korunması Organizasyon ve Performans Değerlendirme Yönetim Sürekliliği, Şirket İletişim Ağı, Yetki Sorumluluk İlişkileri İzleme, Kontrol, Raporlama Genel Yönetim Modeli Sistemler ve Standartların Oluşturulması İlişkilerin Yönetimi Yönetim Enformasyon (MIS) ve Koruma

Kurumsallaşmada Örnek Yol Haritası

“Erzurum Alt Bölgesi’ndeki (Erzurum, Erzincan ve Bayburt) İl merkezlerindeki aile işletmelerinin Kurumsallaşma Eğilimi ve İhtiyacının Belirlenmesi” konulu çalışmada şu sonuçlara ulaşılmıştır: Erzurum il merkezindeki 67 mikro ölçekli işletmelerin çoğunluğunda kasa-harcama prosedürü (60 işletme), iş tanımlaması (58), görev tanımlanması ve üretim prosedürü(56), hizmet kalitesi prosedürü (54), satış-pazarlama ve idari işler prosedürü(52) kriterleri bulunmaktadır. Erzincan il merkezindeki mikro işletmelere (11işletme) bakıldığında işletmelerin çoğunluğu bu kriterlere sahip değildir. Bayburt il merkezindeki mikro ölçekli işletmelerin tamamı (2 işletme) bu kriterlere sahiptir. Bu durumda Erzincan il merkezindeki mikro ölçekli aile işletmelerinin kurumsallaşma düzeyinin diğer illerdeki işletmelere göre düşük olduğu söylenebilir.

“Erzurum Alt Bölgesi’ndeki (Erzurum, Erzincan ve Bayburt) İl merkezlerindeki aile işletmelerinin Kurumsallaşma Eğilimi ve İhtiyacının Belirlenmesi” konulu çalışmada şu sonuçlara ulaşılmıştır: Erzurum il merkezindeki 44 küçük ölçekli işletmenin büyük bir çoğunluğunda iş tanımlaması (41), denetim prosedürü (41), satın alma prosedürü (93), idari işler, kasa-harcama, hizmet kalitesi, satış-pazarlama prosedürü(40) kriterleri bulunmaktadır. Erzincan il merkezindeki 22 küçük ölçekli işletmelerde ise bu kriterlerin bulunma oranının düşük olduğu belirlenmiştir. Bayburt il merkezindeki sayıları 8 olan küçük ölçekli işletmelerin tamamında görev tanımlaması ve kariyer geliştirme prosedürü, yedisinde yönetim kurulu ve yönetim kurulu toplantıları ve iş tanımlaması, altısında satın alma prosedürü, beşinde idari işler prosedürü ve harcırah yönetmeliği bulunmaktadır. Üç il merkezindeki işletmelerde bulunma düzeyi en düşük olan kurumsallaşma kriterleri; aile şirketleri anayasası, aile meclisi prosedürü, insan kaynakları prosedürü ve profesyonel destek alma kriterleridir.

“Erzurum Alt Bölgesi’ndeki (Erzurum, Erzincan ve Bayburt) İl merkezlerindeki aile işletmelerinin Kurumsallaşma Eğilimi ve İhtiyacının Belirlenmesi” konulu çalışmada şu sonuçlara ulaşılmıştır: Orta ölçekli işletmelerin kurumsallaşma düzeyleri bakımından sayıları 7 olan Erzurum il merkezindeki işletmelerin tamamında yönetim kurulu, iş ve görev tanımlaması, altısında yönetim kurulu toplantıları, satın alma, idari işler, kasa-harcama, yetki devretme, satış-pazarlama, dağıtım ve hizmet kalitesi prosedürleri bulunmaktadır. Erzincan il merkezindeki orta ölçekli 2 işletmenin tamamında bu kriterlerin sadece üçü (yönetim kurulu, yönetim kurulu toplantıları, satın alma prosedürü) bulunmaktadır. Bu işletmelerin hiçbiri aile şirketi anayasası, aile meclisi prosedürü, denetim prosedürü, kuruma özgü kültür ve profesyonel destek alma kriterlerine sahip değildir. Bayburt il merkezindeki orta ölçekli işletmede sadece aile şirketi anayasası bulunmamaktadır. Bu sonuçlara göre Erzincan il merkezindeki aile işletmelerinin kurumsallaşma düzeyinin diğer illerdeki işletmelere göre düşük olduğu ifade edilebilir.

ÖNERİLER İşletme faaliyetlerinde verimliliğin artması sonucuna yol açan kurumsallaşma çalışmalarının karlılığı da artırdığı görülmektedir. Bu açıdan da kurumsallaşmanın rekabet üstünlüğü sağlayabileceği söylenebilir. Kurumsallaşma çalışmalarının zaman içerisinde gerçekleşebildiği anlaşılmaktadır. İkinci ve üçüncü kuşak işletmelerde kurumsallaşma faktörlerinin büyük bir kısmının uygulanması bu fikri desteklemektedir. Ancak, bu çalışmalar esnasında profesyonel destek alınmasının sürecin kısalmasına katkıda bulunacağı düşünülmektedir.

ÖNERİLER Aile işletmelerinin kurumsallaşmasının, özellikle bu tür işletmelerdeki kararları daha objektif ve rasyonel hale getireceği, aile fertleri arasındaki olası çatışmaları işbirliğine dönüştüreceği, işletme içi ve dışı ilişkileri daha profesyonel hale getireceği, daha uzun ve daha güvenilir ekonomik ilişkilere yol açacağı ve işletme içerisinde kariyer planlaması dahil aile ile ilgili birçok geleceğe yönelik konu için planlama yapılabileceği bilinmektedir. Bu anlamda Erzurum ve Bayburt İllerindeki aile işletmelerinin kurumsallaşma ihtiyaçlarının farkında oldukları, kurumsallaşma eğiliminin ise olumlu yönde geliştiği söylenebilir. Ülke içi ve ülke dışı rekabetin aynı anda ve iç içe gelişmesi, firmaların, kurumsallaşma çalışmaları için gereken süreyi kısaltmaları ve bu konuda daha planlı hareket etmeleri gerektiğini düşündürmektedir.

ÖNERİLER Kurumsallaşma çalışmalarının aile işletmelerinin destek almadan başarabilecekleri bir süreç olmadığı düşünülmektedir. Bu nedenle KOSGEB ve ABİGEM gibi kurumların kurumsallaşma konusunda eğitim faaliyetlerinde bulunmasının aile işletmelerinin daha rasyonel ilkelerle yönetilmesine katkıda bulunacağı düşünülmektedir.

ÖNERİLER Erzincan il merkezindeki işletmelerin kurumsallaşma çalışmalarında Erzincan Üniversitesi’nin öncü olması gerektiği, Üniversite-Sanayi İşbirliği Geliştirme ve Girişimcilik Araştırma ve Uygulama Merkezi gibi birimlerle gerekli desteğin verilmesinin yararlı olabileceği düşünülmektedir.

Prof. Dr. Osman DEMİRDÖĞEN TEŞEKKÜRLER... Prof. Dr. Osman DEMİRDÖĞEN Atatürk Üniversitesi Öğretim Üyesi, Erzurum Avrupa Birliği İş Geliştirme Merkezi (ABİGEM) Direktörü