İŞLETMELERDE BÜRO ORGANİZASYONUNUN ÖNEMİ Büro Yönetimi, Çalışanları, Özellikleri, Yetkinlikleri, Yönetim Yaklaşımları
BÜRO KAVRAMI Bir işletmenin hedeflerine ulaşmak için işlerini planlayıp uyguladığı mekanlardır. Hizmet verilen işkolunun özelliklerine göre; Örgütsel faaliyetlerin yerine getirildiği, üst, orta ve alt düzey yönetici ve çalışanlar tarafından kullanılan mekanlardır.
BÜRO KAVRAMI Bürolarda üretilen materyaller; BİLGİ BELGE Resmi ya da özel tüm kurum kuruluşlarda işlerin büyük kısmı bürolarda yürütülür. Üretilen mal ve hizmetin kalitesi büyük ölçüde bürolarda verilen hizmetlerin etkinliğine ve verimliliğine bağlıdır.
BÜRO KAVRAMI İçinde yapılacak işin mahiyetine göre gerekli demirbaş ve diğer yardımcı vasıtalarla donatılmış, bir işi görmeye mahsus çalışma yeridir. Demirbaş: Bir yerde kullanılan, bir yere kayıtlı olan, bir görevliden öbürüne teslim edilen dayanıklı eşya: Plan, proje, bütçe, muhasebe ve bunun gibi pekçok işin ve işlemin yapıldığı alanlardır.
BÜRO KAVRAMI Bir örgüt-işletme-kurum-kuruluşta bilgi üretimi ve akışını sağlayan işlemlerin gerçekleştirildiği, Bu işlemi yapan personel, ekipman, malzeme vb unsurları barındıran mekanlardır.
BÜRO ÇEŞİTLERİ İçinde icra edilen mesleğe göre sınıflandırılan-adlandırılan bürolar, Endüstriyel bir tesisin (fabrika vs) faaliyetlerinin organize edildiği bürolar, Mamul veya hizmetlerin satış veya dağıtımıyla ilgili bürolar, Bir şirket(ler topluluğunun) faaliyetlerinin koordine edildiği bürolar, Kamu hizmetlerinin yürütüldüğü bürolar, Devletle olan resmi işlemlerin yürütüldüğü bürolar,
BÜRO ÇEŞİTLERİ Kamu yararı için çalışan Kurum-Kuruluş büroları, Yerleşim biçimlerine göre bürolar: Açık Bürolar Özel Bürolar Açık bürolar birden fazla kişinin çalışabileceği büyük salon bürolardır, çalışma alanları paravanlarla ayrılır ya da ayrılmadan kullanılır. Özel bürolar ise kişiye özel bürolardır.
BÜROLARIN İŞLEVLERİ TEMEL İŞLEV; Bir örgütün tüm faaliyetlerini yürütmek ve yönetmek, Faaliyetler arasında koordinasyonu sağlamaktır. Bir büronun asli sorumluluğu; Bilgi edinme ve elde ettiği ham bilgileri anlamlı bilgiler haline getirip yönetime karar verme aşamasında destek olmaktır.
BÜROLARIN İŞLEVLERİ Bilginin Toplanması, Bilginin kayıt edilmesi, Bilginin Düzenlenmesi, Bilginin İletilmesi, Verilerin Korunması Bilgi Toplama:Süreli süresiz yayınlar, görsel iştsel araçlar, internet, arşiv kayıtları, Bilgi kayıt edilmesi:defter ya da bilgisayar ortamına kayıt. Kayıplar önlenmelidir. Bilgi Düzenlenmesi:tasnif. Tasnif işlemi, hangi belgenin hangi dosyaya yerleşeceği, arandığında kolay bulunabilmesi için nerede muhafaza edileceğinin belirlenmesi işlemidir. Bilginin İletilmesi: zaman zaman saklanan bu bilgiler kullanılmak üzere istenir. Bilgiye hızlı erişim için uygun ve işlevsel dosya yapılması bilginin iletimini kolaylaştırır. Verilerin Korunması: Uygun koşullarda dosyaların saklanması ve muhafaza işlemidir.
BÜROLARIN İŞLEVLERİ İşlerin planlanması ve iş programlarının yapılması Büroların örgütlenmesi Örgüt, pozisyon ve fonksiyonlarının şemasının oluşturulması, Verimlilik ve iş basitleştirme tekniklerinin uygulanması İş akışı ve hareket ekonomisi tekniklerini uygulama Yerleşme ve çalışma koşullarının geliştirilmesi Form kullanım esasları ve form kontrolü Araç-gereç ve makinaların seçimi ve kullanım etkinliği Etkin dosyalama ve arşivleme sisteminin seçimi ve kullanımı Bürolar, örgütün bilgi ambarıdır. Bu nedenle örgütlerde verimli ve kaliteli hizmet üretilebilmesi için bürolarda yerine getirilmesi gereken koşullar:
BÜRO ÇALIŞANLARI YÖNETİCİ: Büro faaliyetlerini planlayan, örgütleyen, yöneten, koordine eden ve kontrolünü yapan kişidir. UZMAN (DANIŞMAN): Belli bir konuda uygulama ve deneyim yoluyla geniş bir bilgi ve beceri kazanmış kimselerdir. Emir komuta zincirinde yer almazlar. Büronun kurmay elemanlarıdır. Yöneticilere, uzmanı oldukları alanlarda danışmanlık yaparlar. Yapılan yönetsel işlerin hacmine ve yoğunluğuna göre farklı tipolojilerde ve sayılarda çalışanlar bulunur.
BÜRO ÇALIŞANLARI MEMUR: Bir işi yapmakla görevlendirilmiş, operasyonel düzeyde bulunan çalışanlar. Evrak kayıt, dosyalama, yazı-daktilo işleri vs görevlerde bulunurlar. SEKRETER: Büro yönetimi konusunda birikimli, doğrudan emir almadan sorumluluk alabilen, alınan karar ve sorumlulukları uygulayan, yetki sınırları içerisinde kararlar verebilen ve yönetim kadrosu içinde kısıtlı olarak yer alan büro görevlisidir.
BÜRO ÇALIŞANLARININ ÖZELLİKLERİ Görev paylaşımına ve takım çalışmasına yatkın olmalıdır, Organizasyonu ve yönetimi temsil etmelidir, Bilgi akışını sağlama hususunda dikkatli ve titiz olmalıdır, Hiyerarşik yapıya uygun davranılmalıdır, Büro çalışanları büronun başarısı için birbirini desteklemeli, işleri paylaşmalı, bu suretle olumlu enerjiyi ortaya çıkartarak bunu yapılan işlere yansıtmalidırlar. 2. İnsanların bir büro ile ilgili fikir ve düşüncelerini o büroda çalışanların tutum ve davranışları belirler. 3. en temel fonk. Olan bilgi üretme ve işleme olan bürolarda bilgi akışının doğru, güvenilir ve hızlı olması çalıişanların en önemli sorumluluğudur. 4. Çalışanlar hiyerarşik yapıya uymalı, ve bu yapının korunması için kurum kültürüne aykırı davranışlardan kaçınmalıdırlar. Her çalışan statüsüne uygun davranmalı, ast-üst ilişkilerinde saygı ve sevgi için gerekli hassasiyeti göstermelidir.
BÜRO ÇALIŞANLARININ ÖZELLİKLERİ Görev ve sorumluluktan kaçınmamalıdır, Üstlerin görevlerini kolaylaştırmalıdır. 5. Yönetim tarafından verilen görevler tüm çalışanlar tarafından kaçınmadan, eksiksiz olarak yerine getirilmelidir. Örgütsel sistemin verimli ve etkin çalışabilmesi için kaçınılmaz bir sorumluluktur. 6. Çalışanların üzerine düşen görev, yetki ve sorumlulukları gereği gibi yerine getirmesi çalışma düzeninin tam olarak sağlanması noktasında önemli olup, aynı zamanda yöneticilerin görevlerini de çok kolaylaştırır.
Büro çalışanlarının görevleri Büro işlemlerini yürütmek, Gelen-giden evrak işlerini yürütmek, İletişim sağlamak, Doküman hazırlamak, Dosyalama işlemlerini yürütmek, Toplantı organizasyonu yapmak, Seyahat organizasyonu yapmak, Mesleki gelişime ilişkin faaliyetleri yürütmek.
BÜRO YÖNETİCİSİ YÖNETİCİ: Örgütün amaçlarına ulaşması için, elinde bulunan kaynakların koordinasyonunu sağlayarak belirlenen amaca yönelten kişi idi. Amaçların etkili ve verimli bir şekilde gerçekleştirilmesi için, işgörenlerde işbirliği ve eşgüdümleme sağlamaya yönelik sürdürülen çalışmaların tümü ise YÖNETİM kavramını açıklıyor idi.
BÜRO YÖNETİCİSİ BÜRO YÖNETİCİSİ ise; büroların belirlenen amaç ve hedeflerini gerçekleştirmek için planlı bir şekilde bilgiyi, çalışanları, araç-gereç ve malzemeyi, Planlayan, Örgütleyen, Yöneten, Koordine eden ve Denetleyen kişidir. Büro yöneticisi, işin başkaları tarafından düzgün yapılmasını sağlamalıdır. B. Yöneticisinin her işi kendisinin yapması mümkün değildir. Diğer büro çalışanlarına iş gördürürken sadece bazı görevleri kendisi ifa etmelidir.
PLANLAMA GÖREVLERİ Kendi birimi için hedefler belirleme, İşi anlama ve yapılmasını bilme, İşletmenin politikalarını bilme ve çalışanlara yorumlama, İzlenen metotları geliştirme, Yeni gelişimlere ayak uydurma.
KONTROL GÖREVLERİ Belirtilen uygulama ve prosedürleri takip etme, İş için konulan standartlardan yararlanma, kullanma, Maliyet açısından iş çıkışını geliştirme, genişletme. İşin niteliğini ve doğruluğunu kontrol etme, Yoğun iş yükünü azaltmak.
ORGANİZASYON GÖREVLERİ İşleri başkasına havale etme, İşleri çalışanlar arasında bölme, Aynı birimlere benzer işler yerleştirme, dağıtma, Birim üyeleri arasında uygun otorite ilişkisi kurma, İş ile çalışan ilişkisini güne uyumlu tutma.
YÖNETİM FONK. AÇISINDAN GÖREVLERİ Çalışanları değişikliklerden haberdar etmek, Çalışanları geliştirmek, değerlendirmek, disipline etmek, Takım çalışmasını ve çalışanlar arasındaki uyumu güven altında tutmak, Çalışanları moralli kılmak.
TEMEL BİLGİ BİRİKİMİ Teknik Bilgi: Prosedürler, malzemeler, büro yerleşim şekilleri, ekipmanlara ilişkin bilgi birikimini ifade eder. Bu bilgilere sahip olunmadan liderlik, planlama, kontrol fonksiyonları yerine getirilemez. Sorumluluk Bilgisi: İşletme politikaları, kuralları, yönetmelikleri, yönetici otoritesi ve sorumluluklarının kapsamı ile son kararların verileceği konuların mahiyeti bilgisini kapsar.
TEMEL BECERİLER Öğretme Yeteneği Metot Geliştirme İnsan ilişkileri Becerisi Yöneticinin bilgilerini başkalarına aktarmaları ve bu vesileyle çalışanları geliştirmeleri öğretme yeteneğini gerektirir. 2. Malzemelerin, makinelerin ve insan emeğinin daha iyi kullanımı sürekli gelişme göstermektedir. Yönetici, çevresindeki gelişme ve değişime göre işin yapısına ilişkin metotları geliştirebilmelidir. 3. İnsan İlişkileri becerisi: İnsanları anlayabilme, çalışanlarıyla iletişim kurabilme, onlarla çalışabilme ve iyi geçinebilme becerisidir. Bu beceri, çalışanların kişisel tavır ve davranışlarını ve çözümlemenin, temel insan ilişkilerini kullanmanın önemini vurgular.
BÜRO YÖNETİCİSİNİN ÖZELLİKLERİ İşini ve işyerini sevmek, Kendine güvenmek, İnsanları tanımak, Anlayışlı olmak, Objektif olmak, Görev ve yetkileri adaletli dağıtmak, İnisiyatif sahibi olmak, Sorumluluk sahibi olmak, Büro yöneticisinin başarılı olabilmek için sahip olması gereken beşeri özellikler vardır:
BÜRO YÖNETİCİSİNİN ÖZELLİKLERİ Yeni fikirlere sahip ve açık olmak, Ekip kurmak ve organize edebilmek, Etkin bir motivasyon sağlayabilmek, Başarıyı paylaşabilmek, Başarıyı ödüllendirmek, başarısızlığı İNCELEMEK, Hatalardan ders almak ve tekrarlamamak.
BÜRO YÖNETİCİSİNİN OLMAMASI GEREKEN ÖZELLİKLERİ Anlayışsız olmak, Taraflı davranmak, Çabuk etkilenmek, Kararsızlık, Korkak davranmak, Sağduyusuz olmak.
BÜRO YÖNETİMİ KAVRAMI Bürolarda sekreterya hizmetlerini koordine eden, iletişim akışını sağlayan, bunu dengeleyen, yazılı ve sözlü iletişim yöntemlerini belirleyen faaliyetler topluluğudur. Başlıca görevler; servisleri sağlamak, kayıtları tutmak, gelen bilgileri analiz etmek, planlamak, haberleşmeyi düzenlemek, örgütün çıkarlarını korumakla ilgili bilgileri gerektiren fonksiyonlardır. Büro, örgütsel faaliyetlerin yerine getirildiği, üst, orta ve alt düzey yönetici ve çalışanlar tarafından kullanılan mekanlar idi. Büro yönetimi ise;
BÜRO YÖNETİMİ KAVRAMI Sayılan bu fonksiyonları yerine getirilmesi için işin yapılan içeriğine göre gerekli PERSONEL ve EKİPMANLARIN sağlanması anahtar bir öneme sahiptir. Büro yöneticisi bunları sağladıktan sonra çalışanların verimliliğini, zaman ve stres yönetimlerini de üstlenmek durumundadır. Büro yönetiminde, büro hizmetlerinin ahenk içinde yürütülmesi dosyalama, arşiv, kayıt, fotokopi, faks, daktilo gibi birincil büro hizmetlerinin titiz ve verimli bir şekilde yürütümü ile bağlantılıdır.
BÜRO YÖNETİMİ KAVRAMI Tüm sektör ve kuruluşlarda işlerin büyük kısmı bürolarda yapıldığına ve ürün/hizmet kalitesinin de bu nedenle bürolarda verilen hizmetlerin verimlilik etkinlik esaslarına bağlı bulunduğuna göre; Büro yöneticisinin, Kuruluşun genel amaçları, politikası, planları, üniteleri, ünitelerin görevleri ile ilgili geniş bilgilere sahip olması gerekir. Büro yöneticisi yönetimle ilgili olarak HEDEF ve AMAÇ belirlemek zorundadır. Belirlenen hedeflere ulaşmak için ekip-ekipler kurması, bunları uyumlulaştırması, ekibin işbirliğini yapmasını ve işbölümünü sağlamalıdır.
PLANLAMA FONKSİYONU Bilgi toplamak, Bilgiye dayanarak gelecekteki olayları tahmin etmek, Geleceği iyi değerlendirebilmek, Bu değerlendirmelere bağlı olarak ulaşılabilecek hedefleri belirlemek, Seçilen hedeflere ulaşmak için planlar yapmak, Geliştirilen bilgiler doğrultusunda geri bildirim alarak ilerlemeyi takip etmek. Hem müşteri hem de çalışan taleplerini karşılayabilmek için, yeni hedefler tespit etmek ve hedeflere ulaşmak için kısa, orta ve uzun vadeli planlar yapmak, yapılacak işleri önceden, belli zaman dilimleri içine ustaca yerleştirmelidir yönetici. Bu kurguda 5N1K göz önünde bulundurularak, bunların aralarındaki ilişkileri de akılcı bir şekilde düzenlemelidir. Planlama, bugün ile varılmak istenen yer arasında köprü kuran bir faaliyet olduğuna göre, bu köprünün kurulabilmesi için atılması gereken adımlar şunlardır:
PLANLAMA FONKSİYONU İşletmenin Geçmiş Verileri Bugünü Geleceği Geçmişin Analizi Değerlendirilmesi Tahmini Büro yöneticisi önceden ne yapacağına, nasıl, ne zaman yapacağına, kimin yapacağına karar vermelidir. Verdiği kararın etkili olabilmesi için geçmiş bilgileri analiz etmesi, mevcut durum içinde karar vermesi ve geleceğe yönelik değerlendirme yapması gerekir. Geleceğe yönelik değerlendirme yapıp tahminde bulunurken doğru bilgiye, doğru zamanda ve en az masrafla ulaşabilmelidir. Yönetici, işletmesi ile ilgili iletişimi iç ve dış kaynaklarını inceleyerek sağlar ve bilgi toplar. Bu bilgileri analiz eder, bugünkü durumu değerlendirerek geleceğe yönelik tahminlerde bulunur. Eğer işletmenin iletişim kayıtlarına ulaşamaz ise tahmindeki isabet derecesi düşer.
YÖNETİM YAKLAŞIMLARI Klasik Büro Yönetimi Neoklasik Büro Yönetimi Modern Büro Yönetimi Klasik BY: Sanayi devrimine kadar sermayedarlar aynı zamanda işyerlerinin yöneticisi konumundalar, sahiplik esasına dayalı yönetim anlayışı var. Taylor’un bilimsel yönetim yaklaşımıyla büro yön. de etkinliği artmış, prof. yönetim ve yöneticiler ortaya çıkmıştır. Yönetim olgusunun gelişmeye başlamasıyla bürolarda veri toplama, değerlendirme, evrak yönetimi, örgütsel yazışmalar da büyük artışlar olmuştur. Ancak bu dönemde büronun fonksiyonu, basit bir yazıhaneden öte değildir. Çalışanlar da her türlü işi yapan katip gibidirler. Sonradan yönetim kavramı geliştikçe, çalışanlar katiplikten nitelikli çalışan konumuna gelmişlerdir. Bu yön. Teorisinde İŞ STDZASYONU ve UZMANLAŞMA çalışmaları yapılmış, özellikle çalışma alanlarında hareket ekonomisi tekniklerinin uygulanmasıyla insan gücü, emek, zaman, mesafe, araç-gereç, kırtasiye, çalışma yer ve alanından tasarruf sağlanmış, yorgunluklar azaltılmaya, gereksiz hareketleri, işlemleri elimine etmeye,, maliyetleri düşürmeye, bu vesile ile etkinlik ve verimliliğin arttırılmasına çaba gösterilmiştir. 2. Neo-kl. BY: Klasik BY ne dayanan bu modelin ondan en büyük farkı yönetim uygulamasına insan ilişkileri dahil edilmiştir. İşçinin verimliliğinin yükseltilmesi için fiziksel koşulların düzenlenmesinin yanında, insani faktörlerde dikkate alınmaya başlanmıştır. Örgütün sosyal ve beşeri yönünü ön plana alan bu yön. Yaklaşımının BY’ ne yansıması birey ve örgüt arasında işbirliği ruhunun oluşturulması için örgütlenmenin biçimsel formunun yanında biçimsel olmayan ilişkilerden de etkilendiğini varsaymaktadır. Bu varsayımla BY, beşeri ilişkileri dikkate alarak, biçimsel olmayan yapıdan kaynaklanan sosyal ve psikolojik etkenleri de organize etmektedir. Modern BY: Bu anlayış, yöneylem araştırması, iş yönetimi bilimi, sibernetik, maliyet-fayda analizi, planlama, programlama, bütçeleme sistemi, karar verme kuramları ile durumsallık yaklaşımı ve sistem yaklaşımından oluşmuştur. Bu yön. Yaklaşımı BY’ ne çeşitli sorumluluklar yüklemiştir: bürolarda planlama-örgütleme yapılması, çalışanlara liderlik yapılması, çalışnların amaçları ile büro amaçları arasında eşgüdüm sağlanması, çalışanların güdülenmeleri, ekip ruhunun oluşturulması, hedeflerin belirlenmesi ve bunların yakalanması için önlemler alınmasıdır.