Elektronik Belge Yönetim Sistemi ve Elektronik İmza Elektronik Belge Yönetim Sistemi Proje Sorumlusu Hakan GÜRBÜZ Mayıs 2013

Sunum İçeriği Elektronik Belge Yönetim Sistemi (EBYS) Elektronik İmza (E-İmza)

Elektronik Belge Yönetim Sistemi Nedir? Geçmişten gelen kayıtların gelecek nesillere aktarılmasını hedefleyen Belgelerin oluşturulma ve yetki bilgilerinin kontrol altında tutulabildiği, Belgelerin tüm sürümlerinin her belge için görülebildiği, Arşivlenen belgelere erişimi hızlandıran, Belgelere yetkisiz erişimleri engelleyen, Fiziksel yıpranma ve kaybolmayı önleyen, İmha tarihlerine kadar olan süreçte bir arşiv niteliği taşıyan ve dokümanlara ilişkin tüm iş ve işleyişleri kolaylaştıran sistemdir. - M.S. 8. yüzyılda hazırlandığı tespit edilen Orhun abideleri günümüze kadar ulaşmış tarihsel kayıtlar arasında yer almaktadır. Osmanlı döneminde vakanüvis unvanı ile anılan tarihçiler Devlet ile ilgili kayıtları kurumsal anlamda tutan ilk görevlilerdir. Onlarında günümüze ulaştırdıkları kayıtlar bizim geçmiş dönemler hakkında bilgi edinmemizi sağlamışlar ve gelecek nesillere bilgileri aktarmanın ne derece önemli olduğunu bizlere göstermişlerdir. İmza, paraf veya koordine işlemlerinde yetkiye göre işlemler gerçekleştirilebilmektedir. Belgeler için sürüm kaydı tutmaktadır. Arşivden, arama kriterlerine göre daha kısa sürede belgelere erişim sağlanabilmektedir. Gizli, Özel, Hizmete özel belgelerin erişimi sınırlandırılabilmektedir.

İlgili Mevzuat ve Standartlar 5070 sayılı Elektronik İmza (e-imza) Kanunu E-imza Kanunu’nun Uygulanmasına İlişkin Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmelik 2004/21 Sayılı Başbakanlık Genelgesi 2005/7 Sayılı Başbakanlık Genelgesi 2006/13 Sayılı Başbakanlık Genelgesi 2008/16 Sayılı Başbakanlık Genelgesi TS 13298 Standardı http://saglik.gov.tr/Eimza/dosya/1-76507/h/elektronikimzakanunu.pdf http://saglik.gov.tr/Eimza/dosya/1-76515/h/e-imza-yonetmelik.pdf http://saglik.gov.tr/Eimza/dosya/1-76509/h/2004-21.pdf http://saglik.gov.tr/Eimza/dosya/1-76511/h/2005-7.pdf http://saglik.gov.tr/Eimza/dosya/1-76517/h/2006-13.pdf http://saglik.gov.tr/Eimza/dosya/1-76513/h/2008-16.pdf http://bilisim.tse.org.tr/-b-standardlar-b-/ebys

Başbakanlık 2008/16 Sayılı Genelgesi Kamu kurum ve kuruluşlarınca üretilen elektronik bilgi ve belgelerin idari, mali, hukuki ve tarihi gerekçelerle korunmasının sağlanması ve bunların gelecek nesillere aktarılması ancak standart belge yapılarının oluşturulması ile mümkündür. Elektronik belgelerin kayıt altına alınması, kullanılması ve arşivlenmesi konularında çalışma yapma görevi E-Dönüşüm İcra Kurulu’nun 9 Eylül 2004 tarih ve 7 numaralı Kararı ile Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü’ne verilerek TSE 13298 numaralı standardın yayınlanması sağlanmıştır. Hazırlanan bu standart kamu kurum ve kuruluşlarının kullanacakları elektronik belge yönetim sistemleri için temel bir kaynak teşkil etmektedir. www.saglik.gov.tr/Eimza/dosya/1-76513/h/2008-16.pdf

Belge ve Doküman Doküman Belge Değişiklik yapılabilir. Değişiklik yapılamaz İmha edilebilir. Kontrollü imha edilebilir Saklama kuralları uygulanmaz. Saklama kuralları uygulanır. İşleyişi hızlandırır. Kurumsal bir kimlik kazandırır. Belge yönetimi; kurumsal iletişimin etkinleşmesi, yönetimin doğru kararlar verebilmesi, geriye dönük uygulamaların ortaya konulabilmesi ve kurumsal denetim sağlanabilmesi için evrakın doğru zamanda, istenildiği kadar üretilmesi, düzenlenmesi, dağıtılması, saklanması, ayıklanması ve güncelliğini kaybetmesiyle birlikte arşivlere gönderilmesi ya da kullanım değerini tamamen yitirmesiyle birlikte imhasını amaçlayan bir programın uygulanmasıdır. Bir diğer ifade ile belge yönetimi; bir kurumun faaliyet ve işlemleri hakkında enformasyon ve kanıtların belge formunda elde edilmesi yanında belgelerin yaşam döngüsü süresince sistematik kontrol ve etkinliğinden sorumlu çalışma alanıdır şeklinde tanımlanmaktadır. Belge yaşam döngüsü; belge üretimi, dağıtımı, kullanımı, aktif belgelerin depolanması, bunların arşivlere nakli, güncelliğini kaybeden belgelerin depolanması, son düzenleme ve uzun süreli depolama ve imha/tasfiye aşamalarından oluşur. RYUUEHY taslağında mülkiyet zinciri olarak ifade edilen belge yaşam döngüsü; elektronik belgenin üretiminden tasfiyesine kadar olan yaşam süreci şeklinde tanımlanmaktadır (RYUUEHY, 2011: 1).

EBYS’ ye Neden Gerek Duyuyoruz ? Bilgi Yönetimine Katkı Zaman Tasarrufu Maliyet Güvenlik Verimlilik Kurumsal Mobilite Arşivleme ve tasfiye E-imza ile güvenilirlik Sürüm Kontrolü

Kurumlar Arası E-imzalı Belge Transferi (Kayıtlı Elektronik Posta (KEP)) KEP Sistemi; Elektronik imza ve zaman damgası taşıyan teknolojilerin ve standartların kullanıldığı bir sistemdir. Kurumlar arası belge transferi için yapılan bir çalışmadır. KEP ile ilgili yönetmelik Bilgi Teknolojileri ve İletişim Kurumunca 25.08.2011 tarihli 28036 sayılı Resmî gazetede yayımlanmıştır. 01.07.2012 tarihinde yürürlüğe girmiştir. 25.08.2011 tarihli 28036 sayılı Resmî gazete http://www.resmigazete.gov.tr/eskiler/2011/08/20110825.htm

Elektronik İmza (E-İmza) Islak İmza Elektronik İmza Elektronik imza, ıslak imza ile eşdeğerdir.

Elektronik İmza (E-İmza) Nedir? 5070 Sayılı Elektronik İmza Kanunu: “Başka bir elektronik veriye eklenen veya elektronik veriyle mantıksal bağlantısı bulunan ve kimlik doğrulama amacıyla kullanılan elektronik veridir.” Elektronik imza, sayı, karakter ve sembollerden oluşan, elektronik verilere eklenerek kimlik doğrulaması sağlayan, güvenilir bir sayısal bilgidir. “5070 sayılı Elektronik İmza Kanunu” ile elektronik ortamda üretilen tüm dokümanların imzalanarak belge vasfını kazanması sağlanmıştır. E-imza, imza sahibinin kimliğini imzalanan veriyle ilişkilendirir ve imzalanan verinin değiştirilmediğini ispat eder.

5070 Sayılı E-İmza Kanundan Bazı Maddeler MADDE 22.- 22.4.1926 tarihli ve 818 sayılı Borçlar Kanununun 14 üncü maddesinin birinci fıkrasına aşağıdaki cümle eklenmiştir. Güvenli elektronik imza elle atılan imza ile aynı ispat gücünü haizdir. MADDE 23.- 18.6.1927 tarihli ve 1086 sayılı Hukuk Usulü Muhakemeleri Kanununa 295 inci maddeden sonra gelmek üzere aşağıdaki 295/A maddesi eklenmiştir. MADDE 295/A- Usulüne göre güvenli elektronik imza ile oluşturulan elektronik veriler senet hükmündedir. Bu veriler aksi ispat edilinceye kadar kesin delil sayılırlar.

Elektronik İmza Neleri Sağlar? Bilgi bütünlüğü Kimlik doğrulama İnkar edilemezlik Elektronik imza, imza sahibinin kimliğini imzalanan Veriyle ilişkilendirir ve imzalanan verinin değiştirilmediğini ispat eder. Elektronik imza kullanıcılarına aşağıda belirtilen üç temel özelliği sağlamaktadır: Bilgi Bütünlüğü: Verinin izinsiz ya da yanlışlıkla değiştirilmesini, silinmesini ve veriye ekleme yapılmasını önlemek, Kimlik Doğrulama ve Onaylama: Mesajın ve mesaj sahibinin iletiminin geçerliliğini sağlamak, İnkar Edilemezlik: Bireylerin elektronik ortamda gerçekleştirdikleri işlemleri inkar etmelerini önlemek.

E-İmzanın Avantajları Kalemle imzaya göre, e-imza kolay ve hızlıca atılır. E-imzalanmış doküman tahrif edilemez. Notere ihtiyacı bitirir. Afetlere karşı korumak kolaydır. Kimin imzaladığı belli ve kesindir. Prestij ve itibar sağlar. Kalemle imzaya göre, e-imza kolay ve hızlıca atılır. Örneğin, yoğun olarak imza atan kişiler, birden fazla dokümanı tek seferde e-imzalayabilir. Her sayfanın imzalanması gereken türde evraklarda kalemle imza atmak çok zahmetlidir. E-imza atmak kolay ve hızlıdır, zamandan kazandırır.  E-imzalanmış doküman tahrif edilemez. Dokümanın tamamının veya bir kısmının az yada çok tahrif edilmesi teknik olarak imkansızdır. Dosya bilgisayarınızda olduğu sürece tahrif edilmediğinden eminsinizdir. Notere ihtiyacı bitirir; e-imzalanmış doküman sınırsız kere kopyalanabilir. Kopyası herhangi bir kişiye yada kuruma gönderilebilir. Afetlere karşı korumak kolaydır. E-imzalanmış dokümanların yangın ve deprem gibi felaketlere karşı korunması çok kolaydır. Herhangi bir veri merkezi işi görür; özellikle ek bir yanmaz odaya gerek yoktur . E-imzalı evrakı dijital ortamda dünyanın çeşitli yerlerine yedekleyerek gece rahat uyuyabilirsiniz.  Kimin imzaladığı belli ve kesindir. Islak imzanın aksine, evrakı gerçekten o kişinin mi imzalandığını anlamak çok kolaydır. Birkaç saniye sürer. %100 sonuç verir (ülkemiz gündemini meşgul eden olayları hatırlayalım). Gerçekten o kişinin imzalayıp imzalamadığını anlamak için hiçbir yasal sürece gerek yoktur. Prestij ve itibar sağlar. E-imza kurumların prestij projeleridir.

E-imza Teknolojisi Açık Anahtarlı Altyapı Teknolojisi Matematiksel şifreleme yöntemleri kullanılır. Şifreleme için büyük sayı dizilerinden oluşan 2 anahtar kullanılır. Özel anahtar (imza oluşturma verisi) E-imzayı oluşturmak için kullanılır. Sadece kişinin kendisinde bulunur. Akıllı kart içinde saklanır ve bu araçtan dışarıya çıkarılamaz. Açık anahtar (imza doğrulama verisi) E-imzayı doğrulamak için kullanılır. Gizli olmayan, herkese açık bir veridir. 843738388533363456363465....6534 774757555255252555005443....9871

Elektronik İmza İle Bir Doküman Nasıl İmzalanır? Mesaj Mesaj Xbank Ankara Şubesi(2420) 1264235 nolu hesabıma 5000 TL Xbank Ankara Şubesi(2420) 1264235 nolu hesabıma 5000 TL + Özel Anahtar E-imza Akıllı Kart Özet Algoritması PIN !!! İmzalama Algoritması Mesaj Özeti E-imza

Elektronik İmzalı Bir Dokümanın İmzası Nasıl Doğrulanır? Mesaj Xbank Gebze Şubesi(2420) 1264235 nolu hesabıma 5000 TL ED E-imza  Özet Algoritması Mesaj Özeti 2 =? İmzalama Algoritması Mesaj Özeti 1  Açık Anahtar Hakan Gürbüz Sertifika Doğrulama !!!

EBYS ve E-imza Kullanan Bazı Kurumlar Cumhurbaşkanlığı Başbakanlık Adalet Bakanlığı İçişleri Bakanlığı Dışişleri Bakanlığı Kalkınma Bakanlığı Sağlık Bakanlığı

EBYS Kullanım Modelimiz

Sorular

İletişim Hakan GÜRBÜZ hakan.gurbuz@saglik.gov.tr 0(312) 585 23 80 – 24 31 EBYS http://eimza.saglik.gov.tr http:yazilimdestek.saglik.gov.tr E-İmza http://www.saglik.gov.tr/ebys eimzayardim@saglik.gov.tr