Okt. Tuba Alkanat Akman Uluslararası İlişkiler Birimi 25 Haziran 2014 2014-2015 Akademik Yılı Öğrenim Hareketliliği Erasmus Koordinatörleri Toplantısı Okt. Tuba Alkanat Akman Uluslararası İlişkiler Birimi 25 Haziran 2014

Toplantının Amacı Erasmus programının işleyişi hakkında bilgilendirme Aksaklıkların giderilmesi Yeni koordinatörlerin bilgilendirilmesi Deneyim, bilgi paylaşımı, öneriler 2014-2015 Yeni Uygulamalar Akademik tanınma ve prosedürler

Gündem Erasmus kurumlararası anlaşmalar 2. seçim süreci Koordinatörlerin Görev ve Sorumlulukları Öğrenci Bildirimi, Destek Öğrenim Anlaşması Tanınma Tanınmanın Gerçekleştirilmesi (Değişim Sonunda) Erasmus’a Dair Hatırlatmalar 2014-2020 Erasmus+ Yenilikler Erasmus öğrencisi bilgi sistemi paneli bilgilendirme ve uygulama Sorular&Cevaplar

Kurumlararası Anlaşmalar Erasmus Üniversite Beyannamesi (EÜB) sahibi kurumlar arasından uygun kurum belirlenmeli Anlaşma talebi ve detaylar hakkında uygun kurum ile ön görüşme (e-posta ile) Mutabakata varıldıktan sonra http://int.kocaeli.edu.tr adresinden standart kurumlararası anlaşma formu 2 nüsha doldurulup UİB’ye iletilmeli. UİB tarafından postalanır. (1 nüsha KOÜ, 1 nüsha karşı kurum için) Kopya belge uygun

Dikkat edilmesi gereken hususlar Karşı kurumun ders içerikleri mutlaka anlaşma YAPILMADAN ÖNCE incelenmeli Denklik sorunu yaşanma ihtimali ortadan kaldırılmalı Akademik takvim incelenmeli Eğitim dili mutlaka belirtilmeli, iki dilde ise ağırlıkları(Erasmus öğrencilerine uygulanan) Değişim düzeyi (önlisans , lisans, yüksek lisans, doktora) belirtilmeli Gerekirse Anlaşma'dan yararlanabilecek sınıflar önceden belirlenebilir. Ancak bu bilginin ve anlaşmaya ait özel koşulların (IELTS, standardın üzerinde akademik ortalama, vs) Uluslararası İlişkiler Birimi ile anlaşma yapılırken paylaşılması gerekir. Şayet bu tür durumlar daha sonra ortaya çıktıysa, bu durum en geç yerleştirme toplantısı öncesinde birim ile paylaşılmalı ve kontenjana uygun öğrencilerin seçilmesi sağlanmalıdır.

Dikkat edilmesi gereken hususlar Öğrenciler mevcut anlaşmalar hakkında bilgilendirilmeli (eğitim dili, geçerli olduğu sınıf, özel koşullar vs.). Anlaşma bölüm öğretim elemanları tarafından yapılıyorsa Bölüm/Fakülte koordinatörüne bilgi verilmeli Kurumlararası anlaşma öğrenciler tarafından yapılamaz. Ancak öğrenciler ön araştırma yaparak öğretim elemanlarına, süreci kolaylaştıracak bilgi sağlayabilir. Kurumlararası anlaşmalar yalnızca Erasmus Kurum Koordinatörü tarafından imzalanmaktadır.

2014-2015 2. Seçim Süreci 1-30 Haziran 2014 Başvuru 26 Eylül 2014 tarihine kadar yeni kurumlararası anlaşma yapılabilir 1. seçim yedek öğrencilerinin öncelikle yerleştirilmesi 21 Ekim 2014 seçim sonuçlarının ilanı 21 Ekim 2014 itibariyle 2014-2015 bahar yarıyılında gidecek öğrencilerin üniversitelere bildirilmesi 2014-2015 akademik yılı öğrenim hareketliliği hibesi henüz belli değil. Hibe açısından her iki seçim de ön seçim. 1. seçim sonucu mevcut 147 öğrenci var.

Görev ve Sorumluluklar Değişim Öncesi Anlaşmaların değişime uygun yapılması ve tüm taraflarca imzalı halde UİB’ye teslim edilmesi. Son Tarih: 26 Eylül 2014 Erasmus Öğrenim Hareketliliği 2. Seçim Çalışma Takvimi’nin takibi http://int.kocaeli.edu.tr/dosyalar/2014-2015_2.%20Secim_Ogrenim%20Hareketliligi%20Calisma%20Takvimi_.pdf Öğrenci seçimi sonrasında (21 Ekim 2014 itibariyle) karşı kuruma e-posta ile öğrencinin bildirimi, başvuru süreci hakkında bilgi ve davetiye talebi Öğrencinin feragat etmesi durumunda birime ve karşı kuruma bildirilmesi

Görev ve Sorumluluklar Değişim Öncesi Kurum iletişim bilgileri Kurumlararası Anlaşmalar’da mevcuttur Örnek bildirim mektubu,Örnek İkili Anlaşma uzatma talep mektubu için http://int.kocaeli.edu.tr/erasmus/index.php?gerekli=Belge Öğrencinin başvuru formunun doldurulmasına destek İşlemlerde öğrencinin takibi, yalnız bırakılmaması Öğrenim anlaşması ve tanınma formunun hazırlanması

Öğrenim Anlaşmasının Hazırlanması Dersler karşı kurumun web sayfasından ya da iletişim kişisinden içerikleri ile edinilmeli. ÖA 3 orijinal hazırlanmalı (UİB, karşı kurum ve öğrenci için) Öğrenci gitmeden tüm imzaları tamamlanmış olarak UİB’ye iletilmeli (taranmış ya da faks olur, ancak en geç değişim sonunda orijinali UİB’ye iletilmeli) 1 dönem minimum 30*, maksimum 39** AKTS olmalı (KOÜ’deki kredi sayısı) * KOÜ’deki mevcut iş yükü 30’dan az ise ÖA 30’dan az AKTS içerebilir. ** Lisans-önlisans-yönetmelik-17-07-2011 Madde 5) Ders tekrarı durumunda olan bir öğrenci tekrar derslerine öncelikle kayıt olmak koşulu ile bir yarıyılda en fazla 39 AKTS kredisi kadar ders alabilir. Ancak ders tekrarı durumunda olan bir öğrencinin çalışma yükü, akademik danışmanın önerisi ve bölüm/program başkanlığının onayı ile kayıt yaptırılan yarıyılın eğitim-öğretim çalışmaları yükü esas alınarak 1/3 oranında azaltılabilir.

Tanınma Formunun Hazırlanması Değişim BAŞLAMADAN ÖNCE tamamlanmalı ve UİB’ye iletilmeli. Karşı kurumdaki ve KOÜ’deki dersler yan yana eşlenmeli. Tanınma eksiksiz doldurulmalı (dönem, kurum, AKTS bilgileri, vs) http://int.kocaeli.edu.tr/erasmus/index.php?gerekli=Belge adresindeki güncel belgeler kullanılmalı. Tanınma değişikliği için “Tanınma Değişiklik” sayfası kullanılmalı. AKTS’ye göre 1 ders 1’den fazla derse eşlenebilir. Bu durumda belgede eşleşme net görünmeli (hücreler ayarlanarak) Tanınma 3 orijinal hazırlanmalı (UİB, KOÜ bölüm ve öğrenci için)

Görev ve Sorumluluklar Değişim Esnasında Öğrencinin ÖA değişikliği olması halinde değişikliğin yapılması ÖA değişikliği değişim başladıktan sonra en geç 1 ay içerisinde yapılıp UİB’ye iletilmeli ÖA değişmesi halinde Tanınma Formu da buna paralel olarak değişmeli ve bu da değişim başladıktan sonra en geç 1 ay içerisinde UİB’ye iletilmeli. Denklik için öğrencinin nihai olarak aldığı derslerin içeriklerinin temini (öğrenciden ve/veya karşı kurumdan talep edilmeli) Ders içerikleri aslında daha öğrenim anlaşması yapılırken ya da değiştirilirken koordinatör tarafından temin edilmeli Her ihtimale karşı öğrenciden karşı kurum transkriptinde yer alan derslerinin içeriklerini gelirken getirmesi istenmeli

Görev ve Sorumluluklar Değişim Sonrasında Tanınmanın değişim öncesi ve sırasında yapılan “Tanınma Belgesi ve değişikliğinde” taahhüt edildiği şekli ile gerçekleştirilmesi. Bir ders ÖA’da yer alıyorsa, Tanınma Belgesi’nde bir KOÜ dersi ile eşleştirilmeli, Tanınma’da eşleşme var ise değişim sonunda tanınmalı. Tanınmadaki eşleşme KOÜ ve karşı kurum dersleri yan yana gelecek şekilde eşlenmeli.

Tanınmanın Gerçekleştirilmesi (Değişim Sonrasında) Öğrenci karşı kurumdan aldığı 2 orijinal transkriptten 1 tanesi ile Bölüm koordinatörüne başvuruda bulunacak. Öğrenci bilgi sisteminde her koordinatöre yurtdışında alınan dersleri KOÜ’de açmak üzere yetki verildi. Açılan derslerin notları karşı kurumdan alınan transkripttekine uygun biçimde girilmeli. Harf notunu KOÜ’ye uyarlamada http://ects.kocaeli.edu.tr/kurum.cfm?Dilid=0&selection=02CDF261992E1FBFFEB7F5FD93B1601F adresindeki tablo kullanılmalı.

AKTS Notu Kocaeli Üniversitesi Harf Notu Katsayı Not Aralığı Derece A AA 4,00 90-100 Mükemmel B BA 3,50 85-89 Pekiyi C BB 3,00 80-84 İyi D CB 2,50 75-79 Başarılı E CC 2,00 65-74 Yeterli FX* DC 1,50 58-64 Başarısız DD 1,00 50-57 F* FD 0,50 40-49 FF 0,00 39 ve Altı *  * Bu notlar için Kocaeli Üniversitesi not dönüşümünde en yüksek harf notu ve sayısal not esas alınır. FX Öğrencinin yarıyıl ortalamasına göre Kocaeli Üniversitesi'nde karşılığı "Koşullu Başarılı" olarak kabul edilir.

Tanınmanın Gerçekleştirilmesi (Değişim Sonrasında) Muafiyet notu girilirken “Not Dönüştürme Çizelgesi” ya da İntibak Komisyonu tutanağında yer alan notlar girilmeli. Derslerin KOÜ transkriptinde görünmesi Öğrencinin dersten başarılı olması durumunda: Yurtdışından gelen transkriptteki kodu, adı* ve kredisi ile Yurtdışında ders kodunun olmaması durumunda dersin kodu olarak ERS ile başlayan uygun bir kod verilecek. *Öğrencinin yurtdışında aldığı derslerin KOÜ transkriptinde Türkçe adı ile görünmesi uygun değildir ve bu uygulama kabul edilmemektedir.

Tanınmanın Gerçekleştirilmesi (Değişim Sonrasında) Öğrencinin dersten başarısız olması durumunda: Tanınma formunda belirtilen KOÜ’de eşleştirilmiş ders öğrenciye KOÜ kodu,adı ve kredisiyle atanacak ve öğrenciye başarısız not girişi yapılacaktır. (Öğrenci karşı kurumda başarısız oldu ise “F” ile, devamsızlıktan kaldı ise “V” ile kalmış sayılacak). Karşı kurumda başarısız olunan dersler mutlaka karşı kurum transkriptinde belirtilmeli. Belirtilmiyorsa öğrenciden ‘Failure Form’ temin etmesi istenecek.

Tanınmanın Gerçekleştirilmesi (Değişim Sonrasında) KOÜ’de 1 ders karşı kurumda birden fazla derse tanınabilir. Karşı kurumdaki tek bir ders KOÜ’deki 1’den fazla derse tanınabilir. Bu durumda karşı kurumdaki dersin başarısı KOÜ’de denk sayılan derslerin tümünü etkiler. Erasmus döneminde yurt dışında alınan dersler Tanınma Formu’nda KOÜ’deki üstten dersler ile eşleştirilebilir. Üst dönemlerden alınan dersler ancak mezuniyet transkriptinde ait oldukları dönemde gözükebiliyor.

Tanınmada dikkat edilmesi gereken hususlar! Bologna sistemine göre lisans 240, yüksek lisans ve doktora 120 AKTS’lik iş yüküne sahip derecelerdir. Bir dönem için iş yükü 30 AKTS’dir. Erasmus öğrencisi tam zamanlı –bir dönem için 30 AKTS’lik iş yükü olan- öğrenci olmalı. Değişim kapsamında bazı durumlarda söz konusu AKTS yükü 25 AKTS’ye kadar düşebilir. KOÜ yönetmeliğine göre ise bir öğrencinin bir yarıyılda alabileceği maksimum AKTS 39 minimum 25’tir. Bu duruma göre değişimin süresine göre alınabilecek maksimum ve minimum krediler şöyledir: 3 aylık değişim: 15-20 1 dönemlik değişim: 25-39 2 dönemlik değişim: 50-78

Tanınmada dikkat edilmesi gereken hususlar! Erasmus değişiminde iki kurum arasında alınan ve tanınan AKTS farkı maksimum 5 AKTS olmalıdır. Örneğin bir öğrenci Erasmus değişimi süresince 25 AKTS almış ise KOÜ’de maksimum 30 AKTS’lik dersten muaf sayılabilir. Ya da yurtdışında 35 AKTS almış bir öğrenci KOÜ’de minimum 30 AKTS’lik dersten muaf sayılmalıdır. Öğrencinin karşı kurumda uygun ders bulunamaması sebebiyle almış olduğu 25 AKTS KOÜ’de maksimum 30 minimum 25 AKTS’lik derse tanınabilir. Öğrencinin yurtdışında 35 AKTS’lik ders alması durumunda ise KOÜ’de maksimum 39 minimum 30 kredilik ders tanınması yapılır. Değişimin sonunda kurumsal tanınmayı sağlayan tüm belgeler (öğrenim anlaşması, tanınma formu, yurtdışından alınan transkript, not dönüştürme çizelgesi ya da komisyon tutanağı ve KOÜ intibak sonrası transkripti) birbiri ile uyumlu olmalıdır.

Tanınmada dikkat edilmesi gereken hususlar! Öğrencilerin tanınmasında KOÜ’deki dersin kredisi yurtdışındaki dersin kredisinden yüksek ise öğrencinin mezuniyet için eksik kalan kredisi olabilir. Ya da öğrencinin yurtdışında aldığı dersin kredisi KOÜ’deki denk dersin kredisinden yüksek olabilir Bu durumda öğrencinin dersten başarısız olması halinde KOÜ’deki denk sayılan dersi alıp başarılı olsa bile kredi eksiği olacaktır. Öğrencilere bu durum hakkında bilgi verilmelidir. Yurtdışından alınan iki veya daha fazla dersin KOÜ’de bir derse sayıldığı durumlarda öğrencinin yurtdışında almış olduğu bu derslerden birinden başarısız olması halinde diğer derslerde geçmiş olsa bile KOÜ’de denkliği yapılan dersten kalmış sayılır. Karşı kurumdan derslerin FF ya da FX olarak gelmesi durumunda not dönüştürme işlemlerinde en yüksek not karşılığı kullanılır.

Tam tanınmanın sağlanmamasının olumsuz sonuçları: Öğrencinin öğrenim süresinin uzaması, Erasmus programına başarılı öğrencilerin katılımının azalması, Öğrencinin misafir olduğu kurumdaki sınavlara ya da aktivitelere katılmaması (özellikle YL ya da PhD tez hazırlığında olan öğrencilerde) ve raporlamada bu durumun başarısız bir profil ortaya çıkarması, Önlem olarak; Anlaşmalar tekrar gözden geçirilmeli Tanınma sıkıntısının mutlak yaşandığı durumlarda sınıfa göre kısıtlama, değişim kontenjanının azaltılması, anlaşmanın iptal edilmesi ve öğrenim programının daha uyumlu olduğu farklı kurumlar bulunması, tez hazırlığında olan öğrenciler için misafir olunan kurumda danışman veya öğrenciyle Erasmus dönemi boyunca koordinasyon sağlayacak öğretim üyeleriyle temasa geçilmesi

Erasmus’a Dair Hatırlatmalar Erasmus öğrencileri değişim dönemi için kayıt yenilemeli, KOÜ harcını ödemeli. Gittiği üniversitede herhangi bir harç ödememeli Değişim dönemi için KOÜ’de ders seçimi yapılmamalı. Danışmanlar Erasmus öğrencilerinin sistemdeki onayını ders seçimi yapmadan tamamlamalı. Şayet ders seçimi yapıldı ise, bu dersler daha sonra danışman tarafından sistemden silinmeli.

Erasmus’a Dair Hatırlatmalar Belgeler güncellenebilir. Güncel versiyonları http://int.kocaeli.edu.tr/erasmus/index.php?gerekli=Belge adresinden temin edilmeli. Tanınma öğrenci ile pazarlık konusu olmamalı (Öğrenci değişim süresince 5 ders alıp bunun 2’sinin denk sayılmasını, dolayısıyla okulunu uzatmayı kabul ediyor=YANLIŞ) Öğrenciye: “Öğrenim Anlaşmanı kendin yap, ben imzalarım” “Karşı kurumla sen yazış, davetiyeni sen iste” denmemeli. Öğrenim Anlaşması ve Tanıma Formu öğrenci gitmeden UİB’ye teslim edilmeli. Öğrenciye “Sen gittikten sonra da olur” denmemeli.

Erasmus’a Dair Hatırlatmalar Öğrenci seçimi için UİB’nin kriterleri tüm bölümler için standarttır. Anlaşmaların kontenjanları sabit kalacaktır (Hak kazanan öğrenci sayısı kontenjan üzerinde ise seçimden sonra ek kontenjan istenmemeli) Hibe dağıtımı tüm bölümlerin değişimden eşit şekilde yararlanmasını sağlayacak şekilde yapılacaktır.

Erasmus’a Dair Hatırlatmalar Tez döneminde değişim yapan yüksek lisans ve doktora öğrencileri yurtdışında tek dönem için minimum olan 25 AKTS’lik iş yükünü yerine getirmek zorundadırlar. Öğrencilerin çalışma yapacak danışman bulamaması halinde ders almaları gerekmektedir. Tez döneminde değişim yapan ve yurtdışında ders alan öğrencilerin başarılı olduğu dersler transkriptlerine işlenmektedir ve bu öğrencilerin kredi fazlalığı bulunmaktadır. Erasmus değişimi süresince yurtdışındaki derslere ve sınavlara katılım göstermemiş yani Erasmus öğrencisi olmanın sorumluluğunu yerine getirmemiş öğrencilerimize minimum %20 hibe kesintisi uygulanmaktadır. Erasmus değişimi yapmış ve eksik belgesi olan öğrencilerin mezuniyet işlemleri yapılmamaktadır.

2014-2020 Erasmus+ Yenilikler Anlaşma formatının değişmesi Öğrenim anlaşması (2014-2015 bahar yarıyılı itibariyle uygulanacak) 2. kez Erasmus öğrencisi olabilme (her bir seviye için toplamda 12 ay) Öğrenci belgelerinin temini konusunda Ulusal Ajans tarafından bir son tarih belirlenecek Öğrenci işlemleri 30 Eylül’e kadar tamamlanmalı

2014-2020 Erasmus+ Yenilikler Öğrenci işlemleri 30 Eylül’e kadar tamamlanmalı 2014-2015 bahar yarıyılı itibariyle online dil değerlendirmesi yapılacak.

Katılımınız için teşekkürler… Uluslararası İlişkiler Birimi 25 Haziran 2014