Ünite 2 Farklı Format Tekniklerini Kullanma BDEM 106 Ünite 2 Farklı Format Tekniklerini Kullanma

Ünite Bölümleri Boşlukları Ayarlama Alt ve üst Başlık Ekleme Bölge aralığı ‘Section Breaks’ Ekleme Aynı Dökümanın içerisine farklı Alt ve üst Başlık Ekleme Dökümanın içerisinde metin arama ve başka bir metinle deği ştirme ‘Finding and Replacing’ Dökümanın içerisinde format arama değiştirme ‘Finding and Replacing Formatting’ Dökümanı gözden geçirmek Döküman içerisinde belirli bir yere gitmek.

Farklı Format Tekniklerini Kullanma Dökümanda yarattiginiz etki, izlenim kullandiginiz sözlü olmayan ‘nonverbal’ ifadelerden meydana gelir. Non verbal ifadeler, fontları, sayfa görünümlerini, boşlukları ve sayfanızdaki grafikleri içerir.

Boşlukları Ayarlama Word`un icerisindeki tabloları tab stops (veya tabs) ile kolayca düzene sokabilirsiniz. Bunun yaninda left, center, veya right alignment buttonlarını da kullanarak tablonuzu biçimlendirebilirsiniz.

Boşlukları Ayarlama Tabs Dialog Box ile boşlukları ayarlama Ekleme noktasını tablodaki ilk kelimenin önüne getirin ve sürükleyerek tüm tabloyu seçin. Yatay cetvelin uzerinde L şeklinde bulunan buton ‘tab markers’ olarak adlandirilir. Buradaki ayarlar tablo ilk yaratildiginda otomatik olarak ayarlanir. Tablodaki boşluklari değiştirmek istiyorsanız önce bu formati kaldirmaniz gerek. Gri renkteki tab makeri gördüğünüz anda bu çoğunlukla bu noktada bir ya da birden çok boşluğun ayarlanmış olduğunu gösterir fakat bu her seçili alanın bu formata göre ayarlandığı anlamına gelmez.

Boşlukları Ayarlama Tab Maker

Boşlukları Ayarlama Format Tabs Buradaki pencereden tüm ayarları silebilirsiniz. “Clear all” butonuna tıklayarak buradaki tüm ayarları kaldırabilirsiniz. Clear all OK butonuna tıklayınız. İlk baştaki satır başlığını ayarlamak için cetvelin üzerindeki “First Line Indent maker” butonuna tıklayıp çekiniz.

Boşlukları Ayarlama Boşlukları Ayarlama Tablonun içerisindeki başlıklardan herhangi birine tıklayınız ve Format Tabs ı seçiniz Karşınıza Tab penceresi açılacaktır buradan “Left option” seçeneğinin seçili olduğundan emin olun. “Tab stop” kısmına yeni değerinizi yazın ve set butonuna tıklayın. Örneğin 2.5 Tab stop kısmına her yeni bir değer yazışınızda Word otomatik olarak eski boşluk formatını kaldırır.

Boşlukları Ayarlama Default olarak Yeni boşluk uygulana format değerinizi yazın Eklediğiniz değeri ayarlamakiçin kullanılır. Eklediğiniz değerlerin listesi Eklemek istediğiniz değeri uygulamak için tıklayın Tüm formatları siler

Boşlukları Ayarlama Boşlukları cetvel ile ayarlama Tablodaki başlığın altında kalan satırları seçiniz Cetvelin üzerindeki “tab alignment” butonuna “decimal tab” şekline gelene kadar tıklayınız. Sonrada cetvelin alt kısmına tıklayınız. Eğer decimal tab özelliğini geçmiş iseniz bu özelliği bulana dek tıklamaya devam ediniz. Tablodaki satırlarınız halen seçilmiş iken boşluk ayarınızı bitmesini istediğiniz yere getirin.

Alt ve üst Başlık Ekleme Çok sayfalı çalışmalarda daima okuyucular, okudukları sayfanın numarasını, başlığını, tarihini, ya da okuduklarıyla ilgili başlıkları görmek isterler. Dökümanınızın içeriğini belirtmek için alt ve üst başlıklar metinler ve grafikler ekleyebilirsiniz.

Alt ve üst Başlık Ekleme Üst başlık “Header” sizin girdiğiniz metin ve grafikleri her sayfanın üst kısmında gösterir. Alt başlık “footer” sizin girdiğiniz metin ve grafikleri her sayfanın alt kısmında gösterir. Alt ve üst başlıklar dökümanınızın daha profesyonel görünmesini sağlar ve özellikle raporlarda kullanılırlar.

Alt ve üst Başlık Ekleme View Header and Footer Ekleyeceğiniz metni yazın Dökümanınıza başlık eklemenin en çabuk yolu “Insert Auto Text” butonunu kullanmaktır. Eğer buradaki metni değiştirmek istiyorsanız, değiştirebilirsiniz ve yaptığınız otomatik olarak dökümanınızın her sayfasına yansır. Klavyedeki Tab tuşuna iki kez basınız. Tab tuşuna iki kez basmak ekleme noktasını pencerenin en sonuna kaydırır. Tab tuşuyla yazımızın sayfanın sonunda yada ortasında olmasını kolayca ayarlayabiliriz.

Alt ve üst Başlık Ekleme “Switch Between Header and Footer” butonuna tıklayın. Bu butona tıkladığınız anda imleciniz üst başlık penceresinden alt başlık penceresine kayar. Metninizi yazın veya Insert Auto Text buttonuna tıklayın. Close buttonuna tıklayın. Close butonuna tıkladığınız anda alt ve üstbaşlı araç çubuğu kaybolur ve Word normal görünümüne geri döner. Eklediğiniz alt ve üst başlıkları kontrol etmenin en iyi yolu Print Preview’i kullanmaktır.

Alt ve üst Başlık Ekleme Madde imlecinizi dökümanınızın başına getirin ve Print Preview butonuna tıklayın. Print Preview butonunda birden çok sayfayı aynı anda görebilmek için Multiple page butonuna tıklayın. Print Preview modundayken dökümanınızdaki metnin yerini ve alt ve üst başlıkların yerini görebilirsiniz. Eğer ilk sayfadan eklediğiniz alt ve üst başlıkları kaldırmak istiyorsanız buradaki alt ve üst başlıkların yerine boşluk koymanız gerek.

Alt ve üst Başlık Ekleme File page setup layout. Layout penceresini kullanarak sayfanızdaki birden fazla alt ve üst başlığın görünümünü denetleyebilirsiniz. Layout penceresinden “Different first page” seçeneğini seçip OK butonuna tıklayınız. Bu seçeneği seçtiğiniz anda, Word ilk sayfanın dökümandakı diğer sayfalardan farklı alt ve üst başlık kullanacağını anlar. Eğer ilk sayfadaki alt ve üst başlığa herhangi bir metin eklemezseniz ilk sayfada alt ve üst başlık görünmez.

Alt ve üst Başlık Ekleme Print Preview butonuna tıklayarak tekrardan alt ve üst başlıklara bakarsanız; İlk sayfada herhangi bir alt ve üst başlık yer almadığını görürsünüz.

Bölge aralığı ‘Section Breaks’ Ekleme Bazen çalıştığınız dökümanda iki ya da daha fazla farklı alt ve üst başlıklar eklemek isteyebilirsiniz. Böyle bir durumda dökümanınızı bölgelere (section) ayırmanız gerekir ve daha sonra istediğiniz alt ve üst başlıkları ekleyebilirsiniz. Bölge “section” dökümanınızın özel formatlar uygulayabileceğiniz bölümleridir. Siz bölge aralığı ekleyene dek Word dökümanınızı bir bütün tek bir bölge olarak algılar.

Bölge aralığı ‘Section Breaks’ Ekleme Bölge Aralığı “Section Break” Eklemek: Ekleme nokatsını dökümanın en başına getirin Eğer ilk sayfanın alt ve üst başlığının farklı olması için ayar yapmışsanız önce bu ayarı kaldırmanız gerek. Bu ayarı kaldırmak için File page setup layout “different first page option” seçeneğini seçilmemiş hale getirin. Ekleme noktasını başlığın yanında tutun ve bölge aralığı eklemek için Insert Break’ i seçin .

Bölge aralığı ‘Section Breaks’ Ekleme “Section Break Types” kısmından “next page” seçeneğini seçip OK butonuna tıklayın. Bu işlemden sonra Word sayfasının altındaki durum çubuğu ekleme noktasını 2. sayfada ve 2. bölgede olarak gösterir. (page2, sectıon 2) CTRL + HOME tuşlarına basarak dökümanınızın başına gelin burada küçük noktalarla çizilmiş çizgide “section break” yazısını göreceksiniz bu da size o bölgeye aralık eklendiğini gösterir.

Aynı Dökümanın içerisine farklı Alt ve üst Başlık Ekleme Ekleme nokatsını ikici sayfadaki herhangi bir yere kaydırın. Daha sonra durum çubuğundan ikinci sayfada ve ikinci bölümde olduğunuzu kontrol edin. Yeni bir alt ve üst başlık eklerken herzaman ayırdığınız bölgeler arasında bağlantılar bulunur, başlığınızı eklemeden önce ilk olarak aradaki bu ilişkiyi kaldırmanız gerekir.

Aynı Dökümanın içerisine farklı Alt ve üst Başlık Ekleme View Header and Footer. Üst başlık penceresinin sağ üst tarafında ‘same as previous’ metni belirir, bu metin bize bölge 1 ve bölge 2 başlıları arasında bağlantı olduğunu gösterir.

Aynı Dökümanın içerisine farklı Alt ve üst Başlık Ekleme Araç çubuğunun üzerindeki “Same as Previous” butonuna tıklayın, bu buton 1. bölgeyle 2. bölge başlıkları arasındaki bağlantıyı kaldırmak için kullanılır. Aradaki bağlantıyı kaldırdığınız zaman ‘Same as Previous’ butonu sönük hale gelir ve ‘Same as Previous’ yazısı sayfadan kalkar. Eğer aradaki bağlantıyı kaldırmazsanız çalıştığınız sayfaya eklediğiniz alt ve üst başlıklar bir önceki sayfada da aynen görülür.

Aynı Dökümanın içerisine farklı Alt ve üst Başlık Ekleme Metninizi Yazın. ‘Switch Between Header and Footer’ butonuna tıklayın ve aradaki bağlantıyı kaldırmak için ‘Same as Previous’ butonuna tıklayın. Alt başlık metninizi girin. Farklı bölgelere alt ve üst başlık eklerken yine aynı adımları kullanınız. Unutmayın farklı üst başlıklara ve aradaki bağlantıyı kırmatıp aynı alt başlıklar sahip olabilirsiniz.

Dökümanın içerisinde metin arama ve başka bir metinle değiştirme ‘Finding and Replacing’ Yazı yazarken en sık karşılaştığımız problem tekrarlanan yazım hatalarıdır. Find and Replace özelliği sayesinde hatalarımızı kolayca bulup düzeltebiliriz, bu da bize yazı yazerken zamandan tasarruf etmemizi sağlar. Bu özellik tüm dökümanı tarayıp, sizin bulmasını istediğiniz kelimeyi ve tekrarlarını bulur. Daha sonra aradığınız kelimeniz yerine arklı bir kelime yazdırmak için tekrardan dökümanı taramaya başlar.

Dökümanın içerisinde metin arama ve başka bir metinle değiştirme ‘Finding and Replacing’ Ekleme noktasını dökümanın başına getirin Edit  Replace Find veya Find and Replace penceresi karşınıza açılacaktır, aynı zamanda CTRL+F tuşlarını da kullanarak bu menüyü açabilirsiniz. Aramak istediğiniz kelimeyi “Find what” kısmına yazın. Find Next butonunu seçin. Find Next butonuna tıkladığınız anda Word dökümanı taramaya başlar. Word arama işlemine ekleme noktasının bulunduğu yerden başlar ve aşağıya doğru giderek arama işlemini sürdürü. Word sizin bulamsı için yazdığın kelime ile dökümandaki her kelimeyi karşılaştırır. Eğer aynı kelimeyi bulursa duru ve o kelimeyi seçer.

Word arama işlemini bitirene dek Find Next butonunu tıklayın. Dökümanın içerisinde metin arama ve başka bir metinle değiştirme ‘Finding and Replacing Word arama işlemini bitirene dek Find Next butonunu tıklayın. Find Next butonuna tıkladıkça Word aramaya devam eder ve son eşleşen kelimeyi bulunca durur ve size yeni bir mesaj pencersiyle arama işleminin sona erdiğini gösterir. Mesaj penceresinden çıkmak için OK butonunu; Find and Replace penceresini kapatmak için Cancel butonunu seçin.

Ekleme noktasının dökümanın başında olduğuna emin olun; Edit  Replace Dökümanın içerisinde metin arama ve başka bir metinle değiştirme ‘Finding and Replacing Ekleme noktasının dökümanın başında olduğuna emin olun; Edit  Replace Find and replace penceresi tekrardan açılır fakat bu sefer Replace kısmı seçilmiş olur ve Find kısmı halen sizin aradığınız metni içerir. Eğer sizin aradığınız metin başka bir metnin parçası ise Word bu kelimeleri de işaretler. Bunu engellemk için ‘Find whole words only’ seçeneğini seçiniz. Bu seçenek More butonuna tıkladığınız zaman görünür.

Replace with text box’ un içerisine yeni kelimenizi yazın. Dökümanın içerisinde metin arama ve başka bir metinle değiştirme ‘Finding and Replacing Replace with text box’ un içerisine yeni kelimenizi yazın. Find next butonunu seçin Find Next butonuna tıkladığınız anda Word arama işlemine tekraradan başlar. Word ilk kelimeyi bulup durduğunda, yeni kelimenizi aradığınız kelime ile değiştirmek için Replace butonuna tıklayın. Replace all seçeneğini seçerek tüm değişikliklerin sorulmadan yapılmasını kabul edebilirsiniz.

Replace seçeneğini seçin. Dökümanın içerisinde metin arama ve başka bir metinle değiştirme ‘Finding and Replacing Replace seçeneğini seçin. Bulunan her kelime için replace butonuna tıklamaya devam edin. Word arama işlemini yaparken büyük harf küçük harf gibi özellikleri dikkate almaz. Eğer bu özelliğn dikkate alınmasını istiyorsanız ‘Match Case’ seçeneğini seçiniz.

Dökümanın içerisinde format arama değiştirme ‘Finding and Replacing Formatting’ Dökümanınzın görünüşünü ve okunaklılığını artırmak için başlıklar ve paragraflar arasındaki boşluları ayarlamanz gerekmektedir. Find and Replace özelliğini kullanarak belirli bir formatı aryabilir ve değiştirebilirsiniz.

Dökümanın içerisinde format arama değiştirme ‘Finding and Replacing Formatting’ Shift+F1 tuşlarına basarak mouse imlecinizi ‘What’s this?’ özeliğine getirin. Help menusunden ‘What’s this?’ kelimesine de tıklayarak bu özelliği aktif hale getirebilirsiniz. Paragrafın üzerine gidip tıklayarak o paragraf ile ilgili özellikleri açılan pencereden görebilirsiniz.

‘What’s this?’ formatından çıkmak için ESC tuşunu kullanın Dökümanın içerisinde format arama değiştirme ‘Finding and Replacing Formatting’ Alttaki paragraflara da tklayarak iki paragraf arasındaki farklılıkları görebilirsiniz. ‘What’s this?’ formatından çıkmak için ESC tuşunu kullanın Edit Replace. Farklı arama özelliklerini görmek için More seçeneğine tıklayınız. Special pop-up list menüsünde boşluklar paragraflar ve özel karakterle ilgili arama yapabilirsiniz.

Dökümanın içerisinde format arama değiştirme ‘Finding and Replacing Formatting Ekleme noktasını Find what kutusuna getirin. Format menüsünü açmak içn Special butonuna tıklayın ve buradan “Paragraph mark” seçeneğini seçiniz. Word paragraf formatları ile ilgili tüm ayarları Paragraph Mark’ın içerisinde tutar. Eğer paragraf formatını Find and Replace ile değiştirirseniz, Word yine bu özellikleri Paragraph Markın içerisinde tutar. Find What kutusu içerisindeki Paragraph Mark seçeneğini (^p) temsil eder.

Dökümanın içerisinde format arama değiştirme ‘Finding and Replacing Formatting Format listesini görebilmek için Find and Replace penceresindeki format butonuna tıklayınız. Karşınıza çıkan listeden Font seçeneğini seçiniz. Word sizin font penceresinden seçtiğiniz özelliği aramaya başlar. Arama yaprken word efektleri göze almaz zaten Find penceresindeki efektlerde seçilemez haldedir bu yüzden word arama yaprken bu özellikleri dikkae almaz. Eğer bu efektlerden birini seçerseniz word aradığınız özelliğe yada kelimeye bu efekti de ekleyerek arama yapar. Eğer seçmezseniz word bu özellikleri dikkate almadan arama yapar.

Dökümanın içerisinde format arama değiştirme ‘Finding and Replacing Formatting Arama yapacağınız fonu ve stilleri listeden seçiniz ve OK butonuna tıklayınız. Word’e neyi araması gerektiğini söylediniz, şimdide aradığınızı bulduğunda ne ile değiştireceğini söylemeniz gerek. OK butonuna tıkladığınızda tekrardan find and replace penceresi karşınıza gelir.

Değiştirilecek formatı ekleme Dökümanın içerisinde format arama değiştirme ‘Finding and Replacing Formatting Değiştirilecek formatı ekleme Replace kutusuna tıklayın; Special butonundan Paragraph Mark seçeneğini seçin. Karşınıza çıkan pencereden farklı formatlarda seçebilirsiniz. Değiştirmek istediğiniz özelliği seçin. Örneğin font Replace ya da replace all seçeneğini seçin. Replace all seçeneğin seçerseniz her değişiklik için onay vermenize gerek kalmadan tim değişiklikler yapılır ve Word karşınıza değişikliğin bittiğne dair ve kaç değişiklik yapıldığını gösteren bir pencere çıkartır.

Dökümanı Gözden Geçirmek Eğer uzun bir döküman üzerinde çalışıyorsanız istediğiniz satırı veya kelimeyi bulabilmek için tüm kelimeleri tek tek gözden geçitmek çok zordur. Aradığınız kelimeyi yada formatı bulabilmek için Find özelliğini kullanabilirsiniz, fakat herhangi bir ekleme yapacaksanız Find penceresinden çıkıp dökümana geri dönmeniz gerekir. Kaydırma çubuğunun (scroll bar) altındaki üç Navigator butonları döküman içerisinde kolayca hareket etmenizi sağlar.

Dökümanı Gözden Geçirmek Ekleme noktasını dökümanın başına getirin. Kaydırma çubuğunun altındaki ‘Select Browse Object’ buonuna tıklayın. Bu buton karşınıza farklı seçenekler çıkartacaktır.

Dökümanı Gözden Geçirmek Find butonunu seçiniz. Aradığınız paragraf formatı seçin. Find next butonuna tıklayın. Word aradığınız özelliği bulduunda paragrafa iki kez tıklayarak istediğiniz değişikliği yapabilirsiniz. Herhangi bir kelime ekleme, silme ya da format değiştirme işlemini Find diyalog kutusundan çıkmadan yapabilirsiniz.

Dökümanı Gözden Geçirmek Find next butonuna tıkalayın Yapacağınız değişiklikleri yine Find penceresini kapatmadan yapabilirsiniz. Find dialog penceresini kapatınız.

Döküman İçerisinde Belirli Bir Yere Gitmek Navigato butonlarını dökümanın içerisinde gezinmek ve aradığınızı bulmk için kullanabilirsiniz. Fakat aradığınız yerin kesin adresini biliyorsanız Word Document Map yada Go To özelliğini kullanabilirsiniz.

Döküman İçerisinde Belirli Bir Yere Gitmek Sayfayı normal görünümde izlemek için View Normal seçeneğini seçin. Standart araç çubuğunun üzerindeki document map butonunu seçin. Ekranın sol tarıfında yeni bir pencere açılacaktır. Bu pencere dökümandaki tüm başlıkları içerir. Buradaki başlıkların üzerine tıklayarak başlıkların bulunduğu yere kolayca gidip değişiklik yapabilirsiniz.

Döküman İçerisinde Belirli Bir Yere Gitmek Açılan penceredeki değiştiemek istediğiniz başlığın üzerine tıklayınız. Başlığın üzerine tıkladığınız anda ekleme noktası o başlığın bulunduğu satıra kayar, ve seçtiğiniz başlık sayfanın en üstünde görüntlenir. Click another heading. Document Map penceresini kapatmak için standart araç çubuğu üzerindeki Document Map butonuna tıklayın.

Döküman İçerisinde Belirli Bir Yere Gitmek Edit Go To Karşınıza açılan find and replace dialog kutusunda Go To kısmı seçili olacaktır. Go To what list’inden nereye göre aramak istiyorsanız onu seçiniz, (örneğin sayfa numarası veya satır numarası). Arama yapmak istediğiniz kategoriyi seçtikten sonra bulmak istediğiniz satırı veya sayfa numarasını grin.

Döküman İçerisinde Belirli Bir Yere Gitmek Go to what list kısmından kategorinizi seçin; Enter line number kısmına bulmak istediğiniz numarayı girin. Go To butonuna tıklayın Ekleme noktası aradığınız yere gelecektir Go To menüsünü CTRl+G tuşlarını kullanarak da açabilirsiniz.