DOSYA İÇERİK DÖKÜM FORMU HAZIRLANMASI Meltem KIRKAN Arşiv Şube Müdürü

Üniversitemiz birimlerinde oluşan dosya/klasör/kutulardaki belge ve materyallerin kayıt altına alınması ve erişim imkanının daha verimli hale getirilebilmesini sağlamak amacıyla her bir dosya/klasör/kutu için ayrı ayrı “DOSYA İÇERİK DÖKÜM FORMU “ hazırlanarak ait oldukları dosyalara takılır.

Dosyaların yılbaşında açılması ve yıl sonunda kapatılması sebebiyle dosya içerik listeleri yılın bitimiyle birlikte hazırlanır. Örneğin: Her birim 2009 yılı içinde oluşan dosyalar için 2010 yılı Ocak ayının ilk yarısında bu listeleri tamamlamış olmalıdır.

Dosya içerik listeleri, ileride uygulanacak her türlü belge ve arşiv işlemlerinde birinci öncelikli veriyi oluşturmaktadır. Bu sebeple dosya içerik listelerinin bilgisayar ortamında zamanında ve özenle hazırlanmaları gereklidir.

Dosya içerik listeleri iki kopya hazırlanır Dosya içerik listeleri iki kopya hazırlanır. Bu kopyalardan birisi biriminde ayrı bir dosyada tutulur, diğer kopyası ise ait olduğu dosyasında kalır.

Dosya içerik listeleri, birimin dosyalarının Arşiv Müdürlüğü’ne devri sırasında ayrıca elektronik ortamda da verilir.

UYGUNLUK KONTROLÜ İŞLEMLERİ

Her yılın Ocak ayı içerisinde belge ve dosyalar birimlerce gözden geçirilerek öncelikle evrakların hangi birime ait olduğu tespit edilir. Daha sonra bu evraklar a- işlemi tamamlananlar b-işlemi devam edenler şeklinde ayrıma tabi tutulur.

Bu ayrım sonucunda işlemi tamamlanan evraklar kurumumuzda uygulanan dosyalama sistemi dikkate alınarak gözden geçirilir. Gerektiğinde kurum dosyalama sistemi esas alınarak yeniden dosyalama yapılır.

Yeniden dosyalama işlemlerinde birleştirilmesi veya ayrılması gereken dosyalar birleştirilir veya ayrılır. Birleştirme ve ayırma işlemlerinde açılmış olan dosyalardaki belge yoğunlukları dikkate alınır.

Örneğin : 505-514-515-520 desimallerinde açılan dosyaların içinde az sayıda (1-10 arası) evrak tespit edilmesi durumunda 500 desimali altında dosyalar birleştirilir. Bu durumda 500 desimal numaralı evraklara ait tek bir Dosya İçerik Döküm Formu hazırlanır. Ancak form doldurulurken sayı bölümünde desimal numaraları küçükten büyüğe doğru sıralanır.

Birleştirme ve ayırma işlemlerinden dolayı dosyada yapılan düzenleme dosyayı tanımlayan dosya etiketlerinin de değiştirilmesini gerektirir. Bu sebeple mevcut yapıya uygun olarak yeniden dosya etiketi düzenlenir. Dosya içerisindeki evrakların varsa kopyaları, faks teyitleri v.b. fazla nüshaları çıkartılır.

Dosya içerisinde sıralama ölçütü, yıl bazında olup En küçük tarihli evrak dosyanın en altına gelecek şekilde, En büyük tarihli evrak ise dosyanın en üstüne gelecek şekilde tarih sırasına göre sıralanmalıdır.

Sıralama işlemini takiben, her evrakın sağ üst köşesine kurşun kırmızı kalem ile en alt tarihten başlamak üzere sıra numarası verilmelidir. Evraka verilen sıra numarası ile dosya içerik döküm formlarına yazılan sıra numarası aynı olmalıdır.

DOSYA İÇERİK DÖKÜM FORMLARININ DOLDURULMASI

Formda yer alan “Birimi ” kısmına ………………………… FAKÜLTESİ/ YÜKSEKOKULU/ ENSTİTÜSÜ/ MÜŞAVİRLİĞİ/ DAİRE BAŞKANLIĞI/ MÜDÜRLÜĞÜ/ MERKEZİ yazılır. Varsa alt birim adları belirtilir.

“Konu kodu” kısmına ilgili dosyanın konu/faaliyet (desimal) numarası yazılır . “Sıra No” sütununa sıra numarası verilir, aynı dosya/klasör için birden fazla sayfa kullanılması durumunda sıra numarası devam ettirilir. Aynı konuya ilişkin iki dosya/klasör varsa ikinci dosya/klasör için kullanılan listede sıra numarası devam ettirilir.

“Tarih” sütununa, belgenin son işlem tarihi gün/ay/yıl olarak yazılır. “Sayı” sütununa, en son işlem görmüş belgenin üretilirken almış olduğu “Sayı” yazılır. “Konusu” bölümü evrakların neye ilişkin olduğunu belirtir nitelikte, açıklayıcı, anlaşılır bir şekilde yazılmalıdır. “Sayfa Adedi” sütununa, belgenin toplam sayfa sayısı yazılır.

“Açıklamalar” kısmına belgeye ilişkin belirtilmesinde yarar olan hususlar yazılır. Örneğin; Yazının ekleri (eklerin fazla olmasından ya da eklerin özelliğinden dolayı ayrı dosyalarda tutulmaktaysa) ......... numaralı dosyada” gibi, Gizli ,gibi ....

Dosya içerik döküm formu ve envanter formu Excel formatında Times New Roman yazı karakterinde 12 punto ile yazılmalıdır.

T.C. ADNAN MENDERES ÜNİVERSİTESİ REKTÖRLÜĞÜ DOSYA İÇERİĞİ DÖKÜM FORMU BİRİMİ : GENEL SEKRETERLİK YAZI İŞLERİ MÜDÜRLÜĞÜ KONU KODU : 010 YILI : 2003-2004   YAZININ SIRA NO TARİH SAYI KONUSU ADEDİ AÇIKLAMALAR 1 31.12.2003 010-5090-7045 Yenidoğan canlandırması NRP programı  1 2 02.01.2004 010-00012 9. Temel eğitim becerileri kursu hk  2 3 05.01.2004 010-00019 Personel servisi hizmetinin yürütülmesi 4 010-00018 Taşıma servisi hesabı hk  3 ……. …………… ……….. …………………………………… 150 27.12.2004 010-1024 TOPLAM 220

T.C. ADNAN MENDERES ÜNİVERSİTESİ REKTÖRLÜĞÜ DOSYA İÇERİĞİ DÖKÜM FORMU BİRİMİ : GENEL SEKRETERLİK YAZI İŞLERİ KONU KODU :500 YILI :2003   YAZININ SIRA NO TARİH SAYI KONUSU ADEDİ AÇIKLAMALAR 1 14.01.2003 500-10 Öğrenci İşleri bilgisayar programında (FEF-COM)oluşan hatalarla ilgili yazı. 2 500-155 Köksal Acarlı’nın YD101 Yabancı Dil dersini almadığı hk. 3 15.01.2003 505-181 Kafkas Üniv.öğrencilerinin yatay geçişleri kabul edildiği ve dosyalarının gönderilmesin.istenmesi hk. 4 505-182 Neslihan Kenber’in yatay geçiş için dosyasının istenmesi. 5 16.01.2003 514-21 Ek kontenjan ve özel yetenek sınavıyla kayt. öğrencilerin burs başvurusu ile ilg. duyuru. 6 17.01.2003 515-230 2001-2002 mezunlarının diplomalarının tescili için sağlık bakanlığına gönderilmesi hk.(Sağlık Hizm.Yük.Okul.) 7 520-179 Arkeoloji öğrenc.Songül Çoban hk. yazı. TOPLAM

NOTLAR Bu listeler kurumda bundan sonra yapılması gereken “belge ve arşiv işlemleri”nin tüm aşamalarında kullanılacaktır. İlgili birimlerin bu listeyi eksik ya da yanlış hazırlamaları daha sonra aradıkları belgelere erişememelerine ve diğer aşamalardaki işlemlerin de aksamasına neden olacaktır. Bunun için özenle hazırlanması gereklidir. “Dosya İçerik Döküm Formları” bilgisayarda, excel formatında hazırlanacak, çıktıları ilgili dosya/klasörün üst kapağının iç kısmına takılacaktır. Dosyalar Arşiv Müdürlüğüne devredilirken, bu listeler ayrıca elektronik ortamda da verilecektir. Birim Arşiv Sorumluları, birimler bazında elektronik ortamda dosyalar oluşturarak bu listeleri tutacaktır. Birimler, Arşiv Müdürlüğü’ne devrettikleri dosyalara ilişkin “Dosya İçerik Listelerini” kendi bilgisayarlarında da tutacaklardır. Bu işlem geriye dönük belgelere erişmek istediklerinde ilgili belgenin nerede olduğunu bulmalarını sağlayacaktır.