11. SİSTEM YAKLAŞIMI VE PROSES YÖNETİMİ Eğitmene Notu 09.00 - 10 minutes: slides 1 to 6 Bu eğitim UNICON Ltd. adına tescilli olup, fikri mülkiyete ve hakka saygı bakımından Unicon firmasından yazılı izin alınmadıkça hiçbir şekil ve biçimde çoğaltılamaz ve yeniden üretilemez. Teşekkür Ederiz. 4/7/2017 Notlar

Hoşgeldiniz... UNICON Bureau Veritas Hollanda Efektia Finlandiya BATALAS UK Fairfax Int. Hırvatistan Lorien Inc. ABD CKZ Belçika CED Taiwan Qualdev Fransa Szenzor Macaristan PAR ABD UNICON Turkiye AMAI ABD Handley-Walker Hong Kong MCG Brezilya QAS Avustralya

Doğadaki Yapı Sistemler AÇIK SİSTEM KAPALI SİSTEM Tutor Notes Additional Notes

Değişen Bakış Açısı! Hata / Problem / Farklılık sistem: %85-95 insan: %15-5 Dr. Deming Dr. Juran Tutor Notes Additional Notes

Neden Proses Yönetimi! Klasik Yönetim; İnsanlara/görevlere dayalı; Fonksiyon/departmanlarla yönetim Silolar Güncel Yönetim; Sisteme dayalı; Proseslerle Sistem Yönetimi Zİncir Tutor Notes Additional Notes

Değişen Yönetici/Amir Kontrol Eden Yönlendiren Planlama Organize Etme Emir Verme Koordine Etme Kontrol Danışman İletişimci Koordine Eden İşbirliği Kuran Arabulucu Geleneksel Rol Yeni Rol

Sistem Yaklaşımı Prensibi      “Karşılıklı ilişkili proseslerin bir sistem gibi tanımlanması, anlaşılması ve idare edilmesi, kuruluşun hedeflerine ulaşmasında etkililiğin ve etkinliğin sağlanmasında yardımcı olur.” Tutor Notes Additional Notes

Sistem Yaklaşımı Prensibi  Hedeflere ulaşmak için; Prosesler Tanımlanacak Bir Sistem İçinde İdare Edilecek Etkililiği ve Etkinliği İyileştirilecek Tutor Notes Additional Notes

Terimler Etkililik Etkinlik “Planlanan sonuçların ne kadar alındığı ve planlanan faaliyetlerin ne kadar gerçekleştirildiği ” Etkinlik “ Kullanılan kaynaklar ile ulaşılan sonuçlar arasındaki ilişki”

İlişkili Yapı Doğru Etkililik İşin Yapılması İşlerin Doğru Etkinlik Planlanan sonuçlara planlanan yolla ulaşılması İşlerin Doğru Yapılması Etkinlik minimum kaynakla etkili olma

Sistem nedir?      “ karşılıklı etkileşimli ve birbirleri ile ilişkili elemanlardan oluşan bir bütündür.” Doğa bir sistemler topluluğudur Tutor Notes Additional Notes

Sibernetik 1. İşlemlerin basitleştirilmesi 2. Bilgi teknolojisi 3.      Bağdaştırma Tutor Notes Additional Notes

Felsefe Metafizik/varoluş-sistem Epistomoloji/bilgi-iletişim Etik/kurallar-davranış her bir bilgi departmanını oluşturan temel prensipler ~ Chambers’s 20 C Tutor Notes Additional Notes

Temel Yöntemler ANALİTİK DÜŞÜNCE TÜME VARIM BÜTÜNCÜL DÜŞÜNCE TÜMDEN GELİM Tutor Notes Additional Notes

Analitik Yaklaşım BATI DOĞU Kaizen Kaikaku V Tutor Notes Aralıklı büyük adımlar Büyük buluşlara ilgi Ani değişim Az sayıda kişinin katılımı Gizli bilgi (patent vs) Bireysel başarı Yaratıcılık Yıkıp tekrar yapma Büyük yatırım-az gayret Önce teknoloji Ürüne yönelik Sürekli küçük adımlar Ayrıntılara ilgi Yavaş sürekli değişim Herkesin katılımı Açık paylaşılan bilgi Grup Çalışması Uyarlama Mevcudu geliştirme Küçük yatırım-çok gayret Önce İnsan Sürece yönelik Tutor Notes Kaizen Kaikaku Additional Notes

Bütüncül Yaklaşım 1 ve 1’in toplamını anlamak için 1’i anlamak yetmez ! aradaki “ve” yi de anlamak gerekir. Sufi

Yönetim Yaklaşımları... Japon Yaklaşımı Amerikan Yaklaşımı Küçük Adımlar/Kaizen Amerikan Yaklaşımı Sıçramacı Buluşculuk/Kaikaku Türk Yaklaşımı ??? Bütünü Görme/wholism ANALİTİK BÜTÜNCÜL

Bugün... Hem sistemi anlamalı Hem süreksel iyileştirmeli Hem de sıçramalı buluşçulukla ilerletmeli Böylelikle iyi yönetmeliyiz...

Bir İş Yönetimi Sistemi C D Malzemeler, hizmetler Müşteri siparişi F Müşteriye ürün E A B İnsan Kaynakları Müşteriye Odaklı olarak en kısa zamanda siparişi teslim etmek

Organizasyon Kompleks Bir Sistem Gibidir ÇEVREDEN ETKİLENME Siyasi Yapı Ekonomik Yapı Sosyal Yapı $ yasalar faiz ranları çevre / Kültür etkinlikleri $ KAYNAKLAR Stratejileri HERHANGİ BİR İŞ Yönetim Bilgi Sistemleri Pazarı Yönetim $ strateji,hedefler Paydaşlar Bilgi teknolojisii Bilgi Servisleri hızlı çözümler ürünler/ hizmetler bütçeler PAZAR Kapital Pazarı sermaye ürünler Müşteriler Finans Dağıtım insan kaynakları personel İnsan Kaynakları Çalışan Pazarı siparişler, şartlar, ve geribesleme materyal, teçhizat Tedarikçiler Üretim tasarımlar tasarım geribeslemesi Satış ve Pazarlama Araştırma ve İyileştirme ARGE Pazarı teknoloji siparişler yeni ürün fikirleri kaynaklar ürünler/hizmetler REKABET

Kalite Yönetimi Sistemi      “Kalite ile ilgili olarak politika ve hedefleri oluşturmak ve bu hedeflere ulaşmak için kuruluşu yöneten ve kontrol eden yönetim sistemi” Tutor Notes Additional Notes

Bir KYS Modeli ISO 9000 ISO 9004 ISO 9001 ISO 19011 Quality Mgnt System Ana maddeler & Sözlük ISO 9004 Performans İyileştirme Quality Mgnt System Bir KYS Modeli ISO 9001 Müşteri Memnuniyeti Yasal Zorunluluklar Quality Mgnt System ISO 19011 Kılavuzlar -Kalite Yönetim Sistemleri & Çevre Denetleme QMS/EMS

Ölçüm, analiz, iyileştirme ISO 9000 Yönetim Sistemi MEMNUNİYET ÇIKAR G R UP L A I ÇIKAR G R U P L A I ŞŞş Ş Süreksel İyileştirme Yönetim Sorumluluğu Şartlar Ölçüm, analiz, iyileştirme Kaynak Yönetimi Tutor Notes Ürün (ve/veya hizmet) tanıma Ürün/ hizmet Girdi Çıktı Katma Değer Yaratan Faaliyetler Bilgi Akışı Additional Notes

PDCA Modeli Shewhart-Deming Döngüsü –PDCA-PUKÖ Planla P Uygula Önlem Al U Ö Tutor Notes K Kontrol Et Additional Notes

ISO 9001:2000 özetle..... “Müşterinin ve uygulamadaki yasaların şartlarını karşılayabilecek şekilde ve süreklilikte ürün sağlama kabiliyeti için yeterlilik göstermek ve süreksel iyileşmek”   KAPSAM Sistem / Dokümantasyon ‘Üst Yönetim’ Kaynak Yönetimi Ürün Gerçekleştirme Ölçüm, Analiz & İyileştirme Tutor Notes ISO 9001 Additional Notes

ISO 9004:2000 özetle..... Performans Yönetimi İçin bir rehber Quality Mgnt System 9001 şartlarının ötesinde İyileştirme kılavuzları ISO 9001 ile paralellikler Öz değerlendirme İyileştirme metodolojisi

Karar Vermede Gerçekçi Yaklaşım Toplam Kalite Yönetimi ISO TKY V Müşteri Odaklılık Çalışanların Katılımı Proses Yaklaşımı Yönetimde Sistem Yaklaşımı Süreksel İyileştirme Tedarikçilerle Karşılıklı Fayda İlişkisi Müşteri Sonuçları Çalışanların Sonuçları Prosesler Sistematik Yönetilen Prosesler Proses İyileştirme Ortaklıklar & Kaynaklar Liderlik Tutor Notes Karar Vermede Gerçekçi Yaklaşım Additional Notes

Proses Bir iç veya dış müşteriye çıktı (hizmet veya ürün) veren tanımlanabilir, tekrarlanabilir ve ölçülebilir görevler topluluğu.

Proses Organizasyonun yatay ilişkileri içinde Müşteriye odaklanan Katma değer sağlayan Geri besleme ile iyileşen Kritik olan Süreklilik arzeden

Proses Elemanları İş Akış Şeması KONTROLLER KAYNAKLAR G İ R Ç D I K T

Tipik bir proses? güç zaman KONTROLLER G İ R D L E Ç I K T A KAYNAKLAR

Proses/Sistem Yönetimi Hedefler Ölçümler Koordinasyon Öncesi /Sonrası Boşluklar/Sürtüşmeler Yönetme Misyon/vizyon Politikalar

Proses Haritalama Müşteri Siparişi Prosesleri Bütçe Planlama Yönetme Pazar Veri Pazar Yaratma Prosesi Satış Öngörme Prosesi Satış Tahmini Plan Bütçe Sipariş Technical Support Process Hizmet İstek ANA Satış Prosesi Sipariş Sipariş Girme Birleştirme ve Sevk Fatura Sipariş Alma Basma Yeni ürün Geliştirme ÜRÜN Yeni Ürün Spesifikasyon İnsan kaynakları prosesi İK MALZEME Tedarik Prosesi DESTEK Sermaye Sermaye Yönetimi Prosesi

Amaç; Performansı Yönetmek Kritik proses alanlarının anlaşılması Ölçülebilir hedefler konulması İyileştirme ile karşılaştırma İlgili fonksiyonlar ve seviyelere görev İyileşmeye ulaşmada ölçülebilir faaliyetler

Kurum Performansının Üç Seviyesi Strateji Yapı Politika Ölçüm Sistemi I. Organizasyon Seviyesi HERHANGİ BİR İŞ İş Akışı II.Proses Seviyesi Beceriler Bilgi Yetenek Ödüllendirme III: Görev Seviyesi tedarikçiler Müşteriler

Proses Odaklı Sistem /sandoz

Sandoz / Kazançlar Kazanç % Yer Gereksinmesi 25 Yarı Mamul Stoklar 95 Toplam Stoklar 20 İşgücü 15 Üretim Süresi 40 Kalite Arttı Planlama ve Kontrol Kolaylaştı. Maliyet Sıfır (?)