KARAMANOĞLU MEHMETBEY ÜNİVERSİTESİ 2013-2017 YILLARI STRATEJİK PLAN HAZIRLIK ÇALIŞMALARI STRATEJİ GELİŞTİRME DAİRE BAŞKANLIĞI KASIM 2010

5018 sayılı Kanunda Stratejik Plan Hedef ve Performans öncelikleri ölçütleri Bunlara Orta ve uzun ulaşmak için vadeli izlenecek amaçları yöntemleri Stratejik Temel ilke ve Ve Kaynak politikaları Plan dağılımları

Kamuda Stratejik Planlamanın Hukuki Çerçevesi Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu(5018) Stratejik Planlamaya İlişkin Yönetmelik Stratejik planlama kılavuzu-DPT-2003 / 2006 YÖK-ADEK Yönetmeliği-20 Eylül 2005 YÖDEK Rehberi – 2006/2007 02/11/2010 tarihli KMÜ Genelgesi

Sistemin İşleyişi Stratejik Plan İdare Bütçesi •Misyon •Öncelikler Performans Programı İdare Bütçesi •Misyon •Öncelikler •Harcama birimleri •Vizyon •Performans hedefleri •Kaynak tahsisi •Stratejik amaçlar •Faaliyet/projeler •Temel performans •Stratejik hedefler •Kaynak ihtiyacı göstergeleri •Performans Göstergeleri UYGULAMA Denetim ve Faaliyet Raporu TBMM/Yerel Meclis Değerlendirme •Faaliyet/proje sonuçları •Performans Denetimi •Hesap verme •Performans hedef •Performans Değerlendirmesi sorumluluğu ve gerçekleşmeleri •Performans göstergeleri hedef ve gerçekleşmeleri •Sapma ve nedenleri •Öneriler

Stratejik Planlama NEDİR NE DEĞİLDİR Sonuçların planlanmasıdır Günü kurtarmaya yönelik değildir Değişimin planlamasıdır Salt bir belge değildir Kaliteli yönetimin aracıdır Hesap verme sorumluluğuna temel oluşturur Sadece bütçeye dönük değildir Katılımcı bir yaklaşımdır

Stratejik Planlama Sürecinde Dikkat Edilecek Hususlar Katılımcılık sağlanacaktır. (Kamu idaresinin tüm birimleri ve çalışanları; Yararlanıcılar; İlgili kişi ve kuruluşlar;STK’lar). Stratejik planlar ilgili kamu idarelerinin öz ürünü olmak durumundadır. (Planlar kamu idarelerince ve idarelerin kendi çalışanları tarafından, katılımcılık ilkesi gözönünde bulundurularak hazırlanacaktır.) İhtiyaç halinde kuruluş dışından temin edilecek danışmanlık hizmetleri sadece yöntem ve süreç danışmanlığı ile eğitim hizmetlerini kapsayabilir. (Hazırlık programında eğitim ihtiyacı, danışmanlık hizmeti ihtiyacı,katılımcıların seçimi hususlarına yer verilir.)

Stratejik Planlama Süreci 1. Planlamanın Planlanması 2. Neredeyiz ? 3. Nereye Ulaşmak İstiyoruz ? 4. Nasıl Ulaşabiliriz? 5. Nasıl Ölçer ve Değerlendiririz?

1 3 4 5 2 UYGULAMA Nihai SP Mevzuat Analizi Benimsetme İLKELER ÖZGÖREV UZGÖRÜŞ Stratejik Planlama Ekibinin Oluşturulması Kritik Başarı Faktörleri Strateji Alanları Takım Bilincinin Oluşturulması Çalışma Normlarının Belirlenmesi Stratejik Amaçlar 3 Hedefler İş Takviminin Oluşturulması 4 Stratejiler 5 Durum Analizi Paydaş Belirleme Performans Kriterleri Faaliyet ve Projeler Paydaş Analizi Paydaş Görüşmeleri Görüşlerin Alınması 2 Nihai SP Performans Planı GZFT ve Öneriler UYGULAMA Stratejik Konular

1 Planlamanın Planlanması Genelge Üst yöneticilerle görüşme SP anlayışı konusunda uzlaşma SP ekibinin seçimi Takım oluşturma çalışmaları Çalışmanın ana unsurlarının zamanlanması 1 Benimsetme Stratejik Planlama Ekibinin Oluşturulması Takım Bilincinin Oluşturulması Çalışma Normlarının Belirlenmesi İş Takviminin Oluşturulması Planlamanın Planlanması

HAZIRLIK AŞAMASI Planın Sahiplenilmesi Planın üst yönetim tarafından sahiplenilmesi ve stratejik plan çalışmalarının başlatılması genelgesi yayınlanır. 02.11.2010 Planlama Sürecinin Organizasyonu Stratejik Planlamada görev alacakların tespiti ve görev dağılımı yapılır. 05.11.2010 İhtiyaçların Tespiti Stratejik planlama ekibince stratejik planlama için ihtiyaç duyulan doküman(taslak ve şablonların oluşturulması), eğitim, metaryal vb. tespit edilir. 10.11.2010 Eğitim Programı Stratejik plan hazırlama ekibine Stratejik plan ile ilgili eğitim verilir. 25.11.2010 Zaman Planı Stratejik planlama ekibince stratejik planlama bir zaman takvimine bağlanır Birim Stratejik Planlarının Hazırlanması Birim stratejik plan hazırlama ekiplerince stratejik plan taslaklarının hazırlanması ve Üniversite Stratejik Planı'nın hazırlanılmasında değerlendirilmek üzere Rektörlük Makamına sunulması. 30.03.2011

1 3 4 5 2 UYGULAMA Nihai SP Mevzuat Analizi Benimsetme İLKELER ÖZGÖREV UZGÖRÜŞ Stratejik Planlama Ekibinin Oluşturulması Kritik Başarı Faktörleri Strateji Alanları Takım Bilincinin Oluşturulması Çalışma Normlarının Belirlenmesi Stratejik Amaçlar 3 Hedefler İş Takviminin Oluşturulması 4 Stratejiler 5 Durum Analizi Faaliyet Alanları Performans Kriterleri Paydaş Belirleme Faaliyet ve Projeler Paydaş Analizi Paydaş Görüşmeleri Görüşlerin Alınması 2 Nihai SP Performans Planı GZFT ve Öneriler UYGULAMA Stratejik Konular

DURUM ANALİZİ NEREDEYİZ? Stratejik planlama sürecinin ilk adımıdır. Kuruluşun NEREDEYİZ? sorusuna cevap verir. Üniversitenin geleceğe yönelik amaç, hedef ve stratejiler geliştirebilmesi için öncelikle, mevcut durumda hangi kaynaklara sahip olduğunu ya da hangi yönlerinin eksik olduğunu, kuruluşun kontrolü dışındaki olumlu ya da olumsuz gelişmeleri değerlendirmesi gerekir. Dolayısıyla bu analiz, kuruluşun kendisini ve çevresini daha iyi tanımasına yardımcı olarak stratejik planın sonraki aşamalarından daha sağlıklı sonuçlar elde edilmesini sağlayacaktır. Stratejik planlama sürecinin ilk adımıdır. Kuruluşun NEREDEYİZ? Sorusuna cevap verir. Üniversitenin geleceğe yönelik amaç,hedef ve stratejiler geliştirebilmesi için öncelikle, mevcut durumda hangi kaynaklara sahip olduğunu ya da hangi yönlerinin eksik olduğunu, kuruluşun kontrolü dışındaki olumlu ya da olumsuz gelişmeleri değerlendirmesi gerekir. Dolayısıyla bu analiz, kuruluşun kendisini ve çevresini daha iyi tanımasına yardımcı olarak stratejik planın sonraki aşamalarından daha sağlıklı sonuçlar elde edilmesini sağlayacaktır.

Durum Analizi (Neredeyiz)? Tarihi gelişim Yasal yükümlülükleri ve mevzuat analizi Faaliyet alanları ile ürün ve hizmetlerinin belirlenmesi Paydaş analizi (iç ve dış paydaşlar, yararlanıcılar) Kuruluş içi analiz ve Çevre analizi (GZFT) Durum analizinde kuruluşun yasal yükümlülükleri çerçevesinde yürüttüğü faaliyetler ve sunduğu hizmetler ortaya konulur. Kuruluşun, yetki, görev ve sorumlulukları ifade edilir. Kuruluş tarafından sunulan hizmetlerin genel hedef ve politikalara uygunluğu, hizmet sunum süreçleri ve hizmet kalitesi, bu alanda benimsenen genel stratejiler, kuruluşun hangi kurum ve kuruluşlarla koordinasyon içinde çalıştığı/çalışması gerektiği gibi hususlar değerlendirilir. Kuruluşun faaliyet gösterdiği alanlarda ülkemizde ve dünyadaki genel eğilimler tartışılır.

1.Tarihi gelişim Üniversitemizin; hangi tarihte hangi amaçlara hizmet etmek için kurulduğu, bugüne kadar geçirdiği kritik aşamalar, önemli yapısal dönüşümler analitik bir bakış açısıyla değerlendirilir.

2.Yasal Yükümlülükler Ve Mevzuat Analizi Üniversitenin mevzuattan kaynaklanan yükümlülüklerinin tespiti yapılır. Anayasa, Kanun ve Yönetmeliklerle Üniversitemize verilen görevlerin tespiti yapılır. Kuruluşa görev ve sorumluluklar yükleyen, kuruluşun faaliyet alanını düzenleyen mevzuat gözden geçirilerek yasal yükümlülükler listesi oluşturulur.

Ürün/Hizmetlerin Belirlenmesi 3.Faaliyet Alanları Ürün/Hizmetlerin Belirlenmesi Ürün/Hizmet : Herhangi bir hizmet/üretim sürecinin çıktısı Yasal yükümlülükler ve mevzuat analizi gerçekleştirildikten sonra, bu analizin çıktılarından da yararlanılarak kuruluşun ürettiği temel ürün ve hizmetler belirlenir. Paydaşların görüş ve önerileri alınırken, bu aşamada belirlenen faaliyet alanları bazında çalışmalar yürütülebilir.

4. Paydaş Analizi Katılımcılık stratejik planlamanın temel unsurlarından biridir. Kuruluşun etkileşim içinde olduğu tarafların görüşlerinin dikkate alınması stratejik planın sahiplenilmesini sağlayarak uygulama şansını artıracaktır. Diğer yandan, kamu hizmetlerinin yararlanıcı ihtiyaçları doğrultusunda şekillendirilebilmesi için yararlanıcıların taleplerinin bilinmesi gerekir. Bu nedenle durum analizi kapsamında paydaş analizinin yapılması önem arz etmektedir.

Paydaş Analizi Paydaş: Kurum faaliyetlerinden etkilenen veya bu faaliyetleri etkileyen kişi, grup veya kurumlar Çalışanlar, Müşteriler, Stratejik Ortaklar, Temel Ortaklardır.

Paydaş Analizi İç Paydaş (Çalışanlar) Dış Paydaş (Temel Ortak, Stratejik Ortak, Tedarikçiler) Müşteri (Yararlanıcı, Hedef kitle) İç Paydaşlar: Kuruluştan etkilenen veya kuruluşu etkileyen kuruluş içindeki kişi, grup veya (varsa) ilgili/bağlı kuruluşlardır. Kuruluşun çalışanları, yöneticileri ve kuruluşun bağlı olduğu bakan, iç paydaşlara örnek olarak verilebilir. Dış Paydaşlar: Kuruluştan etkilenen veya kuruluşu etkileyen kuruluş dışındaki kişi, grup veya kurumlardır. Kuruluş faaliyetleriyle ilişkisi olan diğer kamu ve özel sektör kuruluşları, kuruluşa girdi sağlayanlar, sendikalar, ilgili sektör birlikleri dış paydaşlara örnek olarak verilebilir. Müşteriler (Yararlanıcılar): Kuruluşun ürettiği ürün ve hizmetleri alan, kullanan veya bunlardan yararlanan kişi, grup veya kurumlardır. Müşteriler dış paydaşların alt kümesidir.

İç paydaşlar(Çalışanlar) Kuruluştan etkilenen veya kuruluşu etkileyen kuruluş içindeki kişi, grup veya (varsa) ilgili/bağlı kuruluşlardır. ÖRNEK: Kuruluşun çalışanları - yöneticiler

Dış Paydaşlar Kuruluştan etkilenen veya kuruluşu etkileyen kuruluş dışındaki kişi, grup veya kurumlardır. ÖRNEK: Kuruluş faaliyetleriyle ilişkisi olan diğer kamu ve özel sektör ile sivil toplum kuruluşları, kuruluşa girdi sağlayanlar, (Tedarikçiler, hizmet sunucuları ve yapım mütahhitleri) sendikalar, ilgili sektör birlikleri

Örneğin Karamanoğlu Mehmetbey Üniversitesi Strateji Geliştirme Daire Başkanlığının Paydaşları Rektörlük Harcama Birimleri Çalışanlar Sayıştay Sosyal Güvenlik Kurumu DPT Maliye Bakanlığı KİK … vb.

Müşteri (Yararlanıcı, Hedef kitle) Kurumun ürettiği hizmetleri ve/veya malları kullanan, alan ve bunlardan yararlanan kişi, grup veya kurumlar Kamu kurumlarında vatandaşların bir kısmı veya tamamı müşteri olabilir. ÖRNEK: Fakülteler için öğrenci ve veliler, Sanayi Kuruluşları

Üniversitemizin Müşterileri Öğrenciler Veliler STK Sanayiciler – Özel Teşebbüs Medya

Paydaş görüşleri alınması Mülakat Anket uygulanması Atölye çalışması Toplantı

Üniversitemizin Paydaşları Çalışan Müşteri Temel Ortak Strateji Tedarikçi ……….. ………… …………. O: Bazı Paydaşlar, Bir kısmı ile ilişki vardır. V: paydaşların Tamamı O: Bazı Paydaşlar, bir kısmı ile ilişki vardır. V: Paydaşların tamamı

Paydaş Analizi-Belirleme Paydaş adı İç paydaş Dış paydaş Müşteri Neden paydaş Önceliği ……….. ………… …………. Belirlenen paydaşlar tümü ile etkili bir iletişim kurulmasını imkansız kılacak sayıda olabilir. Bu nedenle paydaş görüşlerinin alınmasında ve plana yansıtılmasında etkinlik sağlamak üzere belirlenen paydaşların önceliklendirilmesi gerekir. Paydaşların önceliklendirilmesinde dikkate alınacak hususlar; paydaşın kuruluşun faaliyetlerini etkileme gücü ile kuruluşun faaliyetlerinden etkilenme derecesidir.

Müşteri/Hizmet Matrisi ……….. ………… …………. O: Bazı Paydaşlar, Bir kısmı ile ilişki vardır. V: Paydaşların Tamamı O: Bazı Paydaşlar, Bir kısmı ile ilişki vardır. V: paydaşların Tamamı

Paydaşların Değerlendirilmesi Etki Önem Zayıf Güçlü Önemsiz İzle Bilgilendir Önemli Çıkarlarını gözet, çalışmalara dahil et Birlikte çalış Bu matriste ETKİ, paydaşın kuruluşun faaliyet ve hizmetlerini yönlendirme, destekleme veya olumsuz etkileme gücünü, ÖNEM ise kuruluşun paydaşın beklenti ve taleplerinin karşılanması konusuna verdiği önceliği ifade eder.

DURUM ANALİZİ 5. KURULUŞ İÇİ ANALİZ ÇEVRE ANALİZİ GZFT (SWOT) Analizi Güçlü yönler Zayıf yönler Fırsatlar Tehditler SWOT analizi yakın ve uzağı görmemizi sağlayan bir gözlük olarak algılanabilir.

GZFT (SWOT) F G Z T

1.Kuruluş İçi Analiz Kurumun mevcut durumunu ve geleceğini etkileyebilecek iç ortamdan kaynaklanan ve kurumun kontrol edebildiği koşulların ve eğilimlerin incelenerek güçlü ve zayıf yönlerin değerlendirilmesi Belirlenecek güçlü yönler kuruluşun HEDEFLERİNE, zayıf yönler ise kuruluşun alacağı TEDBİRLERE ışık tutacaktır.

Kuruluş içi analizde; Kuruluşun yapısı Beşeri kaynaklar Kurum kültürü Teknoloji Mali durum dikkate alınmalıdır.

Güçlü yönlerin saptanması Üstünlüklerimiz nelerdir? Neleri iyi yaparız? Başkaları, güçlü yanlarımız olarak neleri görmektedirler? Gerçekçi olunmalı Tüm karakteristiklerimizi sıralayalım

Zayıf yönlerin saptanması Neleri kötü yapmaktayız? Neleri iyileştirmeye gereksinimimiz var? Başkaları hangi konularda sizden daha iyidirler? Başkalarının gözüyle ne gibi zayıflıklarımız ortaya çıkmakta?

2. Çevre Analizi Kurumun kontrolü dışındaki koşulların ve eğilimlerin incelenerek fırsat ve tehditlerin belirlenmesi Çevre analizinde; kuruluşu etkileyebilecek dışsal değişimler ve eğilimler değerlendirilir. Fırsatlar, kuruluşun kontrolü dışında gerçekleşen ve kuruluşa avantaj sağlaması muhtemel olan etkenler ya da durumlardır. Tehditler ise, kuruluşun kontrolü dışında gerçekleşen, olumsuz etkilerinin engellenmesi veya sınırlandırılması gereken unsurlardır. Çevre analizinde; kuruluşu etkileyebilecek dışsal değişimler ve eğilimler değerlendirilir.

Fırsatlar Önünüzde duran fırsatlar nelerdir ? Çevrede ne gibi ilginç gelişmeler yaşanmakta ve yaşanabilir ?

Tehditler Ne gibi engellerle karşılaşmaktasınız? Rakipleriniz ne yapmaktalar? Beklenen iş, ürün veya hizmet standartları değişmekte mi? Değişen teknoloji konumunuzu tehdit ediyor mu? Finansal sorunlarınız var mı?

SWOT (GZFT) ANALİZİ Kuruluş İçi Analiz Güçlü Yönler Zayıf Yönler Tehditler Fırsatlar Çevre Analizi

Strateji oluşturma yöntemleri Kritik Sorular Yöntemi GZFT Analizi -ZT Stratejileri -ZF Stratejileri -GT Stratejileri -GF Stratejileri

G-F Stratejileri Z-F Stratejileri G-T Stratejileri Z-T Stratejileri TOWS MATRİSİ İÇ FAKTÖRLER VE DIŞ FAKTÖRLER GÜÇLÜ YÖNLER ZAYIF YÖNLER FIRSATLAR G-F Stratejileri (Kurumun/Kuruluşun/Birimin güçlü taraflarını destekleyen fırsatları belirlemek ve değerlendirmek için geliştirilen stratejilerdir) Z-F Stratejileri (Kurumun/Kuruluşun/Birimin zayıf yönlerini kuvvetlendirmek için fırsatları kullanarak geliştirilen stratejilerdir) TEHDİTLER G-T Stratejileri (Kurumun/Kuruluşun/Birimin dış tehditlere karşı hassasiyetini azaltmak için birimin güçlü yanlarının nasıl kullanılması gerektiğini ortaya koyan stratejilerdir) Z-T Stratejileri (Kurumun/Kuruluşun/Birimin zayıf yönlerinin dış tehditlerden kolayca etkilenmesini engelleyecek savunma planlarını hazırlamaya yarayan stratejilerdir)

TEŞEKKÜR EDERİZ…