Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı Yalova Üniversitesi Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı

Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı Bireysel Öneri ve Memnuniyet Sisteminin amacı; Üniversitemiz personelinin ve Üniversitemizden hizmet alanların idari ve akademik süreçlere ilişkin öneri istek ve memnuniyetlerinin Üniversite yönetimi ile paylaşılmasını ve bu yolla yatay iletişimi, yönetimde katılımcılığı ve kurumda sürekli iyileştirmeyi sağlamaktır. Bu nedenle; personel, öğrenci ve diğer kurum dışı paydaşlar tarafından iletilen öneri, istek, şikayet ve memnuniyetlerin süresinde cevaplandırılması, talep sahiplerine uygulama sonuçları hakkında geri bildirimde bulunulması Üniversitemiz hizmetlerinde sürekli iyileştirmenin sağlanması ile memnuniyetsizlik ve şikayetlerin önlenmesi açısından önem taşımaktadır.

Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı Uygulamada kolaylık sağlamak, verilerin depolanmasını ve raporlanmasını kolaylaştırmak amacıyla, 15.07.2013 tarihi itibariyle; ‘‘Bireysel Öneri ve Memnuniyet Sistemi Verileri’’ elektronik ortamda takip edilmeye başlanmıştır. Web sayfasında yer alan bireysel öneri sistemi verileri ile birlikte dilek ve şikayet kutularına bırakılan taleplerde Başkanlığımızca toplanarak sisteme girişi yapılacak ve birimlere elektronik ortamda iletilecektir.

Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı Bilgi İşlem Daire Başkanlığı tarafından hazırlanmış olan, Bireysel Öneri ve Memnuniyet Sistemi programına giriş için Üniversitemiz web sayfasında yer alan Bireysel Öneri, İstek ve Memnuniyet Formu girişi ya da ‘‘boim.yalova.edu.tr/admin’’ linki kullanılacak olup, tüm birimlerin gelen verileri bu sistem üzerinden düzenli olarak takip etmesi, değerlendirmesi ve talep sahiplerine geri bildirimde bulunması gerekmektedir.

Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı Sistemin kullanımına ve işleyişine ilişkin detaylı bilgi aşağıdaki uygulama talimatlarında yer almaktadır. Birimlerin ay için iletilen tüm talepleri en geç takip eden ayın 15’ine kadar cevaplandırarak Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı’na sistem üzerinden raporlaması gerekmektedir. Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı tarafından; birimlerce raporlanan veriler konsolide edilerek 6 aylık periyodlar halinde Rektör’e sunulacak olup, gecikmeye sebebiyet vermemek için veri girişlerinin süresi içerisinde yapılması hususunu önemle arz ederiz.

Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı Talep Takibi ve Veri Girişi Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı

Açılan sayfada ‘’Yetkili Giriş’’ butonuna tıklayınız. Üniversitemiz web sayfasında yer alan ‘’Bireysel Öneri İstek ve Memnuniyet Formuna’’ Tıklayınız Açılan sayfada ‘’Yetkili Giriş’’ butonuna tıklayınız. 1 2

Adres çubuğuna ‘’boim. yalova. edu Adres çubuğuna ‘’boim.yalova.edu.tr/admin’’ yazarak da sisteme ulaşabilirsiniz. Kullanıcı adı ve parola bölümüne; kurum mail adresinize ait kullanıcı adı ve parolayı yazarak ‘’Giriş’’ butonuna tıklayınız. 3

4 5 Biriminize yönlendirilen BOİM mesajları ekranınızda görünecektir. ‘’İncele’’ butonuna basarak iletinin detaylarına ulaşabilirsiniz. 4 BOİM iletileri Yalova Üniversitesi Bireysel Öneri İstek ve Memnuniyet Sistemi Usul ve Esasları’nın 4. maddesinde belirtildiği şekilde değerlendirilir. Uygun bulunan talepler için gerekli işlem yapılır. Tüm taleplere ilişkin değerlendirme /uygulama sonuçları talep sahibine bildirilir. 5

Yapılan uygulama sonucunu SGDB’ na iletmek için ‘’Geri Bildirim’’ butonuna tıklayınız. 6

7 8 9 10 Talebin niteliğini seçiniz İletim şekli otomatik olarak seçili gelecektir. 8 İstek Sahibini Seçiniz 9 Sağlanan Katkı bölümüne Usul ve Esaslarda Belirtilen formatta bilgi girişi yapınız. 1)Maliyet Azaltıcı 2)Memnuniyet Arttırıcı 3)Kalite İyileştirici 4)Süreç ve İşlem Hızlandırıcı 5)Diğer………………………….. 10

Değerlendirme sonucunda verilen karar doğrultusunda talebin uygun olup olmadığını işaretleyiniz. 11 Uygun bulunmayan talepler için uygun görülmeme nedenini belirtiniz. 1)Yakınma ve Şikayet Kapsamında 2)İdari Süreçlerle İlgili bir Öneri Değil 3)Çözüm Önerisi Yok, Temenni Niteliğinde 4) Kişisel Bir Çıkar 5)Belirsiz veya Gerçekleşmesi Mümkün Değil 6)Hali Hazırda Uygulanıyor 7)Mevzuata Aykırı 12

13 14 15 16 Talep sahibine geri bildirim şeklini seçiniz. Talep sahibine geri bildirim tarihini seçiniz. 14 Talep uygun bulundu ve uygulamaya alındı ise; cevap verildi Talep uygun bulunmadı ise; reddedildi seçeneğini işaretleyiniz. 15 Uygulama açıklama bölümünde; uygun bulunan ve uygulamaya alınan talepler için, yapılan uygulamaya ilişkin bilgilere yer verilecektir. Yapılan uygulama bölümünde reddedildi seçeneğinin işaretlenmiş olması halinde bu kısım boş bırakılacaktır. 16

Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı Yalova Üniversitesi Sistemin İşleyişine Göstereceğiniz Özen ve Bu Sayede Kurumsal Gelişime Yapacağınız Katkıdan Dolayı Teşekkür Ederiz… Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı