eDefter Sunumu

eDefter Sisteminde Oluşturulabilecek Defterler Yevmiye Defteri Kebir Defteri Oluşturulan defterler bilgisayarınıza XML türünde birer dosya olarak kaydedilir. Her bir defter dosyası için birer BERAT dosyası oluşturulur. Berat dosyaları bir sonraki sayfada anlatılmıştır. Defterler ve beratlar bilgisayarınızda, GİB tarafından konulan kurallara göre belirlenmiş olan klasörlere kaydedilir.

Berat Nedir ? eDefter uygulamasında oluşturulan defterler GİB’e gönderilmez. Defterler GİB’e gönderilmediği için herhangi bir döneme ait defterin içeriğinin daha sonra değiştirilmediğini garanti edecek bir elektronik belgeye ihtiyaç vardır. Bu belge BERAT’tır. Berat, oluşturulmuş bir defterin içeriğinden elde edilen ve defterin özeti niteliğinde olan bir elektronik belgedir. Beratlar bilgisayarınızda XML türünde bir dosya olarak görülür. Yevmiye ve Kebir Defterlerinin her birisinin beratları ayrı ayrıdır. GMS.NET kullanıcısının herhangi bir defterin beratını oluşturmak için ayrı bir işlem yapması gerekmez. Beratlar, GMS.NET e-Defter modülü tarafından otomatik olarak oluşturulur ve bilgisayarınızda daha önceden belirlenmiş bir klasöre dosya olarak kaydedilir. Berat dosyalarının internet üzerinden GİB’e gönderilmesi zorunludur. GİB, kendisine gönderilen berat dosyalarını kendi mali mühürü ile mühürler. eDefter kullanıcıları, GİB mühürlü berat dosyalarını internet üzerinden alarak kendi bilgisayarlarına yüklerler.

Defter ve Berat İlişkisi eDefter kullanıcıları, GİB’den almış oldukları GİB mühürlü berat dosyalarını defter dosyaları ile birlikte saklamak zorundadır. Defter ve berat dosyalarının ayrı ayrı hiç bir geçerliliği yoktur. Bir defter, ancak ilişkili olduğu berat dosyası ile birlikte geçerlilik kazanır. Yine aynı şekilde, bir berat dosyası da (GİB mühürlü olsa dahi) ilişkili olduğu defter dosyası olmaksızın hiç bir anlam ifade etmez.

Oluşturulan Beratların GİB’e Gönderilme Süreleri Gerçek ve Tüzel Kişi mükellefler, eDefter beratlarını beratın ait olduğu ayı takibeden üçüncü ayın sonuna kadar GİB’e göndermek zorundadırlar. Tüzel kişiler, hesap döneminin son ayına ait beratlarını Kurumlar Vergisi Beyannamesinin verildiği ay sonuna kadar GİB’e göndermek zorundadır.

Defter ve Beratların Oluşturulması GMS.NET e-Defter modülünde Yevmiye ve Kebir defterleri (Defter Takımı) ayrı ayrı değil tek bir adımda oluşturulur. Kullanıcı, sadece Defter Takımını oluşturacağı tarih aralığını verir. Bundan sonra, defterlerin hazırlanması ve imzalanması, beratların hazırlanması ve imzalanması, isteniyor ise beratların zaman damgası ile damgalanması işlemleri otomatik olarak gerçekleştirilir.

Defter ve Beratların Oluşturulması (Kurallar) Herhangi bir döneme ait defter takımının oluşturulabilmesi için bir önceki aya ait beratların GİB’den alınmış olması zorunludur. Örnek-1 : Kullanıcı, 01.02.2015 – 28.02.2015 dönemine ait defter takımını oluşturmak istiyor. Bunun yapılabilmesi için Ocak 2015 dönemine ait beratların GİB’den alınmış olması gerekir. Örnek-2 : Kullanıcı, Ocak 2015 dönemine ait beratlarını GİB’den almış ve 01.02.2015 – 15.02.2015 dönemine ait defter takımını oluşturmuştur. Şimdi ise, 16.02.2015 – 28.02.2015 dönemine ait defter takımını oluşturmak istemektedir. Ocak 2015 dönemine ait beratlar GİB’den alınmış olduğu için bu mümkündür. Daha önce defter takımı oluşturulmuş olan 01.02.2015 – 15.02.2015 dönemine ait beratların GİB’den alınmış olması gerekmez.

Defter ve Beratların Oluşturulması (Kurallar) Defter takımı oluşturma işlemi sırasında, işlem yapılan bilgisayarın internet bağlantısı olması zorunludur. Defter takımı oluşturma işlemi sırasında, mali mühür veya elektronik imza cihazının işlem yapılan bilgisayara takılı olması ve cihazın şifresinin kullanıcı tarafından biliniyor olması gerekir. GMS.NET e-Defter modülü, defter ve beratların imzalanmasından önce, bilgisayara takılı mali mühür veya elektronik imza cihazının işlem yapılan firmaya ait olup olmadığını kontrol eder. Takılı cihaz işlem yapılan firmaya ait değil ise kullanıcı uyarılır ve doğru cihaz takılıncaya kadar imzalama işlemi yapılmaz.

Zaman Damgası 5070 sayılı Elektronik İmza Kanununa göre Zaman Damgası: Bir elektronik verinin, üretildiği, değiştirildiği, gönderildiği, alındığı ve / veya kaydedildiği zamanın tespit edilmesi amacıyla, elektronik sertifika hizmet sağlayıcısı tarafından elektronik imzayla doğrulanan kaydı, ifade eder. Zaman Damgası, oluşturulan beratların hangi tarih ve saatte oluşturulduklarını beratların içerisine kaydederek bu beratların herhangi bir nedenle zorunlu olan tarihte GİB’e gönderilememesi halinde sorumlu duruma düşülmesini önler. Örnek : Kullanıcı, 30 Nisan 2015 günü saat 23:30’da Ocak 2015 dönemine ait defter ve beratlarını oluşturmuş ve zaman damgası ile damgalamıştır. Ancak, bu sırada meydana gelen elektrik kesintisi nedeniyle oluşturduğu beratları saat 24:00’e kadar GİB’e göndermesi mümkün olamamıştır. Beratlar zaman damgalı oldukları için bunların GİB’e ertesi gün gönderilmeleri sorun olmayacaktır.

Zaman Damgası (Kurallar) GMS.NET e-Defter modülünde, oluşturulacak beratlar için zaman damgası kullanılması zorunlu değildir, kullanıcının tercihine bırakılmıştır. Bu tercih, bir defter takımının hazırlanmasına başlanmadan önce belirlenir. Beratların zaman damgası ile damgalanma işlemi de tıpkı bunların mali mühür veya elektronik imza ile imzalanması işlemi gibi GMS.NET e-Defter modülü tarafından otomatik olarak gerçekleştirilir. Zaman Damgası, zaman bilgisini kullanmakta olduğunuz bilgisayardan değil bu iş için oluşturulmuş özel sunuculardan alır. Bu nedenle, defter ve beratları oluşturmadan önce bilgisayarınızın tarih ve saat bilgisini değiştirmeniz hiçbir anlam ifade etmez. Zaman damgasının kullanıldığı sırada bilgisayarınızın internet bağlantısı olması gerekir. Ancak, defter ve beratların hazırlanması işlemi sırasında da zaten internet bağlantısı gerektiği için bu önemli bir kısıt teşkil etmez.

Zaman Damgası (Kurallar) Zaman Damgası hizmeti Kamu Sertifikasyon Merkezi’nin http://www.kamusm.gov.tr/urunler/zaman_damgasi/ internet adresinden temin edilir. Zaman Damgası hizmeti kontur esasına göre satın alınan bir hizmettir. Yapacağınız her bir zaman sorgusunda satın almış olduğunuz toplam kontur sayısından bir adet eksilir. E-Defter sisteminde sadece berat dosyaları zaman damgası ile damgalanır. Defter dosyalarının damgalanması gerekli değildir. Yevmiye ve Kebir berat dosyaları zaman damgası ile ayrı ayrı damgalanır. Dolayısı ile, parçalı defter oluşturmanız gerekmediği hallerde (bu durum ileride anlatılacaktır) defter takımını aylık olarak oluşturuyor iseniz aylık kontur tüketiminiz bir mükellef için 2 adet olacaktır. Bunun Ekim 2015 tarihindeki maliyeti 24 kuruştur.

Zaman Damgası (Kurallar) Zaman Damgası hizmetini KamuSM’den satın alan kişi veya kurum ile defter ve beratların mühürlenmesi/imzalanması sırasında kullanılan mali mühür/elektronik imza sahibi kişi veya kurumun aynı olması gerekmez. Zaman Damgası ile mali mühür/elektronik imza tamamen ayrı kavramlardır. Örneğin, bir mali müşavir KamuSM’den kendi adına satın almış olduğu 1000 adet zaman damgası konturunu e-Defter düzenlediği 5 farklı mükellefi için kullanabilir. GMS.NET e-Defter modülünde, «Kalan Zaman Damgası Kontur Adedini» sorgulayabilmeniz imkanı bulunmaktadır. Zaman Damgası satın aldıktan sonra size verilen kullanıcı adı ve şifre bilgilerini GMS.NET e-Defter modülünün Ayarlar menüsünü kullanarak girmeniz gerekir.

e-Defter Hazırlama Kuralları Bir e-Defter takımının hazırlanması öncesinde kullanıcı bir Başlangıç Tarihi ve bir Bitiş tarihi belirler. Bu iki tarih arasındaki döneme Defter Dönemi adı verilir. Bir Defter Dönemi birden fazla takvim ayını kapsayamaz. Örneğin, aşağıdaki örnekler geçersiz defter dönemleridir. 01.01.2015 – 28.02.2015 25.01.2015 – 05.02.2015 01.01.2015 – 31.03.2015 GMS.NET e-Defter modülünde, kullanıcı tarafından verilen başlangıç ve bitiş tarihleri çok sıkı bir şekilde kontrol edilir ve yukarıdaki gibi bir hatanın oluşmasına kesinlikle izin verilmez.

e-Defter Hazırlama Kuralları Bir Defter Döneminin bir ayın tamamını kapsaması zorunlu değildir. Herhangi bir aya ait birden fazla defter takımı hazırlanması mümkündür. Örneğin, kullanıcı 01.01.2015 – 10.01.2015 dönemine ait defterleri hazırladıktan sonra daha ileri bir tarihte 11.01.2015 – 20.01.2015 dönemine ait defteri, daha sonra da 21.01.2015 – 31.01.2015 dönemine ait defteri hazırlayabilir. Yukarıdaki örnekte, 11.01.2015 – 20.01.2015 dönemine ait defterin hazırlanabilmesi için 01.01.2015 – 10.01.2015 dönemine ait beratların GİB’e gönderilmiş ve geri alınmış olması zorunlu değildir. Aynı şekilde, 21.02.2015 – 31.01.2015 dönemine ait defterin hazırlanabilmesi için de daha önceki defterlerden herhangi birisinin beratının GİB’e gönderilmiş/alınmış olması gerekmez. Ancak, yukarıdaki örnekte verilen her üç döneme ait defterlerin hazırlanabilmesi için, eğer varsa, 31.12.2014 bitiş tarihli beratların GİB’den alınmış olması gerekir.

e-Defter Hazırlama Kuralları Bir Defter Dönemine ait beratlar GİB’e gönderildikten sonra o dönemin son (bitiş) gününden öncesine ait işlemleri kapsayan beratlar GİB’e gönderilemez. Örneğin, kullanıcı 01.01.2015 – 31.01.2015 dönemine ait defterleri hazırladıktan sonra beratları GİB’e göndermiştir. Daha sonra, kullanıcının 20.01.2015 tarihine bir fiş eklemesi gerekmiştir ve eklemeyi yapıp 01.01.2015 – 31.01.2015 dönemine ait defterleri ve beratları yeniden oluşturmuştur. İkinci defa oluşturulan bu beratlar GİB’e gönderildiklerinde kabul edilmeyeceklerdir. Yukarıdaki örnek, e-Defter kurallarını açıklamak amacıyla verilmiştir. GMS.NET Yazılımında bu tür bir hatanın olması mümkün değildir. Çünkü, 01.01.2015 – 31.01.2015 dönemine ait defterler oluşturulduktan sonra 20.01.2015 tarihine fiş eklemek GMS.NET Yazılımında kesinlikle mümkün değildir.

e-Defter Hazırlama Kuralları Bir Defter Dönemine ait beratlar GİB’e gönderildikten sonra o dönemin son (bitiş) gününe ve sonrasına ait işlemleri kapsayan beratlar GİB’e gönderilebilir. Örneğin, kullanıcı 01.01.2015 – 31.01.2015 dönemine ait defterleri hazırladıktan sonra beratları GİB’e göndermiştir. Daha sonra, kullanıcının 31.01.2015 tarihine bir fiş eklemesi gerekmiştir ve eklemeyi yapıp 31.01.2015 – 31.01.2015 dönemine ait yeni bir defter takımı oluşturmuştur. Bu ikinci döneme ait beratlar GİB tarafından kabul edilecektir. GMS.NET Yazılımında, defter ve beratları hazırlanmış en son güne fiş girilmesine izin verilir. Bu özellik, GİB uzmanlarının talebi üzerine yazılıma eklenmiştir.

e-Defter Hazırlama Kuralları Defter Dönemleri arasında gün itibariyle boşluk bırakılması mümkün değildir. Örneğin, kullanıcı 01.01.2015 – 10.01.2015 dönemine ait defterleri hazırladıktan sonra 11 ile 20 Ocak tarihleri arasında herhangi bir muhasebe işlemi olmadığını görüp bir sonraki defter dönemini 21.01.2015 – 31.01.2015 olarak belirleyemez. Yukarıdaki örnekte, 01.01.2015 – 10.01.2015 döneminden bir sonraki Defter Dönemi 11 Ocak tarihinden başlamak zorundadır. GMS.NET e-Defter modülünde, kullanıcı tarafından verilen başlangıç ve bitiş tarihleri çok sıkı bir şekilde kontrol edilir ve yukarıdaki gibi bir hatanın oluşmasına kesinlikle izin verilmez.

e-Defter Hazırlama Kuralları Bir Defter Döneminin son (bitiş) günü ile onu takibeden Defter Döneminin ilk (başlangıç) günü aynı olabilir. (Bu, GİB uzmanları tarafından istenilen bir kuraldır.) Örneğin, kullanıcı 01.01.2015 – 10.01.2015 dönemine ait defterleri hazırladıktan ve beratları GİB’e gönderdikten sonra 10.01.2015 tarihine bir fiş eklenmesi gerekmiştir. Kullanıcı bu fişi ekledikten sonra 10.01.2015 tarihinden başlayan ve 31.01.2015’i geçmemek üzere herhangi bir tarihte son bulan bir dönem için yeni bir defter hazırlayabilir. Yukarıdaki örnektekine benzer bir durum ortaya çıktığında, 10.01.2015 tarihinde biten ilk defter döneminde defterlere aktarılmış olan fişler, 10.01.2015 tarihinde başlayan ikinci defter döneminde GMS.NET e-Defter modülü tarafından otomatik olarak defter harici bırakılırlar.

Defter ve Berat Dosyalarının Bilgisayarınızdaki Konumu Oluşturulan defter ve berat dosyalarının kullanıcının bilgisayarında hangi konumda yer alacağına ilişkin kurallar büyük ölçüde GİB tarafından belirlenmiştir. Bu konuda e-Defter yazılımına fazla bir serbestlik tanınmamıştır.

Defter ve Berat Dosyalarının Adlandırılması Oluşturulan defter ve berat dosyalarının nasıl adlandırılacağı tamamen GİB tarafından belirlenmiştir. Aşağıda 2015 yılı Ocak ayına ait oluşturulmuş defter ve berat dosyalarının adları gösterilmiştir.

Beratların GİB’e Gönderilmesi ve Geri Alınması Bir Defter Dönemine ait beratlar GİB’in https://uyg.edefter.gov.tr/edefter/ adresindeki sitesine bağlanılarak gönderilir. GİB tarafından mühürlenmiş beratlar da yine aynı adresten indirilerek defter dosyaları ile birlikte saklanır.

Defter ve Beratlar Hakkında Daha Fazla Bilgi 6210028566 VKN’li firmanın Ocak 2015 ayına ait defter ve beratları başarıyla oluşturulmuştur. İşlem sonucunda ortaya çıkan dosyaların adları aşağıda gösterilmiştir.

Defter ve Beratlar Hakkında Daha Fazla Bilgi Oluşan defter ve berat dosyaları aşağıdaki konumlara kaydedilmiştir.

Defter ve Beratlar Hakkında Daha Fazla Bilgi Bir önceki sayfada görüldüğü gibi, iki adet deftere ait iki adet berat XML formatında olarak X:\MIKROKOM\GMSNET\EDEFTER\6210028566-MIKROKOM_YAZILIM/2015/01 klasörüne, ZIP formatında olarak da X:\MIKROKOM\GMSNET\EDEFTER\6210028566-MIKROKOM_YAZILIM/2015/01/Paketler klasörüne kaydedilmiştir. ZIP formatında kaydedilen berat dosyaları GİB’e gönderilecek olan dosyalardır. Bu dosyalar GİB tarafından mühürlendikten sonra geri alınacaktır. Geri alınan dosyaların adlarının başına GIB tarafından GIB ibaresi eklenmiş olacaktır.

GİB’den Geri Alınan Beratlarların Kaydedileceği Konum Verdiğimiz örnekte, GİB’den mühürlü olarak geri alınan beratlar X:\MIKROKOM\GMSNET\EDEFTER\6210028566-MIKROKOM_YAZILIM/2015/01/Paketler klasörüne kaydedilmelidir. Daha önce anlattığımız gibi, bir ayın defterlerinin hazırlanabilmesi için bir önceki ayın beratlarının GİB’den alınmış olması gerekir. GMS.NET e-Defter modülünde, defterlerin «Berat GİB’den alındı» olarak işaretlenmesini sağlayan bir özellik vardır. Bu özellik çalıştırıldığında, GMS.NET e-Defter modülü işaretlenmek istenen defterlerin GİB mühürlü beratlarını yukarıda belirttiğimiz klasörde arayacaktır. Beratların belirlenmiş yerde bulunamaması halinde işaretleme yapılamayacaktır.

Şubeli Firmalarda e-Defter Yasal defterleri ayrı olarak tutulan şubeleri olan firmalarda e-Defter uygulaması farklı bir özelliğe sahiptir. Bu tip firmalarda merkez de dahil olmak üzere her bir şube için 1’den başlayıp müteselsil olarak devam eden bir numara ve bir şube açıklaması belirlenmelidir. Belirlenen bu numara ve açıklama GMS.NET Yazılımının Firma Bilgileri formundaki e-Defter sekmesinde ilgili alanlara kaydedilmelidir. Şubeli firmalarda, oluşturulan defter ve berat dosyalarının adlandırılmasında da farklılık vardır. Bu fark aşağıda gösterilmiştir.

Defterlerin Parçalara Bölünmesini Gerektiren Durumlar eDefter sisteminde, oluşturulacak bir defterin azami boyu 200 Mb. olabilir. Bu sınırlama, GMS.NET e-Defter modülünden değil, TÜBİTAK tarafından sağlanan imzalama yazılımından kaynaklanmaktadır ve tüm e-Defter yazılımları için geçerlidir. Bir defter dosyasının boyu 200 MB’ı geçtiği takdirde defterin bölünmesi gerekir. Bölünme sonucunda elde edilen kısımlara «Parça» adı verilir. Parçalı defter oluşturulması defter ve berat adlandırmasını etkiler.

Defterlerin Parçalara Bölünmesini Gerektiren Durumlar Aşağıda görüldüğü gibi, bir defter birden fazla parçadan oluşuyor ise dosya adlarında defter parçasının numarası da yer alır.

Defterlerin Parçalara Bölünmesini Gerektiren Durumlar Bir defter parçalara bölündüğü zaman her bir parça için ayrı bir berat oluşturulur. Tüm parçalara ait tüm beratların GİB’e gönderilmesi ve geri alınması zorunludur. Bir defter dönemine ait defterlerin bölünmesinin gerekip gerekmediği GMS.NET e-Defter modülü tarafından otomatik olarak tespit edilir ve defterler verilen azami boyu aşmayacak şekilde iki veya daha fazla parçaya bölünerek oluşturulur ve adlandırılır. 200 Mb.lık azami dosya boyu yaklaşık 100.000 fiş satırına tekabül eder. Defter oluşturmada kullanılan bilgisayarın bellek kapasitesine bağlı olarak, oluşturulabilecek azami defter boyu 40 Mb’a kadar düşebilir. GMS.NET e-Defter modülünde, oluşturulacak azami dosya boyu, 200 Mb.ı geçmemek üzere, kullanıcı tarafından belirlenir. Dolayısı ile, nispeten düşük bellek kapasiteli bilgisayarlarda azami dosya boyu daha düşük olarak belirlenerek defterlerin hatasız biçimde alınması sağlanır.

Defterlerin Parçalara Bölünmesini Gerektiren Durumlar Defterlerin GMS.NET e-Defter modülü tarafından otomatik olarak bölünmesi işlemi gün bazında değil madde bazında yapılır. Başka bir deyişle, defter dönemi içerisindeki herhangi bir gündeki fişlerin bir kısmı bir parçada kalan kısmı ise takibeden parçada yer alabilir. Bu uygulama, GİB uzmanlarının önerileri doğrultusunda yazılıma eklenmiş bir uygulamadır. Parçalı defter oluşturulduğunda, herhangi bir Yevmiye defteri parçası ile buna tekabül eden Kebir defteri parçasının maddeler itibariyle içeriği tamamen aynı olmalıdır. GMS.NET e-Defter modülü, defterleri otomatik olarak böler ve bölme işlemi sırasında son derece gelişmiş bir algoritma kullanarak parçalı defterler ile ilgili GİB’in koymuş olduğu tüm kuralları eksiksiz olarak yerine getirir.

E-Defter Belge Türleri E-defter uygulamasında, GİB tarafından tanımlanmış 8 adet belge türü vardır.

e-Defter Belge Türleri GMS.NET Yazılımında ise belge türleri kullanıcılar tarafından serbest bir biçimde belirlenir ve tanımlanabilecek belge türü konusunda herhangi bir kısıtlama sözkonusu değildir. İki uygulama arasındaki bu farklılık aşağıda gösterildiği gibi giderilmiştir.

e-Defter Ödeme Türleri Ödeme türü, e-Defter uygulamasında yer alan ve bir işleme ait ödemenin ne şekilde yapıldığını gösteren bilgidir. E-Defter uygulamasında 4 farklı ödeme türü vardır.

e-Defter Ödeme Türleri Ödeme türü bilgisinin girilebilmesi için GMS.NET Yazılımının Fiş Giriş formuna «Ödeme Türü» başlıklı yeni bir sütun eklenmiştir. Ödeme türü bilgisi girilmesi zorunlu olan bir bilgi değildir. Ancak, oluşturdukları defterin daha fazla bilgi ihtiva etmesini isteyen kullanıcılar tarafından kullanılabilir.

Belge Tür, Tarih ve No ile İlgili Kurallar e-Defter uygulaması, fiş satırlarında yer alan Belge Türü, Belge Tarihi ve Belge No. bilgileri ile ilgili uyulması zorunlu olan bazı kurallar getirmiştir. Bu kurallarla ilgili kontroller GMS.NET Yazılımına eklenmiştir.