İmza Yönergesi ve Yazışma Kuralları 15 Nisan 2011 Saat:09.00 İstanbul Üniversitesi İmza Yönergesi ve Yazışma Kuralları 15 Nisan 2011 Saat:09.00 Doç. Dr. Ergün YOLCU

İstanbul Üniversitesi Bu yönergenin amacı; İstanbul Üniversitesi'nde Rektör adına imzaya yetkili görevlileri belirlemek, verilen yetkileri belli bir ilkeye bağlamak, toplam kalite yönetimi ilkeleri doğrultusunda hizmeti ve iş akışını hızlandırarak bürokratik işlemleri en alt düzeye indirmek,

İstanbul Üniversitesi hizmette verimlilik ve etkinliği artırmak, kalite odaklı olmayı benimsetmek, alt kademelere yetki tanıyarak sorumluluk ve özgüven duygularını güçlendirerek, işlerine daha dikkatli ve istekli olmalarını özendirmek, personel arasında aidiyet duygusunu güçlendirmek

İstanbul Üniversitesi üst görevlilerin işlemlerin ayrıntılarına inmekten kurtarıp önemli konularda daha etkin kararlar almasını kolaylaştırarak, temel sorunlarla ilgilenmeleri için yeterli zaman bulmalarını sağlamak, paydaşlara kolaylık sağlayarak, İdareye karşı güven ve saygınlık imajlarını güçlendirerek geliştirmek

İstanbul Üniversitesi ve amir ve memurların "Kamu Görevlileri Etik Davranış İlkeleri ile Başvuru Usul ve Esasları Hakkında Yönetmeliğin" birinci maddesinde belirtilen amaçlara uygun hareket edilmesini sağlamaktır. (…görevlerin yerine getirilmesinde adalet, dürüstlük, saydamlık ve tarafsızlık ilkelerine zarar veren ve toplumda güvensizlik yaratan durumları ortadan kaldırmak suretiyle kamu yönetimine halkın güvenini artırmak, toplumu kamu görevlilerinden beklemeye hakkı olduğu davranışlar konusunda bilgilendirmek ve Kurula başvuru usul ve esaslarını düzenlemektir. )

İstanbul Üniversitesi Madde 1 —kamuda etik kültürünü yerleştirmek, kamu görevlilerinin görevlerini yürütürken uymaları gereken etik davranış ilkelerini belirlemek, bu ilkelere uygun davranış göstermeleri açısından onlara yardımcı olmak ve görevlerin yerine getirilmesinde adalet, dürüstlük, saydamlık ve tarafsızlık ilkelerine zarar veren ve toplumda güvensizlik yaratan durumları ortadan kaldırmak suretiyle kamu yönetimine halkın güvenini artırmak, toplumu kamu görevlilerinden beklemeye hakkı olduğu davranışlar konusunda bilgilendirmek ve Kurula başvuru usul ve esaslarını düzenlemektir.

İstanbul Üniversitesi II- İLKELER VE YÖNTEMLER 1) Sınırları açıkça belirtilerek devredilmemiş olan yetkiler kullanılamaz. 2) Yetkiler, sorumluluk anlayışının gereklerine uygun olarak yerinde, zamanında ve doğru olarak kullanılır. 3) Akademik ve idari hiyerarşi içinde her kademe, bilmesi gereken konularda görev ve sorumluluğu ile bağlantılı.olarak bilgi sahibi edilir.

İstanbul Üniversitesi

İstanbul Üniversitesi 6) İstanbul Üniversitesi Rektörlüğü ibareli antetli kağıtlar sadece İstanbul Üniversitesi Rektörü tarafından kullanılır. 8) Yazılar işlem kapsamında yer alan bütün ara kademe amirlerinin parafı olmadan imzaya sunulamaz. 9) Birim amirleri birimlerince yazılan bütün yazılardan sorumludurlar.

İstanbul Üniversitesi 11) İç denetim birim başkanı, görevleri ile ilgili olarak akademik ve idari birimlerle doğrudan yazışma yapabilir ve gizli de olsa sözlü ve yazılı her türlü bilgiyi alabilir. 13) Akademik Birimler, eğitim amaçlı konularda, doğrudan kendi aralarında ve kendilerine bağlı birimlerle bu yönergede belirlenen ilkeler doğrultusunda yazışma yapabilirler. 14) Bilgi Edinme Hakkı Kanunu ve ilgili yönetmelik gereğince Rektörlük bünyesinde Basın ve Halkla İlişkiler Müdürlüğü'ne bağlı "Bilgi Edinme Birimi" oluşturulmuştur. Üniversiteye bağlı tüm akademik ve idari birimlere yapılacak bilgi edinme başvuruları ilgili birim tarafından cevaplandırılacak ve Basın ve Halkla İlişkiler Müdürlüğüne yazılı olarak bilgi verilecektir.

İstanbul Üniversitesi 19) Bir izin veya onayın kaldırılması veya düzeltilmesi, alınışındaki usule uyularak yapılır. 20) Yazıların ilgili olduğu birimde hazırlanması ve gönderilmesi asıldır. Ancak acele ve gerekli görüldüğü hallerde Genel Sekreterlikte hazırlanan yazıların bir örneği bilgi için ilgili birime gönderilir. Bu tür yazılarda Rektörün imzasına sunulmadan önce ilgili birimin bağlı olduğu Rektör Yardımcısının parafı alınacaktır. 23) İstanbul Üniversitesi ve İstanbul Üniversitesi’ne bağlı birimlerin kurum dışında yapacakları ikili anlaşmalar rektörlük onayıyla yürürlülüğe girecek ve anlaşma metinleri genel sekreterlikte muhafaza edilecektir.

İstanbul Üniversitesi IV- BİLGİ EDİNME, MÜRACAAT VE ŞİKAYET BAŞVURULARI Üniversiteye müracaat şikayet ve diğer başvurularla ilgili olarak, başvuru yöntemine göre aşağıdaki usul ve yöntemlerin uygulanması uygun görülmüştür. 1) E-posta başvuruları, ilgili formların 4982 sayılı Bilgi Edinme Hakkı Kanunu ve yönetmeliğe göre eksiksiz doldurulması durumunda Basın ve Halkla İlişkiler Müdürlüğü'nce değerlendirilecek ilgili rektör yardımcısı onayıyla ilgili daireye elektronik ortamda ya da gerekiyorsa yazılı olarak havale edilecektir.

İstanbul Üniversitesi 2) E-posta başvurularının ilgili birimlere e-posta aracılığı ile gönderilebilmesi için bütün birimlerde bilgi edinme e-posta adresi açılması sağlanacaktır. 3) Rektörlüğe Bilgi Edinme Başvurusu kapsamında gelen dilekçeler Basın ve Halkla İlişkiler Müdürlüğü tarafından ilgili dairelere ilgili rektör yardımcısının onayıyla yazılı olarak havale edilecektir. 4) Akademik ve İdari Birimlere doğrudan yapılan yazılı başvurular o birimce cevaplandırılacak ve Basın ve Halkla İlişkiler Müdürlüğü’ne konuyla ilgili bilgi verilecektir.

İstanbul Üniversitesi 5) 4982 sayılı Bilgi Edinme Hakkı Kanunu ve ilgili yönetmeliğe göre yapılacak başvurular, kanunda belirtilen kapsam ve süreler içinde cevaplandırılacaktır. Usulüne uygun olarak verilecek cevaplardan birim amirleri doğrudan sorumlu olacaktır. 6) Bilgi Edindirme konusunda kendisine başvurulan birim amiri, konunun incelenmesini ve çözümünü kendi yetkisi dışında görürse, dilekçeler Basın ve Halkla İlişkiler Müdürlüğü'ne sunulacak, ilgili Rektör Yardımcısının vereceği direktife göre gereği yapılacaktır.

İstanbul Üniversitesi 8) Doğrudan Rektörlük Makamına yapılan yazılı başvurular, bir özellik arz etmediği, Rektör veya Rektör Yardımcıları tarafından görülmesinde bir zorunluluk olmadığı, bir ihbar ya da şikâyeti kapsamadığı takdirde, Gelen Evrak Bürosunda kaydı yapılıp, dilekçenin ilgili daireye gönderilmesi sağlanacaktır. Bu şekilde ilgili birime giden dilekçeler işleme konulacak ve sonucu 4982 sayılı Yasalarda belirtilen usule uygun olarak dilekçe sahibine yukarıda yazılı esaslar dahilinde yazılı olarak bildirilecektir.

İstanbul Üniversitesi 9) Medyada yer alan ihbar, şikâyet ve dilekler Basın ve Halkla İlişkiler Müdürü tarafından, herhangi bir emir beklemeksizin doğrudan doğruya dikkatle incelenecek ve sonuç en kısa zamanda Rektöre bildirilecektir. Basına gönderilecek cevap ve düzeltme biçimi Rektör tarafından belirlenecektir. Basına bilgi verme Rektör veya yetki vereceği Basın ve Halkla İlişkiler Müdürü tarafından yapılacaktır. Not: 2010 Yılında İ.Ü. İlgili haber sayısı 12417 dir. Olumlu haber % 96.6 dır. (Görev öncesi dönem 2800 civarında. %38 olumsuz haber)

İstanbul Üniversitesi Resmi Yazılarda Gözlemlenen Genel Eksiklikler: Dikkat çeken en önemli unsur, resmi yazılarda bir standardın olmayışıdır. Fakülte/Enstitü/Yüksekokul ve İdari Birimlerin farklı departmanlarından hatta aynı departmanda dahi her bilgisayardan, farklı formatlarda yazı çıkmaktadır. Örneğin; bir fakültenin öğrenci işlerinden farklı, personel işlerinden farklı, mali işlerinden farklı formatta yazılar gelmektedir. Aynı birimde dahi standardın oluşturulamaması oldukça dikkat çekicidir. Bu durumda birim idari amirleri (fakülte sekreterleri, daire başkanları vb.) ilk başta bu standardı sağlamalıdır.

İstanbul Üniversitesi - Antet kısmında kullanılan logoların güncel olmaması (Üniversitenin amblemi) - Antet kısmında; sol tarafta Üniversite logosu, sağ tarafta birim logosunun bulunması - Antet kısmında Kurum, Kuruluş isimlerinin yönergeye uymaması (Yazı stili, punto vb.), - Alt bilgilerde irtibat bilgilerinin bulunmaması (İsim ve telefon eksikliği), - Yazının gönderildiği makamın büyük harflerle ortalanarak ve üst makama hitaben (örneğin Rektörlük birimleri kendi aralarında direk birime hitaben yazarken, bir fakülteden Rektörlük birimine yazılan yazının Rektörlüğe hitaben yazılması ve gideceği birimin adının parantez içinde küçük harflerle yazılması) yazılması,

İstanbul Üniversitesi - Birim isimlerinin güncellenmesi (Örneğin Basın ve Halkla İlişkiler Müdürlüğüne, en az beş ayrı isimle yazılar gelmekte; Basın Halkla İlişkiler ve Tanıtım Müdürlüğü, Basın-Halkla İlişkiler ve Tanıtma Müdürlüğü, Halkla İlişkiler ve Tanıtma Müdürlüğü, Halkla İlişkiler ve Tanıtım gibi), - Hitaplarda üst ve aynı düzey makamlara arz, alt makamlara rica edilmesi (Burada mutlaka, imzayı atanın titrine/unvanına değil, makama göre değerlendirme yapılmalı) - Paraf sayısı beş personeli geçmemeli.

İstanbul Üniversitesi BİLGİ EDİNME HAKKI 4982 sayılı yasa ve ilgili yönetmelik kapsamında işlemler yapılmalıdır. Bilgi edinme hakkı ve Bilgi Edinme Hakkı Kanunu nedir?   Bilgi edinme hakkı, temel bir insan hakkıdır. Bilgi edinme hakkı, yönetimin şeffaflığını ve açıklığını sağlayan, idarenin keyfi davranışlarını önleyerek kamu hizmetinden yararlananların demokratik yollarla idareden hesap sorabilmesine imkân veren, vatandaşlara daha yakın ve daha katılımcı bir yönetim sağlayan, halkın devlet yönetimine karşı güven duymasına yardımcı olan bir haktır. Bilgi edinme hakkı, demokratik sistemlerin tamamlayıcı ve vazgeçilmez bir unsurudur. Bilgi edinme hakkı, idarenin tek taraflı iradesiyle hukuk düzeninde yapacağı değişiklikler hakkında ilgililerin, işlemin niteliği ve sonuçları hakkında bilgi alabilmesi ve idarenin elinde bulunan bilgi ve belgelere bireylerin hiçbir bir kısıtlama olmaksızın ulaşabilmesi olarak tanımlanabilir.

İstanbul Üniversitesi Kanuna göre kural olarak kurum ve kuruluşların elinde bulunan bilgi ve belgeler erişime açık bulunmaktadır. Ancak istisna kapsamında olanlar erişime kapalı bulunmaktadır. Öncelikli yaklaşım olarak, talep edilen bilgi ve belgeler verilmeye çalışılmalı, ancak bir istisnaya girdiği düşünülüyorsa o gerekçe belirtilmelidir. Bu gerekçenin de kanunun istisnalarına girip girmediğinin hukuki yorumu bilgi edinme hakkı öğretisini bilen Kurula bırakılmalıdır. Yani bizim için öncelik, Kanunda yoruma açık olmayan hükümlerin uygulanması (Örneğin başvurunun 15 iş gününde yanıtlanması), yoruma açık olan hükümlerin de mümkün olduğunca iyi niyetle yorumlanarak (Mesela hali hazırda olan bir bilgi/belgeyi, özel çalışma gerektirdiği gerekçesiyle reddetmek ya da reddetmemek) nihai kararın Kurula ve hukukçulara bırakılması. Sonuç olarak yapılan yoruma açık hükümlerden dolayı yapılan itirazlara istinaden verilen Kurul kararlarında; en fazla, talebin gerekçe gösterilen istisna madde/maddelere girmediğini ve verilmesi gerektiği yönünde çıkmaktadır. Bu da Kurum/kuruluşu zor durumda bırakmaz. Ancak hiç yanıt vermemek ya da yanıtı geç vermek gibi durumlarda sorumlulara cezai yaptırımlar uygulanabilmektedir.

İstanbul Üniversitesi Ayrıca Kurul’un bir kararında belirtmiş olduğu; “Anayasa’ya göre Türkiye Cumhuriyeti’nin demokratik bir hukuk devleti oldugunu ve demokratik bir hukuk devletinde hak ve özgürlüklerin asıl, sınırlamaların ise istisna oldugunu, dolayısıyla bilgi edinme hakkının genis, bu hakkın istisnalarının ise dar ve amaca uygun yorumlanmak zorunda oldugunu” ibaresini tüm kararlarında dikkate aldığı gözlenmektedir.

İstanbul Üniversitesi İstanbul Üniversitesine verdiğiniz emekler için teşekkür eder saygılarımı sunarım. Doç.Dr.Ergün YOLCU HER GÜZEL ŞEYDE BİRLİKTE OLMAK UMUDUYLA…