H.M. RESMİ YAZIŞMALARDA UYGULANACAK USUL ve ESASLAR HAKKINDA

... konulu sunumlar: "H.M. RESMİ YAZIŞMALARDA UYGULANACAK USUL ve ESASLAR HAKKINDA"— Sunum transkripti:

1 H.M. RESMİ YAZIŞMALARDA UYGULANACAK USUL ve ESASLAR HAKKINDA
YÖNETMELİK RESMİ GAZETE 02 ŞUBAT 2015 PAZARTESİ SAYI: 29255 H.M.

2 H.M. MADDE-5: Belgenin şekli özellikleri
(3) * Üst yazılarda kağıdın bir yüzü kullanılır. * Üst yazının ekleri için, kağıdın her iki yüzü de kullanılabilir. MADDE-6: Yazı tipi ve harf büyüklüğü (1) * ’’Times New Roman’’ 12 PUNTO. * ‘’Arial’’ 11 PUNTO. Gerekli hallerde 9 PUNTO’ya kadar düşürülebilir. İletişim bilgilerinin yazımında 8 PUNTO’ya kadar düşürülebilir. (2) * Metin içinde yer alan alıntılar tırnak içinde eğik (italik) olarak yazılabilir. MADDE-7: Yazı alanı (1) * Belgenin yazı alanı sayfanın üst, alt, sol ve sağ kenarından 2,5 cm boşluk bırakılarak düzenlenir. (2) * Yazı alanı dışına sayfa numarası ve varsa ek numarası hariç hiçbir ifade veya ibare yazılmaz. MADDE-8: Başlık (1) * Başlık (antet), belgeyi gönderen idarenin adının belirtildiği bölümdür. NOT: Başlık kısmına BİRİM adı yazılmaz. H.M.

3 Türk Dil Kurumu Başkanı
MADDE-9: Sayı (2) * 2 satır boşluktan sonra Sayı yan başlığı başlar. MADDE-10: Tarih (2)* Tarih yazı alanın en sağında yer alır. Tutanak, rapor, tebliğ-tebellüğ belgesi ve benzeri belgelerde ise tarih, metnin bitiminde yer alır. (3)* Tarih 3 (üç) değişik şekilde yazılabilir. 01/04/ Nisan 2019 (4)* Belgenin en son yetkili tarafından güvenli elektronik imza ile imzalandığı zamanı gösteren zaman damgasındaki tarih bilgisi belge tarihi olarak esas alınır. MADDE-11: Konu (1)* Konu başlığı iki noktadan sonra, baş harfleri büyük olacak şekilde yazılır. Bitiminde nokta konmaz. T.C. nin ortasından ileriye geçmeyecek şekilde yazılır. Konu 1. satıra sığmazsa 2. satıra geçilir. Konu başlığı altı boş bırakılarak yazılır. MADDE-12: Muhatap (1)* Muhatap kısmı 2-4 satır boşluk bırakılarak yazılır. (5)* Dağıtımlı yazılarda ‘’DAĞITIM YERLERİNE’’ ibaresi yazılır. H.M. NOT: Muhatap gerçek kişi ise Sayın Adı SOYADI Türk Dil Kurumu Başkanı

4 MADDE-13: İlgi (2)* İlgi yan başlığı, muhatap bölümünün son satırından itibaren 2 (iki) satır boşluk bırakılarak ve yazı alanın solundan başlanarak yazılır. (3)* ‘’Sayı’’, ‘’Konu’’ ve ‘’İlgi’’ yan başlıklarından sonra kullanılan iki nokta ‘’: ‘’ işareti aynı hizada yazılır. (4)* İlgide yer alan bilgiler bir satırı geçerse, devamı ‘’ilgi’’ yan başlığının ve sıralamayı gösteren harflerin altı boş bırakılarak alt satıra yazılır. (5)* İlginin birden fazla olması durumunda: a) b) konularak yazılır. (7)* İlgide, ‘’…… tarihli ve …… sayılı yazınız/yazımız. (8)* Gerçek kişiden geliyorsa ilgi bölümü ‘’……………. ‘ın ………tarihli başvurusu’’ biçiminde yazılır. MADDE-14: Metin (1)* Metin, ‘’ ilgi’’ ile ‘’imza’’ arasındaki kısımdır. (2)* İlgi ile metin arasında 1 (bir) satır boşluk bırakılır. İlgi yoksa muhatap ile metin arasında 2 (iki) satır boşluk bulunur. (4)* Metin iki yana yaslanır. Paragraflar arasında satır boşluğu bırakılmaz. İhtiyaç duyulması halinde paragraflar harf veya rakam ile sıralanabilir. (5)* Birden fazla sayfa tutan üst yazılarda sayı, tarih, konu, muhatap ve ilgi bilgilerine sadece ilk sayfada; imza, ek, dağıtım ve iletişim bilgilerine ise sadece son sayfada yer verilir. H.M. İlgi : a) …………………………..’ in 08/04/2019 tarihli dilekçesi. b) .………(……Genel Müdürlüğü)’nün …………tarihli ve ………… sayılı yazısı. c) ………………… tarihli ve ……………….. sayılı yazımız. d) ……………Başkanlığının ……………tarihli ve ……………………sayılı

5 (9)* Metin içinde kısaltma kullanılacak ise ifadenin açık biçimi, sonra parantez içinde kısaltma yazılır. Örnek: Türkiye Büyük Millet Meclisi (TBMM) (10)* Metnin son bölümü; a) Alt makamlara ‘’Rica ederim’’, üst ve aynı makamlara ‘’Arz ederim’’ ibaresiyle bitirilir. b) Üst, aynı düzey ve alt makamlar birlikte dağıtımlı olarak yapılan yazışmalarda ‘’Arz ve rica ederim’’. İbaresiyle bitirilir. c)Gerçek kişileri muhatap yazışmalarda ‘’Saygılarımla’’, ‘’İyi dileklerimle’’ veya ‘’Bilgilerinize’’ sunulur. MADDE-15: İmza (1)* İmza kısmı, metnin bitiminden itibaren iki ila dört satır boşluk bırakılarak yazı alanının en sağına ortalanarak yazılır. NOT: 5393 sayılı Belediye Kanunu /madde 81: Cadde, sokak, meydan, park, tesis ve benzerlerine ad verilmesi ve beldeyi tanıtıcı amblem, flama ve benzerlerinin tespitine ilişkin kararlar alındıktan sonra mülki idare amirinin onayı ile yürürlüğe girer. H.M.

6 H.M. NOT: Belediye Başkanı Vekalet bırakmışsa: İmza Adı SOYADI
NOT: Belediye Başkanı yetki devri yapmışsa: Belediye Başkanı a. Belediye Başkan Yardımcısı NOT: İki Yetkilinin birlikte imzaladığı belge örneği: İmza İmza Adı SOYADI Adı SOYADI Belediye Başkanı Vali NOT: Üç Yetkilinin birlikte imzaladığı belge örneği: İmza İmza İmza Adı SOYADI Adı SOYADI Adı SOYADI Vali Belediye Başkanı Rektör H.M.

7 MADDE-16: Ek (1)* Belgede ek olması halinde ‘’Ek:’’ başlığı imza boşluğundan sonra uygun satır başlığı bırakılarak ve yazı alanının solundan başlanarak yazılır. NOT: 1 ek olması halinde: Ek: Tüzük Taslağı ( 3 sayfa) NOT: Ekin birden fazla olması halinde: Ek: 1- 2- 3- Ayrıca her ekin sağ üst köşesine EK EK EK-3 diye yazılır. (2)* Ek listesi yazı alanına sığmayacak kadar uzunsa ayrı bir sayfada ‘’EK LİSTESİ’’ başlığı altında gösterilir ve üst yazıya eklenir. Üst yazıda da gösterilir. Ek: Ek Listesi ( 1 sayfa) (3)* Belge eklerinin muhataba gönderilmeyeceği durumlarda ‘’Ek konulmadı’’ ifadesi yazılır. MADDE-17: Dağıtım (1)* Belgenin birden fazla muhataba gönderilmesi durumunda dağıtım bölümüne yer verilir. ‘’Dağıtım’’ başlığı, ek varsa ‘’Ek:’’ bölümünden sonra, ek yoksa ‘’İmza’’ bölümünden sonra uygun satır boşluğu bırakılarak yazı alanının solundan başlanarak yazılır. (2)* Belgenin gereğini yerine getirme durumunda olanlar ‘’Gereği:’’ kısmına, belgenin içeriği hakkında bilgi sahibi olması istenenler ise ‘’Bilgi:’’ kısmına yazılır. NOT: Dağıtım: Gereği: Bilgi: NOT: Ek ve Dağıtımın birlikte olması durumu: İmza Tanju ÖZCAN Belediye Başkanı Ek: Rapor (1 adet) Dağıtım: İmar ve Şehircilik Müdürlüğü Fen İşleri Müdürlüğü NOT: Sadece Dağıtım olması: İmar ve Şehircilik Müdürlüğü NOT: Dağıtımın Gereği ve Bilgi Şeklinde Olması Durumu: Gereği: Bilgi: H.M.

8 (2)* Dağıtım bölümü yazı alanına sığmayacak kadar uzunsa ayrı bir sayfada ‘’DAĞITIM LİSTESİ’’ başlığı altında gösterilir ve üst yazıya eklenir. Ek: Dağıtım Listesi (1 sayfa) MADDE-18: Olur (2)* Belge OLUR için makama sunulurken imza bölümünden sonra uygun satır boşluğu bırakılarak yazı alanının ortasına büyük harfle ‘’OLUR’’ yazılır. Altına tarih ve imza için uygun satır boşluğu bırakılarak imzalayanın adı ilk harfi büyük diğerleri küçük, soyadı büyük ve bir alt satıra da ünvanı ilk harfleri büyük diğerleri küçük harflerle ortalanarak yazılır. (3)* ‘’Uygun görüşle arz ederim.’’ Hayri MISIRLIOĞLU Yazı İşleri Müdürü  *uygun satır boşluğu*  OLUR 08/04/2019 *uygun satır boşluğu* Tanju ÖZCAN Belediye Başkanı Hayri MISIRLIOĞLU Yazı İşleri Müdürü Uygun görüşle arz ederim. …………………………… Belediye Başkan Yardımcısı H.M.

9 MADDE-19: Paraf (1)* Fiziksel ortamda kullanılan ‘’PARAF’’, sadece idarede kalacak nüshasında yere alır. Yazı alanının sonunda ve sol kenarında yer alır. MADDE-20: Koordinasyon (1)* İdare içinde birden fazla birimin iş birliği ile hazırlanan ve üst makama sunulan belgelerde, belgeyi hazırlayan birime ait paraf bölümünden sonra bir satır boşluk bırakılarak ‘’Koordinasyon:’’ yazılır ve iş birliğine dahil olan ilgililerin unvanları, adları ve soyadları paraf bölümündeki biçime uygun olarak düzenlenir. Tanju ÖZCAN Belediye Başkanı  Ek: Stratejik Plan (3 adet) 08/04/2019 Mali Hizmetler Uzmanı : Adı SOYADI (Paraf) 08/04/2019 Mali Hizmetler Müdürü : Adı SOYADI (Paraf) 09/04/2019 Belediye Başkan Yardımcısı : Adı SOYADI (Paraf) Koordinasyon: 08/04/2019 İmar ve Şehircilik Müdürlüğü Uzmanı : Adı SOYADI (Paraf) 08/04/2019 Fen İşleri Müdürlüğü Uzmanı : Adı SOYADI (Paraf) 09/04/2019 Belediye Başkan Yardımcısı : Adı SOYADI (Paraf) H.M.

10 BOLU BELEDİYE BAŞKANLIĞI
MADDE-23: Süreli yazışmalar (2)* ‘’ACELE’’ ibaresi taşıyan belgeye derhal ve suretle cevap verilir. ‘’GÜNLÜDÜR’’ ibaresi taşıyan belgelere cevap verilmesi gereken süre içinde cevap verilir. (3)* Süreli belgelerde ‘’ACELE’’ veya ‘’GÜNLÜDÜR’’ ibaresi yazı alanının sağ üst köşesinde kırmızı renkli olarak belirtilir. MADDE-24: Sayfa numarası (1)* Birden fazla sayfa tutan belgelere sayfa numarası verilir. Sayfa numarası iletişim belgelerinin altında ve sayfanın ortasında, toplam sayfa sayısının kaçıncısı olduğunu gösterecek şekilde belirtilir. 1/3, /3, /3 vb. T.C. BOLU BELEDİYE BAŞKANLIĞI Yazı İşleri Müdürlüğü *2 satır boşluk* ACELE Sayı : /04/ Konu :Elektronik Resmi Yazışma *2 satır boşluk* GÜNLÜDÜR H.M.

11 H.M. MADDE-26: Belgenin çoğaltılması
(1)* Fiziksel ortamda hazırlanan ve gizlilik derecesi taşımayan bir örnek çıkartılması halinde, örneğin uygun bir yerine ‘’ ASLI GİBİDİR’’ ibaresi konulur ve idarece yetkilendirilmiş görevli tarafından ad, SOYADI, unvanı ve tarih belirtilmek suretiyle imzalanır. (2)* Güvenli elektronik imza ile imzalanarak hazırlanmış bir belgeden çıktı alınmasına ihtiyaç duyulması halinde bu işlem sadece idarece yetkilendirilmiş görevli tarafından gerçekleştirilir. Çıktının uygun bir yerine ‘’BELGENİN ASLI ELEKTRONİK İMZALIDIR’’ ibaresi konulur. (4)* Güvenli elektronik imza ile imzalanarak hazırlanmış belgelerin elektronik ortamda kaydedilmesi, gönderilmesi ve dosyalanarak saklanması esastır. Bu belgeler, zorunlu olmadıkça ayrıca çıktısı alınarak el yazısıyla atılan imza ile imzalanmaz ve fiziksel ortamda saklanmaz. MADDE-27: Belgenin fiziksel ortamda gönderilmesi ve alınması (2)* Gizlilik dereceli belgelerin gerekli güvenlik tedbirleri alınarak fiziksel ortamda gönderilmesi esastır. Ancak bu belgeler gerekli güvenlik tedbirleri alınması şartıyla güvenli elektronik imza ile imzalanarak elektronik ortamda da gönderilebilir. ASLI GİBİDİR 08/04/2019 İmza (Üstüne mühür) Hayri MISIRLIOĞLU Yazı İşleri Müdürü H.M.

12 BOLU BELEDİYE BAŞKANLIĞI
MADDE-30: Görüş, bilgi ve belge taleplerinde süre (1)* İdare içi ve idare dışı görüş, bilgi ve belge talep eden yazıları günlü yazılır. Süre belirtilmeyen ‘’BELGE’’ taleplerini talebin kendilerine ulaşmasından itibaren en geç BEŞ İŞ GÜNÜ ; süre belirtilmeyen ‘’BİLGİ ve GÖRÜŞ’’ taleplerini ise talebin kendilerine ulaşmasından itibaren en geç ONBEŞ İŞ GÜNÜ içinde yerine getirir. Talebin ulaştığı tarih, fiziki ortamda gelen talepler için ilgili yazının idarenin genel evrak kayıtlarına girdiği zamanı; elektronik ortamda gelen talepler için ise talep yazısının EBYS’ye giriş kaydının yapıldığı zamanı ifade eder. (2)* İdareler bilgi ve görüş isteyen idareye süresi içinde ve gerekçesini bildirmek kaydıyla ONBEŞ İŞ GÜNÜ nü geçmemek üzere ek süre kullanabilir. MADDE-31: Tekit yazısı (1)* Belgeye süresi içinde cevap verilmemesi durumunda muhataba ‘’TEKİT’’ yazısı yazılabilir. MADDE-32: Uygun yazılmayan belgeler (1)* Bu yönetmeliğe uygun yazılmayan belgelere verilecek cevabi yazılarda, bu Yönetmeliğin ilgili maddeleri belirtilmek suretiyle muhatap uyarılabilir. Söz konusu durumun devam etmesi halinde, süreli belgeler hariç müteakip belgeler gerekçesi belirtilerek iade edilebilir. T.C. BOLU BELEDİYE BAŞKANLIĞI Yazı İşleri Müdürlüğü  Sayı : /04/ Konu :Tekit Yazısı H.M.

13 H.M.

14 H.M. 5393 sayılı Belediye Kanunu: Yazışma
Madde-78:Belediye, kamu kurum ve kuruluşlarıyla doğrudan yazışabilir. Valilik imza yetkileri yönergesi: 17-Belediyeler 5393 sayılı Belediye Kanunu’nda belirtildiği şekilde kamu kurum ve kuruluşlarıyla doğrudan yazışma yapabileceklerdir. Ancak Valilik Makamına hitaben yazılan yazılar bizzat Belediye Başkanı tarafından imzalanacaktır. Çevre ve Şehircilik Bakanlığı Yerel Yönetimler Genel Müdürlüğü’nün 03/10/2018 tarihli ve / sayılı Yerel Yönetimler ile Yapılacak Yazışmalar Genelge 2018/… 1-Bakanlığa gidecek yazıların Belediye Başkanı tarafından imzalanması gerekmektedir. sayılı Toprak Koruma ve Arazi Kullanımı Kanunu’nun 13 ve 14’üncü maddeleri gereğince alınması gereken kamu yararı kararları ve mevzuatı gereğince işlem süreci Cumhurbaşkanlığı kararıyla tamamlanan işlerde (acele kamulaştırma, yap-işlet-devret, tüzel kişiliğin kurulması, kaldırılması vb.) yerel yönetimlerle Bakanlığımız arasında yapılacak yazışmaların valilikler aracılığıyla, vali veya ilgili vali yardımcısı imzasıyla yapılması uygun görülmüştür. H.M.

15 TEŞEKKÜR EDERİZ H.M.